社会保险业务档案管理规定(试行)正文解读

社会保险业务档案管理规定(试行)正文解读内容摘要：

我们可以得知，在本《规定》中没有溯及力问题的规定，这表明本《规定》没有溯及力，即在本《规定》施行以前有关社会保险业务档案管理的行 为，依然按照《规定》实施以前的有关规定处理。 社会保险业务档案管理规定 (试行 )附件解读 《社会保险业务材料归档范围与保管期限》作为《规定》附件，是《规定》的重要组成部分。 社会保险经办机构在工作中形成的相关材料，构成了社会保险业务档案。 这些社会保险材料关系到参保对象的权益记录，关系到参保对象的待遇享受，关系到社会保险业务档案的完整和安全。 为保管好这些社会保险业务材料，需要按照社会保险业务经办的规律进行归档，并根据不同的社会保险材料的作用确定不同的保管期限。 本教材根据当前社会保险经办 机构设置情况和社会保险经办工作流程等，对每个类别都列出了必须纳入归档范围的材料。 社会保险管理类 一、参保单位登记材料 (保管期限为永久 ) (一 )参保登记 材料形成过程： 社会保险登记实行属地管理原则，各级社会保险经办机构负责受理所在地社会保险登记工作。 因特殊原因需跨地区进行社会保险登记的，由上一级社会保险经办机构审批。 用人单位申请社会保险登记，应填报《社会保险登记表》，并提供以下 证件材料及复印件：①营业执照、批准成立证件或其他核准执业证件；②组织机构统一代码证书；③法人代表身 份证件；④无工商营业执照的事业单位、民办非企业单位、社会团体、基金会、境外非政府组织驻华代表机构以及为编制外人员参保的国家机关、事业单位进行社会保险登记时，应提交事业单位法人登记证或国家行政部门颁发的其他相关证件；⑤成建制转入的，需提供转出地社会保险经办机构开具的社会保险关系转移文本和单位及职工的参保信息；⑥社会保险经办机构规定的其他证件和材料。 社会保险经办人员对申请社会保险登记的用人单位的参保资格进行审查。 必要时，对其生产经皆隋况进行实地考察，判断持续缴费和补缴能力。 经审核无误，为用人单位办理社 会保险登记，在信息系统中录人参保登记信息，确定《社会保险登记证》编码，核发《社会保险登记证》。 对不符合参保登记条件的，应向用人单位说明原因和依据。 归档材料： ①《社会保险登记表》； ②营业执照、事业单位法人登记证、社会团体法人登记证、民办非企业单位登记证、批准成立证件或其他核准执业证件复印件； ③组织机构统一代码证书复印件； ④法人代表身份证明复印件； ⑤成建制转入的，转出地社会保险经办机构开具的社会保险关系 转移文本和单位及职工的参保信息； ⑥委托 银行代扣缴费的《银行代扣协议》； ⑦上一级社会保险经办机构关于参保登记的批件； ⑧当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定其他材料。 (二 )变更登记 材料形成过程： 参保单位以下社会保险登记事项发生变更时，应当依法向原参保的社会保险经办机构申请办理变更登记：①单位名称；②住所或地址；③法定代表人或负责人；④单位类型；⑤组织机构统一代码；⑥主管部门；⑦隶属关系；⑧开户银行账号；⑨省、自治区、直辖市社会保险经办机构规定的其他事项。 参保单位向社会保险经办 机构申请办理变更登记，应当填报《社会保险变更登记表》，并提供变更事项相关证明材料。 经办人员对参保单位填报的《社会保险变更登记表》和提供的变更事项相关证明材料进行审核，经审核无误的予以办理变更登记，在信息系统中录入变更登记信息。 变更登记内容涉及社会保险登记证有关项目的，应收回原《社会保险登记证》，重新核发《社会保险登记证》。 归档材料： ①《社会保险变更登记表》； ②新的工商营业执照、事业单位法人登记证、社会团体法人登记证、民办非企业单位登记证、批准成立证件或其他核准执业证件复印件； ③新的组织机构统一代码证书复印件； ④新的法人代表身份证明复印件； ⑤新的银行开户证明或银行账号变更证明； ⑥当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。 (三 )注销登记 材料形成过程： 参保单位发生以下情形依法终止社会保险缴费义务时，应及时向原参保的社会保险经办机构申请办理注销登记：①营业执照被注销或吊销；②被批准破产、解散、撤销、合并；③成建制转出；④社会保险经办机构规定的其他情形。 申请办理注销登记的参保单位，应填报《社会保险注销 登记表》，并提供相关证明材料。 经办人员对参保单位填报的《社会保险注销登记表》和提供的相关证明材料进行审核。 经审核无误的，在结清应缴纳的社会保险费、滞纳金和罚款后，办理注销登记，在信息系统中录入注销登记信息，收回《社会保险登记证》。 无法进行注销登记的，应向参保单位说明原因。 归档材料： ①《社会保险注销登记表》； ②被注销或吊销营业执照通知； ③法院裁定企业破产等法律文书； ④单位主管部门批准解散、撤销、合并、终止的有关文件； ⑤有关部门批准跨统筹地区迁移及转入 地社会保险经办机构同意接收的证明； ⑥当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。 有关问题说明： ①参保登记、变更登记、注销登记业务材料原则上不单独立卷，一同归人《参保单位登记卷》； ②《社会保险登记证》发证、验证、补证业务材料，为短期保管材料，不归人《参保单位登记卷》，应归入《社会保险登记证管理卷》。 二、参保人员登记材料 (保管期限为 100 年 ) (一 )单位人员参保登记 材料形成过程： 用人单位为本单位职工和退休人员办 理新参保登记，填报《社会保险参保人员登记表》，提供参保人员居民身份证复印件、《劳动合同》 (相关页 )复印件、《退休审批表》等相关审核材料。 已参保单位单独为新增人员办理参保登记，提供新增人员的军转干部审批表、大中专院校毕业生派遣证和报到证、《劳动合同》等有关用工手续复印件。 已经进行社会化管理的退休人员可由社会化管理部门提供相关材料。 社会保险经办人员核实用人单位提供的材料后办理登记，在信息系统中建立单位参保人员基础信息库。 归档材料： ①《社会保险参保人员登记表》； ②居民身份证复印件； ③《劳动合同》 (相关页 )复印件； ④军转干部审批表、大中专院校毕业生派遣证和报到证、《劳动合同》等有关用工手续复印件； ⑤《退休审批表》； ⑥当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。 (二 )城镇个人参保登记 材料形成过程： 城镇个体工商户、灵活就业人员等，以个人身份首次参加社会保险，填写《城镇个人参加社会保险登记表》，携带身份证 (原件和复印件 )、户口簿 (原件和相关页复印件 )、两张一寸照片到社会保险经办机构办理参保登记手续。 经办人员对其个人基 础信息 、参保险种、缴费方式、银行账号、《银行代扣协议》等进行核定无误后，在信息系统中建立城镇个人参保人员基础信息库。 归档材料： ①《城镇个人参加社会保险登记表》 (贴照片 )； ②身份证复印件； ③户口簿相关页复印件； ④委托银行代扣缴费的《银行代扣协议》； ⑤社会保险待遇社会化发放银行账号； ⑥当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。 (三 )城乡居民参保登记 材料形成过程： 城镇非从业人员和农村居民首次参保，填写 《城镇 (或农村 )居民参加社会保险登记表》，其中，城镇居民和农村居民分别按不同政策参保的，应分别填表登记，携带身份证 (原件和复印件 )、户口簿、 (原件和相关页复印件 )、两张一寸照片到社会保险经办机构办理参保登记手续。 经办人员审核无误后，在信息系统中建立城乡居民参保人员基础信息库。 归档材料： ①《城镇 (或农村 )居民参加社会保险登记表》 (贴照片 )； ②身份证复印件； ③户口簿相关页复印件； ④委托银行代扣缴费的《银行代扣协议》； ⑤社会保险待遇社会化发放银行账号； ⑥享受财政补助的《低保证》《残疾证》等相关证明材料； ⑦当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。 (四 )学生儿童参保登记 材料形成过程： 学校、幼儿园等机构为学生儿童办理参保登记，填报《学校、托幼机构学生儿童参加社会保险登记表》，提供参保学生儿童的户口簿相关页复印件，享受财政补助的需提供相关证明材料，填报学生儿童的姓名、性别、身份证号码、所在班级、是否属于特困低保家庭等基础信息。 经办人员审核无误后，录入信息系统。 归档材料： ①《学校 、托幼机构学生儿童参加社会保险登记表》； ②户口簿相关页复印件； ③享受财政补助的《低保证》《残疾证》等相关证明材料； ④当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其 他材料。 (五 )社会保险关系变动 材料形成过程： 缴费单位参保人员因劳动关系发生变动需办理社会保险关系变动的，缴费单位应填报《社会保险参保人员增减变动登记表》，提供相应审核材料，视不同情况出具相应转移业务表单。 1．参保人员社会保险关系转出 社会保险关系转移有以下几种情况：①参保人 员跨统筹地区转移，在转移社会保险关系和个人档案的同时，转移个人账户基金；②在同一统筹地区内不同社会保 险经办机构间转移，转移社会保险关系和个人账户档案，不转移基金；③在同一社会保险经办机构内转移，只转移社会保险关系，不转移个人账户档案和基金。 社会保险关系转移，先由转出单位到社会保险经办机构办理转出手续，再由转入单位办理转入手续。 办理人员转出，经办人员应先审核相关信息，查阅参保单位及参保个人缴费记录，对欠缴社会保险费的，应要求补缴欠费后再办理转移。 在不同社会保险经办机构间转移的，应要求提供转入社会保险 经办机构开具的《社会保险参保人员接收函》，并结清各项应支付的社会保险待遇；跨统筹地区转出的，社会保险经办机构应开具《参加社会保险人员转移情况表》和《社会保险个人账户记载单》，并结清各项应支付的社会保险待遇；在不同社会保险经办机构问转移的，开具《社会保险关系转移单》和《社会保险个人账户记载单》；在同一社会保险经办机构内转移的，只出具《社会保险关系转移单》。 转出社会保险经办机构财务部门，根据《社会保险个人账户记载单》上记载的个人账户金额，按照《参加社会保险人员转移情况表》回执提供的转入社会保险经办机构银行账号， 转出个人账户资金。 归档材料： ①《社会保险参保人员增减变动登记表》； ②《社会保险关系转移单》或《参加社会保险人员转移情况表》； ③《社会保险参保人员接收函》； ④《社会保险个人账户记载单》； ⑤当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。 2．参保人员社会保险关系转入 跨统筹地区转入，转入单位先到社会保险经办机构开具《社会保险参保人员接 收函》，交转出单位到社会保险经办机构办理转出手续。 办理转入手续时，提供转出单位社会保险经 办机构开具的《参加社会保险人员转移情况表》《社会保险个人账户记载单》以及转移人员的居民身份证复件、调令或《劳动合同》等用工手续证明、视同缴费年限认定材料。 转移个人账户资金到账后，社会保险经办机构核对《参加社会保险人员转移情况表》和《社会保险个人账户记载单》上的转移金额与实际到账金额一致的，办理转入手续，并在信息系统中录入相关信息。 在统筹地区内不同社会保险经办机构问转移的，提供转出社会保险经办机构开具的《社会保险关系转移单》和《社会保险个人账户记载单》，以及《劳动合同》等用工证明；在同一社会保险经办机构内转移 的，提供《社会保险关系转移单》以及《劳动合同》等用工证明。 归档材料： ①《社会保险参保人员增减变动登记表》； ②居民身份证复印件； ③原参保所在地社会保险经办机构开具的《参加社会保险人员转 移情况表》或《社会保险关系转移单》； ④《社会保险个人账户记载单》； ⑤调令或《劳动合同》等有关用工手续复印件； ⑥视同缴费年限认定证明； ⑦当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料。 3．其他变动 对办理退休或出国 (境 )定居、外来务工人员回原籍、死亡，或因被开除、除名、辞职、辞退、服刑劳教、终止或解除劳动关系等变动社会保险关系的人员，参保单 位办理变动手续，填报《社会保险参保人员增减变动登记表》并提供相关证明。 对办理退休的人员，提供《退休审批表》。 对出国 (境定居的单位人员，提供出国 (境 )证明、户口注销证明。 对死亡的单位人员，提供居民死亡医学证明书或其他死亡证明。 对终止或解除劳动关系的，提供终止或解除劳动合同的证明文件；对回原籍的外来务工人员，提。