行政办公室日常管理制度

行政办公室日常管理制度内容摘要：

司 对外的正式发文和与相关单位来往文书都在归档范围。 第二十二条 公司内部的各种工作计划、总结、报告、统计报表等；与有关单位签订的重要合同、协议、意向书等；公司内部奖惩、任免等文字材料；员工工资、福利等方面的材料；大事记，反映本公司重要活动的简报，照片，其他资料；公开媒体上有关通洲的报道；《通洲报》；其他一些有价值的资料也都需要归档管理。 第二十三条 需要销毁的公文，应登记造册，写明发文单位或部门、标题、文号、份数，报主管领导批准后，方可销毁。 第二十四条 各处室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政 府或本公司应保密的事项，必须严守机密不准随便向他人泄露。 第二十五条 红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等。 第二十六条 所有发文，文件原稿 (经领导签字 )审核稿件连同正本二份送办公室存档。 有领导指示的，还应附批复件。 第二十七条 公司发文，一定要由办公室统一编号： 以公司名义对外发文，一律晋通焦（年 )号；公司党委发文，用晋通党 (年 )号。 档案管理制度 一、总则 为规范档案管理工作，特制定本办法。 二、公司档案范围 公司建档范围确立为： 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料； 财务、会计及其管理方面的文件材料； 经营管理方面的文件材料； 生产技术管理方面的文件材料； 产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料； 仪器、设备方面的文件材料； 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料； 科研、技术引进、转让方面的材料； 教育培训方面的文件材料； 1信息、情报方面的文件材料； 1党群（工、青 、妇）组织方面的文件材料； 1其他具有利用和保存价值的文件材料。 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。 公司档案还包括声像资料： 照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成； 影片档案：原版底片、拷贝及文字说明； 录音档案：唱片、录音带； 录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。 三、公司档案管理体制 公司档案工作，实行集中与分散管理相结合的体制。 由行政办公室档案科负 责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。 四、档案管理工作 (一 )、档案材料的收集： 建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限； 对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全； 及时办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。 (二 )、档案的归档、立卷与管理。 区分全宗，确定立档单位。 分类。 依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 案卷排列。 立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和卷内目录。 整理案卷，使之厚度适宜，控制在 1cm 至 2cm 之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。 每年对档案进行一次清理： 1）、清除不必要保存的材料； 2）、对破损和褪色的材料进行修补和复制。 (三 )、档案的保管 ： 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。 (四 )、档案的鉴定： 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。 确定各类档案的保存期限表。 其中财务档案见财务档案保存期限表。 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。 介于两种保管期限的，保管期限从长。 (五 )、档案的销毁： 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存； 办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方 能销毁； 销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。 (六 )、档案借阅、利用工作 凡需使用档案者，均须填写文件借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅 借阅期限不得超过三个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。 借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。 其抄摘内容也须总经 理同意且审核后方能带出。 五、附则 档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。 本办法由行政办公室解释、补充，由公司总经理批准颁行。 接待管理制度 为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，制定本制度。 一 接待范围 来访接待。 会议、培训和其他重大活动。 公务性接待。 包括各级、上级部门来我公司检查、调研、指导、联系工作。 二 接待程序 坚持先请示后接待原则： 各部门 向公司领导报告来客人数及事由； 公司领导同意； 办公室核实后，按规定标准安排或配合有关部门接待。 三 接待办法 对上级部门的领导接待，由公司领。