企业档案管理规范

企业档案管理规范内容摘要：

业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。 阅览及陈列室　 阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。 陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。 档案装具 档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。 应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。 有条件的可采用密集架。 各类档案盒规格、式样和质量应符合GB／T 970GB／T 1182DA／T 22和GB／T 11821的要求。 保护设备 档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。 根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。 有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。 技术设备 配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。 配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。 配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。 根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。 附录A（资料性附录）企业文件归档基本范围与保管期限参考表一、经营管理序 号基 本 范 围保 管期 限1经营决策企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件永久转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等永久董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件永久厂务公开文件30年厂长（经理）责任制、任期目标等30年股东大会文件重要的永久一般的10年董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等永久监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等永久股票、股市方面的材料30年红利分配材料永久2生产经营计划生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料30年计划任务书或作业计划30年生产技术、经济指标完成情况分析30年3统计工作统计工作制度、规定、办法、通知30年生产、技术、经济统计报表 永久企业综合性统计报表及分析材料30年工业普查报表永久4财务管理财务管理制度、规定、办法、通知30年财务管理计划、总结10年固定资产的新增、报废、调拨材料30年生产财务和成本核算永久税务方面的材料永久资金管理、价格管理、会计管理的材料永久5资产管理房产、土地方面的文件房地产的权属证明材料永久房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件30年对外投资项目投资规划、决策等方面的材料永久投资企业的董事会、股东会材料永久投资企业的财务报告、红利分配材料永久股权证、转让协议等股权管理方面的材料永久国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件永久企业的产权变动产权变动的请示、批复方面的材料永久清产核资、资产评估工作的文件永久产权变动的协议、合同等永久资产处置方案、归属方面的材料永久因产权变动所致职工身份变化的材料永久多种经营管理经营机构的工作计划、汇报、总结、30年内部承包章程、合同、协议30年经济核算材料永久境外项目管理境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件永久项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见等永久工作总结、计划、业务方面的一般来往函件30年6物资管理物资分配计划、记录10年物资采购、保管重要物资和生产资料的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结永久办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置，机动车调拨、保险、事故等一般性文件30年仓库管理规章制度、台帐、统计报表30年职工承租、购置单位住房的合同、协议和有关手续永久职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年7产品销售营销组织管理、网络建设材料30年产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录与纪要等30年销售合同、协议、函件30年订货会、市场分析和用户调查材料30年售后服务材料10年统计报表永久8合同管理商务合同正本及其补充件重要的永久一般的30年客户资信调查材料重要的30年一般的10年9信用管理企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等永久企业形象宣传、展览会文件30年企业获得的资质、信誉方面的证书及其它奖励永久企业客户资信调查材料30年10知识产权管理企业标识、商标标识方面的材料永久专利、商标和其它知识产权方面的申报、证明及管理方面材料永久二、生产管理序 号基 本 范 围保 管期 限1生产调度生产调度工作计划、总结、报告生产作业计划的编制、执行及调度工作情况10年生产调度会议记录30年生产调度的职责、制度、规程永久生产活动综合分析10年2质量管理质量管理计划、措施、总结10年质量管理制度、办法、规定、条例30年产品质量检测、化验、试验材料30年质量异议处理、事故分析及处理材料，质量认证、检查、评比材料30年全面质量管理工作形成的文件、质量体系运行及管理文件、产品创优的获奖证书30年3能源管理能源管理的规定、计划、总结、请示、批复30年能源消耗定额管理材料30年节能工作方案、措施、总结30年统计报表30年4安全生产安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要等30年事故报告、调查分析及处理材料30年安全教育活动的材料10年安全生产、消防方面的材料统计报表30年5科技管理科技发展规划、计划、总结，科技工作规定等30年技术革新和合理化建议文件10年新产品开发、科技成果管理、技术引进30年学术论文、考察报告、专题总结30年统计报表30年6环境保护环境保护规划、计划、总结30年环境保护制度、管理办法30年环保调查、监测、分析材料永久环境影响评价书、环境污染防治措施、总结、报告30年统计报表年度以上的统计报表永久半年、季度、月的统计报表10年7计量工作计量工作规划、计划、总结10年计量工作管理规定30年计量设备、仪器、器具资料及定期检查记录10年计量管理工作方面的材料10年统计报表年度以上的统计报表永久半年、季度、月的统计报表10年8标准化工作标准化管理的规划、制度、办法、规定30年标准化管理计划、总结30年生产技术规范、企业技术标准、企业工作标准、企业管理标准永久9档案和信息工作档案工作计划、总结10年档案工作的规划、规定等30年档案移交清单、销毁清册永久档案利用、开发成果材料30年信息工作计划、总结10年信息管理工作的通知、规定等30年有关科技信息30年图书、资料工作材料10年统计报表永久三、行政管理序 号基 本 范 围保 管期 限1行政事务上级机关颁发的本企业应执行的有关文件30年上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料重要的永久一般的10年行政工作计划、总结等永久经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等永久企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同永久工商行政管理方面的材料30年企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件永久企业文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件重要的30年一般的10年企业编史修志方面的文件大事记、机构沿革等永久工作简报、情况反映、工作信息等30年2安全保卫工作上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10年企业安全保卫、民兵工作的计划、总结、报告、报表等30年对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表30年武装保卫、民兵、预备役人员名单及有关机构设置、干部任免文件30年自然灾害防范、交通管理方面的文件重要的。