湖州市住房公积金档案管理操作规范doc

湖州市住房公积金档案管理操作规范doc内容摘要：

估单原件 （已实行未经评估即可纳税的县区除外）和 经房地产管理部门登记 （不实行登记的县区除外）的二手房买卖合同原件、契税证及土地使用权证复印件。 ③自建、翻建或大修住 房贷款 ： 房屋评估单原件、有关部门同意建造、翻建或大修 房屋的批准文件、 房屋所有权证和土地使用权证复印件。 ④购 拆迁安置房贷款：拆迁安置协议、不低于规定比例的首付款有效凭证。 ⑤ 转公积金贷款收存 ： 贷款所购房屋所有权证、房屋契税证、土地使用权证复印件，银行个人住房借款合同（包括抵押合同）、银行提供 的申请转贷 日前一年的还贷记录。 ⑶ 受理贷款申请时收存 ： 《公积金 贷款申请审批表 》 、 《 借款合同 》 、 《 面谈记录 》 ；二手房贷款的，加收买卖双方在贷款受理现场签订的《买卖双方付款协议书》；置换贷款的，加收借款人、开发商、银行与 中心签订的《置换贷款协议书》； 以共有产权房贷款的，加收《产权份额划分及持证人声明》；未婚的，加收《未婚声明书》；未再婚的，加收《未再婚声明书》；组合贷款的，加收《组合贷款联系函》。 ⒉ 贷款发放时 应当 收存 的资料 《委托转账扣款授权书》， 期房 贷款的， 收 存借款人、开发商与中心签订的《贷款保证合同》；组合贷款的，加收《组合贷款确认函》。 ⒊ 重要凭证 的收存 房屋他项权证（现房与二手房在 贷款 发放 时收存、期房在房屋竣工 3至 6个月内收存）、贷款综合保险单（由个人自愿购买）。 ⒋ 提前还贷时 应当 收存 的资料 《 提前归还 住房公积金 贷款 申请审批表 》 、 《 借款补充合同 》、借款人婚前购房贷款，配偶首次提取冲还部分贷款时，收存婚姻证明、配偶身份证复印件。 ⒌ 借款合同变更时 应当 收存 的资料 《个人住房贷款 变更申请审批表 》 、 《 借款变更合同 》、用于证实借款变更原因的 证明 复印件。 ⒍ 贷后管理中可能收存 的资料 发生贷款逾期的，收存《 贷款催收通知书 》 、贷款催收调查记录 ；处置逾期贷款的，收存司法诉讼中产生的法律文本及其他需要收存的资料。 ⒎还清贷款时 应当 收存 的资料 《提前归还住房公积金贷款申请审批表》、 银行出具的 《 贷款还清证明 》 、档案室出具的 《 同意撤销贷款抵 押 登记 证明 》。 ㈡ 注意 事项 ⒈受理人员应当根据不同的购、建、修住房的贷款业务收存上述资料。 ⒉ 除《商品房购房合同》、《房屋买卖评估单》外，其他要求借款人提供的资料均为复印件，受理人员应当在与原件核对无误的情况下，在收存的复印件上加盖《与原件核对无误》印章，确保收存资料的真实性。 ㈢个人贷款资料的保管 与移交 个人贷款资料需分别普通资料和重要资料采取不同的保管和移交 方式。 ⒈ 普通资料的保管 与移交。 受理人员 在收件时 应当将收存的资料 装入一般档案袋内保管，为便于寻找，贷款放发前可根据受理时间、划款银行 等因素排列保管；划款后可根据划款时间或借款合同编号按序排列保管。 业务窗口要重视个人贷款普通资料的收存与保管，资料需放置在能够加锁的柜子或抽屉中，确定专人（即兼职档案员）负责保管，责任到人，防止贷款资料遗失。 为防范贷款风险，个人贷款普通资料原则上实行“一月一交”，即在下月初，窗口兼职档案员 编制 《 移交清册 》，连同实物一起交档案室 ，档案室专管员在清点实物无误 的 基础上，双方签字认可。 ⒉重要档案的保管与移交。 重要档案的保管与移交应当视同现 金管理， 抵押权证分两种方式收存与移交。 ⑴ 现房贷款抵押权证。 现房贷款抵押 权证 （包括二手房）由窗口结算人员在划款前收存，结算人员应当先收存抵押权证后办理划款手续，即时 将抵押权证号码输入《贷款管理系统 个人贷款信息》中，下班前编制 《重要凭证移交清册》 ，连同抵押权证一起移交到档案室， 重要档案专管员清点、核对抵押权证， 移交双方 在清册上签字。 ⑵ 期房贷款抵押权证。 对期房贷款抵押权证，采取由经审核的售房单位提供贷款担保，先发放贷款后收存 抵押权证，按规定，期房贷款抵押权证需在购房合同注明的房屋竣工 3个月 后分批 收存入库（ 即收到一批即时移交， 收存期房抵押权证管理制度另订）。 负责期房抵押权证收存的工作人 员应当及时将收到的抵押权证号码输入系统 的个人贷款信息，并编制《重要凭证移交清册》，连同抵押权证一起移交档案室，重要档案专管员清点、核对抵押权证，移交双方 在清册上签字。 ㈣ 重要档案的复核 为确保重要档案收存及系统信息的录入无误， 重要档案专管员负有对收到的重要档案进行系统复核的责任。 专管员通过“档案管理系统 业务类 贷款资料管理 个人贷款资料归档”进行核对，见下图（下图为两窗口重叠）： ⒈系统 操作：在外窗口的右方输入借款合同编号，系统显示该借款人基本情况，点击外窗口上方的“核对”栏目，跳出内窗口，档案专 管员根据收到的《房屋他项权证》所载明的“抵押人姓名”、“房屋他项权证编号”、“借款合同编号”等信息与系统内信息进行核对，无误后，点击“核对”回车，系统即可显示《已核对》，表明收存的重要档案已经档案专管员核对。 ⒉ 重要提示 ：重要档案核对是对收存的贷款抵押资产的复核，特别重要，专管员必须在收到重要档案的当天或次日上午完成系统核对工作。 如在核对中发现窗口人员输入信息有误，应立即发出《重要档案信息更正单》 (见附件 41)，交贷款业务人员进行系统信息更正，更正后及时将更正单返回档案室，档案专管员再次进行系统复核，直至 准确。 ㈤ 普通贷款档案整理 ⒈ 填制《住房公积金个人贷款卷内目录》（见附件 42） 此卷内目录所标明内容为贷款发放时应当收存的资料，需根据目录注明内容顺序进行整理、对小于 16K纸型的资料应当粘贴在 16K纸上，并编上页码，放置在档案袋内。 贷款期间产生的档案需及时放入袋内，并按序添加到卷内目录中，如卷内目录不够填写时，需增加空白目录。 ⒉ 实行专用档案袋 保管 因个人贷款期限较长，一般 在 5年 30 年之间，在漫长的贷款期间，会因调整贷款利率、部分提前还贷或可能产 生的逾期贷款处理等原因，事后增加资料 较多，经市档案局同意， 改变原来先采用“三孔一线”装订，后期增加时再拆开重订，反复多次的做法，采取将每笔贷款产生的档案先根据《个人住房公积金贷款卷内目录》所列内容按序整理、并加盖页码章，装入 专用 的贷款档案袋内（见附件 43），在袋面填 写借款合同编号、借款人姓名、案卷号等内容，再将多个档案袋放入专用 档案盒内保存。 ㈥重要档案的整理 重要档案同样按每笔贷款装 1个专用的重要档案袋保管，档案专管员 收到重要档案，先完成系统复核，将重要档案装入特制的重要凭证档案袋（见附件 44）内，并在袋面填写借款 合同编号、抵押人姓名、抵押权证编号等内容，再 将多个档案袋放入专用 档案盒 内保存。 ㈦个人贷款档案的立卷 为加强贷款档案管理，采取每笔贷款档案“编制 1个案卷号、放置 2个库房”的方式，即 1笔贷款的普通档案与重要档案同为1 个案卷号，普通档案放置在普通库房内，重要凭证放置在重要库房内。 因重要凭证采取即时入库，一般情况下，其入库时间均早于普通贷款档案，因此，重要档案在入库时先不要编制案卷号，以借款合同编号按序放置，待普通贷款档案整理并编制案卷号后，再对重要档案的案卷号进行补编。 ㈧系统操作 进入“档案管理 业务类 贷款资料管理 个人贷款资料归档”窗口，此外窗口 的主要功能为“普通柜号输入”、“贷款信息输入”、“重要柜号输入”、“保存并归档”等。 （以下为两个窗口重叠）： ⒈ 进入系统：在外窗口右上方输入借款合同编号，回车，跳出“贷款资料归档”内窗口； ⒉ 输入普通资料信息：先输入确定的“普通柜号”（如事先不能确定放置的柜号，在此可不输入，今后启动“批量归档”功能，进行集中归档） ， 系统自动跳出该档案的“案卷号”，再输入实际页数； ⒊ 确定重要柜号：如发现系统内已显示《他项权证》号码或《保险单》号码的，证明重要档案已先入库，即应输入确定的“重要柜号”，如系统中未显示《他 项权证》号码的，则表示该贷款为期房贷款，抵押物尚未落实，不能输入“重要柜号”，待以后收到时 ，经核对后再归档； ⒋系统归档 ：完成输入后，点击“保存”，系统会提示先作“普通档案保存”，再作“重要档案保存”，如没有“他项权证”号码的，系统会提示“须输入他项权证号”，再作重要资料保存。 ⒌ 提示 1：重要档案包括《他项权证》及《保险单正本》，如已收到，系统应当显示两份资料的号码，由于以前有些分中心未输入过《保险单正本》号码，目前只能以《他项权证》号码作为进入“重要柜号” 的 依据，以后如发生贷款保险业务的，在收存保险单正本 时，需输入保险单正本编号。 提示 2： 为确保抵押物收存无误，从使用新系统起，各档案管理部门需对收存的《他项权证》进行系统核对，必须当“贷款资料归档”外窗口反映的《他项权证》号旁显示 （已核对） 后方能归档 ，如发现未显示 （已核对） 的《他项权证》出现，应及时查找原因。 提示 3： 档案归档系统对个人贷款资料的归档，设计了“单件”与“批量”两个功能，此内窗口为“单件”资料归档，即在输入信息时，每笔资料已输入确 定的存放柜号，经提示，点击“归档”后即完成每件贷款资料的归档，如 重要凭证未 收存入库，可先完成普通资料的归档处理。 ⒍ 系统增加“个人贷款 管理 ”功能。 鉴于个人贷款档案管理 的重要性与特殊性，在系统开发设计时，除设计了“档案资料归档”模块外，另增加了“个人贷款资料管理”模块进行贷款档案的后期管理，此模块 的主要功能包括“批量归档”、“打印案卷目录”、“系统信 息修改”、“系统信息删除”、“搜索未入库的他项权证”等。 （见下图） ⒎ 批量资料归档：如在输入贷款资料时，无法确定要存放的柜号，可在上一窗口中先保存信息，在此窗口中对已输信息进行“批量归档”。 即当一年的贷款资料通过“贷款资料归档”窗口完成输入后，进入此窗口，在“年度”栏目内 输入已输入资料年度，窗口即反映当年已存入的全部个人贷款资料，点击“全选”再点击“批量归档”，跳出内窗口（见上图），输入已确定的“普通柜号”或“重要柜号”，系统可进行批量归档。 ：当完成资料输入、归档后，可打印案卷目录， 进入此外窗口，在“年度”栏目内输入已输入资料年度，窗口即反映当年已存入的全部个人贷款资料，占击“选中”再点击“打印”，可完成案卷目录打印。 ⒐系统信息修改：指对已输入的资料内容进行适当改动，可进入此外模块 ，在右上方“搜索变更信息”中输入任意 1个寻找要素，外窗口即跳出需要调用的资 料，点击“修改”，对调出的资料进行修改。 ⒑ 系统信息删除：指对已输入的资料进行删除，可进入此外窗口，在右上方“搜索变更信息”中输入任意 1个寻找要素，外窗口即跳出需要调用的资料，点击“删除”，即可完成。 ⑾搜索未收到他项权证：指对已发放贷款的抵押物进行跟踪，是本模块 中的重要功能。 见下图（下图为两窗口重叠） ① 点击外窗口“搜索未收他项权证”，跳出内窗口，在内窗口右方输入搜索要素（如需搜索 1个楼盘未收他项权证，应 输入该楼盘编号或楼盘名称；如需搜索单个借款人 的 他项 权证，应 输入该借款人姓名或借款合同编号），内窗 口即显示搜索内容，点击“打印”，即可完成。 ② 此功能主要用于与与窗口核对未收存他项权证， 虽然贷款窗口负责期房管理人员也能通过贷款管理系统“ 搜索 未收他项权证”，但与此模块功能不同，此模块所 搜索 到的未收他项权证是指未经过档案部门 （已核对） 的他项权证。 窗口贷款管理人员在按月填报“期房楼盘未收存他项权证 月报表 ” 时，需经档案室核准，档案室应通过此模块查询核对无误后签名认可。 ㈨ 还清贷款后的档案管理。 当借款人还清贷款时，档案室根据银行出具的《住房公积金贷款还清证明》（见附件 45）将《房屋他项权证》和《贷款综合保险 单正本》返还 借款人，并要求借款人在收到重要档案时，出具收到重要档案书面证明（ 也可在银行出具的《贷款还清证明》的空白处写上“已收到房屋他项权证和保险单正本各 1 份”，并签上收件人姓名与收件时间 ）。 银行出具的《贷款还清凭证》应当作为该贷款档案收存的最后 1份资料。 档案室需对已还清贷款档案作如下处理： ⒈ 返还重要档案。 将重要档案返还给原借款人， 取得原借款人书面签收后， 档案室完成重要档案的保管责任。 ⒉ 出具《同意撤销房屋抵押登记证明》（见附件 46）交原借款人， 告知其 持《房屋产权证》与《房屋他项权证》到房地产管理部门撤 销所购建房屋的抵押登记。 ⒊ 整理普通贷款 档案。 将银行出具的《贷款还清凭证》及其他资料放入普通档案袋内， 做好卷内目录补充登记。 ⒋ 输入还清贷款信息。 进入“档案管理 业务类 贷款资料管理 个人贷款资料管理”模块 ，在右上方输入已还清借款合同编号（或借款人姓名），搜索到该借款保存项目，在该档案的“备注”栏内输入贷款还清信息。 ㈩注意事项 鉴于个人贷款资料管理的重要性，在日常管理中需注意以下事项。 ⒈ 《房屋 他项权证》的及时移交与核对。 《房屋他项权证》的及时移交关系到贷款窗口与档案室的协调配合，贷款 窗口收到《房屋他项权 证》后，须及时完成系统信。