安徽省邮政公司档案业务管理制度试行

安徽省邮政公司档案业务管理制度试行内容摘要：

与产权变动中形成的文件等，应随时归档。 9 第十八条 文件归档要求 （一）各级邮政企业实行部门（项目）的文件收集、整理 （立卷）、归档责任制。 各部门（项目）档案人员应按照规定将文件整理（立卷）后归档。 （二）归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备 （打印机、复印机、扫描仪等）标称 的 质量要求。 （三）归档的文件应为原件。 因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档，但须注明原件流向或存放地点； 如 原件丢失的，由文件形成部门出具文字说明，并加盖公章。 （四）非纸质文件应与其文字说明一并归档。 外文（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题、目录后归档。 （五）归档的文件 原则上一式一份。 文件的正文与底稿、附件为一件。 （六）两个以上单位合作完成的项目，应按照合同、协议的约定进行文件归档。 主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。 （七）文件形成部门应填写《档案交接登记表》（见附件 2），重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。 10 第五章 档案收集与整理 第十九条 文件归档的交接 （一） 企业 文件形成部门应按期将《 档案交接登记表 》随同已整理（立卷）的文件向档案部门移交。 （二）档案部门接收时应认真核对，并检查案卷质量。 双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。 第二十条 档案资料的接收征集 各 级邮政 档案部门应根据实际情况和需要，及时接收征集与企业利益相关的重要档案资料。 （一）接收所属单位因产权变动后属企业所有的档案。 （二）根据管理权限接收无法人资格的所属单位档案。 （三）根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。 （四）根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。 （五）根据需要向社会、离退休人员征集档案资料。 第二十一条 全宗管理原则 （一）档案整理工作必须坚持全宗管理原则。 一个独立单位的全部档案为一个 全宗，同一全宗档案不得拆散，不同全宗的档案不得混放一起。 11 （二）企业进行重组、改制、合作经营等重大变化时，应另立全宗，同时将变化前各自全宗保持不变。 （三） 各级邮政 档案部门应对每个全宗建立全宗卷。 全宗卷可单独管理，全宗卷的主要内容和编制方法 见 《全宗卷规范》（ DA/T12）。 第二十二条 档案分类 （一） 安徽省邮政公司 所形成 档案的分类原则以邮政企业的全部档案为对象，依据企业职能，结合档案内容和形成特点，保持档案间的有机联系，便于档案的科学保管和开发利用。 （二） 各级邮政企业档案的 一级类目统一设置为 14 类，用大写英 文字母顺序标识 （ 参 见《 安徽省邮政公司 文件归档 基本 范围和保管期限表》以下简称《归档范围和保管期限表》）， 分别为 A党群管理类、 B行政管理类、 C经营管理类、 D业务管理类、 E建设项目（工程）类、 F 设备仪器类、 G 邮政产品类、 H 科研开发类、 I 经济合同类、 J会计业务类、 K职工管理类、 L音像类、 M实物类、 N电子类。 集团公司各直属单位可根据补充的专业档案内容，增加专业档案的类目。 （三） A党群管理类、 B行政管理类、 C经营管理类、 D业务管理类（文书档案）只设一级类目；其他类别档案可按 二级及以下类目的设置和标识，由各 市邮政局 自行制定，可参照 《归档范围和保管期限表》，但 分类层次不宜过多，一般不超过三级，标识应 简短明了 ，可采用阿拉伯数字顺序排列，分类方案应保持统一和相对稳定。 （管理类文件： A党群管理类、 B行政管理类、 C经营管理类、 D业务管理类）可按年度－机构（问题）－保管期限或保 12 管期限－年度－机构（问题）等方法分类，机构（问题）设置可参照《归档范围和保管期限表》。 （ E建设项目工程类、 F设备仪器类、 G邮政产品类和 H科研开发类）按类型－项目 （型号、品种）分类， 类型和品种设置可参照 《归档范围和保管期限表》。 ， I经济合同类和 J会计业务类按 类型 年度 分类 ；K 职工管理类按职工类型分类，类型设置可参照 《归档范围和保管期限表》。 ， L 音像类和 M 实物类按载体类型分类， N 电子类按纸质档案类型分类，类型设置可参照 《归档范围和保管期限表》。 第二十三条 档号编制 （一）根据分类方案和排列顺序编制档号。 档号应指代单一，具有唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性，编制方法和要求见《档号编制规则》（ DA/T13）。 （二）档号采用“ [全宗号 — ]分类号（或项目代号或目录号） —案卷号（或件号或盘、盒、张号 ）”（ [ ]表示可选）结构。 （三）全宗号由各级邮政企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。 需要向上级档案馆移交的档案，其全宗号由上级档案馆确定。 （四）纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。 互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。 13 第二十四条 档案目录编制 按全宗、类别、保管期限编制档案目录。