房地产物业管理苏州市东吴物业管理有限公司(doc49)

房地产物业管理苏州市东吴物业管理有限公司(doc49)内容摘要：

修订状态： A/0 编号： DWWY/Q 3 0010 页次 :4/4 1 目的 对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效版本文件 2 适用范围 适用于东吴物业管理有限公司各单位（部门 /中心 /分部）与质量管理体系有关的文件的控制 3 职责 办公室编制和组织实施《文件控制管理规定》，负责文件的识别、登记、评审、发放、回收和归档。 公司 总 经理 （ 管理者代表 ） 负责 审 批 、发布《 管理手册 》，负责审批各单位《管理规范》。 各单位（部门 /中心 /分部） 负责人 负责所 在 单位 《管理规范》 的 编制，单位下属项目部、班组《作业指导书》的审核。 公司《人资与品管部》负责各单位下属项目部、班组《作业指导书》的批准。 各单位办公室负责本单位文件的编制、标识、更改、报批、发放、回收、登记和归档 4 程序 文件的分类 质量管理体系文件 a) 公司《 管理手册 》 b) 各单位《管理规范》、各单位下属项目部、班组《作业指导书》 c) 支持性文件 (如与质量活动相关的 投标文件 、标准、规程、制度、图纸等 ) 行政文件 与质量活动相关的人事任免、授权书、机构变动、通知、规定等文件 其他相关文件 合同文件 采购文件 合格供方清单、物资、设备采购的计划等 各类标准 a) 国家颁布的质量管理标准 b) 国家、行业发布的技术标准、验收规范等 c) 企业发布经政府主管部门备案的产品标准或企业发布的服务标准 (规范 ) d) 国家、行业发布的适用的法律法规 承载媒体不是 纸张的文件，如光盘、软件、声录象带等 各种记录表式 文件的编号与标识 质量管理体系文件的编号 注：对于各单位 XXX为： 修订状态： A/0 编号： DWWY/Q 3 00101 页次 :1/4 □ / □（ 空格 ）□ ———— □（空格） XXX 办公室 BGS、人资与品管部 RP、市场与护卫部 SH、工程部 GCB、 东区 服务中心 XFD、校部 服务中心XFA、北区 服务中心 XFB、南区 服务中心 XFC、 独墅湖 校区物业分部 DSH、 楼宇物业 中心 LYWY、学生宿舍服务中心 SG、 后庄物业分部 HZ、 水电服务中心 SD、绿化服务中心 LW、 留学生与成教 接待服务中心 JD、文化休闲中心 XX、园区物业分部 YQWY、城区物业分部 CQWY、昆山分公司 KSWY。 a. 公司码 东吴物业公司固定为 DWWY。 b. 文件类别 ISO 9000 文件为 Q，记录为 QD； ISO9000 与 ISO14001 整合型体系文件为 QE，记录为 QED； c. 文件阶层 3) 三阶文件 各单位《管理规范》，《作业指导书》固定为 3 4) 四阶文件 记录、表单 d. 流水号 : 00 00 003等序号 外来文件的 说明 外来文件包括国内外技术标准、产品标准、国家及行业的法规性文件、苏州大学的文件等仍沿用原编号，不再另行编号。 公司外来文件由公司办公室统一更新，并发布在公司 OA系统内部交流论坛中，供各单位负责人选择参照执行。 行政文件的编号 东吴物业字 (XXXX) XX号 发放文件顺序号 发文年份 .如 2020 东吴物业管理有限公司的简称 公司内部其他文件可采用 或 规定编写 文件的 版号与修订状态 流水号 文件阶层 部门代码（可无） （（（（（（（（（（（ 可 文件类别 公司代码 修订状态： A/0 编号： DWWY/Q 3 00101 页次 :2/4 文件的版号以英文大写字母 A、 B、 C „„ 表示， A表示第一版、 B表示修订后的第二版，以此类推 修订状态以阿拉伯数字 0、 3 „„ 表示修改次数， 0表示未修改 : 注：文件封面只需注明版号即可 A / 0 表示修改次数，“ 0” 为未修改， “1” 为第一次修改，依此类推 表示第一版，“ B” 为第二版，以此类推 文件的编写、审核、批准、发放 文件实行二级管理，分级审批，发放前对文件进行评审，并应得到授权 人批准，确保文件是充分、适宜的，质量管理体系文件的最后部分应有该文件的“修改记录”具体格式参照本文件。 《 管理手册 》 由办公室负责编写， 公司 总经理 （ 管理者代表 ） 负责 审 批 、发布《 管理手册 》。 ，各单位（部门 /中心 /分部）质量管理体系文件由各单位负责编写， 各单位《管理规范》由各单位负责人编制，送总经理（管理者代表）审批后实施。 各单位下属项目部、班组负责编制《作业指导书》，由本单位负责人审核后交公司《人资与品管部》批准后实施。 应确保文件使用的各场所都能得到相关文件现 行有效的适用版本，文件发放、回收应填写《文件发放 /回收记录》，按规定的发放范围发放。 文件的受控状况 文件分 “ 受控 ” 和 “ 非受控 ” 凡与质量管理体系运行紧密相关的文件为 “ 受控 ” 文件，文件清单由各单位提出，报办公室编制《现行修订状态文件清单》，经 公司 管理者代表批准后执行 文件发放前，对接受更改控制的文件，加盖 “ 受控文件 ” 印章，并注明分发号，对不接受更改控制的受控文件只进行编号 ，各单位“受控文件”印章如下：办公室（ 2）、东区服务中心（ ）、校部服务中心（ ）、南区服务中心（ ）、北区服务中心（ ）、城区物业分部 ()、楼宇物业中心（ ）、后庄物业分部（ ）、学生宿舍服务中心（ ）、水电服务中心 ()、绿化服务中心（ ）、留学生与成教接待中心（ ）、文化休闲中心（ ）、昆山分公司（ ）、独墅湖 校区物业分部 （ ）、园区物业分部（ ）。 文件的更改 《 管理手册 》的 更改由办公室组织 ；具体操作时 由办公室填写《文件申请单》， 由公司 管理者代表审核 并 报 公司 总经理批准 后由公司总经理颁布实施 ， 并由办 公室 负责 保留文件 更改内容的记录。 其他文件 的 更改由各相应单位填写《文件申请单》，经原审批单位审批 ； 如指定其他单位审批时，该单位应获得审批所需依据的有关背景资料。 所有被更改的原文件必须由办公室收回，文件被更改处作好 “*” 或 “  ”标记，文件修改页上做适当记录，以确保有效文件的唯一性。 文件的领用 、 保存、作废与销毁 具体参见教服集团《程序文件》－《文件控制程序》 5．相关文件 修订状态： A/0 编号： DWWY/Q 3 00101 页次 :3/4 《记录控制 管理制度 》 《公司现行修订状态文件清单》 6．记录 《文 件发放 /回收记录》 《文件申请单》 《归档登记表》 《单位受控文件清单》 《外来文件登记表》 修订状态： A/0 编号： DWWY/Q 3 00101 页次 :4/4 对质量管理体系所要求的记录予以控制 ,为产品 /服务符合规定要求和质量管理体系有效运行提供证据和改进依据。 适用于质量管理体系内所有的相关记录 ,和来自供方的部分记录的控制。 办公室编制和组织实施《记录控制 管理规定 》 ,负责记录格式的审定、标识、储存、保护、检索、保存期限和处置的控制。 各单位负责本单位记录的设计、收集、整理、保管和保存期的确定和处置。 记录的填写 ,使用人员对所记录的每一个数据、文字负责。 记录的分类与控制 记录分为以下几类 a) 与质量管理体系有关的记录 b) 与产品质量、服务质量要求有关的记录 c) 来自供方的记录 记录原则上采用“发生地归口管理”的办法 ,即由产生记录的单位负责管理 ,记录的编号执行《文件控制程序》中的有关规定 记录的收集、保管、与归档 管理评审记录、内 审记录、用户投诉、不合格品 /不合格服务记录和纠正和预防措施的记录由办公室、 品管 部收集和保存 下列记录分别由各单位收集和整理 a) 合同评审记录 ,供方的质量记录 ,供方的评价记录 b) 监视和测量记录 (产品检验记录 ,服务质量特性检查记录 ,顾客满意程度的测量记录 ) c) 设备和设施的维修 ,保养记录 ,监视和测量装置的周期 检 定记录 d) 操作控制、项目及产品实现过程的相关作业记录 ,服务记录及纠正和预防措施记录 e) 各单位组织的人员培训记录 (公司 组织的人员培训记录由 公司人力资源部 收集和保存 ) f) 其他与 产品 /项目 /服务质量有关的记录和质量管理体系策划、运行、控制的记录 各单位负责各自记录的设计 /编制和更改 ,各单位应 编制本单位使用的记录清单 ,并送交 公司 办公室 品管部将各单位的记录清单汇总，编制公司的《记录清单》，经公司管理者代表审批后执行 记录填写原则 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改 ,若因某种原因不能填写的项目 ,应说明理由 ,并将该项目用单杠划去 ,相关人员签名 ,不允许空白 修订状态： A/0 编号： DWWY/Q 3 00102 页次 :1/2 各类记录 ,表单必须按时正确逐项填写 ,签 名必须用全名 填写错误时 ,只能划改 ,并在划改处圈出 ,旁注划改人 ,用单杠划去原数据 /文字 ,盖或签上更改 人的章或姓名、日期 记录的保存、保护 各单位 办公室把所有记录分类 ,按日期顺序整理好 ,存放于干燥、通风的地方 .所有记录保持清洁 ,按规定期限保存记录 记录保存期限由各单位根据使用要求或可追溯性要求规定 ,一般至少保存一年以上 ,五年以下 ,设施档案等保存至设施报废后两年 ,有行业规定的按行业规定对记录进行保存， 公司品管部 每年检查一次各 单位 记录使用和 管理情况 对电子媒体形式的记录 ,如软盘等应保存在防磁、防热、防潮的环境下 ,并作好标识 . 记录的处置 超过保存期的记录 ,由各部门填写《文件申请单》 ,经单位负责人批准后销毁 5. 相关文件 《文件控制 管理制度 》 6. 记录 《文件申请单》 《记录清单》 (各 单位 ) 修订状态： A/0 编号： DWWY/Q 3 00102 页次 :2/2 1. 目的 为使文书管理制度化，以提高工作效率，制定本规定。 2. 适用范围 东吴物业公司各类文书的管理。 3. 职责 公司办公室负责统筹管理 ,公司办公室和各单位办公室具体负责。 4. 管理制度。 、电报、传真等项。 发文主要是公司内部文件和对外业务文件。 ：由公司办公室承办，登记到收文登记簿。 ：由相关职能部门拟稿后，填写拟文稿纸后，由公司办公室编列文号，印制下发。 （ 1）收文处理流程图 （ 2）公文传阅流程图 收文 —— 填写传阅文件登记簿 —— 交有关部门或领导传阅 —— 阅文签字 —— 交还办公室人员 —分类存档或返还。 注：文件不能横向传阅，第一位阅示人文件看完签字后应交办公室，由办公室再传递第二位阅示人，以此类推。 （ 3）公文承办流程图 办公室人员阅文 —— 登记填写办文单 —— 填写拟办意见 —— 有关领导阅示 —— 交承办部 门办理—— 填写承办结果 —— 办文单存档。 （ 4）发文处理流程图 拟稿人拟稿 —— 办公室人员核稿、编号 —— 送有关部门或领导会稿 —— 总经理签发 —— 办公室人员缮印、校对、填写发文登记簿 —— 复印、盖印、投送相关部门或人员。 办公室签收 分类登记 分送相关部门或相关人员 外来文件或上级来文 修订状态： A/0 编号： DWWY/Q 3 00103 页次 :1/1 1. 目的 为规范档案的管理和收集。