道和集团行政工作手册

道和集团行政工作手册内容摘要：

期限。  印章管理规定 一、印章管理概述 （一） 目的： 为保证 印 章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。 （二） 适用范围：公司印章包括公章、法人代表名章、专用印章等印章的管理。 二、印章类别 4 （一） 公章 刻有公司的法定名称，正式代表公司的权力和职责的印章。 用于公司下发的正式文件、以公司名义发出的对外函件及报表、以公司名义签订的非经济类协议书、其他须加盖公章的文件材料等。 （二） 法人代表名章 刻有法人代表姓名，代替手写签名，加盖在文件或凭据上以示负责的印章。 用于公司开具的支票；其他须加盖法人代表名章的凭证与法律文书。 （三） 专用印章 为行使某一项专门性业务而使用的印章，印文中除刊有公司的法定名称外，还刊有专门的用途。 包括有财务专用章（含发票章）、合同专用章、业务专用章等。 三、印章的刻制申请、使用 （一） 公司注册成立时的印章刻制由法务部统筹办理，完成注册后法务部对公章进行保管，对财务印章进行移交，办理交接手续，移交后由接手部门进行保管。 （二） 私自刻章无效，因公刻章填写《印章刻制申请表》（附表五）。 （三） 公章、合同章使用的审批流程按法务部标准执行，其他印章的使用由主管部门负责管理，使用人外借公章须填写《印章外借登记表》（附表六）。 四、印章的保管责任 （一） 公章、合同专用章：法务部第一负责人负保管责任。 （二） 财务专用章：财务部第一负责人负保管责任。 （三） 法定代表人名章、发票专用章：由财务部第一负责人指定财务人员保管（任何时候财务 专用章与法定代表人名章不得指定同一人保管）。 五、印章的停用与销毁 （一） 单位名称变更、撤销，或因为业务内容发生变化，公司或部门决定停用的印章，应立即交法务部注销，法务部在《印章保管台账》（附表七）中注明“停用日期”，在封存 30 天后进行销毁。 （二） 印章丢失，印章保管人应立即向法务部报失，由法务部对外公告作废。  档案管理规定 一、档案管理概述 5 （一） 目的： 为保证 档案资料的准确性、完整性、连续性，以利于后续查阅、借鉴。 （二） 适用范围：公司的档案包括管理类文件、证照文件、资信文件、合同文件、技术和设备文件、声像信息类等其他重要文 件资料的管理。 二、档案管理范围 （一） 管理文件：在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括规章制度、部门岗位职责、年度工作总结和计划、大事记；各类公函、会议纪要。 （二） 证照文件：经营活动中产生的各类证件、执照等。 （三） 资信文件：验资、审计、评估报告等。 （四） 合同文件：经营活动中产生的各类合同、协议等。 （五） 技术和设备文件：设备、技术、售后资料等。 （六） 声像信息类：公司具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。 （七） 其他需要归档的重要文件。 三、档案管理部门 （一） 总裁办指定专人负责集团文件档案的收集与管理。 （二） 法务部 负责证照文件、资信文件、合同文件档案管理工作，借阅或外带按法务部流程办理。 （三） 人事、财务、项目、行政等专业档案管理可由各自职能部门指定专人负责。 四、档案管理要求 （一） 归档要求 为避免档案的遗漏和混乱，负责档案管理的人员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况并办理签收手续。 （二） 分类编号与保管 档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、编号、电脑及纸版登记、归存，以便及时查找。 （三） 档案分类编号规则由档案管理员自定义标准。 （四） 档案需有专门的文件柜存放，文件柜钥匙由管理员专人保管。 五、其他 人事、财务 、项目、行政等专业档案的管理可根据其特点增加其他要求，但必须遵守本规定基本原则， 6 并由各职能部门负责。  台帐管理规定 一、台帐管理概述 （一） 目的： 每个部门的日常工作台帐，依此来掌控每个部门的工作进展状况。 通过对此类台帐的控制，可以使各项管理工作处于受控状态，一方面可以对所有的过往工作有所记录，另一方面也可时刻对目前的工作状态有所控制，同时也可根据情况对下步工作计划做出安排。 （二） 适用范围： 公司 日常的各种工作台账管理。 二、台帐填写要求 （一） 专人填写 台帐中日记帐由工作事项执行人负责建立并每日登记，日记帐 （附表八） 以数 据登记为主，备忘录登记每日工作事项以便提醒与跟进，而月度台帐报表 （附表九） 是对日记帐数据整理与汇总后得出的，并对原始数据进行稽核，确保数据准备性。 （二） 日清日结 各填表人应每日整理台帐内容，并于每月最后一个工作日进行归结，下月启用新的空白台帐。 三、注意保密 重要台帐特别是数据型台帐，应设置文档修改与查看密码，防止错误操作或无关人员阅读。 四、台帐交接 台帐交接工作是员工工作交接的重要内容之一。  会议组织管理规定 一、会议组织管理概述 （一） 目的： 实现 互通情况 、 交流思想 、 得出结论 、 达成协议 、 作出决议 的最终目的。 （二） 适用范围： 公司 组织的各种会议管理。 二、会议分类 从会议内容和目的要求方面分类，会议可分为工作协调会、专题会议、信息发布会、部门内部工作会议、 7 全体员工会议等，根据会议的频率划分为例会和非例会两大类。 （一） 例会 原则上规定与会人员要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。 按照“分类别、分层级、分阶段、有计划、高效”的原则进行安排和规定，例会由各部门自定时间。 （二） 非例会 指的是召开时间非固定的会议，如专题性会议（指为解决某项问题而专门组织临时召开的会议，谁提出谁主持，由秘书协调通知）。 三、会议准备 根据会议人数 、形式知会行政部提前预订会议室。 四、会议通知 根据会议事项拟订会议通知，并以 OA或其他书面形式提前 37天通知， 3天内的临时会议，增加电话确认环节，以保证出席率。 会议通知应包括开会时间、地点、目标、与会者姓名、议程、会议需要讨论的问题，会场纪律等。 五、会议资料准备 会议组织部门需提前将有关资料汇总整理并下发给各与会人员，同时要明确会议的目的和需要与会人员提前做好的准备工作，与会者要安排好会议期间本部门工作，以书面形式对会议资料和发言内容做好充分的准备，并按照要求提前将工作总结和计划等有关资料上报给会 议组织召集部门，统一资料上报格式。 六、会议过程控制 （一） 议程控制 会议应严格按照议程安排进行，如有临时变更，需提前通知所有与会人员。 （二） 时间控制 会议通知中对会议所有发言人的发言时间要有规定，会议主持人应有效控制会议时间，适当时机提醒与会者控制发言时间。 （三） 纪律的控制 与会者要坚持到会准时性，保持积极态度，将手机调对“会议”状态，主动配合会议要求，认真完成会议任务，严禁会中擅自早退；与会者如果因故不能按时或亲自参加会议，需提前 至少半天向主持人或会议组织召 集部门请假或说明，必要时需指定委托人参会或在会上代表发言。 8 七、会后的总结落实 （一） 会议纪要，由会议主持人指定会议记录人员，会议记录人员根据会议内容整理成会议纪要，统一会议纪要格式，会议纪要需在会议结束次日送达主持人和与会者。 各部门常规例会在会议纪要整理完毕后，由部门负责人审核抄送给分管副总及执行总裁，会议记录人员负责会议纪要存档。 （二） 会后结果落实跟进，会后主持人或协调会议组织部门派专人对会议结果和会上提出的需要协调沟通的问题汇总整理，并传递或反馈给相关部门，并在一定时间内跟进和检查落实执行的结果。  安全管理 规定 一、安全管理概述 （一） 目的： 加强办公区安全管理，保障管辖区内人、财、物的安全。 （二） 适用范围：公司 办公区域的防火、防盗安全管理。 二、员工安全责任 （一） 认真执行“安全第一、预防为主、全员动手、综合治理”的安全基本准则，不损害个人及企业生命财产安全。 （二） 不带火种进入办公区，办公区内严禁吸烟。 （三） 用电线路切勿乱搭乱建，严禁使用超负荷电量设备，下班关闭个人办公区域用电设施，协助监督本部门其他用电设施，对未关闭电源进行关闭，对不合理用电及时制止。 （四） 主动接受安全教育培训及考核，会报警，懂自救、互救，熟练使用灭火器、防毒面罩等 设施，熟悉逃生知识及线路。 （五） 树立良好的责任心、细心，防盗意识强，保护好个人及企业的财物安全，私人贵重物品妥善保管。 （六） 进出办公区消防通道，保证随手关闭消防门，严禁消防门未经行政部允许或重大事故时开启。 （七） 法定工作时间内，出差、外出办事时刻注意个人生命财产安全，因个人行为造成的损失及伤害，个人承担主要责任，非个人行为造成的损失及伤害，依据国家相关法律执行解决。 三、安防设备、设施安全管理 （一） 消防设备管理 1. 行政部负责消防设施器材的管理，每季度对消防设施器材进行检查、清理和抽查试用，将消防设施配备情况登记造册，以备 存查。 9 2. 消防栓、箱体、门锁、报警器及小配件等处于完好的备用状态。 3. 消防出口指示灯、应急照明灯保存完好，保证随时抽查有效。 4. 消防器材禁止人员挪作他用或改变位置，严禁携带出办公区。 （二） 监控设备管理 1. 办公区外设监控头外观完整，对位清晰，无人为破坏。 2. 监控服务器及显示设备由行政 IT组负责管理与维护 ,保安负责日常显示监控，保证系统设备正常运行。 3. 未经公司或行政部允许，任何人不得干扰、阻碍监控计算机系统及相关设备。 （三） IC卡管理 1. 新员工入职时，行政部配置 IC卡（含门禁功能），平时与员工工作牌套合使用。 2. IC卡谁领用、谁保管 ，遗失需到行政部登记备案并办理补卡手续，离职时交还行政部进行注销。 3. IC卡个人妥善保管，不得随意转借他人，因保管不善造成公司财务损失，需承担损失责任。 （四） 办公区域安全管理 1. 办公区每层楼主要通道有三处，分别为大门及大门两侧消防门，均已安装门禁管理系统，办公时间内，大门开启，消防门处于关闭状态； 18： 00后消防门锁闭，非紧急情况禁止开启。 2. 办公区域公共安全由保安员执勤监管，行政部统筹管理，个人区域安全由个人管理，各部门安全指派专人协助监管并提醒，养成防火、防盗自觉意识。 3. 个人贵重物品（特别是电子类产品）随身携带， 因个人疏忽造成的丢失由个人负责，行政部协助查办。  保安管理规定 一、保安管理概述 （一） 目的：提升保安人员的质素和业务技能，维护公司日常工作秩序，保证公司人财物安全。 （二） 适用范围：公司 保安管理。 二、保安管理要求 （一） 严格遵守公司规章制度，实行 每日 12 小时 巡视巡逻制度 （上班时间：早 10 点至晚 10 点） ，树立公司良好形象和个人道德风范。 （二） 熟悉 办公区平面布局及部门分布 情况 ，对 地形以及各条通道做到勤巡逻、勤检查 ， 发现问题及时处 10 理 ； 对任何有损 办公 辖区 设备、设施、财物安全 的行为，及时进行规劝和制止。 （三） 负责做好大宗物品出 办公 辖 区的管理工作， 员工携带电脑等大件物品离开公司时，应及时进行登记；对装修人员及装修物品的出入进行管理，制止闲杂人员随意进入 办公 辖区。 （四） 树立强烈的责任感，全面做好 办公 辖区的治安、消防 、 求援、报警等工作，确保 办公 辖区治安安全，秩序井然。 （五） 熟悉 办公 辖区消防设施的配置，并能熟练使用各种消防器材，掌握防火自救知识。 （六） 上岗时间要求穿制服，佩戴 工作 证 ， 集中注意力，保持举止端庄，处理问题时要认真分析、 果断、公平。 （七） 保安不准留长头发、胡子、长指甲， 衣着整齐、干净。 （八） 保安 员 需 坚守岗位 ，适时查看监控， 不得乱串闲谈，阻碍他人工作 ，用餐时间需与前台交替值守。 （九） 按时交接班，交接班时要详细填写值班笔记，领班每天须详细检查记录情况，发现问题要及时汇报。  保洁管理规定 一、保洁管理概述 （一） 目的： 创造优美、整洁、卫生的办公环境，提供给员工舒适的办公场所。 （二） 适用范围： 公司办公区域保洁管理。 二、制度内容 （一） 保洁员岗位职责 1. 严格遵守公司规章制度，树立公司良好形象 及 个人道德风范。 2. 文明服务、礼貌待人，并注意保持个人的仪容仪表。 3. 爱岗敬业， 听从上级领导指挥，在规定时间内按照工作标准，保质保量地完成各自分管区 域内的保洁工作。 4. 遵守考勤制度，工作时间：早 班 07:30 – 17:00、晚班 17:00 – 21:00（云来办排班时间），按需配置保洁人员数量及安排工作时间， 按时上下班，不迟到、早退，不旷工离岗，工作时间不干私活，不做 与工作无关的事情。 5. 清洁过程若发现 异常现象 或 设备设施。