兴档档案管理系统用户手册

兴档档案管理系统用户手册内容摘要：

............ 92 档号格式定义 ................................................................................................................................ 94 辅助字典维护 ................................................................................................................................ 97 增加类目和关键词 .................................................................................................................. 98 修改类目和关键词 .................................................................................................................. 99 删除类目和关键词 .................................................................................................................. 99 全宗管理 ....................................................................................................................................... 99 原 文服务设置 ......................................................................................................................... 99 4 前 言 兴档档案管理系统 通过运用高速发展的计算机及网络技术，结合大型数据库系统对文书、科技、会计、声像、实物、电子等不同门类和载体档案实现档案数字化，并且对数字化档案数据实施全面管理，同时还提供方便的数字化档案信息查询服务。 本系统从档案工作的实际需要出发， 坚持 “文档一体、综合管理、馆室衔接 ”的 原则，涵盖了档案业务处理的全过程，包括文件管理、档案管理和资料管理，以及业务处理流程中的收集、整理、统计、检索等。 在灵活性和可扩展 性上，用户 不仅可以个性化地设计操作界面，动态调整实体分类和档号格式，还可灵活定义信息门类结构和创建报表格式。 本系统实现了对各种类型档案的著录标引、档案整理（立卷归档）、多套档案分类方案并存管理、档案数据分级筛选查询及全文检索功能。 通过多层的授权控制机制，较好地保证了数据的安全。 系统可根据用户的职能，赋予用户不同的级别和权限，使不同用户有不同的系统操作界面，做到了分工细致，权限明确。 在数据管理上，为确保运行数据的安全，不仅可以轻松实现数据的备份与恢复，还可通过 导入导出功能，不同机器和用户之间的数据可自由输入、 输出，互相交换，实现数据资源的共享。 总之， 兴档档案管理系统 符合档案管理人员使用习惯， 是 集人性化、智能化和科学化为一体的综合性档案管理软件。 系统特点  本 系统涵盖档案业务全过程，易学易用。 系统包括对文件、档案、资料的管理以及档案业务处理的全过程，包括录入、检索、利用、统计以及数据管理等功能。 统一美观的界面，方便可行的操作向导，使系统简单易用。 兴档档案管理系统 5  优化文件管理和档案管理 ,做到两者无缝连接 文书档案的管理真正做到 “ 文档一体化 ” 管理，轻松实现文件向档案的转化；遵循国家标准，同时支持传统与简化（新式 ）两种组卷方式 ,允许用户自定义档号格式。  检索方式灵活多样，确保查询速度 检索速快，十万条记录 20 秒以内响应；查询方式除简单查询外，系统还提供自定义查询和多表查询。 通过自定义查询目录保存查询条件 并实现多级关键词筛选 ，以后只要通过点击就可实现快速检索；多表查询则是同时在多个目录数据表中找出符合条件的记录。 同时系统还提供分页浏览的方式实现数据的快速查询。  管理对象可随意扩充，体现系统的可扩展性和开放性 系统管理对象可扩充，用户可以任意增加各门类的文件、档案及相关信息，也可按自己需要实施分类方案，对管理对象逐级 划分，充分契合用户业务变化的需要。  量身定制和通用标准相结合，优化档案管理 全面符合档案管理国家标准和行业标准，系统在追求通用性的同时，满足不同行业用户的不同需求，实行量身定制，将最先进的档案管理理论与实际操作有机融合，站在专业角度提升用户档案管理的科学性。  人性化的设计理念，让用户完全自定义 以人性化为设计理念，为用户营造一个轻松自在的工作氛围。 用户可根据实际情况和个人喜好随心所欲选择和设计界面、报表格式。 系统设计了动态联机在线帮助，对操作提供第一时间支持，让用户享受工作乐趣和科技魅力。  完善的数 据管理，实现数据共享，确保数据安全 实现多种备份功能，可以将目录数据及电子原文数据压缩后向软盘、光盘备份， 6 也可将各种备份资料迅速恢复丢失的数据，确保用户的宝贵数据安全无虞。 通过 导入导出，使不同机器和用户之间的数据自由输入、输出，互相交换，实现数据资源的共享。  多套实体分类方案共存管理 在实际的档案管理中，档案实体分类方案具有时间的延续性，但往往会遇到修改档案实体分类方案的情况，因此，就造成多套分类方案共存。 兴档档案管理系统针对这一情况，特别设计了根据年度设置分类方案，使其共存管理的功能。  根据保管期限自定义 分类编排件号 传统的文书档案保管期限分类有永久、长期与短期分开编列件号的“两分开法”和永久、长期、短期分开编列件号的“三分开法”。 现有档案管理系统设置的是固定模式，而在兴档档案管理系统中，可以充分让用户自由组合保管期限，达到更自由的灵活性。 兴档档案管理系统 7 第一章 快速入门 快速入门是为初次使用“ 兴档 档案管理系统”（ for window 2020/XP）的用户准备的，它可 以帮助您尽快熟悉和使用本系统。 初次使用本系统时，用户必须了解一些最基本的概念，熟悉系统的基本操 作流程。 如果您是本系统的老用户，只要直接阅读 本用户手册 的其它章节。 第一次启动系统 第一次启动系统是指安装好了“ 兴档 档案管理系统 ” 之后，第一次进入本系统。 在您第一次进入系统时，系统会提示您注册本系统。 启 动 方法一， 从 “ 开始 ” 菜单中选择 “ 兴档 档案管理系统 ” 中的可执行文件 “ 兴档档案管理系统 ” ； 方法二， 直接双击屏幕上的 “ 兴档 档案管理系统 ” 的图标，启动本系统。 登 录 启动系统后 ,系统将弹出用户 “ 登录 ” 窗体。 在 “ 用户 代号 ” 中输入正确的用户 代号 ，在 “ 密码 ” 栏中输入正确的密码，按“ 登陆 ” 则开 始登录，按 “ 取消 ” 则退出本系统。 对于单机版程序，“服务器地 8 址”栏中可不输入信息。 注意： 系统中用户代号和密码都由系统管理员分配和设定，用户应牢记，不得随意泄漏，更不能让无关人员或低权限人员获得登录信息； 系统概览 进入本系统之后，就可以看见系统的主界面，在主界面的前面，有一个 “ 用户注册 ” 浮动窗口，系统提示您对本系统进行注册，否则本系统只能在演示状态进行，您只需在 “ 注册码 ” 输入框中填写本系统提供的注册码，点击 “ 现在注册 ” 按钮就可进行注册。 关闭此浮动窗口，可以看到主界面的全貌，它是指示本系统的基本功能的 主要流程图。 主界面上左边所列的是系统主要的软件功能，系统右面是各功能相应的流程图，点击不同的流程图标可以进入不同的功能模块完成不同的档案业务工作。 通常，计算机档案管理系统的主要数据来自文件和各种案卷的著录，用户通过项目、案卷和文件级目录数据的录入来形成这些数据集，在此基础上，再实现档案的检索，以及打印出各种报表目录等。 兴档档案管理系统 9 重要概念和名词解释 全宗 ：是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。 档案 ：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活 动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 立档单位 ：全宗构成者，是指形成档案全宗的机关、团体、企事业单位或个人。 案卷 ：是一组关系密切的单份文件的组合，有时称档案保管单位。 档案著录 ：在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 档号 ：档案馆（室）在档案整理过程中对档案的编号，档号通常包括全宗号、目录号、案卷号、件号或页号。 案卷号 ：著录案卷目录内每一案卷的编号。 分类号 ：档案类别的代码。 主题词 ：主题词是揭示档案主题内容的规范词。 题名 ：题名是 直接表达档案内容特征，中心主题并区别于另一档案的名称。 责任者 ：责任者是指对档案内容进行创造，负有责任的团体或个人。 一般操作描述 l、 TAB 键： 在本系统中，在格与格之间移动光标使用 TAB 键。 按一下 TAB 键则下移一格，按住 Shift 键再按 TAB 键则上移一格。 2 、复制和粘贴：举例说明：在文件或案卷著录时，如果将要输入的正题名与上一个正题名大同小异，为节省时间，您可以使用复制和粘贴功能。 在添加之前，如果你预计到下一个正题名与当前的正题名大同小异，你可以用鼠标把当前的正题名拖成蓝色，然后按鼠标的右键，在弹 出的菜单中选择 “ 复制 ”。 在 10 下一条目添加时，在正题名输入框中选择右键右键菜单中的 “ 粘贴 ” ，上一条记录的正题名就输入进去了。 这样，只需稍作修改就可以了。 复制和粘贴是Windows 中通用的操作，在很多场合都有用。 滚动操作：在显示界面右侧、底边或者界面中两个显示区域的中间常常存在滚动条，拖动滚动条内的滚动块或单击滚动条两端的箭头按钮可将显示的内容滚动到其它部分。 4：调整窗体大小： 在页面视图中，在显示界面的边缘移动鼠标指针。 光标将变成双头箭头 ,拖动箭头可缩放窗体。 其余窗体操作如还有不明之处请参照 Windows2020/XP 有关书籍。 系统常用功能描述 类目 选择 选择类目是本系统中一种通用和常见的使用方法，档案 /文件的录入和检索过程中，几乎所有功能都要通过选择类目才能进行。 以档案为例，在 “ 档案管理 ” 主界面，窗体左边有一个树型类目列表，系统定义过的所有档案门类都可在这里找到，在树型结构的最顶部，是 “ 档案 ” ，这里是树根。 双击树根可以展开它，再次双击可以关闭它。 下面的文字列表代表不同的档案门类（也叫类目）。 例如，“ 科技档案 ” ，这些类目叫做底层门类，底层门类对应具体的目录表。 又如 “ 文书档案 ” ，这是中间门 类，在文字的左边有一个加号 ，表明树枝可以展开。 单击加号或双击加号旁边的文字，都可以展开树枝。 展开后加号会变成减号 ，表明树枝已经展开，可以收回。 单击减号或双击减号旁边的文字，都可以将展开的树枝收回。 树枝展开后，会出现详细的下级类目列表，中间门类下可以有多级子门类，但最底层是底层门类。 兴档档案管理系统 11 要对具体的类目进行操作时，必须在类目列表区进行选择。 本系统在退出时自动记录退出前的操作表和查询条件，当再次进入时系统将恢复退出前的操作环境，即根据当时的查询条件显示相应的数据表。 下面说明选择类目的方法。 第一次进入 系统时系统会在类目列表区显示本系统中已定义的全部类目。 在类目列表区点击选择需要操作的底层门类，则屏幕右边的表数据浏览区会显示相应于此底层门类的数据表，数据表最多可以有三层，这些都是在 系统维护中的 门类维护 中进行设置的。 日期输入说明 为了统一录入的日期格式，方便用户操作，本系统在各窗口中需要输入日期时，采用下拉列表中选择输入方式，说明如下：点击下拉键，系统打开如下窗口（为当前月份的日期列表）。 系统默认为当前日期（红圈所示），您也可以按如下步骤自己选择。 1． 选择年度：点击日期表上面的年度如： 2020，其旁边会出现一个向上、向下的按钮，点击它们选择想要的年度。 2． 选择月份：点击上面的月份，其旁边会出现一个月份下拉列表，您可以从中选择；或者点击表中的左右两个按钮，按月份前移或后移日期列表。 3． 选择日期：方法是用鼠标点击所要的日期。 全宗号选择 “ 全宗名称 ” 输入框旁的 按钮，系统会打开全宗号选择列表，如下图所示： 12 ,再点击 “ 确定 ” 按钮，点击 “ 取消 ” 按钮则取消。