[制度规范]商务工作管理制度

[制度规范]商务工作管理制度内容摘要：

的方式进行技术标的审核，并对照招标文件进行判别，提出修改或调整的意见。 第八十七条 商务 部分 由商务负责人指定审核人员，审核人员应对商务标部分进行审核，审核人员应按 照招标文件逐项审查的方式进行商务标的审核，提出修改或调整意见，确认无问题后提交商务负责人。 第八十八条 商务部 负责人应综合评审投标书（不含最终报价部分）是否符合招标文件及客户方的而要求。 第八十九条 由商务负责人、技术负责人对项目方案和设备成本价最终审定，如发现问题转交相关人员及时修改，无问题转交总经理最终审核，确定最终报价。 第九十条 完整的投标书由总经理最终确认后， 商务部安排指定人员进行标书胶装印刷。 第九十一条 印刷胶装时注意检查标书顺序、区分正本和副本，切注明可以启封的时间限制。 第九十二条 投标 标书胶装好后，在标书需盖章的地方加盖公章、法人章。 第九十三条 标书的 封装要用牛皮纸封装，封装规整，在封面盖公章、两端盖公章。 第九十四条 财务人员应在开标前按招标人要求将投标保证金汇入指定账户或准备好现金交由商务负责人携带。 第九十五条 参与现场投标和携带投标书或投标必备材料的人员，必须提前到达投标现场，不得迟到，具体到达时间由商务部负责人在开标前一天确定。 第七章 供应商管理流程 第九十六条 商务部负责寻找和调查 供应商，组织评审 、选定供应商活动，建立合格供应商资源库。 确保 供应商具有持续提供满足 公司规定要求的产品或服务的能力。 第九十七条 原则上首先必须考虑公司的现有供应商。 如现有供应商不能满足产品的技术要求或交期、 价格、质量等其它原因，可考虑新的供应商。 第九十八条 拟采购供应商必须从合格供应商资源库中选择；如供应商为初次合作，则须经过供应商评审后，加入合格供应商资源库，方可与之合作。 第九十九条 针对初次合作的供应商，商务部应要求提供营业执照、组织机构代码证、税务登记证及其它有相关证明材料的复印件 并加盖公章 ， 代理商须有产品的代理资格 或经销授权证明。 第一百条 商务部 在原有供应商合作伙伴的基础上，继续搜集各类产品的供应商资料，每类产品至少在 5 家以上，根据采购产品对供应商进行分类，将收集信息填写在 供应商调查表（附件 四 ） 上。 第一百〇一条 供应商产品由主采购部门负责评 分。 第一百〇二条 在每类产品中将供应商分 类拟定 为战略供应商、 优先供应商、考察供应商、淘汰供应商。 战略和优先供应商将加入到合格供应商资源库中。 附则 第一百〇三条 本制度尚未完善，待补充。 附件 一 ：商务工作管理流程 XXX 公司 商务工作管理流程 ( 暂行 ) 2020 年 11 月 第一章 概述 为加强公司商务管理工作，更好的配合各部门商务需求，根据公司实际流程和业务发展，现制定《 XXX 公司 商务工作管理流程（暂行）》，分解工作任务，明确工作职责。 一、组织结构和人员职责 组织结构 人员职责 商务专员：负责整体商务工作的安排协调。 侧重执行项目采购、供应商谈判、投标等具体相关工作。 商务助理：配合商务专员工作。 侧重执行项目档案管理、零散采购等具体相关工作。 二、商务工作 商务工作以项目为根本，所有工作均要立项后方可开展进行，每个项目开始前需由商务人员填写立项表（附件1）。 商务工作大体分六个部分，暨采购管理、销售管理、合同管理、档案管理、投标管理和供应商管理。 具体工作分解情况如下所示： 第二章 采购管理 流程 采 购 部 门 提 供材 料 需 求 明 细 表需 求 明 确否询 价是询 价 记 录 报 送 采 购部 门 相 关 负 责 人询 价 产 品满 足 要 求否是起 草 与 供 应 商 的 合同启 动 合 同 管 理流 程不 通 过采 购清 点 、 入 库启 动 档 案 管 理流 程 ， 本 流 程结 束启 动 销 售 管 理流 程 ， 本 流 程结 束填 写 采 购 申 请 单相 关 负 责 人审 核通 过不通过启 动 供 应 商 管理 流 程通 过 一、询价、预算 由项目负责人、项目经理或项目工程师提供 所需材料明细，填写材料需求明细表（纸质文件和电子版，见附件2），并由项目经理及部门经理签字后提交商务部门，材料需求明细表中要 写清 对材料的要求，如品牌、型号、数量、规格、 相关参数 等，项目人员须提供明确的材料要求，如果材料为硬件设备，须提供品牌型号。 确认无误后转交给商务询价及制作预算书。 商务人员接到 材料需求明细表后，对所需材料按要求进行询价。 要求问清品牌、型号、价格（是否含税）、供货期、账期、质保等情况， 每种 材料 提供价格的供应商不得少于 3 家 ，并列出供应商名称、联系人、联系方式等信息，同时认真 填写询价记录 单（纸质文件和电子版，见附件 3）。 询价完毕后 将询价记录单 报给材料需求明细表的提交人 确认。 询价记录单 经由 项目负责人、项目经理、部门经理或总经理选择确认后，返给商务部门，商务人员针对选择的产品制作预算书。 二、采购入库 商务人员针对预算书中材料明细与相应的供应商联系，起草采购合同（详见第三章，合同管理流程；零散采购可略过此项流程），同时对供应商的基本资料进行整理（详见第七章，供应商管理流程）。 合同签订完成后，商务人员按照合同 清单填写采购申请单（三联，附件 4），交予项目经理或部门经理签字确认后，上报总经理审批。 总经理批准后方可进行采购，同时交给财务部一联。 材料采购完成，送递公司或库房后，商务人员在“进销存”系统中进行入库操作，对设备类产品进行条码抄录。 由技术人员负责检查材料技术指标是否与合同一致，商务人员负责检查材料数量、发票金额是否与合同清单、总价一致，同时形成入库单据（三联），由商务采购人员、部门经理签字，取其中一联与购货发票一同交给财务部。 采购合同经双方签章生效后， 商务人员 按合同付款进度，向财务部申请 用款 ，及时 向 供应商 支付定金和各期货款。 商务人员 按合同交货进度，及时催促 供应商 按时发货。 收到托运单据或提货凭单后，即前往提货点，按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量，相符后签收。 将有关的材料单据整理归档（详见第五章，档案管理流程）。 第三章 销售管理流程 通 过采 购 部 门 提 供材 料 需 求 明 细 表需 求 明 确否询 价是询 价 记 录 报 送 采 购部 门 相 关 负 责 人询 价 产 品满 足 要 求否预 算是相 关 负 责 人审 核不通过客 户 确 认认 可价格过高不满足要求不 认 可启 动 档 案 管 理流 程 ， 本 流 程结 束给 客 户 报 价 报 价启 动 合 同 管 理流 程起 草 与 客 户 的 合 同不通过挂 账 销 售出 库启 动 档 案 管 理流 程 ， 本 流 程结 束销 售 商 品 是否 有 库 存启 动 采 购 管 理流 程否是客 户 签 收 一、询价、预算 与第二章，采购管理流程一致。 二、报价 材料询价完成后，由商务部门制作内部预算书。 要求写清产品名称、规格、单价、单位、数量、品牌、型号、成本价格（是否含税）、供货期、 付款方式、账期、供应商名称、联系人、联系方式等信息。 内部预算书交由相关负责人确认后，上报总经理审批。 总经理批准后，形成外部预算书（报价单，附件 5）报给客户确认。 外部预算书由客户认可确认后，商务部门起。