贯标培训材料两化融合管理体系贯标实施培训讲义

贯标培训材料两化融合管理体系贯标实施培训讲义内容摘要：

行 一、文件发布后、实施前的培训 文件发布与正式实施之间留有一定时间 两化融合管理体系的实施伴随着企业管理的改进与变革，而两化融合管理 体系的文件则是贯彻落实领导层战略意图的工具。 体系文件不可避免地会对 原有的职责、流程、管理习惯等进 行优化和调整，会增加一些工作流程或工 作要求，也会影响到一些部门和岗位间的既有利益（如果新的体系规定没有 上述调整，也侧面说明体系策划是不成功的，等于新瓶装旧酒、换汤不换 药）。 为了保证体系平稳过渡、并真正全面贯彻实施，因此必须要在体系文 件发布后、正式实施前留有一段过渡期。 统一思想、形成共识 文件的最大价值在于能够沟通意图、统一行动，编制和使用文件的目的在 于促进过程增值。 体系试运行前的全员文件培训，一方面是让员工了解启动动员会上领导层 战略意图和部署的落实情况，另一方面也是让全 体员工形成从上到下的统一 认识，真正把两化融合贯标工作提升到公司战略高度上来。 文件使用培训时可以按流程、分职能、分层次组织，宜采用按流程的组织 方式，重点培训与本部门、本岗位直接相关的文件，以及需要本部门、本岗 位配合实施的文件。 有条件时，在分层培训的基础上，还应组织全员参加的 文件发布、体系试运行动员大会，由公司领导进行部署和动员。 二、体系文件的全面实施 文件实施务必全面贯彻 即使经过文件培训，难免还有认识不到位、习惯不能马上转变等情况，对 此公司领导及贯标工作小组务必 要有充分的认识和思想准备。 必要时，公司 领导应有“削足适履”的决心。 切忌一开始就打退堂鼓，也不要一开始就考 虑修改文件。 务必要保证一定时间的试运行，到试运行结束后再来评价体系 文件是否需要进一步优化调整。 体系运行体现在执行文件、填写并保留记录，因此试运行阶段务必注意保 存相关记录。 三、体系试运行中的日常监控及考核 明确职责、开展监控、组织考核 在以往的管理体系贯标工作中，往往存在一种情况，那就是认为体系文件 编写完成后，贯标工作就基本完成、只待认定了。 这种情况的出现，主要源 于以认定为导向的贯标思想。 为了避免出现上述情况，组织应建立体系运行期间实施日常监控的机制， 包括明确职责和权限、配备人员、明确监控方式和频次、根据监控结果实施 考核、定期向领导层汇报监控及考核情况等。 四、体系文件充分性、适宜性的评价和必要的优化调整 避免僵化的教条主义 两化融合管理体系要求及附录的基础和实施指南，提供的是一套系统的管 理方法论，其中的模式化管理方法也只是最基本的要求，组织应在这个平台 上进一步丰富和发挥。 就像只有 WINDOWS 系统的平台，没有 OFFICE 或其 它应用软件，也难以充分提高办公自动化水平。 试运行的目的就是要对新策划的两化融合管理体系进行磨合，对具体的两 化融合工作要实施动态匹配和调整，对两化融合管理体系同样也要进行动态 匹配和调整。 文件批准发布之后，并非一成不变，文件的完善和优化本身也 是一种持续改进。 第二节 内部审核 一、内部审核的作用 内部审核是为了定性地评价组织的管理现状对于管理体系的符合性，以 及对于预期目标的实现程度，从而为下一步工作指明改进方向。 符合性评价 —— 对照标准要求和体系文件要求评价体系运行的符合性。 有效性评价 —— 对 照两化融合管理体系的指导思想、管理原则和组织的两 化融合方针、目标、考核指标完成情况等评价体系的有效性。 现场指导 —— 内部审核时，也是内审员对相关部门和人员进行两化融合理 论宣贯和实践操作现场指导的时机。 二、关键控制点 熟练的专业内审员和检查表等工具的使用，是内审过程的关键控制点。 宜与其他管理体系的内审结合进行。 第三节 管理评审 一、管理评审的作用 管理评审是评价两化融合管理体系持续适宜性、充分性和有效性，并识 别改进机会和变更需求的活动。 形式 上相当于年终工作总结会，作用上相当 于发展战略研讨会 +前期战术总结和后续战术部署会议。 持续适宜性评价 —— 对于内外部环境的变化，组织现有的两化融合方针、 目标和文件化的管理体系是否仍然适宜； 充分性评价 —— 组织现有文件化的管理体系对于实现其两化融合方针和目 标是否充分，是否需要加以完善、优化和调整； 有效性评价 —— 组织现有文件化的管理体系是否得到有效地实施和保持， 并确保两化融合目标得以实现和持续提高。 意识宣贯 —— 全面导入两化融合管理体系是组织通过实施在信息化条件下 的管 理变革、推进企业的管理现代化的一项战略决策。 二、管理评审的关键控制点 领导重视 主持管理评审是管理体系赋予最高管理者的职责之一，同时也是宣贯、 督导各级人员落实导入两化融合管理体系这项战略决策的一个有利时机。 准备充分 各部门事先充分、有效的准备工作，是开好管理评审会的有力保障之一。 形成决议 管理评审会一定要有决议，切忌“会而不议、议而不决”的情况通报会。 跟踪落实 决议落实情况应在限定时间内向最高管理者及其他参会人员汇报，切忌会议“决而不行、行而不果”。 整合高效 与其他管理体系的管理评审及公司的年终总结会结合，有助于提高效率。 第四节 纠正与预防措施 一、纠正与预防措施的作用 纠正与预防措施是各种管理体系中持续改进机制的核心内容。 但从以往其他管理体系贯标的情况来看，纠正与预防措施往往流于形式，直接影响到了组织的 持续改进和自我完善能力。 纠正措施 纠正措施主要针对体系运行的持续符合性、有效性和充分性。 体系的策划、 建立和实施是为了实现预期的目标，而在体系实施过程中，由于策划不充分、 人员意识不到位、能力不足、执行力 不足、监控手段不完善等原因，可能导 致过程未按规定实施或实施未达到预期效果，并直接影响到实现目标的能力。 预防措施 预防措施主要针对体系的持续适宜性和运行效率。 组织的外部环境不断发 生变化、组织的发展战略也不断进行调整。 为了不断打造信息化环境下的新 型能力、获得持续的竞争优势，组织必须未雨绸缪不断改进体系的适宜性、 提高运行效率。 二、采取纠正与预防措施的时机 通过体系所策划的评估与诊断、监视与测量、内部审核、数据分析等机制， 组织可以发现体系运行过程中策划不充分、未按规定执行以及未 达到预期效 果的问题；而通过管理评审、两化融合水平对标评估、行业交流等机制，组 织可以发现体系对于内外部环境变化不适宜、以及运行效率方面的问题。 这些问题都是采取纠正或预防措施的线索，对此领导层应责成相关部门或人员深入分析原因，针对问题的症结所在提出并落实相应的改进措施。 三、采取纠正与预防措施的关键控制点 找准问题 除了内外部审核发现的问题以外，对于其它渠道发现的问题线索，应根据 其代表性以及影响大小等确定解决的优先顺序。 深度剖析、找出症结所在 对于确定拟解决的问题， 一定要从策划、意识、能力、执行力、监控手段 等方面进行深入分析，确保找出导致问题的根本原因。 对症下药 针对最主要的原因提出整改措施并落实，运用 80/20 原则解决实际问题。 跟踪验证 对于整改措施效果要跟踪验证，坚持问题未得到解决不放过的原则。 固化成果 对于有效的整改措施要形成文件或惯例，并加以推广。 第五节 符合性审核与认定准备 一、符合性审核 符合性审核是在管理评审之后，正式第三方认定审核前，模拟第三方认定审核的要求、方法和程序，全部由咨询方策划、实施的 对企业两化融合管理体系进 行的全面的、系统的、正式的审核，其目的是评价两化融合管理体系运行的符合 性、有效性，确保企业可以顺利通过第三方认定审核。 实施人员 原则上应由咨询方安排具备相应能力、且未参与该组织咨询活动的人员策 划、实施符合性审核。 一方面确保审核的客观性、公正性，另外也是咨询方 对其内部咨询质量的一种评价手段。 审核结果的反馈与跟踪 审核结果及发现的问题应以正式文件形式向组织的管理层报告，对于审核 发现问题的原因分析、拟采用的纠正措施应由咨询方确认后再组织实施，对 于整改 的效果应由咨询方进行跟踪验证，确保得到有效解决。 二、认定准备 认定申报材料准备 体系稳定运行一段时间、且开展了标准要求的所有活动以后，组织可着手 准备认定申报事宜，申报前应确定本次申报的认定范围。 认定机构选择 应选择经工业和信息化部批准的两化融合管理体系认定机构。 认定审核事宜接洽 与认定机构就认定及现场审核的有关事宜进行接洽，确认审核时间及审核 计划等内容。 认定审核计划传达 对于确定下来的审核计划，应提前发放到组织的相关部门和场所，确保正 式审核前做 好必要的准备工作。 第六节 认定审核及问题整改 一、正确看待审核工作 开放、学习的心态 由于认定审核人员往往对标准要求理解较深刻、有一定的管理和信息化工 作经验，加之在同一行业内走过、看过不同的企业，或多或少有一些可借鉴 的经验。 因此在认定审核过程中，组织从上到下都应抱着学习的心态，把自 己工作真实的一面展现在审核组面前，与审核组充分交流、听取意见和建议。 切忌过分看重审核的结果、不提供完整、真实的信息，从而错过学习的机会。 举一反三的整改 对于审核组提出的问题，不论是否形成书面 的不符合报告，都应认真分析 原因，针对导致问题的主要原因，提出有针对性的纠正措施，并组织对纠正 措施落实后的效果进行内部跟踪验证。 对于集团化、多区域的组织，特别要 注意，在一个分子公司发现的问题，首先要自查其余分子公司是否有同类问 题，对于提出的纠正措施也务必要在所有分场所进行推广。 切忌“头痛医头、 脚痛医脚”，只是简单应付审核组。 第七节 体系保持与持续改进 一、获证后的体系保持 以往其他管理体系贯标过程中，由于存在以获证为目的因素驱动，往往 存在一种错误认识，那就是一旦取得证书，贯标工作小 组就可以解散了，只 留几个人具体负责实施后续的内部审核、组织管理评审，以及下次管理体系 认定监督审核的联系和接待工作。 体系获证后的保持，一方面体现在按照文件继续贯彻执行、形成并保存 相关记录，另一方面还在于持续地对体系各过程进行监控和考核，形成内在 驱动力，并与市场需求、认定监督等外部因素一起推动体系的持续保持和改 进。 在两化融合管理体系中，过程监控不应单纯以内审、管理评审的形式体 现，而是应该在此基础上再考虑定期开展评估与诊断、监视与测量、数据分 析、过程审核等活动，特别是根据监控 的结果对相关部门和岗位进行考核。 二、获证后的体系持续改进 持续改进的途径 制度的优化 通过对管理体系文件及未形成书面化文件的程序和惯例进行不断优化调整， 确保体系的持续适宜性、充分性，并不断提高体系运行的效率和效益。 执行环节的改进 对于有文件或惯例但未遵照执行的情况，应认真分析原因，并采取意识宣 贯、能力培训、加强监督、实施考核等有针对性的措施，确保体系运行的符 合性和并达到预期的效果。 目标的提升 通过目标的不断提升，驱动体系不断向下一个 PDCA 循环前进。 全 员参与 两化融合管理体系的成功实施在相当程度上取决于能否充。