doc]-审计大师使用手册_图文

doc]-审计大师使用手册_图文内容摘要：

)将财务软件导出的几个文件（格式和数据文件）复制到安装有审计软件的电脑（或 U盘）中。 (3)运行审计软件中的 “ 从标准数据接口导入数据 ”。 请参见说明书《常见财务软件数据导出方法》 → 财务软件标准数据接口 数据导入 ________________________________________________________________________________ 10 （在安装目录下有演示数据） (1) 财务数据主要包括：报表、凭证、科目余额。 （必要时含各个月的发生额） (2) 将报表导出到或者复制到 Excel (导出方法见后面 ) 说明：导出后的报表请将表头删除 ,或者复制报表到时不复制表头 ,不含表头的报表如 下图： ．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． Excel．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 两行标题，也应该删除一行标题 )。 (3) 将凭证导出到 Excel或 Mdb文件或文本文件中。 提示：有些财务软件 (用友 )将数据导出为 Excel时，当行数超过 3000多时，超过部分无法导出。 因此，应根据被审单位的凭证量，采用按个月或多个月分别导出凭证 ,否则凭证导入会不完整。 ． 1．．．．．．． (5)财务软件数据导出方法 请参见审计大师安装文件夹下的《常见财务软件数据导出方法 .doc》，桌面 一般会有图标 , 有关数据导入的重要说明 (1) 审计大师导入数据包括 Excel文件 和 Access数据库文件(*.mdb) 、文本文件。 提示：我们开发的从用友、金蝶财务软件自动取数的工具测试中，使用这项目工具可以方面导出导入数据，不用 Excel文件。 (2)在打开 Excel或 Access文件后 ,由于有可能有多个表，因此应先选择要导入的表。 (3)数据导入时，审计软件判断某一项数据（如报表的期初数）在哪一列的方法是：列标题 ,如果要导入数据的某一列的列标题是 ” 期初 数 ”, 则软件认为该列的数据是期初数。 因此，如果某一列的数据是期初数，但列标题不是 ” 期初数 ”, 则软件不会认为该列是期初数 ,必须把列标题改为 ” 期初数 ” ，方法是：单击第一行 (最顶行 ),在下拉列表中选择 ” 期初数 ”, 这样，就会将该列数据导入到报表的期初数中。 见下图 :(注意：不要修改 Excel文件中列标题 ) ________________________________________________________________________________ 11 由于我国财务 软件种类繁多，数据输出标准不统一，输出的数据格式也不尽相同，具体说明如下： (一 )列标题：财务软件在导出数据 Excel时一般会有列标题，但是，即使是 “ 会计科目编码 ” 这样一个数据列，其列标题也不尽相同，有的软件用： “ 科目编码 ”, 有的软件用 “ 科目代码 ”。 再比如期初余额的借方，有的软件用： “ 期初余额借方 ”, 有的软件用 “ 期初余额 (借方 )”, 有的软件用： “ 期初借方余额 ”。 ,这些都为审计软件识别会计数据带来困难，审计软件在尽可以智能识别的基础上，增加了 [指定列标题 ] 的功能：在列标题单元格中提供一个下拉 列表，可以从列表中选择列标题 ” ，这样对审计软件不能识别或识别不正确的列标题可以由你来设置，增加了审计软件导入数据的通用性。 同时审计软件对财务数据的列标题进行了规范化，即当财务软件输出的列标题同审计软件所用的列标题不相同是，必须用指定列标题的功能来指定为统一的列标题。 (提示 :指定列标题指的是在审计软件中进行 ,千万不要在 Excel中修改 ) 提示：由于财务软件在输出财务数据时采用的列标题千差万别，可能有的财务软件在指定列标题时可能根据实际的数据不一致，此时设置列标题时更应小心。 见下图 (用友输出的凭证 )： (二 ) 如果导出的 Excel一行，并且你必须在第一行至少输入一个列标题 (因为空行无效 )。 (三 )金额格式。 财务软件在导出金额时，通常有两种格式，比如会计凭证的发生额，有的财务软件在导出时是： “ 借方金额，贷方金额 ” ，有的财务软件在导出时是： “ 方向，金额 ”。 （ 1）分为 [借方金额 ]和 [贷方金额 ]两栏。 比如会计凭证的的发生额，这时在导入数据时应将凭证金额的列标题应设置为：借方金额、贷方金额；，这时应将借方或贷方金额所在的列的标题设置为：期初借方，期初贷方。 （ 2）一 列 [方向 ],一列是 [金额 ]，并且是根据 [方向 ]所在列的值确定金额栏的数据是 [借方金额 ]还是 [贷方金额 ]。 注意：有的财务软件是用 [借 ]或[贷 ]来表示方向的，但有的财务软件是用数字来表示方向 (比如： 1 表示 [借 ] 0表示 [贷 ]，审计大师在导入数据时会提示您输入方向标志，请根据具体情况确定 )。 (四 ) 科目编码与科目名称。 有两种情况： ________________________________________________________________________________ 12 （ 1）分为两列 ,一列是科目编码 ,一列是科目名称。 （ 2）只有一列。 科目编码与科目名称放在同一列。 此时，一定要将列标题指定为： [科目编码与名称 ]。 有时，如果凭证中确实没有科目名称，也可以指定为 [科目编码与名称 ]（审计大师在导入时会忽略没有的科目名称 ,然后可以从导入的期初余额中的获取科目名称到凭证中）。 (五 ) 导入文本文件时，有的文件第一行是列标题，有的没有列标题，应正确选择。 一般情况下，审计大师会计自动判断数据项的分隔符，如果不正确请重新从下拉列表中选择。 注意：在财务软件导出数据时， 分隔符最好不要选择逗号 ,因为货币金额的分节号也是逗号，这样有可能两者冲突。 (六 )根据导入的内容的不同，要求的数据列也不同。 有些数据列是必需的 (比如：导入科目余额时的 [科目编码 ]、 [科目名称 ]是必需的，否则导入的余额没有意义。 )，有些数据列是可选的 ,比如导入凭证时的科目名称，因为即使没科目名称，审计软件提供一个功能，可以从科目余额表中获取科目名称。 对凭证导入的重要说明： 我国财务对凭证数据项目中的辅助核算的分类差别很大，比如：单位往来，有的财务软件分为： “ 供应商往来，客户往来 ” ，有的不分类，就 叫“ 单位往来 ”, 有的财务软件除了单位往来、个人往来、部门核算，还将其它的辅助核算叫项目核算 (如：用友 ),但有的财务将所有的辅助核算叫项目核算 (如：金蝶 ) 为了适应这种现状，审计软件做如下规定 ,请在导入凭证时按要求设置列标题： 对单位往来有两个列标题： 单位 （ 1）对单位往来不分类的财务软件，指的是所有的单位往来。 （ 2。