商务接待管理方案

商务接待管理方案内容摘要：

，制作《来宾接待手册》，交由接待负责人，送至来宾； ⑤ 接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续； ⑥ 如接待负责人无法陪同，可由 公关部专员 或司机代为行使接待负责人职责； ⑦ 接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接； 第 7 页 共 14 页 ⑧ 公司领导 与来宾合影后，由 公关部专员 将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念； ⑨来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时 了解 来宾 对公司 各 方面的意见 ，以及对公司 接待 安排的满意度 ， 并 及时填写《商务接待总结 报告 》 ，以便 公司进行 改进。 商务接待行程的变更 ① 商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知 公关部专员 ； ② 公关部专员 收到行程调整意见后，应立即对《接待行程安排表》进行调整； ③ 如行程调整仅限时间安排调整， 公关部专员应将调 整后的《接待行程安排表》报公关部经理 审批后执行，并将《接待行程安排表》副本发至相关人员； ④ 如行程调整导致预算增加， 公关部专员 应将调整后的《接待行程安排表》按审批流程重新进行审批后方可执行，并替换原《接待行程安排表》正、副本； ⑤ 公关部专员 应根据调整后的行程安排，重新制作《来宾接待手册》，并送至来宾。 七、费用报销 商务接待结束后，参与接待人员应在 5 天内将相关票据全部交至 公关部专员 ，统一办理报销手续，无故超过 30 天未提供票据的，不再予以报销，由财务部从 责任人的工资中扣回预支费用； 实际发 生费用在已获批预算额度内的，由 公关部专员 持发票至财务部报销； 第 8 页 共 14 页 实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写《费用超额审批表》说明超额原因，按照商务接待审批权限进行审批，获批后方可报销； 八、商务接待过程要求 接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生； 公关部专员 于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。 接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。 接待 环境标准 ① 物品摆放整齐，且表面无灰尘； ② 地面干净无脏物，空气流通清新； ③ 室温适度， 灯光合适，电视调好； ④ 备品齐全。 公司参观规定 ① 安排来宾 参观 公司， 须 报公关部 经理 批准 ； ② 参观介绍以 公关部专员 为主，接待部门配合 ； ③ 参观 过程中 ，原则上介绍者在 来宾前， 接待 负责人 在 来宾后； ④ 参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈 ， 如有必要可礼貌示意。 接待礼仪要求 ① 参与商务接待人员应着正装 ，举止礼貌 ； ② 接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前 10－ 20 分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓； ③ 接到来宾后 ，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来 第 9 页 共 14 页 宾提取行李； ④ 到达住宿地点后，接待人员 应 主动 协助来宾办理入住手续，并提行李 送至 房间 ； ⑤ 接待人员到车站、机场 送行 ，应 根据航班、列车时刻合理 提前到达， 主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续 ； 九、附则 本 制度 为公司商务接待的规范性文件，各部门应严格参照执行； 各子公司应参照本 制度 开展商务接待活动； 本 制度 由公关部依据实际情况变化，不定期进行修订； 本 制度 由公关部附则最终解释； 本 制度 于 年 月 日起执 行。 十、备注 除有特殊说明外，本制度适用范围为集团各部门，子公司可参照执行。 子公司与集团公司发生业务关系时，。