初次使用世纪科怡档案管理系统

初次使用世纪科怡档案管理系统内容摘要：

上述③ — ⑤步骤 操作完成添加。 添加三级类目以此类推。 删除类目的操作 只能从最底层 往上一层 进行，否则系统会给出不能删除的提示。 在分类列表中点击需删除的类目 ，再点击“删除”按键。 当“全宗”及“实体分类”都设置完成之后，接下来是对“档号格式”的设置。 在系统主界面中的“系统维护”模块中选择“档号格式 ”， 进入其设置窗口，设置方法如下： “档号格式”的设置 如下图所示， 进入“档号格式设置”窗口， 左边是一个 包括本系统所有档案类型的树型结构列表；中间是档号设置操作区域 ； 右边一列是功能按 键 ；窗体底部是当前设置的档号格式的仿真显示。 系统中所有类型的档 案的档号格式都是在本模块中设置完成的。 档号设置的具体方法如下： ① 展开左边的 “ 档案 ” 树型结构列表，选中要进行档号格式设置的档案门类 ， 点击“档号项设置”按键，进入“档号项设置”窗口， 在左边的可选项目列表中选中 所需 字段，点击 “” 形按 键 ，则该字段就移至右边的选中项目 列表中， 右边是 可组成档号项目的字段。 重复以上操作可选择多个字段。 （ 点击 “” 形按 键 ，系统则将 不需要的 字段移回可选项目列表中 ） 最后点击“确定”按键。 如下图所示： ② 点击 “ 添加 ” 按 键 ，系统就会添加一个由序号、档号组成项、长度和分隔符组成的记录。 依次点击“添加”按键至档号所需各组成项添加完毕。 ③ 点击“保存”按键，设置完成。 若要 删除某项记录，则只要点击选中该记录， 其 前面会出现一个小三角形提示，再点击 “ 删除 ” 按 键 ，组成档号的这条记录就会被删除。 系统主界面中 “系统维护”模块 的“用户管理”是由系统管理员来 增加或 删除 不同的用户 和用户组，以及设置 各个用户的使用权限 的。 操作方法如下： “用户管理”的设置 如下图所示，进入“用户管理” 窗口。 (1) 增加用户组 选择菜单项“用户组” → “ 新用户组 ” 或者点击 窗口上半部分组描述区，再点击 工具栏中的“添加”按 键 ，系统将弹出如下“用户组属性”对话框： 在此对话框中的三个输入框中分别输入要设置的用户组 代号 ，用户组名称和关于本用户组的描述资料。 给某用户组设置成员的用户。 方法是：在“非成员”列表框中点击选择一个用户的名称，单击中间的“添加”按键 ，用户就添加到“成员”列表框中。 从 当前的“成员”列表中去掉某个用户，其操作方法与以上相反。 在“成员”列表框中选中该用户名，单击中间的“移去”按钮，则此用户移到“非成员”列表框中。 若 希望添加的用户不在“非成员”列表框中，可以退出本对话框，通过“添加用户”的方法实现。 详细操作见添加新用户。 (2) 增加用户 选择菜单项“用户组” → “ 新用户 ” 或者点击 窗口下半部分用户描述区，再点击 工具栏中的“添加”按 键 ，系统将弹出如下“用户属性”对话框： 在此 5 个 输入框中分别输入对应信息，其中 要 特别注意 ： “用户代号 ” 输入框中只能输入英文字母或首字母加数字（即不能 全为数字）。 给某用户设置“隶属于”的用户组。 方法是：在“不隶属于”列表框中点击选择一个用户组的名称，单击中间的“添加”按钮，用户组就添加到“隶属于”列表框中，则本用户隶属于该用户组。 (3) 设置权限 本系统的权限设置的规则是： ① 用户自动继承用户组拥有的权限 ； ② 一个用户可属于多个用户组 ； ③ 系统允许给用户组赋权后，还可以给组中用户再赋权，用户的最后权限为所有用户组和用户权限之和。 具体操作方法如下： 在用户组 /用户描述区点击选择 需要设权限的 用户组 /用户，选择菜单项“用户组” /“用户” — “权限定义”，或者点击 工具栏中的“权限”按键 ，系统将弹出如下“权限设置向导”对话框， 第一步是系统模块权限设置， 设置用户可以使用户哪些模块。 窗体左边是一个包括本系统全部功能模块名称的树型类目结构，点击节点前面的“ +”号展开，可看到其下面子模块， 要使某用户能操作某个模块，则选中该模块名称前的复选框。 （ 特别注意 ： 被选中的一定要为最底层的子模块，否则没有实际操作意义 ） 设置完成后点击“下一步”按键进入数据权限设置。 通过这一步可设置用户查询、修改本系统文档资料以及浏览原文的权限。 设置完成后继续点击“下一步”按键进入组成员设置。 根 据提示设置完成后，点击“完成”按键。 至此，权限设置完毕。 退出“用户管理”，进入系统主界面，进行下一步 操作。 当基本设置完成后， 就可以进行文件、档案信息的录入操作了。 首先介绍“文件管理” 功能 模块。 三、 文件管理 将光标放在 系统主界面左边的“文件管理”上，右边将显示本功能模块的业务流程图。 点击“文件登记”，进入“文件录入”窗口。 如下图所示： 窗体左边是要进行登记的文件类目，其右边是数据浏览区，选择不同类目（来文、发文和内部文件），其相应的文件 纪录 就会显示在数据浏览区。 文件 登记 文件录入的具体操作步骤 以来文为例 ，说明 如下： ① 首先在左边的类目选择区选择要录入的文件类型，即来文； ② 点击工具条中的 “ 新增 ” 按钮， 进入“数据操作”窗口 ， 然后 摘取每份文件 中所需 的信息数据输入计算机。 如下图： 其中“ 主题词 ” 和 “ 档号 ” 不必输入 ,您可分别通过选择菜单项 “ 工具 ”→ “ 自动标引主题词 ” 和 “ 选项 ” → “ 自动生成档号 ” 来实现。 如有变动，可直接 再在此基础上作出修改。 添加操作完成后，点击 “ 保存 ” 按 键 将刚才录入的数据保存。 点击 “ 存加 ” 按 键 ，系统则在保存当前记录的同时自动将操作状态置为 “ 添加 ” 状态 ， 即 可直接添加下一条记录。 系统还支持原文管理 ，在输入完一条记录保存后 ，选择菜单项中的“原文” → “原文管理”进入原文管理窗口，点击“添加”按键，选择需添加的文件退出即可。 需察看原文时点击“看原文”按键即可。 本模块中，“发文”、“内部资料”的录入步骤与“来文 ” 类似，这里不再赘述。 窗口中其他 按 键以及菜单选项 的功能实现详见“ 档案管理 ”功能模块。 退出“文件录入”窗口回到系统主界面。 接下来对本模块流程图中“文件归档”进行说明。 文件归档是指办理完毕的文件，经过系统整理后， 把需归档的文件 进行归档保存的过程。 文件归档 本系统中“文件归档” 就是对文件数据进行归档 ，将其转移到档案库中作为某一门类的档案的过程。 具体操作步骤如下： ① 在窗体中右边的文件类目列表中选择要组卷的文件类型，即来文、发文或内部文件； ② 点击工具条中的 “ 查询 ” 按 键 或选择菜单 项 “ 记录 ” → “ 查询 ” ， 系统将弹出查询窗口，先选择查询范围，再在其输入框中输入查询条件 ，点击“查询” 按键 ，则在“文件归档”窗口的“未归档文件列表”中显示出符合条件的文件记录。 ③ 点击 “ 顺序号 ” 栏目内的复选框选择需归档的文件，归档的文件记录被选中之后，栏目内从上到下按顺序自。