杭州市住房公积金单位网上业务用户操作手册-杭州住房公积金管理中心

杭州市住房公积金单位网上业务用户操作手册-杭州住房公积金管理中心内容摘要：

网络环境及单位正常缴存人数的数量 的影响 ，下载文件的速度 将 有所不同， 正常缴存人数较多的单位 请 耐心等待， 在系统提示下载文件成功后再至您指定保存文件的路径打开下载的空白格式文 件，下载未完成前请不要进行任何操作，以免影响下载的文件完整性。 请您一定 要 注意在 处理时 不要对 文件内的 各单元格 格式进行变更 ， 如不小心 改变了单元格格式 ，请将诸如月均工资、资金性质、缴存比例、补缴金额等数字类单元格格式设置成常规，其他诸如姓名、身份证号码、个人客户号 、起始年月、截止年月 等设置成文本格式。 同样也不要改变文件内 单元格 字段的排布 顺序 结构，排布结构的改变将导致该文本无法实现正确的批量业务办理。 13 六、 变更 登记 —— 职工登记 职工登记 用于 单位新增职工或调入职工 时所发生 的 缴存登记 业务。 职工登记业务通过 单位在网上业 务系统录入 后 提交系统确认，系统处理 后提示此次提交确认的总人数与总月缴存额 ， 但此时并不代表该业务已经 即时生效 且 也并不是所有该次 申报 登记的 人员均能 实际登记 成功，需 经 公积金中心 工作 人员对该次职工登记人员进行审核 、处理 后方可生效。 您可 通过“ 综合查询 ” 菜单 下的“职工登记信息查询” 查询该业务的处理状态。 职工登记处理 状态 分 为 待确认、处理中、成功和失败四种状态，其中 “ 成功 ” 或 “ 失败 ” 的记录为中心 工作 人员已 经 处理 完毕 所返回 的结果，状态为 “ 待确认 ”或 “ 处理中 ” 的 则 表示 公积金中心 工作 人员 对该笔业务还未 进行处理 或者正在处理中。 一般 您可于提交系统处理后的第二个工作日查询该业务的 最终 处理状态。 （一）职工登记 选择“ 变更登记 ” 下 的 “职工登记”，系统 打开 如下图所示的职工登记界面，该界面分成左右两栏， 左栏为数据录入栏，右侧为数据显示确认界面。 您可以在 左栏的界面里 根据业务需求 依次录入新增职工或调入职工的姓名、身份 14 证号码以及月均工资。 若为非统一缴存比例单位则另需 逐个 录入 每一个申报 职工的单位缴存比例，录入后系统将自动计算出单位月缴存额、个人月缴存额 以及合计 月缴存额。 按 “ 录入”按钮 ， 经系统提示录入成功后， 您可进行下一个职工的 登记 信息 录入 ，直 到所有的职工登记 信息都录入完成。 按“清除”键则对该次录入信息进行清空处理，该操作不会对本次录入的 信息进行提交也不会清除之前录入的任何信息。 当您完成所有职工登记 信息 的录入 工作后 ，可以点击右下侧“查询待确认 记录 ”按钮， 对刚才所录入的所有职工信息进行查询核对，确认人数和 月 缴存额无误后点击“确认”按钮，系统将提示如下： 若系统给出的人数与 月 缴存额与您录入的相符，则可以点击“是”的按钮， 以 确认 本 批职工登记信息 ，系统返回此次实际确认的总人数与总月缴存额。 确认后，您将不能对 该批 数据做任何的修改或删除操作。 如果 您对系统提示中 所列人数与金额 存在 异议， 请 选择“否” ， 并 通过点击 “查询待确认记录” ，更新您该次提交的职工登记记录， 您可以对更新后的待确认记录列表内的记录再次进行核对，若仍有异议的请核对 您的 凭证与系统录入有无差别，修正录入内容核对完成后再确认该次业务。 若 发现存在 录入 错误的信息后，您可以 采用以下的方式来进行修正： 使用鼠标选中需要 修改或 删除的 记录 ，然后点击“删除”按钮，系统直接删除选中的记录 ，随后，您可以 在左侧的数据录入栏 里 重新录入职工 登记 信息。 在您 完成 职工登记信息 确认 后，中心工作人员将会看到您提交的职工登记信 息，我们将在 1 个 工作日内尽快对这些登记信息进行核实、处理，并向您进行反馈 或核实相关信息。 您可以通过“综合查询”中的 “ 职工登记信息查询 ” 功能，查看您申报的 15 职工登记信息或 者 中心反馈的处理结果。 职工登记 功能 注意事项： ⒈ 职工姓名长度限定在 5 个汉字以内，超出 5 个汉字长度的姓名将无法录入系统。 若 18 位身份证号码不符合系统 设定的校验规则 ，系统将提示 相关信息 ，请您核实身份证信息后再进行数据录入 ，以免造成因录入错误而需至我中心柜面进行职工身份信息修改，从而产生不必要的 手续。 如果资料核对无误确 实需要以该姓名 （长度超出 5 个汉字） 或证件号码 （不符合系统校验规则） 进行登记的，需至我中心柜面由中心业务人员进行登记。 ⒉ 证件号码录入位数不为 18 位，或录入号码错误的，系统会提示 如下图所示 的出错信息，将证件号码录入正确就能继续操作。 ⒊ 当录入的月均工资小于 当年 最低缴存基数 或大于最高缴存基数 的， 系统会提示相关信息，在提示信息中同时列出 当年 最低 或 最高缴存基数，将此提示信息关闭后 缴存基数 将 自动 调整 为当前最低缴存基数 或 最高缴存基数。 ⒋ 月均工资允许录入小数位数保留两位 的数字 ，但小数位数超过三位系统会提示如下图所示 出 错信息且 不能 继续操作，需将月均工资调整到两位小数（含两位）范围内方可继续 操作。 ⒌ 录入的月均工资以全角方式进行录入 的 ，系统会提示“输入的月均工资格式错误”，需其改成半角方式进行录入方可继续操作。 16 ⒍ 月均工资不能为零或是负数，否则系统会提示 出 错信息，需将其改成正数方可继续操作。 ⒎ 非统一比例单位录入单位缴存比例 时， 需根据中心规定缴存比例进行录入，未在规定范围内录入的缴存比例系统不予认可。 ⒏ 本 次业务中 有 当前 录入 职工证件号码 与 待确认队列 记录中证件号码一致 情况的，系统 会 提示如下信息，该记录 不能 再次进行重复录入。 ⒐ 提交时系统未提示录入成功而提示“存在正常缴存账户”时，表示该职工在中心存在正常缴存账户，需核查清楚若为重复操作则无须再次录入，若确实需要进行职工登记业务的， 您需等该职工 先将 正常缴存账户办理 职工 减少业务后，方可 操作该职工的登记 业务。 ⒑ 按录入按钮系统若提示“姓名与系统登记不符，请到柜面核实后办理”，代表录入的职工身份证号码在中心已登记过，但在中心登记的职工姓名与此次录入的职工姓名不符。 如遇该情况 请先检查 本 次录入信息是否 有 误， 若 有误 需 修改正确后再重新进行提交， 若无误 请联系中心进行核查 ，查明相关情况 再 作处 理。 ⒒ 按录入按钮后系统若提示“ 已有登记记录，请到柜面审核后办理 ”则表示该职工在同一单位 已缴存 登记 过 ，对同一职工重复进行登记、减少的 操作 需至中心柜面核实后由中心业务人员处理。 ⒓ 对于职工登记后需办理其他相关业务的，请注意业务办理时限，（详见网上业务办理时间）职工登记需留存 1 个工作日的时间待中心业务确认后方可生效，如该职工办理登记业务后还需办理补缴或减少业务的，请提前操作登记业务，在 1 个工作日之后才能办理该职工的补缴或减少业务。 （二）批量职工登记 进入 “ 系统 管理” 下 的 “ 下载批量 业务 文本格式 ” 功能 ，选择“批量职工登记表 17 格”进行 空白表格的 下载。 下载完 成 后 进入文本格式文件所在的文件夹，打开文件 按要求将 表格中所列 的 项目填写完整 并保存。 在 “ 变更登记 ” 的下拉菜单里点击“批量 职工登记”， 在 批量职工登记界面 中 ， 您可以看到 右下角 “从 Excel 导入” 的按钮，点击该按钮，系统跳出需要您选择 导入 文件的地 址 对话框， 请您选中填写完成的职工登记导入文件，点击确定后，文件将被自动导入系统。 导入的同时，系统会检查文件内容，使导入的数据符合职工正常登记的基本要求。 如果导入的数据中存在不满足导入条件的，整 个 文件 内所有职工登记记录 都 不能 导入，请您 根据相关提示信息将数据调整到合理范围内 再 进行导入，导入成功后系统会提示该次导入的 总 人数及 月缴存总 额。 18 在您未确认之前可对此次导入的数据进行 重新导入 或 单条记录的删除 操作 ， 确认无误后点“批量发送” 按钮 ，就将该批数据发送至 中心业务 系统进行批处理， 中心业务系统接收数据 成功后系统 将 提示信息“批量发送成功” ，此时您将不能对该批数据做任何的修改或删除操作。 批量职工登记 功能 注意事项 ： ⒈ 非统一比例单位录入单位缴存比例 时，需根据中心规定缴存比例进行申报， 统一比例单位录入的缴存比例应为单位的当前缴存比例，若录入的缴存比例不在合理范围内，导入 系统 时会提示错误信息且 不能 导入。 ⒉ 如遇职工的姓名及证件号码无误但无法 导入的，将该职工的相关信息从表格内整行删除（请不要使用清除功能，需将整行删除）后，其他职工的登记仍可继续进行批量导入操作，该职工则需至中心柜面进行办理职工登记。 ⒊ 批量发送成功后请 于第二个工作日 至 “ 职工登记信息查询” 关注职工登记状态，如登记为失败的，在消除失败原因后重新操作职工登记业务。 ⒋ 其他错误提示信息及处理方法参见职工登记注意事项。 19 七、 变更登记 —— 职工减少 职工减少适用 于 职工 与单位 终止劳动关系（包括职工离（退）休、调出、辞职、解聘、辞退、开 除、死亡等）时 的申报。 （一）职工减少 选择“ 变更登记 ” 下 的 “职工减少” 菜单， 打开如下图所示 的职工减少界面 ，该界面分成左右两栏， 左栏为数据录入栏，右侧为数据显示确认界面。 在左栏的界面里选择资金性质后录入个人客户号 ， 系统自动显示该客户号相对应的职工姓名、身份证号码等相关信息以便进行核对。 核对无误 后您再 选择相应的减少原因，按 “录入”按钮 ， 经系统提示录入成功后， 您可进行下一个减少职工的信息录入。 您也可以按“清除”键则对 本 次录入信息进行清空处理，该操作不会对 本次录入的 信息进行提交也不会清除之前录入的任何信息。 您在完成所有减少职工的录入工作 后， 本 次录入 数据可以 通过点击 右 边窗口栏中的“查询待确认记录”按钮将之前所录入 的 记录以列表的方式进行显示。 当您需要修改录入的数据时，可先 使用鼠标选中需要修改的记录，然后点击“删 20 除”按钮，系统直接删除选中的记录，随后您可以在左侧的数据录入栏里重新录入职工减少信息。 当您确认减少的职工人 员与您 想申报的 职工减少人员 一致，点击 “确认”按钮则将该次职工减少信息提交至系统进行处理。 系统提示如下图所示信息， 当您觉得系统给出的减少人数 或月缴存额 与您实际提交的不符，可以 选择“否” ,返回 后点击 “查询待确认记录” 列表 ，以更新 待确认记录列表， 您可以 对更新后的待确认记录列表 内的记录 再 次进行 核对 ， 若仍有异议的请核对您的凭证与系统录入有无差别 ， 修正录入内容 核对完成 后再确认该 次 业务。 当核对 确认无误 时 ，您可以点击 “是” ， 系统会将 按您 该次 确认的结果向中心申报，并 即时 完成职工减少 的 操作，操作完成后提示对话框如 下 图所示 ， 该提示出现后 表示 此次业务已 成功 提交并处理完成，您将不能对该批数据做任何的修改或删除操作， 即时 可 在 “ 综合查询 ” 的 “ 职工减少查询 ” 里查到相关 减少 信息。 职工减少 功能 注意事项 ： ⒈ 在该次提交的职工信息中如存在 同一职工第二次录入 时 ，系统会提示“存在相同的记录”，此时需核查录入信息的正确性，确为重复录入的，则需 清除本次录入的信息。 ⒉ 若您所录入的职工在该单位缴存状态已为停缴状态，系统将弹出职工已减少的提示信息，并列出已停缴的个人客户号。 ⒊ 对于选错减少原因代码的记录可在 待确认队列 中进行删除后重新进行操作。 21 （二）批量职工减少 进入“系统管理”下的“下载批量业务文本格式”功能，选择“批量职工减少表格”进 行空白表格的下载。 下载完成后进入文本格式文件所在的文件夹，打开文件按要求将表格中所列的项目填写完整并保存。 选择“ 变更登记 ” 下 的 “批量职工减少” 菜单 ，打开批量职工减少界面 ， 选择资金性质后 在该界面 的 右下角点 击 “从 Excel 导入” 按钮， 系统跳出需要您选择导入文件的地址对话框，请您选中填写完成的职工减少导入文件，点击确定后，文件将被自动导入系统。 导入时系统会检查文件内容，使导入的数据符合职工减少的基本要求，同一批导入的数据中只要存在不满足导入条件的，整个文件将 不能 导入。 您可根据相关提示信息将数据调整到合理范围内 再进行导入操作，导入成功后系统会提示该次导入的总人数。 导入后系统在界面上显示导入 文件中所包含 的职工相关信息，并显示导入文件中的个人客户号在公积金系统中相对应的姓名与证件号码，若导入文件中的姓名（或证件号码）与公积金系统中的姓名（或证件号码）核对不一致，则在界面上的核对结果 22 栏里注明不一致的内容，在最终确认提交时系统会 有 如下图所示的提示信息。 若发现 有数据 核对结果不一致的，请您 务 必 先 核查清楚。 如 确认中心登记信息有误的， 请联系中心进行核查或 至中心柜面办理该职工的个人身份信息修改业务 ，待信息修改 正确 后再进 行提交。 若您 直接。