网店管家软件用户手册

网店管家软件用户手册内容摘要：

始 ”部分内容。 不管采用那个流程，都包括最重要的三个环节：订单登记、收款结算和发货出库。 下面以标准模式为例，分述订单登记、确认订单、收款发货。 1. 新建订单 网上成交后，进行订单登记，为了提供效率，订单登记可以通过分析交易平台发送的 成交通知邮件自动登记，也可以通过分析成交信息页面登记；目前支持的平台有：淘宝、易趣、一拍等。 也可以手工填写订单，订单填写完毕后，点击 “登记”完成登记，该订单转入“ 确认订单 ”阶段。 图 订单登记 登记时， 如果是 老客户， 可以点击“网名”输入框后的“ … ”按钮，在弹出的客户选 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 29 总： 73 页 择框中选择客户。 选择客户窗口的客户查询支持模糊查询，也支持客户姓名的首拼音字母查询。 另外，也可以直接输入网名，按回车键，调出客户资料。 当客户资料和“收货人”资料一致时，不需要在录入“收货人”信息，反之，需要填写收货人资料。 默认情况下，以“零售价”销售商品，当您设置了会员级别，而且不同级别有不同的优惠措施时，登记时，将根据对应的会员等级的优惠价格记价。 如果是 预 存款交易，在交易方式中选择“客户预存款”。 “交易店铺”、“交易方式”、“结算币种”、“收款方式”、“发货方式”、“包装”等信息，可以勾选后面的“记住”按钮，绑定默认值，提高录入效率。 添加货品 时，点击“商品编号”输入框后的“ … ”按钮，选择商品，选择商品窗口支持模糊查询和商品名称的首拼音字母查询。 对于多件商品成交的情况， 可以点击“批量添加”。 一次性添加多件货品，如图： 图 批量添加货品 需要特别说明的时，商品编号是必须填写的项目，它和您货品 库存（或者 货品目录）的编号要一致，如果您是通过成交通知邮件自 动登记，如果商品名称和商品目录一致，会自动填写编号，否则要手工填写。 货品编号唯一识别货品 ，在您完成收款发货后，会自动在库存扣除。 如果在系统设置中设置了“禁止销售未登记货品”，订单登记的货品必须是 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 30 总： 73 页 货品目录中已有的。 如果登记的货品的可用库存（库存量 订货量）小于当前订购量，会以红色记录提示。 订单登记后，在库存中，对应的库存商品，订货量会增加。 如果您填写的订单有误，点击“作废”按钮，该订单被清除。 2. 确认订单 订单登记后，将转入“确认订单” ， 通过“网店蜘蛛”自动抓取的订单，在这里会以绛 红色显示，并提示“ 为人工确认”。 该阶段主要处理的是：和客户取得联系，进一步完善客户信息，了解客户事实需求。 如果卖衣服的，可能需要确定客户需要的大小、颜色以及是否还有其它的需要。 点击“成交通知”，会跳出一个邮件发送窗口，您可以根据自己的需要定义邮件模板，邮件设置以及邮件模板定义相关帮助请参考后续的主题。 得到用户的回应，可能要进一步晚上客户资料以便发货，也可能客户的需求有所变化，需要修正登记时的商品信息，点击“ 修改订单 ”对这些信息进行补充、修正。 如果某一客户，有多笔订单，在这里可以合并订单。 操作是：安装 ctrl 键， 点选订单记录，点击“合并订单”。 另外，如果不能得到客户的回应，可以发送交易提醒邮件，或者手机短信。 当和客户充分交流，确定下一步就是收款发货后，点击“ 收款发货 ”进入下一个阶段。 如果由于某种原因，交易无法进行，点击“ 取消交易 ”将交易取消。 3. 收款 结算 收到货款后，点击“ 收款结算 ”，弹出窗体， 填写实际收款以及收款方式、收款日期等。 如图： 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 31 总： 73 页 图 收款结算 默认情况下，以本币（人民币）结算，如果是外币，选择下拉框的币种即可。 汇率可以在“ 币种 /汇率 ”中设定。 如果不是马上到帐，勾选“挂账”生成应收款。 点击 “收款通知”，向客户发送收到货款通知。 也可以点击“收款发货”界面右上的“短信”发送手机短信通知。 特殊情况下，也可以撤销收款操作。 选择订单记录，点右键。 在右键菜单点击“撤销收款”，如图： 图 撤销收款 4. 发货出库 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 32 总： 73 页 发货管理，一般的步骤是：配货人员打印发货单，根据发货单到仓库配货，然后打印货运单，等待打包人员打包。 打包人员校验货品（对比发货单和实物），无误后封箱，贴货运单 ，填写发货信息。 用户可以根据自己的仓库管理的实际情况灵活应用。 如图： 图 发货出库 发货单和货运单支持批量打印打印，一般有 两种批量打印方式：一种是按住 Ctrl 键，多选订单；还有一种是根据条件筛选出订单后，点击“选择全部”，打印所有符合条件的订单。 常用的条件罗列在左侧目录中，比如可以选择打印状态为“发货单未打印”的所有订单，打印发货单；或者选择货运方式为“申通快递”的订单，批量套打打货运单。 有写用户，省略了打印发货单的步骤，将货品信息打印到货运单中，如图： 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 33 总： 73 页 图 套打货运单 其中，货品信息可以通过自定义规则灵活生成。 点击菜单“自定义 货运单货品项”，如图： 图 自定义货品项 在打包出库处理中，可以借助发货单的条码，快捷定 位订单。 将光标定位在查询输入框，用扫描枪扫描发货单的条码，如图： 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 34 总： 73 页 图 发货单 发货后，点击“ 发货出库 ”，弹出界面，填写发货过程发生的邮资以及其它费用，发货方式、包裹号 （快递单号）以及发货日期等。 发生的费用将被计入“支出帐”，如果发货方式设置了 月结，支出帐户 会自动变为 “资费月结”， 邮资月结在账款管理中有对应的处理。 图 发货出库 发货后，可以点击“发货通知”通知客户，以便查收。 发货出库 后，订单货品的库存将减少，订购量也将减少，并计算业务毛利，计算公式如下： 利润计算公式：毛利＝实际收款－实际邮 资－其它费用－包装成本－货品成本。 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 35 总： 73 页 如果您 由于操作失误等原因，导致发货操作要撤销，选择订单点右键，在右键菜单选择 “撤消发货”。 在撤消过程会提示删除帐款或者删除出库单，按照提示操作后即可撤消。 5. 结束订单的处理 点击菜单：“ 销售”－“订单 查询”可以对所有 订单 ，包括已经取消、已经完成的 订单 查询。 查询结果可以导出到 Excel 格式，也可打印输出。 对于利润有误差的情况，可以点击右键“刷新毛利”。 对于已经结束的订单，但是需要退款或者退货的情况，可以点右键“ 售后 退货换货 ”。 对于已经取消的订单，如果需要返回处理，点右键“恢复交易”。 图 结束订单处理 二 .现款销售 现款销售将收款结算、发货出库集中在同一个界面处，售类似 POS 功能，可以用于实体 店的销售和网上成交客户自提货的情况。 对于有些散客，不需要或者无法知道客户具体信息的情况下，勾选“不记录客户信息”，结算时，系统不再提示输入客户信息。 现款销售支持条形码输入。 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 36 总： 73 页 图 现款销售 三 .报价管理 对于意向客户，可以 先建立 报价 单， 确定交易后，直接转入 订单流程。 报价管理包括： 新建报价和报价单管理。 图 报价管理 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 37 总： 73 页 第 七 章 .库存管理 库存管理由：入库开单、入库审核、出库开单、出库审核、库存盘点、当前库存和拆 卸组装几部分构成。 其中的关系如下： 图 库存管理 一 .入库开单 点击菜单：“ 入库管理 ”－“货品入库”。 货品入库商品可以直接从货品列表中选择， 也支 持条码输入。 如果入库货品在货品列表中不存在，入库过程会自动将货品填入货品目录。 如图 ： 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 38 总： 73 页 图 入库开单 货品入库时，如果当前进价和库存相同商品的进价不同，会采取滚动加权平均的算法将平均价计入库存。 如果设置了“入库需审核”，开单后并不会马上出库，而是生成一张待 审核的入库单。 二 .出库开单 正常交易中对应的商品会自动在交易出货的时候出库，对于异常情况下，比如赠送、自用、报废等情况，需要手工出库。 点击菜单：“ 出库管理 ”－“货品出库”可以进行货品的出库。 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 39 总： 73 页 图 出库开单 如果在系统设置里面设置中设置了“出库审核后才生效”，出库开单或者在订单处理中“发货出库”后并不马上出库，而是生成待审核的出库单，出库审核后才生效。 三 .库存盘点 为了维护库存，使得实际库存和账面库存切合，定期盘点是个不错的办法，盘点的目的在于用实际库存去修正账面库存，同时计算盈亏。 点击菜单 ：“货品”－“库存盘点”，可以对库存进行盘点，库存盘点分以下几个步骤。 1） 盘点初始化； 2） 打印盘点表； 3） 对照打印的盘点表进行实际盘点，并将实际数目填入盘点表； 4） 对照盘点表录入实际库存； 5） 点击“盘点处理”进行盘点盈亏计算，调整账面库存。 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 40 总： 73 页 图 库存盘点 四 .当前库存 当前库存反映了当前时间的实时库存。 点击菜单：“ 库存”－“当前库存”，库存数据 可以导出到 Excel 格式文件或打印。 如果不希望看到零库存货品，可以选择“隐藏零库存”过滤掉零库存货品。 如图： 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 41 总： 73 页 图 当前库存 当前库存 中，点击右键，可以调出货品明细 、出入库明细、销售明细等。 对于当前库存低 于警戒库存和订货量大于当前库存的情况会以不同的颜色显示提示。 当前库存中的“ 库存 ”显示的是对应商品的当前库存量 ,“ 订货量 ”指的是客户订购的该商品的数量合计，指导备货。 “ 在途 ”指的是当前正在采购的该商品数量。 如果“定货量”、“在途”数量和实际数量有出入，可以点“刷新定货 /在途”刷新数据。 选择货品点右键 “出入明细”将调出对应货品的所有入库、出库、盘点历史。 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 42 总： 73 页 第 八 章 .客户管理 一 . 客户分类和会员分级 为了便于管理、查询客户，可以先对客户按照 自己的实际需要建立分类，点击菜单：“客户”－“客户分类”对客户进行分类。 如果需要使用软件里面的“会员管理”功能还需要建立会员分级目录。 菜单：“客户”－“会员分级”对会员进行分级，不同级别的会员可以给予不同的购物优惠。 图 会员等级 二 . 新建客户 新建客户的方式有两种，一种是在交易登记的时候自动登记，另外一种是，在菜单： “客户”－“客户管理”下直接建立。 如图： 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版 当前页： 43 总： 73 页 图 新建客户 “网名”唯一，不能重复。 客户信息预留了 3 个自定义字段，可以在“自定义 自定义字段”菜单下自定义。 对于一些非常重要的备注信息 ，希望提示销售登记人员，可以勾选“订单登记时提示备注信息”。 三 . 客户管理 点击菜单：客户－客户管理。 在客户管理界面的左侧是按照客户分类和客户会员级别 生成的树型目录。 《 网店管家 》用户手册 适用版本： 个人版、企业版。