酒店采购部运营手册

酒店采购部运营手册内容摘要：

选定供应商。 （ 1）联络供应商，可以利用电话。 传真或其他通讯途径向供应商索要资料，报价及样品，供应商资料可从以下来源获得。 第 13 页 共 31 页 A、营业代表的来访； B、供应商目录及邮寄小册子； C、刊物或电话黄页，报刊的广告； D、网上查询。 （ 2）有关部门的介绍。 选择供应商是一项是十分重要的环节，所以要考虑以下条件： A、稳固财政；最好选择有稳固财政能力的供应商，因这样对保持酒店货品的水准、数量及交货期有一定的保障； B、品质的统一，所选择的供应商必须能供应符合酒店要求的物品，令酒店保持一贯稳定水平； C、地区若品质或数量上可以接受的话，最好选择本地的供应商，从而节省运什费，且联系方便，易于随时检查合同的执行情况； D、价格：如所有供应商供应货品、品质、数量及交货 期都能符合酒店要求，选择供应商要选择价格最低的一个，若品质条件不同则应与申购部门共同考虑，协商核定最符合酒店要求的供应商； E、维护保养：如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项，对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。 同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。 第 14 页 共 31 页 采购部基本工作程序 和制度 五 、报价单： 编号： Pamp。 PPRO005 报 价单需要最少三家作出比较，但要视采购物品质量和种类、货源供应而定。 对采购价格的控制是整个采购控制最重要和最困难的工作，这是因为酒店所用的物品，与其他行业相比，价格变化最大、最快、实难掌握和控制。 特别是那些易于过期变质的货品，其售价几乎每天都在变化，有时上午和下午的价格就有差别，采购价格控制的目的是：保证采购物品价格的合理性。 为了达到这个目标，酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询 3 个或 3 个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是： 采购部按照采购申请单的要求组织进货， 签订订单时，着手向有关供应单位询价并填制报价单，包括： ① 填写报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、价格、质量标准及交货时间，邮寄或送交供应商（至少选择 3 个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。 ② 对于交通不便或外地的供应商，如果采购期限较短，可用传真或电话询价。 用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。 ③ 写个简单的报告，说明询价方式及其全部过程，并提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交给主管副总和总经理审批。 采购审定小组根据采购部提供的有关报价资料， 参考采购部的意见，对几个供 第 15 页 共 31 页 应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，报主管副总和总经理审核，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商。 采购审定小组。 A、餐饮部物品：主管副总经理、采购部经理、中西餐经理、中西餐总厨、财务部经理 B、客房部物品：主管副总经理、客房部经理、采购部经理、财务经理 C、工程部物品：主管副总经理、工程部经理、采购部经理、财务经理 D、办公室物品：主管副总经理、行政部经理、采购部经理、财务经理 供应单位确定后，由于酒店物品的价值和数量较大时，采购部可以和供应商作议价，以 进一步达成对酒店较为有利的协议。 而且议价方式不仅可以在价钱方面洽谈，甚至物品的质量、交货期或一切细节都可以商磋。 降低价格对酒店有直接的利益。 在以下情况下，仪价是没有多大作用的，但尽力尝试。 A、小数额的购买； B、唯一供应的来源； C、国家或行业规定的价格； D、己定折扣之价目表； E、紧俏的市场商品。 当一切步骤完成后，采购部便可将有关资料填写在采购申请单的适当栏目内，连同所有报价单和推荐供应商的报价，交给主管副总和总经理批准。 定购：采购申请单一经总经理审核批准后，交回采购部，采购部便安排分派采购申 请单给有关的部门，而采购员应立刻准备采购单给供应商，及时进行采购。 采购单是酒店正式给予供应商的授权文件，此份定单一式 四 份，而其中所列的供应商、货品内容质量、数量及价格必须与己批准之采购申请单相同。 采购单一式 四 联：第一联供应商；第二联采购部；第三联财务应付帐款联 ；四联用货部门。 采购定单要注明资料： A、货品供应商的名称、地址及有关资料： B、采购申请单的号码； C、订单日期； D、需求部门； E、品名、规格、型号、产地、数量、单价、包装要求、交货日期、运输方式及验收标准； 第 16 页 共 31 页 F、总值； G、付款方法。 合同：有关服务性质的需求，工程项目或高总值及数量大的物品的定购，采购部要以采购合同代替采购订单。 采购合同是一份互相协定的有效法律文件，一经签置，双方便需遵守合同上的细则。 （ 1）、合同的目的： A、买卖双方通过合同确认双方的责任，保障双方利益； B、合同经双方盖章及签置后，彼此各执一份以作为凭证，完善合同的效力； C、合同足以约束买卖双方的行为，减少违约事件发生，保障合同的有效执行。 （ 2）、工程合同细则应详细列明 A、工作范围 —— 物料供应，安装家私设备 B、规格、质量标准及验收标准和方法； C、其他费 用 —— 杂项开支、超时、工人工资、保险费等的承担； D、完成工期和工程进度界定方法； E、延期完工的赔偿； F、保养期及维修事项的规定； G、工程进度款，保证金等的付款方法和规定。 （ 3）物品或服务性采购合同细则应列明： A、详细采购项目标明的：名称、产地、型号、规格、数量、价格、质量标准、包装的规定。 B、交货期限，运输方法及交货地点； C、付款细则和验收方法； D、维修保养办法及收费； E、保修的年限； F、接受或拒绝货品程序和处理方法； G、什么情形下可取消合同； H、合法的权利及义务。 第 17 页 共 31 页 采购部基本工作程序 和制度 六 、其他 采购定单的跟催 当定单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。 以下情况采购部需要跟催的： （ 1）物品未能依期交货； （ 2）交负数量或品质与订单有出入； （ 3）新定的供应商或改变供应商； （ 4）唯一来源但有问题的供应商； （ 5）供应商未能履行合同责任。 采购定单取消 （ 1）酒店取消定单： 如因某种原因，酒店需要取消己发出之定单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能的问题及可行解决方法，以便报总经理作出决定。 （ 2）供应商取消定单： 如 因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。 为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。 （ 3）违反合同： 合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。 （ 4）档案储存： 要有完善的采购资料，必须有完善之档案储存制度，以便快捷存查资料。 为避免资料遗失，借出之资料必须登记及催还。 第 18 页 共 31 页 采购部基本工作程序 和制度 七 、采购交货延迟检讨表 凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明 原因及跟进情况。 第 19 页 共 31 页 采购部基本工作程序 和制度 八、采购验收制度 编号： Pamp。 PPRO006 第 1 章 总则 第 1 条 目的。 为保证酒店菜品及时供应，并保证所购菜品原料符合质量规定要求，特制定本制度。 第 2 条 适用范围。 适用于酒店物品验收。 第 3 条 职责 （ 1）采购部负责进行菜品原料采购。 （ 2）。