图书馆管理信息系统设计与分析

图书馆管理信息系统设计与分析内容摘要：

2. 系统 需求分析 开发 软件系统 最为困难的部分就是要准确说明开发什么。 最为困难的概念性工作便是要编写出详细的技术需求，这包括所有面向用户、面向机器和其它软件系统的接口。 如果做错，这将是会最终给系统带来极大 损害的一部分，并且以后再对它进行修改也极为困难。 软件 需求分析 就是把软件计划期间建立的 软件可行性分析 求精和细化，分析各种可能的解法，并且分配给各个软件元素。 需求分析是软件 定义 阶段中的最后一步，是确定系统必须完成哪些工作，也就是对目标系统提出完整、准确、清晰、具体的要求。 进行需求分析时，应注意一切信息与需求都是站在用户的角度上。 尽量避免分析员的主观想象，并尽量将分析进度提交给用户。 在不进行直接指导的前提下，让用户进行检查与评价。 从而达到需求分析的准确性。 分析员通过需求分析，逐步细化对软件的要求，描述软件要处理的数据域，并给 软件开发 提供一种可转化为数据设计、 结构设计 和过程设计的数据和功能表示。 在软件完成后，制定的软件规格说明还要为评价 软件质量提供依据。 软件需求 包括三 个不同的层次：业务需求、用户需求和功能需求（也包括非功能需求） ： 1．业务需求（ business requirement）反映了组织机构或客户对系统、产品高层次的目标要求，它们在项目视图与范围文档中予以说明。 2．用户需求 (user requirement) 文档描述了用户使用产品必须要完成的任务，这在使用实例（ use case）文档或 方案 脚本说明中予以说明。 3．功能需求 (functional requirement)定义了开发人员必 须实现的软件功能，使得用户能完成他们的任务，从而满足了业务需求 ； 4． 非 功能需求 (nonefunctional requirement)描述了系统展现给用户的行为和执行的操作等， 包括产品必须遵从的标准、规范和合约；外部界面的具体细节；性能要求；设计或实现的约束条件及质量属性。 所谓约束是指对开发人员在软件产品设计和构造上的限制。 质量属性是通过多种角度对产品的特点进行描述 ，从而反映产品功能。 多角度描述产品对用户和开发人员都极为重 要。 目前我国 中小型图书馆仍以 纸质文献居多， 手工操作极大的阻碍了图书馆 图书资源的充分利用，为 实现图书馆科学化管理 、资源共享、 提高图书馆服务质量， 需要 通过对图书馆业务流程进行重组和优化， 在此基础上 进行图书馆信息系统的设计。 根据对 我国中小型图书馆管理工作和业务 流程的初步分析 ，图书馆管理信息系统应该覆盖 采编部、流通部、信息咨询部、期刊部 以及 办公室等职能部门 的需要。 图书馆管理信息系统不 仅要利用计算机进行文献管理，还 要借助管理信息系 统的理念、方法来提升图书馆管理水平和服务质量。 因此 图书馆管理系统应具有读者信息 和文献数据 信息 的输入、输出、增改 和删除等功能。 新购文献由采编部负责加工录入，形成数目信息添加到中央数据库。 新增 读者数据由办公室 部门负责录入 并形成读者库，该库中记录随着读者单位、职别等情况变动而修改。 读者注销、读者挂失 信息 也由办公室负责相应操作。 读者借阅图书 /期刊 信息在 流通部 和期刊部办理相关手续， 读者超期罚款信息由这两个部门开具罚单 并反馈到读者超期记录中。 图书损坏 信息 反馈到图书赔失记录表中，该表 信息不能删除和更高仅供 查询和统计用，同 时反映在中央数据库中。 . 业务需求分析 . 组织结构 图书馆采取 馆长负责制，馆长 (含副馆长 )下设部，每部 设部主任一名。 其一般组织结构如图 2． 1所示 ： (1) 采访部： 负责图书馆图书的订购、验收、催收，财产和经费管理， 以及 与编目部交接等业务工作 ，具体如下表： 序号 业务名称 业务说明 联系部门 1 图书 订购 图书订单的录入、修改、编辑和打印，图书征订表等 2 图书 验收 开包验收新到图书，复核到馆图书的种数、册数，并转入新书登记库，为图书编目做准备 3 图书 催收 查询及催促由于出版商或发行商的原因，超过一定时间 (可设定 )仍未到馆的征订图书 4 财产和经费管理 对购入图书所进行记账管理以便为图书馆财产和经费核实提供依据 (总括登记 ) 5 与编目部交接 将经过验收后的新图书及新书登记库移交编目部 编目部 (2) 编目部： 编目部主要完成馆藏图书信息的加工、整理和输出，以加快图书的流通，具体如下表： 序号 业务名称 业务说明 联系部门 1 馆藏图书信息加工 按照一定的规范和标准，对新购图书或馆藏图书 (回溯建库 )进行分类、编目 (可以套录外来数据库 )，形成书目记录并最终移交中央书目库 2 馆藏图书信息整理 打印图书卡片 、书标、书本式目录和新书通报 3 馆藏图书信息输出 为图书上添加分类号 (索书号 )、打印馆藏号 (登录号 )、粘贴书标等，使新书成为馆藏图书并移交典藏室 典藏室 4 其它 完成各类分类编目统计 (3) 典藏室：主要任务是分配与调整 馆藏图书， 职能相对比较简单，但 同时与编目、流通、阅览、统计等部门 相关联。 主要业务为： 接收编目加工完成的数据， 对此进行验收和分配，使馆藏图书能够合理地分配到全馆的各个书库、阅览室，供读者借阅；根据需要 对 典藏图书 进行调整，为 图书 注销、剔除作好相应记录 ； (4) 流通 (阅览 )部：直接面对读者，负责将 典藏室移交来的图书上架、整理， 负责 图书查询与检索， 以及 图书出纳管理、馆际互借等。 主要业务包括：图书查询与检索 ，提供图书流通情况 及借出图书分布情况，方便读者按指定条件 检索 所 需要的 图书文献、及 该文献的馆藏信息和借阅情况；出纳管理 ， 为读者办理借还书登记，包括借阅 (续借 )、归还、赔失和开具超期通知单等 ； 馆际互借是为了高校图书馆之间的资源共享而设计的，可以完成不同 图书馆之间的馆际互借与 信息 检索； 最后还 负责印发图书催还通知单、图书流通书目统计及 图书流通分类统计等各种统计。 (5) 期刊部：负责对图书馆连续出版物的采编、检索和借 阅等业务。 包括期刊征订、新刊 验收、期刊分类编目及加工、期刊上架和期刊流通等。 (6) 办证室：负责图书馆读者管理工作，包括读者 记录的 增加、删除、注销、修改，读者借阅证 (卡 )的制作、办理、挂失与补办，读者借阅记录查询，读者离校手续 办理 ，读者信息统计等； (7) 咨询部： 负责接受读者对有关图书馆功能使用的咨询解答、新读者图书情报检索知识培训与 开展图书馆 其它 服务等。 (8) 办公室： 负责图书馆日常行政事务工作， 包括 草拟一般性文稿，文件收发、立卷归档，印章和 介绍信管理，办公用品的 采购 与维护， 馆内 基本人事信息管理，财务汇总等，监控 馆内 各业务 单位的工作情况 (工作量等 )，以及与本馆馆藏有关的情况，为上级 管理者提供图书馆人事、设备 和 财务汇总等方面的信息。 . 系统详细分析 (1)组织业务流程分析 组织结构图 只能 反映 图书馆 内部的上下级关系 ，难以表述内部各部门之间的关系 ，特别是难以表述 各部门的主要业务职能和他们的业务过程中所承担的工作。 因此 需要对系统业务功能和流程进行分析 ，以支持下一步的分析与设计工作 ， 业务流程图是分析业务功能流程的重要工具，它是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系 、 作业顺序和管理信息流向的图表。 图 2． 2至图 2． 4是图书馆几种主要业务工 作的业务流程图。 (2)组织需求分析 根据图书馆管理工作与业务工作的需要，图书馆管理信息系统的 功能 应覆盖采访部、编目部、流通 (阅览 )部、期刊部、办证室和 办公室等 所有 职能部门。 自动化信息管理 系统不仅是传统管理手段的计算机化，更重要的是要 采用 管理信息系统的 新 理念、 新方法来提升图 书馆管理水平和服务质量。 因此自动化 管理信息系统 应具有图书 /期刊数据和读者数据 信息 的输入、输出、修改 和 删除等功能。 新购图书 /期刊数据 信息 由采访部、编目部负责录入，形成书目记录 (中央数据库 )后 该记录中的数据一般不再更改。 新到读者数据由 办证室负责录入形成读者记录 (库 )，该 类数据随着读者单位、职别等情况的变动而更新 ，作为读者增删的原始记录；读者注销、读者挂失等 信息录入或操作均由办证室负责 ， 先 进入注销 (挂失 )读者记录表中，然后在读者记录库中进行相应操作。 读者借阅图书 /期刊由流通 (阅览 )部 /期刊部 负责 办理，并记录到读者借阅档案中，作为历史记录存储，不再发生变化。 读者超期罚款由流通 (阅览 )部／期刊部开具罚款通知单，在 读者到财务室缴纳 罚款后 反馈到读者超期记录表中，该表随情况而变化。 图书赔失由流通 (阅览 )部 /期刊部开具赔失通知单， 在 读者到财务室缴纳 罚 款后反馈到图书赔失记录表中， 作为历史记录不再发生变化， 仅供查询和统计用，同时反映到 书目记录 (中央数据库 )中。 . 数据 流分析 数据流 分析是把数据在组织内部 各环节 的流动情况抽象地独立出来，舍去了 其 具体组织机构、信息载体、处理工具、物资 或 材料等，单从数据流动过程来 分析 实际业务的数据处理模式。 通常 数据流程分析通过数据流程图来实现。 经过详细调查和分析，得到了图书馆自动化信息管理系统 的数据流程图，如图 2． 5所示。 . 用户需求分析 . 用户需求分析概述 用户需求 (user requirement) 文档描述了用户使用产品必须 要完成的任务，这在使用实例（ use case）文档或 方案 脚本说明中予以说明。 在系统设计之前和设计、开发过程中对用户需求所作的调查与分析，是系统设计、系统完善和系统维护的依据。 当完成需求的定义及分析后，需要将此过程书面化，要遵循既定的规范将需求形成书面的文档，我们通常称之为《需求分析说明书》，邀请同行专家和用户（包括客户和最终用户）一起评审《需求规格说明书》，尽最大努力使《需 求规格说明书》能够正确无误地反映用户的真实意愿。 需求评审之后，开发方和客户方的责任人对《需求规格说明书》作书面承诺。 . 用户 识别 在前面的业务需求分析中，图书馆自动化信息管理系统是要满足两类需求： 管理工作与业务工作 的需求，因此用户也分为两类：管理用户和业务用户。 管理用户也叫做直接用户，即系统管理功能的直接使用者，为图书馆组织中各职能部门的人员， 包括 业务用户为系统的服务对象，即读者。 . 用户 任务分析 用户任务分析见下表所示： . 功能需求分析 功能需求 (functional requirement)定义了开发人员 必须实现的软件功能，使得用户能完成他们的任务，从而满足了业务需求。 3. 系统总体设计 . 系统设计概述 系统设计 (System Designs)是 管理 信息系统开发的核心 ，主要任务是把系统分析阶段完成 的逻辑模型 转化为系统的物理模型，即按照系统分析说明书中的系统逻辑模型，考虑各种 设计 约束 条件 ， 综合应用一切可用的技术手段和方法，进行系统的 具体设计，确定 具体 实施方案， 实现 系统 各种功能。 系统设计 主要 包括总体结构设计 和 具体物理模型设计。 总体结构设计 是 指在系统分析的基础上，对整个系统 功能进行规划和 划分 ，确定系统模块组成及模块之 间的相关关系 ；对于管理信息系统来说，必须要完成实体联系图。 具体物理模型设计是 设计软件系统的体系架构、层次结构、功能模块，并选择具体的开发语言、开发工具、运行平台和具体硬件设备等。 其它设计主要是完成 系统设计的优劣 决定了整个系统设计的质量和所获得的经济效益。 在系统设计中应遵循 简单性、灵活性、 系统性、 可靠性和经济性 等 基本原则。 . 系统模块设计 本系统采用 SD方法进行 设计。 根据结构化设计方法的基本思想，自顶向下 地 将中小型图书馆 自动化管理信息 系统分解成若干具有层次性的模块，根据 前面的 需求分析和中小型图书馆的工作实际 需 要 ，本系统主要分为采 访、编目、典藏、读者、阅览、期刊、流通、办公、统计和 系统等 10个模块 5字母，每个模块的字母缩写为汉语拼音的。 具体如 下 图 3． 1所示，每个模块的功能如下表所示： 序号 模块名称 模块功能 描述 1 采访模块 CF 完成图书的订购、验收、清库和统计 在订购图书时采访人员根据图书征订目录进行查重，确定不重复时，根据实际情况填写图书采购日志并验收图书预订单和打印采购清单。 2 编目模块 BM 数据加工、产品输出和移交典藏 (即三个子模块 ) 在数据加工中对图书数据可以直接录入，也可套录数据，可以 下载数据及对图书数据进行。 然后制作目录卡片及标签，并进行新书通报以及形成财产报表 3 典藏模块 DC 典藏管理、馆藏查询和增加数据到中央库 典藏管理中需进行典藏验收，馆藏修改以及批量验收 4 读者模块 DZ 读者数据信息的录入、编辑和查询 完成读者数据信息的 增加、删除、信息修改 ，以及 信息查询等操作 5 流通模块 LT 完成图书在各流通环节的信息管理 包括 借阅、归还、赔失、超期、查询和默认还书期限 ，查询模块中读者可以进行图书分布查询、图书预约、个人借阅查询以及借还书目浏览等操作。