办公室日常事务管理典型案例

办公室日常事务管理典型案例内容摘要：

问题： （ 1）你能说出小刘在工作中犯了哪些错误吗。 （ 2）你认为一个好秘书应该怎样处理日常办公事务。 分析 （ 1）小刘工作中的错误之处主要有：①未注重保密工作；②电话接打欠合理；③公文处理无条理；④接待工作缺乏礼仪；⑤办理事务未能统筹兼顾；⑥工作效率低下；⑦处理问题办法欠妥；⑧言谈缺乏秘书素养。 （ 2）日常事务繁杂，秘书处理日常办公事务应做到 ：①坚守岗位，认真对待每件事；②主动服务，日常工作见功底；③归口办理，做好分流工作；④讲究礼节，热情周到；⑤区分轻重，合理安排事务。 【案例分析】 客舱服务部的办公室 我很喜欢参观各个航空公司的客舱服务部，这里是空中服务的管理部门，很多领导和工作人员都是从空中乘务员这个岗位成长起来的，他们大多是一些心思细腻的人。 办公桌上最常见的物品是飞机模型，各种型号的都有；一些桌上放着从国外飞行带回来的新颖的办公用品，如胶水、笔、便笺等，似乎花自己的腰包买一些办公用品也没有关系，最重要的是工作时开 心；偶尔在桌子的搁板上能够看到他们的飞行照片，因为大多数人仍在从事飞行工作，即使进入机关承担乘务管理，也不会完全脱离飞行，只有时刻了解当前的旅客需求、航线特点、服务现状，才能够实施有效的管理。 如果一进门看到衣架上挂着飞行的制服，下面放着飞行箱也不要奇怪，一定是有人刚下飞机又赶来上班。 尽管每个办公室的物品都很多，但却不会给人以凌乱污浊之感，这完全得益于他们对物品有效的归纳和整理，当然最重要的是营造出来的氛围。 讨论：好的办公环境应该具有哪些要素。 好的办公环境会使人有工作的欲望，客户也愿 意拜访和交流。 每一个身在职场的人，为了自己、为了同事、为了客户，有责任和义务创造一个舒适的办公环境。 (1) 要尊重办公室的私人空间。 尽管一个办公室里可能有两个以上的人在一起办公，但并不意味着办公室所有的地方都是两个人共有的，如办公桌、椅子、计算机等，就不能随意地使用。 办公室里的私人空间是十分有限、十分宝贵的，互相尊重就显得尤为重要。 当进入他人办公室之前，应敲门询问可否进去，而不能想当然地认为这是工作场合没有隐私。 进去后，如果对方不在，想留下来等候，不能翻阅同事的私人物品，使用计算机、拆看私人信件或 是翻看文件、名片盒、抽屉等，这些都是很不礼貌的行为。 当主人不在时，尽量不要在其办公室里长时间逗留，留下一个字条，请对方回来后找你是比较妥当的做法。 如果是同一个办公室的同事，需要使用对方的物品时，也要征询一下意见，例如：“我想用一下你的计算机，我的计算机又死机了，这个文件很着急”。 获得对方许可后再使用。 即便对方的计算机正在空闲，也不能自作主张使用，因为计算机里也许有一些对方的私人信息和打开的文件，征询的目的是为了得到允许，同时也是提醒对方关闭打开的文件及一些信息。 (2) 要爱惜办公用品。 使用复印机 、打印机、扫描仪等公共办公用品时要爱惜，不能浪费，当纸张、墨盒用完时，要及时更换或通知有关部门，以方便其他同事使用，态度要谦让礼貌。 当自己要复印较多文件时，如果等待的同事只复印一张，应让对方先用或暂时中断自己的复印。 不要长时间占用工作电话来打私人电话，如果接到私人电话也要长话短说，避免影响和耽误工作。 (3) 要正确使用办公场所。 必须明确一点，办公室是用来工作的地方，不要在这里互诉衷肠、传播消息、打情骂俏、议论是非，这些聒噪的声音既令人厌恶，也是对办公环境的一种污染。 当然，彼此可以健康地聊聊天、讲讲 笑话调节一下气氛，但要视当时的状况及大家的情绪而定。 (4) 要保持办公室的清洁。 不仅要让。