电子公文交换系统用户手册

电子公文交换系统用户手册内容摘要：

的主题词。  主送机关：输入公文的主送对象。  抄送机关：输入公文的抄送对象。  公文正文：按 [浏览 ]按钮，选择一个 doc 格式文件（即 WORD 文件），然后在“选择文 件”窗口中按 [打开 ]按钮。  公文种类：为可选项，输入类似命令、决定、公告等之类的。  公文密级：公文密级分为普通、秘密、机密和绝密。  保密期限：输入公文保密的年限 ， 并且限制输入整数。  紧急程度：文件的紧急程度分为特急、加急、急件、平件。  附件资料：可以上传一个以上的附件。 按 [浏览 ]按钮，选择一个文件，然后在“选择文件”窗口中按 [打开 ]按钮。  流转选项：用户可以选择公文是否需要盖章处理。 如果公文流转选项选择了新境界电子公文交换系统用户手册 7 “不需要盖章处理”，公文签发后，不需经过盖章处理就可发送。  提交 ： 输入完后，单击“确定”，系统提示“正在 提交公文”。 这里提交的速度比较慢，因为系统要将 .doc 格式文件转换 .ceb 格式文件。 【注意】 标有红色“ *” 的项目为必填项。  操作的结果 提交结束后，进入操作结果页面，系统会自动提示用户下一步的操作是什么，如下： 用户可以通过点击“下一步”而直接进入盖章页面（盖章操作见 ），也可以点击“返回”回到新建页面。 ２ 、 删除公文 ： 对于被退回的公文 ， 如果需要重做，那么可以勾选“ ”这条公文，点击删除公文按钮，即可删除该条公文； 如果 需要修改后再发送，则点击这条公文的标题进入如新建公文类似的页面，用户可 以修改后在发送。 ３ 、“全选”和“反选” ：这是针对选中的项而言的； ４ 、查询条件 ：点击查询条件， 弹出 公文查询页面 图 用户可以根据 输入查询 条件查到对应的公文。 新境界电子公文交换系统用户手册 8 盖章 单击：发文库 之 普通发文 →盖章 ，进入模块页面： 图 以上页面中显示的文件就是待盖章的文件。 １、盖章 盖章的操作如下：  勾选 需要盖章的公文，单击“盖章”，系统弹出如下页面： 新境界电子公文交换系统用户手册 9 图  单击“盖章”（上图的左上方），系统弹出如下页面； 图  在以上页面选定公章，如果所选章不是本单位的章，系统会弹出如下页面： 图  选定公章 ，然后单击“确定”，在公文中 显示公章的初始位置，如下图： 新境界电子公文交换系统用户手册 10 图  双击公章，公章会由紫色变成红色，用鼠标拖动公章，将公章移到你想要盖章的位置，如下图； 图  如用户想重新盖章，单击“盖章”，系统弹出如下提示框： 图  单击“是”，系统弹出 可选公章列表页面 ，用户重新选章再进行盖章操作。  单击“确定盖章”（ 可视化盖章页面 的左上方），系统弹出如下页面： 新境界电子公文交换系统用户手册 11 图  单击“确定”，系统弹出如下页面： 图  输入盖章口令，然后单击“确定”，系统会弹出如下提示框； 图  单击“确定”，盖章成功。 关闭盖章页面，刷新当前页面，则已经成功盖章的公文就会处于发送范围节点 ２、退回 勾选要退回的公文，点击“退回”按钮 ，系统弹出如下对话框： 图 输入退回原因后，点击“退回公文”，则公文退回到新建页面，在流转的各节点退回公文，被退回的公文都是回到新建节点。 发送范围 单击：发文库 之 普通发文 →发往 范围 ，进入模块页面 新境界电子公文交换系统用户手册 12 图 以上页面中显示的文件就是待选择发送范围的文件。  单击要操作的公文标题，进入如下页面： 图  点击“选择”按钮，从弹出的地址本中选择相关的单位，地址本及相关操作新境界电子公文交换系统用户手册 13 如下图所示： 展开树形结构，显示各单位名单，选择一个或者几个单位，点击“选取”，选定人员便在右边的框中列出，最后点击“确定”即可；如要删除某各单位，只需选定这单位，点击“删除”即可。 图 如果用户已经建立了发文组，则直接选择发文组就可以了。 选定了发送范围的效果图如下： 单击对应的单位名称， 接着点击“选取”按钮，则刚刚选中的单位就会出现在右边的列表中 选完所有单位后，点确定即可 新境界电子公文交换系统用户手册 14 图  单击“确定”，进入一个“确定”打印份数的页面，如下 ： 图 系统默认给每个单位的发文只能打印一份，用户可以通过在打印份数列选择或输入大于 1 的数字。 这样设定的效果是：如果打印份数多出设定的，那么多出新境界电子公文交换系统用户手册 15 的那几份文件上的章是黑色的，不起作用。  在上图中，点击“确定”，则进入操作结果页面，发送范围步骤结束。 发送 单击：发文库 之 普通发文 →发送 ，进入本模块页面： 图 以上显示的公文都是待发送公文。 勾选 你 将要发送的公文，单击“发送”公文就发送出去了。 再发送 单击：发文库 之 普通发文 →再发送 ，进入本模块页面： 新境界电子公文交换系统用户手册 16 图 在上图 页面中显示的公文就是已经发送出去的公文，用户可以将某个公文发送先前没有选择的单位，也可以对已经发送的公文作“追加打印份数”的操作；  再发送，勾选某条公文，点击“再发送”按钮，进入再发送公文页面，如下： 图 新境界电子公文交换系统用户手册 17 页面上方显示公文标题及原收文单位等信息，用户通过点击“选择”按钮在地址本中选择发送对象，点击“确定”即可。 注意：不能将公文发送给原收文单位。  追加打印份数：勾选某条公文，点击“追加打印份数”进入追加打印份数页面，这里用户可以通过选择追加数来增加其他单位打印正式公文的份数。 完毕后，点击“确定”就可以了。 图 处理被退回的公文 单击：发文库 之 普通发文 →处理被退公文 ，进入本模块页面： 新境界电子公文交换系统用户手册 18 图 以上页面中显示被外部门退回的公文，用户可通过勾选被退公文，点击“删除”按钮来彻底删除公文。 联合发文 联合发文有一个主办单位，若干个协办单位，主办单位负责起草公文，并根据协办单位个数对多个公章进行定位，上载公文正文，主办单位和协办单位依次盖章后，由主办单位工作人员确定公文发布范围、打印份数后进行发送。  本模块的功能介绍： 本模块的功能与普通发文类似，只是在盖章环节有所不同 新建：新建一份即将要发的公文，或者 修改自己从其他节点页面中退回的公文； 主办盖章：主办单位进行盖章。 协办盖章：由协办单位的工作人员对需要协办的公文进行盖章。 发送范围：由主办单位选择公文的接收单位。 发送：发送公文； 再发送：选择新的接收单位将已经发送的公文再次发送出去； 新境界电子公文交换系统用户手册 19 处理被退回公文：处理被接收单位退回的公文。 单击：发文库 → 联合发文，进入本模块页面： 图  以上新建页面中显示的文件，是用户从签发页面中退回的文件。  联合发文流程描述： 联合发文的流程如下：新建→签发→主办单位盖章→协办单位 1 盖 章→ 协办单位 2 盖 章→ „协办单位 n 盖 章→ 发送公文 新境界电子公文交换系统用户手册 20 发 文 库公 文 状 态对 应操 作新 建 公 文收 文 库是公 文 签 发主 办 单 位盖 章公 文 发 送发 送 回 执退 回 公 文 （ 退回 主 办 单 位 ）公 文 脱 密 下载新 建待 签 发待 盖 章 待 发 送已 发 送待 回 执被 退 回待 打 印待 脱 密协 办 单 位盖 章待 盖 章打 印 公 文是 否 退 回否 图 新建 单击：发文库 之 联合发文 →新建→新建公文 ，进入本模块页面： 图 用户在以上页面按顺序输入各个项目。 操作与普通发文类似，需要注意的是新境界电子公文交换系统用户手册 21 选择的公章数目需要与主办单位和协办单位一起的数目一致。 盖章 联合发文的盖章需要主办单位和所有的协办单位都盖章，盖章节点才算结束。 主办盖章：主办单位进入系统后， 单击：发文库 之 联合发文 →盖章 ，进入相关页面： 图  上图显示的所有文件都是需要当前用户所在单位作为主办单位盖章文件。  勾选某公文标题，点击“ 盖章”按钮，进入盖章页面，操作同普通发文的盖章。 协办盖章：协办单位进入系统后， 单击：发文库 之 联合发文 →盖章 ，进入相关页面 ，列表显示的是需要当前用户作为协办单位盖章的公文，盖章的操作同上，效果如下： 新境界电子公文交换系统用户手册 22 图 发送及其他 主办和协办单位都盖完章后，该公文就会出现在主办单位工作人员的发送范围模块。 单击：发文库 之 联合发文 →发送 范围，选择该公文的接收单位；接着进入发送页面，同普通发文一样，将该联合发文发送出去。 再发送模块和处理被退公文模块的功能与普通发文的功能类似，不多赘言。 第 5章 收文库 对本单位收到的文进 行处理，包括发送回执、打印和脱密下载。 单击收文库之收文处理，进入模块页面： 新境界电子公文交换系统用户手册 23 图  发送回执：接收单位收到公文发送后向发送单位发送回执。  收文处理：对本单位收到的文进行处理，包括打印公文、把公文退回发送单位。  脱密下载：公文中的公章转变为黑色并下载归档。 发送回执 单击：收文库之收文处理 → 发送回执，进入本模块页面： 新境界电子公文交换系统用户手册 24 图 勾选 需要回执的公文，单击“回执”，则公文从发送回执模块消失出现在收文处理模块； 用户在发送回执模块打开某个公文，即点击公文的标题察看公文。 这个操作等同 于回执操作。 收文处理 单击：收文库之收文处理 → 收文处理，进本模块页面： 新境界电子公文交换系统用户手册 25 图 以上收文处理页面显示的公文，是已发送回执的公文。  退回：将收到的公文退回到发送单位。 勾选想要退回的公文，单击“退回”按钮即可。 单击某公文标题，进入如下页面，用户可以查看公文的基本要素，也可以浏览正文，当然可以打印公文。 新境界电子公文交换系统用户手册 26 图  打印：单击“打印”按钮，即可进行打印。 用户第一次用以打印的打印机，系统会自动将此打印机注册。 如果用户用以打印的打印机不是已注册的打印机，系统会弹出如下提示框： 图  如果用户想换打印机，应通知系统管理员重新注册打印机。  注意：公文打印时需插入本单位的公章 USB 盘。 如果打印时没有插入 USB盘，系统会弹出如下提示框： 图  打印多或少于设定的打印份数，系统会弹出提示框来提示用户。 新境界电子公文交换系统用户手册 27 脱密下载 单击：收文库 → 脱密下载，进入本模块页面： 图  如想脱密下载某公文，单击该公文对应的“下载”即可。 第 6章 公文监控 回执监控 监控和查阅本单位的发文及收文是否已经发送回执的情况。 单击：公文监控 之 回执监控，进入本模块页面： 新境界电子公文交换系统用户手册 28 图 61  发文情况：查看已发送的公文的 回执情况。  收文情况：查看已收到的公文是否发送回执。 发文情况 单击：公文监控 之 回执监控→发文情况，进入本模块页面： 新境界电子公文交换系统用户手册 29 图 如上图所示，该页面显示的公文就是当前用户所在单位发出去的公文，有公文的标题及收文单位等信息，其中如果。