武汉长酒物业管理公司质量环境管理手册(编辑修改稿)

武汉长酒物业管理公司质量环境管理手册(编辑修改稿)内容摘要：

对 特定服务、项目或合同编制的服务选题计划、标准、规范等， 文件和资料 的组成应适合于其特有的活动方式。 文件和资料 规定应与实际运作保持一致，随着质量 /环境管理体系的变化及质量方针、目标的变化，应及时修订质量 /环境管理体系 文件和资料 ，定期评审，确保有效性、充分性和适宜性，执行《 文件和资料 控制程序》的有关规定。 文件和资料 的详略程度应取决于公司规模、服务类型、过程复杂程度、员工能力素质等，应切合实际，便于理解应用。 文件和资料 可呈现任何媒体形式，如纸张、磁盘、光盘或照片、样件等，都就按照 《 文件和资料 控制程序》进行管理。 为实施上述要求，本章编制了下述程序 文件和资料 ： 标题 GB/T 19001—— 20xx 标准对照条款 文件和资料 控制程序 记录控制程序 质量 /环境管理手册 文件名称 文件和资料 控制程序 文件编号 CJ/QEMS/SC12 第 1 页 共 4 页 版本 /状态： A/0 1 目的 对与公司质量 /环境管理体系有关的 文件和资料 进行 有效 控制 ,确保 公司 各相关场所使用 的 文件 和资料 为有效版本 . 2 适用范围 适用于对质量 /环境管理体系有关的 文件和资料 控制。 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开 发商多年实际操盘之系统资料。 18 总经理负责批准发布 《 质量 /环境 管理 手册 》 、各部门 ﹙管理处﹚《 工作手册 》。 管理者代表负责审核 《 质量 /环境 管理 手册 》 、各部门 ﹙管理处﹚《 工作手册 》。 各部门 ﹙管理处﹚ 负责各自业务范围内 文件和资料 的编制、使用和保管。 品质管理部负责组织对体系 文件和资料 的管理、控制。 公司办公室 负责对公司行政管理性 文件和资料 及与体系有关的外来 文件 管理控制。 各管理处维修运转部 负责 各小区 工程技术 类 文件 管理 和 控制。 各管理处客户服务部 负责 各小区业主和住户的资料的管理和控制。 ， 资料员负责本部门 ﹙管理处﹚与 管理体系有关的 文件和资料 的 控制。 程序 文件和资料 分类及保管 本公司有关 质量 /环境 管理体系文件及所有技术文件分为受控文件和非受控文件。 受控文件是指受更改控制的文件，即与公司 质量 /环境管理体系有关的 文件 、 资料 及所有技术文件，具体包括： a) 质量 /环境 管理手册， 由品质管理部备案保存 ， 各部门 ﹙管理处﹚使用。 b) 公司第二 阶文件分为两类：参见《 质量 /环境 管理体系》 的相关规定。 由 各部门 ﹙管理处﹚自行保存并报 品质管理部备案保存。 非受控文件 文件 是指不受更改控制的文件。 如未了投标等其他目的的而分发的 质量 /环境管理体系的 文件 ： 外来文件 外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律法规、条例 、需引用或参考的标准、报告、工作规范、检验标准等，需保留其最新有效版本。 、 文件和资料 的 标识与 编号 受控的 质量 /环境 管理 手册 、 各部门工作手册每页加盖红色“受控文件”专用章，封面有受控文件 ，但正本（原稿）上不需盖章。 提供给客户所用的 质量 /环境管理体系 文件为非受控文件，不需加盖 “受控文件”专用章，“通知”“报告”等一次性文件可不作为“受控文件”管理控制。 文件编号 ： CJ/QEMS/SC12 文件名称 文件和资料 控制程序 第 2 页 共 4页 没有“受控文件” 质量 /环境管理体系 文件在本公司内禁止使用，一旦发现，文件管理员将予以没收并销毁。 质量 /环境管理体系 文件的标识应按其所属部门工作手册序号进行连贯编号，从 01„ nn) 质量 /环境管理 手册编号：公司代号 /质量 /环境管理体系 代号 — 文件序号 （代号请参见 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开 发商多年实际操盘之系统资料。 19 术语 与缩写） 例如： CJ/QEMS/SC01，表示为公司 质量 /环境管理体系 管理手册第一个文件。 各部门 ﹙管理处﹚工作手册编号：公司代号 /质量环境管理体系 代号 /部门 ﹙管理处﹚代号 — 文件序号 （代号请参见术语与缩写） ，例如 CJ/QEMS/HJ01，表示为公司 质量 /环境管理体系 环境管理部工作手册第一个文件。 质量 /环境 记录编号：公司代号 /质量环境体系 代号 /部门 ﹙管理处﹚代号 — 文件序号 —— 记录序号 （代号请参见术语与缩写） ，例如 CJ/QEMS/HJ01F1，表示为公司 质量 /环境管理体系 环境管理部工 作手册第一个文件的第一个记录。 文件和资料 的编写、审核、批准、发 布 文件和资料 发布前应得到批准，以确保 文件和资料 是适宜的。 质量 /环境管理 手册 由 品质管理部 负责组织编写，由管理者代表，报总经理批准发布，由品质管理部负责登记、发 布 ； 各部门 ﹙管理处﹚ 工作手册由各部门经理组织编写，由管理者代审核，报总经理批准，品质管理部负责备登记、发 布 ； 各部门 ﹙管理处﹚编写 的 文件和资料 ， 由 品质管理部 组织评审 ， 提出修改意见，各部门根据评审结果确定文件和资料的初稿。 应确保 文 件和资料 使用的各场所都应得到相关 文件和资料 的适用版本 ，在 文件 发放、回收要写《 文件 发放、回收记录》。 文件的发放 经管理者代表批准， 质量 /环境管理 手册发放范围限于各管理处和公司各部门，工作手册发放范围限于各相关部门主管人员。 公司 各部门及 管理处 如需要 质量 /环境管理 手册应通过 品质管理部 发放并给出分发号、同时让持有者在 《 文件和资料 发放、回收记录表》 上签字 ，领取注有分发号的文件，便于追溯。 所有外来文件应编制《部门外来文件清单》，当外来文件及公司内部通知、决议等文件，需发送到 公司 各部门 ﹙管理处﹚时， 品质管理部 应填写《文件接收登记表》，接收人应签字。 文件 的更改 文件需要 更改 时 ， 应由提出文件更改的部门负责人 填写 《 文件资料 /记录 更改申请单》 ， 说明更改原因。 文件 更改 的审核、批准应 由各原审批 人 审批， 当 原审批 人不在职时可由接此岗位的人员进行。 文件 更改 批准后，由品质管理部实施更改。 更改后填写 《 文件资料 /记录 更改 通知 单》 ， 质量 /环境管理手册 文件名称 文件和资料 控制程序 第 3页 共 4 页 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开 发商多年实际操盘之系统资料。 20 并按 《 文件和资料 发放 回收记录表》 的名单发放修 改后的文件，收回作废的文 件。 文件和资料 的领用 、借阅、复制与版本管理 当使用的文件破损严重影响使用时，应持 《文件领用申请表》 当品质管理部办理更换手续 ，交回破损文件，换发新文件后仍用原分发号，品质管理部将文件收回。 当文件使用人将文件丢失时，应持 《文件领用申请表》 ， 说明原因 ， 补发文件使用新的分发号， 原分发号作废。 当 公司 各部门 和管理处各相关管理部门需借 /查阅文件资料时应填写 《 文件和资料 （档案） 借阅登 记 表 》 ； 记录表格 有改动时，品质管理部应随之更改 《质量 /环境记录清 单》。 为确保公司 质量 /环境管理 体系 文件和资料 的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号，来控制最新版本、版本号采用英文字母 A、 B、 C„„表示第一版、第二版„„，用阿拉伯 数 字 „表示第 0 次修改、第一次修改、第二次修改„„。 版本号与修改状态号之间的关系为：每一版 质量 体系 文件和资料 可以修改之 9 次，即修改状态最高是 9，当超过 9时，全部文件换版， 即有 A 版升为 B 版 文件 的 作废 、销毁 与 保存 文件 的作废 a)文件经十次更改或文件需进行大幅度修改时，应由总经理批准进行换版或作废，作废 的文件由品质管理部按 《 文件和资料发放回收 登记表》收回；并在《 文件和资料发放回收 登记表》 备注栏加盖“作废”印章。 b)为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识。 文件 的 销毁 对要销毁作废 的 文件 ，由相关部门填写《 文件资料 /记录 销毁申请 表 》，经管理者 代表 批准后，由品质管理部授权相关部门销毁。 文件 的保存 a)与质量 /环境管理体系 相 关的 文件 都应分类存放在干燥通风安全的地方。 b) 各 部门 ﹙管理处﹚文件由本 部门 ﹙管理处﹚资料员保管，品质管理部每季度对各部门文件保管情况进行检查。 c)对受控文件，各部门资源员应及时填写本部门使用文件的 《 部门受控文件清单 》。 每三个月应将清单副本 本报品质管理部备案，如内容没有变化，应及时通告品质管理部。 d)任何人不得在受控文件上 乱涂乱画和修改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。 外来 文件 的控制 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开 发商多年实际操盘之系统资料。 21 文件编号 ： CJ/QEMS/SC12 文件名称 文件和资料 控制程序 第 4页 共 4 页 收到外来 文件和资料 的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。 品质管理部负责收集相关国家、行业法规或标准的最新版本，统一编 号 并 加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把 旧版本 收回。 各部门 ﹙管理处﹚ 要把上述 文件 及其他与质量 /环境管理体系有关的外来 文件 填入《部门受控 文件 清单》，并报品质管理部备案。 根据必要性，品质管理部组织对现有质量 /环境管理体系 文件 进行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行。 对承载媒体不是纸张的 文件和资料 控制，也应参照上述规定执持。 作为质量记录的 文件和资料 应执行《记录控制程序》。 档案资料 的 管理 档案资料包括物业 工程技术 资料和业主 \住户资料两大项内容； 物业 工程技术 资料 由各管理处维修运转部负责整理建档， 业主 \住户资料 由各管理处客服部整理建档； 管理处经理办公室是 档案资料 的归口 管理 部门，负责 管理 处各种 档案资料 的编目、借阅、整理、维护等工作。 具体操作见 《 管理处工作手册 》 和《总 经理 办公室工作手册》。 记录 CJ/QEMS/SC12F1《文件和资料发放、回收登记表》 CJ/QEMS/SC12F2《文件和资料 /记录更改申请 表 》 CJ/QEMS/SC12F3《 文件接收登记表 》 CJ/QEMS/SC12F4《 部门外来文件清单 》 CJ/QEMS/SC12F5《质量 /环境记录清单》 CJ/QEMS/SC12F6《 文件资料 （档案）借阅登记表 》 CJ/QEMS/SC12F7《 文件 领用申请表 》 CJ/QEMS/SC12F8《 文件资料 /记录更改通知单 》 CJ/QEMS/SC12F9《 文件资料 /记录 销毁申请单》 相关文件 CJ/QEMS/SC13 《记录控制程序》 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开发商多年实际操盘之系统资料。 中管网房地产频道 作为国内最大、最专业、更新速度最快的专业房地产资料库，月更新房地产资料近千个。 最大程度的搜集了数十家国内顶级开 发商多年实际操盘之系统资料。 22 质量 /环境管理手册 文件名称 记录 控制程序 文件编号 CJ/QEMS/SC13 第 1 页 共 3 页 版本 /状态： A/0 目的 对质量 /环境 记录进行控。