某纸品印刷品公司物资采购管理制度(编辑修改稿)

某纸品印刷品公司物资采购管理制度(编辑修改稿)内容摘要：

理办法》； （六） 采购合同应该经过双方签字盖章，正本各执一份，副本应送计划财务部存档备查。 第二十五条 供应商目录之外的采购 当现有合格供应商目录中不能提供采购计划中确定的物料时，物 控部需要专门针对特定物料确定采购方案，说明备选厂商、各厂家优劣对比、市场价格、倾向供应商等，提交公司总经理（常务副总经理）审核，提出决策意见。 公司总经理（常务副总经理）决策后，物控部执行决策，实施采购。 当采购完成，物料验证合格后物控部门将选定的供应商添加入合格供应商名录。 第二十六条 交货及验收 订购后采购人员应按采购合同及公司的采购计划对供应商的交货进行稽催与协调，确保能如期交货。 交货前，物控部向仓库下达接收指令，要求仓库做好物料接受的准备。 接货时，由 仓库管理员 负责验收外观品质、规格与数量。 由使用单位、制造中心品 质部负责具体的品质验收。 如发现物料存在问题，应及时通知物控部，由物控做出处理。 当仓库管理员和制造中心品质部检验后，方可办理入库手续。 第二十七条 付款及报销 采购款项须按采购合同规定由计划财务部统一支付，支付方式分为月结支付、零散支付和其他支付方式三种。 第二十八条 月结过程： （一） 月末物控部门提出付款申请，整理支付款项的资料（包括合同、发票、月结单、入库单、入库检验单、供应商货物的质量标准、订购单等）； （二） 申请付款应严格按照采购合同要求进行，分清轻重缓急； （三） 支付款项的资料依次经过物控部经理、计划财务部经理、财务总监的审核，由公司总经理 （常务副总经理）进行审批，当超出一定权限时，由公司董事长作出审批；（参见计划财务部相关管理制度） （四） 经过相关人员全部签字后，方可办理付款手续； （五） 当款项超过（ ）万元时，建议采用银行承兑的付款形式；当供应商要求采用其他付款方式，或因付款方式更改价格时，由物控部特别提出相关要求，交财务总监、公司总经理（常务副总经理）进行审批。 第二十九条 零散支付： （一） 付款申请由采购人员提出，并准备相关资料（包括合同、订单等），付款后将发票补交给财务部； （二） 物控部经理、计划财务部经理、财务总监、公司总经理（常务副总经理）按照如下的权限进行 审批： １、 对于价值（ ）以下并在部门预算内的支付款项由财务总监进行审批； ２、 对于价值（ ）以上不管是否在部门预算内的支付款项都必须经过总经理（常务副总经理）的审批； ３、 对于预算之外和超出预算的所用支付款项必须必须说明原因并经过总经理（常务副总经理）的审批。 第三十条 其他支付方式 （一） 只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付： 紧急采购且不能及时办理财务支付手续。 在外埠采购且供应商要求立即付款时； 在现场调试期间急需材料的采购； （ ）元以下的零星采购。 （二） 报销 由于以上采购发生的采购费用由采购人员办 理，报销凭证由物控部、资金管理办法规定的负责人签字，到计划财务部报销。 报销单据应附上采购计划单和其他计划财务部要求提交的相关单据。 第三十一条 采购进度控制与事务联系 （一） 采购实施过程中，物控部应分阶段、定期对采购作业制定进度进行回顾河控制。 （二） 如实际采购活动未能按进度完成时，采购人员应迅速撰写异常原因分析及确定采购完成的变动日期，报物控部经理。 物控部经理审核后，由物料计划员修改相关台账和报表并通知相关部门（包括两个制造中心、营销中心），提请相关部门根据物控部的物料供应变动情况做出相对应的调整。 （三） 当物控部采购计划在执行过程中 的变动影响到最终订单交货的时间，而最终订单交货时间不能变更时，由物控部提出 使用代用材料的方案 ，经技术中心总监确认后，提交公司总经理（常务副总经理）审核、批准。 （四） 使用代用材料的方案通过审批后，物控部通知相关部门代用材料的使用通知，同时对物料仓储台账和相关报表做出处理。 （五） 在采购实施过程中，采购人员发现所采购的物料存在缺货、少货、残 次等问题时，采购员应负责联系供货商，对缺货、少货和质量等问题进行解决、退换货、索赔等事宜。 （六） 外协产品生产加工过程中，相关部门应负责对加工单位的技术支持与质量监督。 第五章 采购监控 第三十二条 采购活动实行全过程、全方位的监督制度。 在制订计划、采购运输、交货验收和结帐付款等采购过程的每一环节都要有监督。 监督方式由行政监察、财务审计、制度考核三管齐下，确保没有遗漏，形成严密的监督网。 第三十三条 统一采购。 公司所有材料、设备、其它物品的采购， 由物控部统一执行，任何其它部门均无采购权。 第三十四条 不相容职权分离。 采购权、价格控制权、质量验收权三权分离，各自负责，互不越位。 物料管理人员、检验人员和财务人员实行严格的封闭管理，不能与供应客户单独见面。 第三十五条 采购款项由计划财务部统一审核支付。 第三十六条 确定最佳库存量。 物控部 物料计划员应与仓库管理员根据生产计划、物料收发存情况共同制定最佳库存量，达到既能满足生产需要，又能减少资金占用。 第六章 采购招标管理 第三十七条 凡符合第十三条所规定物品的采购，均需实行招投标采购。 第三十八条 招标工作由物控部负责组织，物控部、物品请购或使用部门、相关中心品质部、计划财务部等部门参与。 第三十九条 招标采购的物品范畴： 1. 一次采购金额超过以下金额的大宗材料与设备 ▪ 进口材料和设备 ≥（ ）万元 ▪ 国产检测仪表 ≥（ ）万元 ▪ 计算机、显示器以及附件≥（ ）万元 ▪ 生产制造用原材料（包括纸张 、电化铝、油墨等）≥（ ）万元 ▪ 常用工具、办公用品、劳保用品、耗材等 ≥（ ）万元 2. 重点产品中的一些关键材料与设备。 3. 一年内可在同一供应商处累计采购金额超过（ ）万元的某类物品。 第四十条 招标程序 (一 ) 招标前，按 招标 项目管理权限向 公司 总经理（常务副总经理） 提交招标报告。 报告具体内容应当包括：招标 内容 、招标方式、分标方案、招标计划安排、投标人资质（资格）条件、评标方法、评标小组组建方案以及开标、评标的工作具体安排等； (二 ) 编制招标文件； (三 ) 发布招标信息（招标公告或投标邀请书）；发售资格预审文件； (四 ) 按规定日期接 受潜在投标人编制的资格预审文件； (五 ) 组织对潜在投标人资格预审文件进行审核； (六 ) 向资格预审合格的潜在投标人发售招标文件； (七 ) 接受投标人对招标文件有关问题要求澄清的函件，对问题进行澄清，并书面通知所有潜在投标人； (八 ) 组织成立评标 小组 ， 小组成员在 中标结果确定前保密； (九 ) 在规定时间和地点，接受符合招标文件要求的投标文件； (十 ) 组织开标评标会； (十一 ) 在评标小组推荐的中标候选人中，确定中标人； (十二 ) 发中标通知书，并将中标结果通知所有投标人； (十三 ) 进行合同谈判，并与中标人订立书面合同。 以上工作在计划财务部监督下，由物控部具体承办。 第四十一条 招标 采购分为公开招标采购、邀请招标采购。 一般情况下应采用公开招标方式，采用邀请招标方式的应在采购报告中予以注明。 第四十二条 采用公开招标方式的项目，应当在相关媒介上发布招标公告，公告应载明公司的名称、地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间及获取招标文件的办法等事宜。 发布招标公告至发售资格预审文件或招标文件的时间间隔一般不少于 10 日。 招标公告不得限制潜在投标人的数量。 采用邀请招标方式的，应向 3 个以上有投标资格的法人或其他组织发出投标邀请书。 第四十三条 物控部应当组织相关部门对投标人进行资格审查 并提出资格审查报告，经参审人员签 字后存档备查。 资格 审查 不合格者不得参加投标。 第四十四条 招标文件的制作与发出 (一 ) 招标文件主要内容包括： 1． 招标公告或投标邀请书； 2． 投标人须知，主要包括如下内容：招标项目 概况； 招标项目 名称、规格、型。