思源物业管理信息系统总体方案

思源物业管理信息系统总体方案内容摘要：

理 ：物品分类登记； ③ 出库管理 ； ④ 供应商管理。 仓库物料模块具有以下特点 ： ① 方便的对物料进行盘点查询及统计汇总； ② 一个物业管理处允许有多个仓库； 仓库物料模块输出以下报表清单 ： 物品清单、库存、物品入库明细表、入库汇总表、出库明细表、出库汇总表、盘点空白表、盘点结果表。 保安消防 保安消防管理完成对保安、消防设备安装情况、使用情况、公共区域监控状况等信息的录 入、查询、统计、分析，此模块是面向管理处的保安消防工作管理人员，如保安班长、消防班长等。 二级模块包括 ： ① 重大事件记录 ：登记各时间段内的保安巡楼状况 ， 对发生的重大事件进行详细记录。 ② 违章处理 ：登记重大违章事件，并记录违章的处理情况。 ③ 车辆管理 ：对小区内的车辆类型、车号、车主等资料进行登记。 ④ 消防管理 ：记录火警情况、消防设备、消防器材、消防演练等。 思源智能小区物业管理信息系统总体方案 18 / 51 保安消防模块具有以下特点 ： ① 可方便查看保安、消防责任区和保安、消防器材分布的信息； ② 保安、消防设备的管理作为工程设备的一项，也可在本模块中体现出来。 保安消 防管理输出以下报表清单 ： 消防责任区、车辆管理、保安事件、违章处理。 保洁绿化 对物业管理处所管辖区域的绿化、消杀、清运等工作进行记录、检查和管理，此模块是面向管理处的相关工作人员。 二级功能模块包括 ： ① 保洁管理 ：划分保洁区域，记录保洁工作执行情况，记录责任人和负责人。 ② 绿化管理 ：对绿化植物的种类、浇水间隔、施肥间隔、责任人等进行登记管理，记录绿化工作执行情况。 保洁绿化输出以下报表清单 ： 卫生检查、清洁职任、绿化资料、区域、绿化相关人。 综合服务 对小区内和面向住户的服务相关的各种情况进行 管理的功能模块，此模块面向物业管理公司所辖小区内的所有住户。 包含的二级模块有 ： ① 社区活动 ：记录社区活动的组织人、参加人、活动内容、活动场地等内容，便于对小区社区活动的统一管理； ② 公共关系管理 ：记录和小区发生各类关系的各类机构和经办人的资料，如派出所、城管、卫生防疫、街道办事处等机构的资料； ③ 客户投诉 ：记录业主的投诉情况；包含客户房号、登记代码、投诉时间、投诉人、 被投诉部门、客户名称、处理单位、处理人、回访人、回访时间、整改意见、投思源智能小区物业管理信息系统总体方案 19 / 51 诉类别、投诉方式、投诉内容等信息； ④ 二次装修管理 ：从装修情况到完工验收进 行登记管理，随时掌握各个房间装修的状况； ⑤ 房产维修 ； 一般为收到房产维修服务请求后根据请求内容填写派工单，派工单的内容为：派工单号、维修人员、完工时间、维修项目、客户名称、接单时间、记录人员、开工时间、服务费用、物料费用、所需物料、用户验收信息 . ⑥ 有偿服务。 有偿服务是指管理处对客户进行的一些其它服务，需要收取一定的费用。 主要包括服务费用（清洁、绿化、工程维修等）、中介费用和代办费用。 （不在收费系统中处理）。 A. 服务费用：清洁、绿化、工程维修等，费用按服务费标准收取。 B. 中介 费用：为管理处代表业主出租、发售相关物业的中介费用，费用按有关标准收取。 C. 代办费用：代客户购买飞机票、船票等，费用按有关规定收取。 综合服务输出以下报表清单 ： 投诉情况一览表、违章情况一览表、维修记录清单、有偿服务清单。 公共关系一览表 ,社区活动一览表 . 行政管理 明确人员组成及岗位职责，实现人事档案及工资管理，此模块面向管理处的领导、行政部门。 二级模块包括 ： ① 组织架构 ：部门及人员组成及岗位职责。 ② 人事管理 ：员工职能，员工信息、培训记录、岗位变动、待遇变更、个人简历、家庭成员、 奖惩记录的信息的管理。 ③ 工资管理 : 对员工的工资进行管理 , 即由计算机进行员工工资计算 , 工资发放 ,打印工资条 ,打印按部门汇总报表 ,维护员工工资定级方案，查找员工工资表 ,思源智能小区物业管理信息系统总体方案 20 / 51 浏览员工工资表等功能 行政管理输出以下报表清单 ： 员工登记表、奖惩记录清单、工资表、工资发放条、部门汇总表、福利发放表。 二、通用 MIS平台 数据字典 数据字典具备独立的数据字典设置程序，是一个对数据库中使用的数据表进行维护的工具。 通过数据字典可以在数据库中建立一个新的数据表，修改原有数据库中的数据表，并可对数据库中表属性和字段属性进 行设置，也就是让用户自定义自己的输入界面，并加上校验规则，给予用户最大的方便和最小的维护。 报表管理 自定义报表格式。 用户可以自定义报表的名称、页面的左右和上下间距等内容，支持报表的无级放大和缩小， 并提供可以形成多种报表模板的工具。 通用查询 可按模块，对数据表、数据项、计算项、查询条件、结果排序等几项条件进行组合来构造一个具体的查询，并将查询出的结果能够打印成统计图，可另存为 EXCEL、HTML、 TXT等文件，并能够在进行邮件发送。 公司领导可以随时掌握最新资料，从而快速准确地做出决策。 具体 功能点 ： a) 增加、修改、删除查询：可分模块增删改查询，只对某一模块用到的表进行操作； b) 运行查询：查询的结果可显示多样化 操作日志管理 具有应用级的用户操作日志，在进入退出、修改数据、删除数据等重要的操作上进行日志记录，最大限度的保证系统的安全性和稳定性。 思源智能小区物业管理信息系统总体方案 21 / 51 用户权限控制 分级定义用户权限，可以对操作员分配应用权限、组权限、管理处权限、功能点权限。 不同的操作人员的软件界面不同， 可以操作的功能不同。 保证每一个用户使用的合法性， 任务自动提醒（本功能需要安装思源 OA系统才可实现） 系统任务到期将自 动发出提醒，促使相关工作人员完成该任务，从而避免重要公务延误情况的发生。 如对设备定期保养计划任务，时间到期，自动通过 OA系统发送任务提醒邮件，通知相关执行人员。 数据同步 实现多个管理处数据库与总公司数据库间同步，以减少分管理处间或分公司与总公司间公用一个数据库专线连接的通讯费用，适合并非实时数据要求的场合，分管理处数据库与总公司管理处之间的数据库是独立分开的，分管理处负责收集数据，每笔数据中均含有该管理处信息，在合适时间，或者定时地将各个管理处的数据合并同步到总公司数据库中。 通过 modem 短时间连线 执行数据同步程序便可以达到数据库的同步，而不必通过昂贵的专线，因此，我们的数据同步显得更加经济实用。 文档管理 用户能自己分类管理公司规章制度、各种法律法规、岗位职责、技术规范等各种电子文档，能登记文件的上传者、更改时间、现在的阅读人。 系统能按文档的权限分类来实现用户的权限划分。 用户能下载文档并修改文档，以便信息上传后共享，且支持各种条件的查找。 主界面对模块的控制 主界面只显示该用户拥有权限的模块 ,并且限制重复启动，只有在主界面启动的情况下，才能进入各个模块，且在 还有程序模块没有退出的情况下 退出主界面时会有提示。 OA区域可以设置为 inter网址或企业内部网网址或静态网页，也可以设置为 gif文件、文件目录等，用户还可以将公司的 LOGO图标置于 OA区的左上部。 思源智能小区物业管理信息系统总体方案 22 / 51 三、软件正常运行环境配置要求 网络硬件环境： PII450， 256M以上机型为服务器。 硬盘剩余空间 10G以上 网络的软件平台： WIN ； MS SQL ； 工作站的硬件环境： CPU： 586 200以上， 64M内存以上机型。 硬盘剩余空间 2G以上 工作站的 软件环境： WIN9 WIN2020或 WIN。 联网方式： 可组成局域网，也可组成广域网； 可实时联网，广域网可利用电话拨号等方式； 可脱机运行，服务器和各工作站数据实行定时同步。 四、部分界面 思源智能小区物业管理信息系统总体方案 23 / 51 一．开发背景 ●物业管理公司贯彻 ISO9002 2020版以客户为中心的服务理念； ●领先的物业管理公司已将酒店总台制的服务管理思想运用到客户服务中； ●酒店总台制的核心思想是：减少客户办事环节， 提高服务质量，客户只需同总台打交道，总台调度后台服务资源； ● 高效和准确的内部调度，手工难以完成，必须采用信息技术。 二、总台制客户服务业务流程介绍 业务流程说明： 思源智能小区物业管理信息系统总体方案 24 / 51 1． 客户向总台报修、有偿服务申请、投诉、咨询； 2． 总台登记客户报事，根据服务规则进行工作调度，下达任务给相应职能部门，并抄送领导； 3． 职能部门自动打印派工单、领用材料、前往客户处进行服务，客户签字确认； 4． 职能部门把任务完成情况反馈给总台，并抄送领导； 5． 总台对客户进行回访，登记客户意见； 6． 职能部门将本次有偿服务的费用清单发送给财务部； 7． 月底财务部将该 笔费用与管理费、水电费等一起向客户收取（使用思源物业管理软件 版或 ）。 三、思源客户服务调度系统 ● 全面贯彻 ISO9000 2020版以客户为中心的服务理念； ● 将酒店总台制的服务管理思想运用到物业管理的客户服务中，客户有任何需求（如报修、有偿服务、家政服务、投诉、咨询等），只需拨打总台电话即可，总台将通过本系统分配任务，调度公司相关部门及资源，为客户提供服务； ● 本系统内含根据 ISO9000规范制定的服务规则，保证客户服务的规范性；具备任务提醒功能，保证客户服务的及时性； ● 总 台接待客户时，可在本系统迅速查询到客户相关信息（包括房间资料、客户档案、欠费状况、车辆资料、服务记录），确保客户服务的准确性； ● 本系统具有任务执行情况的监督功能，总台可对其发出的调度指令进行全程跟踪，上级领导可实时监控任务的执行情况； 思源智能小区物业管理信息系统总体方案 25 / 51 ● 客户服务流程每个环节的工作均自动记录，保证可追溯，符合 ISO9002规范； ● 本系统自动统计客户服务工作的各项指标，包括客户满意率、客户投诉处理及时率、上门维修工作完成率、服务项目工作量统计、服务人员工作量统计等； ● 本系统具备强大的电子邮件功能、周到的个人事务处理，以保 证物业管理公司的高效无纸化办公； ● 本系统与思源物业管理系统 ，后台数据库采用 MS SQL SERVER ，开发工具采用 DELPHI 5 .0。 思源智能小区物业管理信息系统总体方案 26 / 51 四、思源客户服务调度系统 五、部分界面 一级模块 二级模块 说明 今日任务 任务列表 列出当前待完成任务，并给出到期提醒 阅读任务 阅读任务详细情况，并可方便地查看客户详细资料 反馈任务 完成任务后，将执行情况反馈给接待中心并可抄送上级 接待中心 (总台专用） 登记客户报事 引进酒店总台式管理，统一接待客户报 事 自动报价 自动根据服务规则产生有偿服务报价，以便客户确认 自动调度 根据客户的报事类型，系统按照服务规则自动进行工作调度 全程跟踪处理过程 职能部门对任务的执行进度，总台可全程跟踪，随时查询 登记回访情况 对完工任务的执行效果总台可进行回访并登记，供统计查询用 邮件管理 内部邮件往来 具备完善的内部邮件功能，并可传递附件 上级监控 下属员工的往来任务邮件可自动抄送给上级，部门主管可对下属员工的任务执行情况进行监控 下达内部任务 领导可直接向员工下达内部任务 信 息中心 快捷地查询任一客户的全面信息（包括房间资料、客户档案、收费情况、车辆档案、服务记录） 服务规则 内含按照 ISO9002 规范制定的服务规则，并支持用户自行增改。 定时任务提醒 可根据用户设置定时自动发出任。