企业知识产权管理规范贯标文件模板

企业知识产权管理规范贯标文件模板内容摘要：

用的媒体形式或类型有：纸张、磁盘（带）、光盘、照片、样件 以及其他电子媒体或组合； 形成的相关文件 ：文件管理规定、文件目录、文件发放回收登记表、文件借阅表。 文件控制 知识产权管理体系文件是企业实施知识产权管理的依据，应予以控制： （ 1）企业应根据自身需要，建立知识产权申请、维护、管理、奖励以及保密等各方面的内部控制 程序 ，并按要求进行管理； 方针、目标 控制程序 记录 知识产权目标应有量化指标（定量和定性） 规划、年度目标、年度工作计划等 对知识产权获取、维护、运用和保护过程进行控制（谁做、做什么、何时做、怎么做） 知识产权活动形成的记录 8 （ 2）企业建立的控制 程序 应在发布 或更新发布前 得到审核和批准； （ 3）企业应根据控制 程序 进行管理，并对执行情况进行定期跟踪、评价，确保制度控制的有效性。 （ 4）企业知识产权管理体系文件的管理应根据文件类别及秘密级别的不 同分别进行； （ 5）文件应按企业文件管理的规定进行管理，对文件的发布、标识、更改、使用、保存、废止进行控制，以保证体系的有效实施。 形成的相关文件 ：文件管理规定、知识产权申请、管理及保密等控制制度、评价（评审）记录。 外来文件与记录文件 应根据知识产权管理要求进行记录，为知识产权管理体系有效运行提供客观依据，记录应有部门和记录人落款和时间，确保过程实施的可追溯性，并按记录管理要求进行管理，记录应满足下列要求： (1）记录填写应做到详细、准确、及时、字迹清晰、内容完整，易于识别和检索； (2）记录可 以采用文字（表格）、照片、电子媒体等； (3）记录的形成、保管、使用、废弃应按企业的记录管理规定要求进行； (4）对于外来文件与记录文件，企业应采取措施保证其完整性，并明确保管方式和保管期限。 形成的相关文件： 记录管理规定、相关记录、记录清单台帐、原始记录。 5 管理职责 管理承诺 最高管理者是企业知识产权管理的第一责任人， 其职责主要有 ： （ 1）制定知识产权方针、目标，确保为实施知识产权管理提供适宜的组织机构，并配备必要的资源； （ 2）建立和健全各级知识产权管理责任，落实职能，就知识产权管理的有关事 宜予以 9 授权； （ 3） 贯彻国家有关知识产权管理工作的方针、政策、法令、法规，制定公司知识产权管理方针和目标，并使之在全体员工中理解贯彻。 知识产权方针 （ 1）公司知识产权方针 （ 2）方针为知识产权目标的制定提供总体框架。 （ 3） 知识产权机构 通过培训、教育、宣传等方式，向全体员工宣贯知识产权方针。 （ 4）方针由 最高管理者 批准，发布实施（详见 ）。 （ 5）公司根据内外部环境的变化，组织对知识产权方针的适宜性进行评审，必要时进行修改。 策划 知识产权管理体系策划 （ 1）企业应识别所涉及的知识产权种类及其作用（各企业根据自身情况确定），如专利权、商标权、著作权（含计算机软件著作权）、商业秘密、集成电路布图设计、植物新品种权、地理标志及商号权等； （ 2）企业应按标准的要求建立知识产权管理机构和相应的管理 程序 ，规范工作职责，使之形成文件加以实施和保持，并持续改进； （ 3）知识产权管理机构牵头，依据知识产权方针将知识产权目标分解为可以落实的具体目标，由相关部门负责实施。 实施过程中形成的文件应落款可追溯，以实现对企业生产经营活动中各环节知识产权创造、运用、保护和管理的有效运行和控 制； （ 4）定期开展检查、分析、评价，确保持续改进，对已出现和潜在的不符合知识产权管理要求的问题，采取纠正和预防措施，对体系进行及时调整、修订和完善，促进知识产权目标的实现。 形成的相关文件 ：知识产权管理制度和工作职责、知识产权管理台帐（包括专利、商 10 标、著作权等）、改进措施。 知识产权目标 最高管理者应根据企业的实际情况，确定知识产权目标。 （ 1）由最高管理者组织制定企业的知识产权管理目标，知识产权管理部门负责在企业的相关职能部门和各作业层次上建立知识产权目标； （ 2）知识产权目标应与知识产权方针 保持一致，内容应包括对持续改进的承诺； （ 3）知识产权目标应分解到各职能部门，部门指标应力求量化且可以测量； （ 4）对知识产权目标应实施动态管理，各职能部门定期对本部门目标实施情况进行检查、考核评价，并报知识产权管理部门。 形成的相关文件： 年度知识产权目标分解、考核记录。 法律法规和其他要求 （ 1）法律、法规及其他要求包括下列内容： 1）国家颁布的有关的知识产权法律法规（如专利法、商标法等）； 2）涉及知识产权的相关法规（如计算机软件保护条例）； 3）我国签订的国际条约（如专利合作条约）； 4）各 级地方人大、政府颁布的有关知识产权的法规政策； 5）其他相关方所提出的要求。 （ 2）建立信息获取渠道 通过订阅杂志报刊，关注政府（国家、省、市各级）、部门（如知识产权局）、行业（如本行业）等相关网站，及时有效的获得法律、法规和其他要求； （ 3）对收集到的法律、法规及其他要求的相关内容应及时向相关部门及相关人员进行传达； （ 4）建立法律、法规及其他要求的台帐，对法律、法规及其他要求的变化、更新情况进行跟踪，获取最新信息，并及时向相关部门及相关人员进行传达。 形成的相关文件： 相关原始记录、法律法规及其他要求一览 表。 11 职责、权限和沟通 管理者代表 最高管理者应在最高管理层中指定一名成员作为管理者代表，授予其权利负责以下知识产权工作： （ 1）建立、实施并保持知识产权管理体系的运行； （ 2）领导、审查、批准和监督知识产权管理机构的各项工作； （ 3）向最高管理者报告知识产权管理绩效和改进需求； （ 4）确保全体员工对知识产权方针和目标的认知； （ 5）确保知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实； （ 6）协调企业内外有关的知识产权工作； （ 7）确保知识产权外部沟通的有效性。 机构 12 建立知识产权管理机构，配备专职或兼职工作人员，负责落实总体工作；其他职能部门负责落实与本部门相关的知识产权工作。 内部沟通 采取有效措施在企业内部建立知识产权沟通渠道，如在各相关职能部门设立知识产权联络员，确保对知识产权管理体系的有效性进行沟通。 管理评审 管理评审由最高管理者定期组织实施，对知识产权的适宜性和有效性进行评估。 （ 1）应按策划的时间间隔（每年至少一次）进行知识产权管理体系的管理评估； （ 2）评估目的是评估知识产权管理体系 的适宜性和有效性； （ 3）评估依据是知识产权管理方针和预期的目标，必要时，应考虑内外部环境的变化； （ 4）评估结论应明确管理体系调整和方针、目标改进的需求，以及采取措施的可行性，以利于持续改进。 总经理 知识产权主管 技术部 质量部 财务部 知识产权部 生产部 市场部 采购部 办公室 知识产权管理体系组织机构图 13 评审输入 评审输入应包括： （ 1）知识产权方针和目标； （ 2）内部审核结果； （ 3）企业经营目标、策略及新产品、新业务的规划情况； （ 4）企业知识产权基本情况及风险评估信息； （ 5）技术、标准发展趋势； （ 6）财务经费实施绩效； （ 7）预防和纠正措施的实施情况，如对知识产权有重大影响的措施； （ 8）以往管 理评估的跟踪措施实施情况及有效性； （ 9）可能影响管理体系正常运行各方面出现的变化，如体制、法律法规、政策的变化等。 评审输出 评审输出应包括： （ 1）提出知识产权方针和目标的改进措施； （ 2）提出知识产权管理制度及管理程序的改进措施； （ 3）确定人力资源、基础设施、财务资源及信息资源投入措施； （ 4）保持评审的输入和输出记录； （ 5）实施评审的决定和措施，在管理者代表的的主持下，制定责任部门，制订实施计划，明确完成时间。 计划报最高管理者批准后，下发实施，各相关职能部门对实施情况进行协调、监督和检 查。 形成的相关文件： 相关原始记录、管理 评审 计划、管理评审报告、改进措施。 14 6 资源管理 人力资源 知识产权工作人员 （ 1）对知识产权工作人员的任职条件应明确规定，应使其能力与岗位职责要求相适应。 对人员能力的判断应从其接受教育的程度，培训效果，技能水平，个人职务和岗位经历等综合考虑，选拔能胜任本职工作的人员从事管理和作业活动。 （ 2）知识产权工作人员主要指知识产权管理人员以及专利工程师。 形成的 相关文件： 管理职责、能力要求 教育与培训 （ 1）识别和确定知识产权工作人员所必需的能 力。 制定培训计划并执行，使知识产权工作人员具备相应的知识、技能和经验。 （ 2）企业应组织全体员工按业务领域和岗位要求开展知识产权培训，如法务部门、研发部门、人事部门、行政部门等部门的员工，使其了解其工作与实现知识产权目标的关系。 企业针对职能部门负责人、主要业务骨干的知识产权培训教育，可根据自身特点和知识产权管理工作的实际需要，灵活实施，合理设置培训教育的内容。 保持教育、培训的适当记录。 全体员工和新入职员工应当开展知识产权知识的宣传普及工作，以提高全体员工和新入职员工的知识产权意识。 （ 3）通过培训等方式确保 中、高层管理人员具有一定的知识产权意识 ， 保持教育、培训的适当记录。 形成的相关文件： 培训申请表、培训工作计划、培训实施情况记录 人事合同 （ 1）企业新进员工时，企业应在劳动合同中明确员工的知识产权保护责任、权利和义务。 对涉及或可能知悉企业商业秘密等知识产权信息的员工，应在合同中规定其负有的保密义务，明确其保密责任和义务。 15 （ 2）企业可与员工签订竞业禁止合同，并要求员工交回属于企业的可能造成公司技术秘密、商业秘密外泄的各种实物和资料，并签订保密协议，以书面形式明确其承担的竞业禁止义务，以及员工对涉及 的企业商业秘密的保密责任和期限。 但竞业禁止合同或条款的设立不得违反国家有关竞业禁止的规定，并应给予员工相应的竞业限制补贴。 形成的相关文件： 劳动合同（知识产权归属协议）、竞业禁止协议书、保密合同、员工离职（退休）资料交割清单、相关记录 入职 （ 1）企业应了解新进员工已有的知识产权权利义务，避免侵害他人知识产权，进行适当的知识产权背景调查和沟通 ，以及入职知识产权培训。 （ 2）公司与员工的劳动、上岗合同中应明确员工的知识产权保护责任、权利和义务。 对涉及或可能知悉公司商业秘密等知识产权信息的员工，规定其 负有的保密义务（也可与员工签订专门的保密合同），明确其保密责任和义务。 （ 2）对于研究开发、产品线等与知识产权关系密切的岗位，也可与员工签订专门的知识产权声明文件，明确其保密责任和义务。 形成的相关文件： 入职员工知识产权背景调查表、新入职员工知识产权背景会议纪要、知识产权声明、相关记录 离职 （ 1）为防止企业员工流动后，造成或加剧同业竞争，员工离职或退休后，应进行离职、退休员工的知识产权恳谈，提醒相应的知识产权事项。 （ 2）对于涉及核心知识 产权的员工离职或退休时， 应交回属于企业的全部资料、实验数据 、仪器设备、样品，并签订保密协议 ，以书面形式明确知识产权得权属、其承担的竞业禁止义务，以及员工对涉及的企业商业秘密的保密责任和期限。 劳动合同：合同中应包含涉及或可能知悉企业商业秘密及知识产权信息等保密条款。 保密合同：对重大科研项目或对企业经济利益有重大影响的项目，应与相关人员另行签订单项保密合同，约定具体事项。 16 形成的相关文件： 离职（退休）员工知识产权会议纪要、相关记录 激励 公司应建立激励机制，制定知识产权奖励的制度，奖励应形成奖励记录，归档备查。 文件中应明确： （ 1）明确给员工创造的知识 产权给予相应的物质奖励和精神奖励。 物质奖励标准不低于国家相关法律规定的标准。 （ 2）奖罚分明，同时明确员工在造成知识产权损失时，应承担的责任。 形成的相关文件： 知识产权奖励制度、专利申请奖励表、专利授权奖励表、相关记录 基础设施 根据需要配套相关资源， 包括 主要的配套资源为知识产权管理软件、数据库、计算机、网络设备、保密设备、办公场所地等。 形成的相关文件： 相关采购或实施记录 财务资源 企业应当为知识产权管理工作的有效开展提供相应的经费保障，设立知识产权经常性预算费用，主要包括用于知识产权申请 、注册、登记、维持、检索、分析、评估、诉讼和培训等事项；用于知识产权管理机构运行；用于知识产权激励；有条件的企业可设立知识产权风险准备金。 形成的相关文件： 知识产权经费管理规定、知识产权费用预算表、相关记录 信息资源 （ 1）公司知识产权信息包括内部信息和外部信息，其收集和维护管理应由知识产权管理部门归口管理。 （ 2）信息分类 1）内部信息包括：专利、商标、版权、商业秘密、专有技术、许可证贸易等各类知识。