绿润集团公司办公室管理制度

绿润集团公司办公室管理制度内容摘要：

执行。 信息的搜集与发布 第七十一条 集团公司各直属部门 、分公司、各办事处在每周五之前把相关的新闻和信息发送到集团办公室邮箱，各部门根据实际情况进行上报，坚决杜绝应付现象。 同时，由 网络管理员 在周日进行汇总、筛选后，以汉、英、日、韩文上传到公司网站。 重大事务、外事活动、访问活动、上级领导来公司考察活动、公司领导重要出访活动等信息由 办公室 和董事会办公室协助 提供； “关于我们”、“联系我们”、“下属 公司”的信息由集团办公室指定专人进行收集提供； 商务活动、市场动态、 合同 签订等信息由 内贸公司和国际业务部共同 提供； 17 新产品开发、新技术应用等信息 由集团技术中心 提供； 在线招聘、客户留言 等信息由 人力资源 部 指定专人负责，及 时更新，并对客户留言及时回复 ； 办公室负责监督落实。 厂房设备、 项目管理、工程实施等信息由 基建办 提供； 其他相关新闻信息由各 相应部门负责提供。 第七十二条 网站管理员及时对各部门提供的信息，进行统一分类、整 理、汇总成发布 稿件按下列 责任划分 报审批准后发布： 由集团办公室 指定专人对“关于我们”、“下属公司”、“联系我们”的信息进行实时更新； 由 网络管理员 对所有的新闻信息进行汇总、审核、整理，然后上传到公司网站； 由人力资源部指定专人对“在线招聘”进行及 时更新，对客户的留言进行及时回复； 重大事项必须经网站管理人员上报总经理或董事长批准后方可在 网站上发布。 网站管理 第七十三条 任何人未经批准，不得随意发布信息或更改网站页面版式及内容。 第七十四条 网站密码由公司网站管理员负责控制，不准向任何部门或个人泄漏。 第七十五条 网站管理员发现公司网站被病毒、黑客袭击或 18 发现网站运行不正常，应及时 进行处理，保证公司网站的正常运转。 第七十六条 任何人不得 利用 或在公司网站上发布违反国家法律、法规、有损国家利益、公司形象以及不道德的言论。 第七十七条 任何人不得利用公司网站发布虚假信息或违反公司规定、影响公司形象、泄露公司机密的信息。 第七十八条 网站管理员一经发现有上述 71—72 条所示内容的信息，必须立即予以删除，并追究当事者的行政或法律责任。 第七十九条 网站管理员应按本规定及时对公司网站进行管理、维护与更新。 □ 办公室考勤管理制度 为 明确出勤纪律，确保正常工作秩序，如实记录员工出勤情况，为员工 绩效 评估提供依据。 第八十条 作息时间：实行八小时 工作制度，周六和周日提前半小时下班。 第八十一条 考勤登记管理：原则上所有后勤人员都要使用指纹 考勤，做到每天上下班四次考勤，对使用考勤表的人员要做到当面监督，严禁由他人代签，一经发现，从严处罚。 第八十二条 考勤汇总： 办公室负责对每个月的考勤数据的 19 核对和汇总， 对迟到、早退、旷工等现象严格核对，认真记录， 任何员工有请假或出差的必须向保卫科 及时上交 有关手续 ，外出人员必须出示由部门经理签批的请假条、 派事单 或出差单 ，否则视为旷工。 第八十三条 请假 分为病假和事假， 每月出勤 26 天（包括）以上视为全 勤。 □档案管理工作制度 为提高对公司档 案管理工作的重视程度，规范公司的档案管理程序，增强公司档案的实用性及有效性，特制定本制度。 第八十四条 归档范围 集团公司需存档档案： （ 1）重要档案：经济类合同，如公司与银行签订的协议、上市合同及协议、房屋和土地购买协议书、各公司 重要 证件、取得的相关荣誉、上级批文等。 （ 2）一般档案：集团公司一些重要决策、发展规划、公司红头文件等。 各分公司需存档案 ： 公司相关证件、公司的重要决策文件、一般合同、协议。 第八十五条 档案资料的收集 公司的归档资料实行“每周归档”制度，即每周一为公司档案资料的归档日。 在档案 资料的归档时间，由档案管理员分别向各主管 20 部门收集应该归档的原始资料。 各主管部门必须于每周一将需要归档的资料提报给档案管理员，并办理好档案交接手续，填写《文件交接登记表》。 重要档案收集后要及时放入保险柜保管，需有两人分别负责保管两把钥匙进行开关。 对收集后的档案及时归档编上目录，做好电子、书面两套存放。 第八十六条 公司档案原则上由专人负责管理，具体为： 重要档案和一般档案由董事会办公室和集团办公室指定专人（一般为两人）进行管理。 第八十七条 档案的借阅 总经理、副总经理、总监借阅档案可由本人签字后直接通过档案管理员 办理借阅手续。 因工作需要，公司的其他人员需借阅档案时，由借阅人填写《借阅档案登记表》，由部门分管副总或总经理签字。 借阅重要档案时，由借阅人填写《借阅档案登记》，并由分管副总签字后由两位档案员同时开启后方可领取。 档案借阅者必须做到： （ 1）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 （ 2）注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 第八十八条 档案的销毁 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司的档案资 21 料。 对已没有保存价值的需要销毁的档案报于总经理批准后方可销毁； 经批准销毁的公司档案 ，档案管理员须认真核对，将批准要销毁的档案资料做好登记并归档。 登记表永久保存。 在销毁公司档案资料时，必须由总经理指定专人监督销毁。 第八十九条 为更好地履行公司档案管理制度，公司制定档案室管理制度和档案管理员职责，以便完善档案管理制度。 □ 档案室管理制度 第九十条 按规定将档案分类排放、排列整齐。 第九十一条 保持档案室清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。 第九十二条 档案室内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品，经常检查档案室消防器材。 第九十三条 非经允许，外人不得随便进入档案室。 第九十四条 管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管档案室钥匙，确保档案室安全。 第九十五条 熟悉档案室情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。 对已破损和字迹退色的档案，应及时复制。 第九十六条 有档案室温湿度记录，掌握温湿度变化情况， 22 进行分析，制定管理计划。 第九十七条 未经批准，任何人不准将档案带出档案室，更不准私自摘抄、外传，要严格遵守保密制度。 第九十八条 切实做好平时防范工作，做到人离灯灭，消除火灾隐患，保证档案安全。 □ 档案管理员职责 第九十九条 认 真做好每周的档案归档、整理以及每年的立卷和装订工作；认真编制档案目录 ；根据《档案管理》有关规定，做好保管期满后的档案销毁工作。 第一百条 做好档案室的日常清洁工作，保持档案室空气流通，做好防潮、防火、防虫、防盗工作。 第一百〇一条 严格执行有关档案查阅、调阅制度和手续，档案登记记录。 第一百〇二条 严格公司的有关档案安全和保密制度，严防档案毁损、散失和泄密事件。 第一百〇三条 热情服务，为查阅档案的有关人员做好服务工作。 第一百〇四条 要不定期对各公司形成的各种资料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督检查。 第四 节 集团办公室 管理制度 □ 工作重点 第一百〇五条 作为集团公司的 职能 部门，集团办公室 有对内 对 23 外协调管理和对内 监督控制 两大工作职能。 第一百〇六条 在内外 协调 方面，是办公室具备的 基本管理职责， 集团办公 室要在做好 本部门 基本职责的基础上更加突出对内 （各分公司） 监督 检查 的重要职能。 第一百〇七条 集团办公室的对内 工作 重点 在于 对各分公司 车辆使用情况检查、 节能降耗合理化建议的汇总落实、安全生产检查、 购物调查以及职工稳定等这几个 方面的严格的检查监督和督促落实上。 第一百〇八条 每月 5 日，集团办公室召集各分公司办公室分管副总和办公室主任召开月度总结 电话 会议，各公司 针对上个月各项工作的执行和落实情况以及所存在的问题进行总结和部署。 □ 工作 任务 目标 第一百〇九条 完成办公室基本工作任务，执行办公室基本工作职能。 第一百一十条 严格执行 对各分公司的监督管理职能，将对各分公司的检查监督落到实处，督促各分公司 将各项工作落到实处。 认真完成对各分公司每月基本管理信息的汇总和汇报整理工作。 第一百一十一条 加大对各分公司在稳定职工方面的监督管理职能，制定职工稳定方案，发挥工会妇联的作用，协调督促各分公司认真做好职工稳定工作。 24 □集团办公室管理职责 第一百一十二条 负责对各分公司的节能降耗合理化建议的督查落实工作。 包括对每个月各分公司合理化建议的汇总和跟进督查各分公司对优秀提案的详细落实情况。 第一百一十三条 负责对集团公司和各分公司、办事处的车辆管理工作。 包括对集团公司内部的车辆行驶 路线 、车辆维修、油耗及夜间值班的督查和管理工作；对各分公司、各办事处车辆的监督管理工作，对其每月车辆油耗、维修等方面 进行详细核 查汇总，并形成集团车辆管理月报表。 第一百一十四条 负责对各分公司 供应部门 的购物调查工作。 督促各分公司定期将购物明细表交到集团办公室。 对各分公司购物明细做到认真核实，调查落实。 对查出的购物不合理现象给予相关负责人相应的处分和罚款，并给予全集团通报批评。 第一百一十五条 负责公司职工的稳定工作。 与各分公司协调配合，定期为职工召开思想交流会， 充分发挥工会和妇联的作用，从广度和深度上制定一系列职工稳定方案，从根。