单证管理办法x-泰山财产保险股份有限公司

单证管理办法x-泰山财产保险股份有限公司内容摘要：

证的归档、保存 、 销毁 第四十 七 条 使用后的有价单证副本必须归档保管，具体要求如下： （一）保单、批单、保费专用发票的业务联作为承保档案由业务管理部门进行装订保管； （二）保单财务联、批单财务联、发票存根联、作废发票全套、作废保单批单全套、注销保单及保费专用发票全套由单证管理员进行装订保管，其中保单、批单财务联要求增加目录进行装订。 第四十 八 条 有价单证归档时要先进行装订，装订要求如下： （一）计划财务部可按照每 100份一本进行装订，年末最后一本不足 50 或 100份时按照实际数量进行装订； （二）每本应采用公司统一的封面、目录、封底，第一页为目录，对起止号码、装订日期等情况进行说明； （三）采用 打孔法 进行装订，不得用钉书机装订。 对装订后因发生注销业务收回的保单正本和 注销批单粘贴在保单副本财务联后，将收回的发票各联次粘贴在发票存根 联后，并在装订目录中标注。 第四十 九 条 对管理有价单证过程中形成的《业务单证需求印刷及入库登记表》、《发货清单》、《空白有价单证出、入库登记簿》、《空白有价单证实物盘点表》、《有价单证销号登记簿》、《有价单证使用情况月度汇总表》等台账、报表要定期进行装订保管，不得散失，在有价单证管理员进行更换时，要作为交接的内容之一进行交接。 第 五十 条 作为会计档案的有价单证保存期限为 15年（保险期限超过 15年的，保管至保险责任终了后 5年）。 第 五十一 条 作为会计档案的有价单证销毁时，应按照公司《会计档案管理办法》的规定执行。 第 五十二 条 对业务停办和逾期停用的空白有价单证应在一个月内办理相应的上缴 手续， 由 分 公司汇总后 集中 上缴 到总公司计划财务部进行管理。 第 五十三 条 各级单证管理员要定期将已经停止使用或作废的空白有价单证的种类、名称、数量和号码等内容填制《空白有价单证销毁明细审批表》（附件 15），并由公司集中上缴至总公司， 总公司计划财务部 负责 清点、核对并封存。 第五十 四 条 单证销毁前需要将销毁清单报总公司审批， 总公司负责就地销毁工作，各分支机构无权自行销毁停办、停用的空白有价单证。 第八章 有价单证的遗失处理与罚则 第五十 一 条 对于发生有价单证遗失的，应按照以下规定办理： （一）由责任人写出书面情况说明，填写《单证遗失上报表》（附件 13）报本级公司领导和上级公司有价单证管理员； （二） 遗失三天内上报分公司单证管理员和总公司单证管理员， 说明遗失单证发生的 时间 、 地点 、 数量 、 类型 、 流水号 、 责任人 及 遗失原因， 在本地区市级以上报刊刊登遗失声明作废，费用由责任人承担。 本机构单证管理员必须督促遗失责任人在发现单证遗失或被盗后的 五 个工作日内完成登报工作； （三）登报声明的内容应包含以下要素：（ 1）单证所属保险公司名称（即我公司全称）；（ 2）单证印刷号；（ 3）单证险种；（ 4）遗失份数；（ 5）已 经使用的单证还应包括保单号码和丢失联次；（ 6）“声明作废”字样。 第五十 二 条 对单证遗失责任人按公司规定给予一定的处罚。 单证遗失有固定面值的按照面值进行罚款，无固定面值的按 5005000 元 /份进行处罚。 第五十 三 条 代理单位遗失有价单证的，除采取上述步骤外，还应书面告知其承担由此引起的全部经济责任。 第 五十 四 条 对超越规定权限印制有价单证的，未使用部分收回后 擅自 销毁 的 ，已使用的单证给公司造成经济损失的由责任人和单位负责人共同承担，并给予责任人和单位负责人撤职处分。 第 五十 五 条 出单员出单后不见交款，而直接将有价单证正本交投保人或业务员的， 需 对由此产生的到期无法收回的应收保费负全部 赔偿 责任。 第九章 附则 第 五十六 条 本办法由泰山财产保险股份有限公司计划财务部解释和修订。 第 五十七 条 本办法 适用于总公司及分支机构，各分支机构依据本办法和当地监管机构有关要求制定单证管理具体规定或操作流程。 第 五十八 条 本办法经总经理室审议批准后自下发之日起施行。 附件： 单证管理责任书 业务单证印刷及入库登记表 发货清单 收货异常表 空白有价单证出、入库管理登记簿 出库（领用）单 入库（回收）单 有价单证销号登记簿 有价单证领用销号表（适用于保批单） 有价单证领用销号表（适用于发票、收据等） 1保批单、发票日收款清单交接表 1有价单证使用情况月度汇总报表 1单证遗失上报表 1有价单证实物盘点表 1空白有价单证销毁明细审批表 附件 1： 泰山财产保险股份有限公司 单证管理责任书 第一责任人（机构负责人）： 为规范公司单证管理，根据公司单证管理制度，公司授权第一责任人 作为本单位单证管理责任人，依照总公司各项单证管理制度，全权负责本机构及其所属机构的单证管理工作，并承担相应的责任。 单证管理责任人的主要责任和义务如下： 一、第一责任人的主要责任和义务： ，确保单证的安全性。 ，保证单证使用的规范性和归档材料的完整性，符合外部监管部门的要求，严禁机外套打、“鸳鸯单”、交强险标志倒买倒卖等，给公司带来巨大风险的违法行为。 若违反上述规定，给公司造成经济损失或负面 影响的，公司将按有关规定给予单证管理责任人行政处分、经济处罚或提交司法机关处理。 第一责任人以自有资产做担保，对于因单证管理不善给公司造成的经济损失负连带追偿责任。 对本责任书自责任人签字确认之日起生效。 如发生重大事宜，公司有权以书面形式随时收回授权，并对此作出解释。 第一责任人签字确认： 年 月 日 附件 1： 泰山财产保险股份有限公司 单证管理责任书 第二责任人（财务单证管理员）： 为规范公司单证管理，根据公司单证管理制度，公司授权第二责任人 作为本单位单证管理责任人，依照总公司各项单证管理制度，全权负责本机构及其所属机构的单证管理工作，并承担相应的责任。 单证管理责任人的主要责任和义务如下： 一、第二责任人的主要责任和义务： ，包括需求的上报、验收入库、出入库登记和 归档 等工作，同时做好 单证 系统的管理工作，确保账、表、实的一致。 ，必须仔细核对、验收入库并妥善保管，保持单证储藏室整洁有序并每月做好库存单证的盘点工作。 ，必须按照公司单证制度要求及时做好核对与回销登记工作。 并负责向分公司单证管理员上报本单位有价单证的使用情况表。 结算员必须严格执行公司单证管理的基本原则。 ，督促相关责任人严格按照总公司的单证制度处理并缴纳相应的罚款，并负责将遗失单证材料上报分公司单证管理员。 单证管理 人员的基本信息，通信地址、电话号码、人员信息等，发生变更时，必须及时通知分公司单证管理员。 若违反上述规定，给公司造成经济损失或负面影响的，公司将按有关规定给予单 证管理责任人行政处分、经济处罚或提交司法机关处理。 对本责任书自责任人签字确认之日起生效。 如发生重大事宜，公司有权以书面形式随时收回授权，并对此作出解释。 第 二 责任人签字确认： 年 月 日附件 2： 泰山财产保险股份有限公司 业务单证需求印刷及入库登记表 机构名称 : 填表日期 : 单证名称 交印时间 数量 /流水号 承印单位 入库时间 入库人 入库数量 /流水号。