某机械制造分公司(分厂)行政人事记录表格(编辑修改稿)

某机械制造分公司(分厂)行政人事记录表格(编辑修改稿)内容摘要：

、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存及销毁，由经（副总）经理委托专人执行，用电脑技术存取、处理、传递的秘密，由行政人事部负责保密。 对于秘密文件、资 料和其他物品，必须采取以下保密措施： 未经总（副总）经理相关人员批准，不得复制和摘抄； 收发、传递和外出携带，应由指定人员担任； 在设备完善的保险装置中保存。 在对外交往工作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总（副总）经理批复。 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告总（副总）经理或相关人员，接到报告后应当及时 处理。 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失 ： 16 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的； ，为他人窃取、刺探或违章提供公司秘密的； 利用职权强制他人违反本规定的。 9. 员工投诉管理 为了保障员工的合法权益，维护公司声誉，监督各项规章制度执行人员在规章执行过程中的行为，加强公司的民主建设。 投诉程序： 投诉内容（应尊重事实） 1） 上级处理事件不公，滥用职权。 2） 损害公司利益，蒙 骗公司，徇私舞弊。 3） 偷盗公司财产及包庇偷盗行为。 投诉顺序： 1）如果有前项 A 行为者，员工投诉时应先向投诉对象的上级直属主管投诉，若其不予处理，再以书面形式向投诉对象的上上级主管投诉，逐级投诉，一直投诉到董事长为止。 2）如有投诉 B、 C 项行为者，为保护员工免受打击报复，可直接投诉到总（副总）经理。 3）上级主管收到投诉后，进行调查，将事情查明、确定事实后，追究有关人员责任，如果上级主管不调查或敷衍了事，经上上级查明后，也应追究其责任。 4）投诉到总（副总）经理的信件，由公司行政人事部登记后复 印一份存档，及时直接调查，根据查明事实情况和相关责任，给予有关人员相应处罚。 5）员工投诉不得捏造事实，一经查明，从重处分。 上级主管应注意为投诉者保密，有泄密者一律处分，造成严重后果者从重处罚。 17 10． 办公用品、设备购买、报废及更换 管理 办公用品、设备购买： 行政人事部负责公司各部门、管理处所有 文具、办公用品、办公设备及护管队用品的统一采购工作。 计划外办公用品、设备申购： 计划外办公用品的由使用部门、管理处经理填写计划外申购单，经所属部门负责人、管理处经理核实后呈报 总经理审批，由公司行政人事部负责购买，其它管理与前面规定相同。 办公设备的报废及更换： 办公设备报废 1) 办公设备因使用效率不能满足工作需要或已不能进行保养维修时，可申请报废。 2）如果该设备为固定资产，修理价格高于帐面净值时，可申请报废。 报废手续 所有固定资产的报废均由各部门、管理处申报到行政人事部，由行政人事部复核并呈报总经理（副总经理）请示、审批后方可报废。 废旧物品的处理 公司办公废旧物品需由各部门上交行政人事部，由行政人事部登记并统一处理。 办公设备的更新 各部门已批准报废的设备如更新，需报请行政人事部，由行政人事部按规定重新申请购买。 11． 文具用品管理 文具用品分为个人领用与部门领用两种。 “个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮擦等；“部门领用”系本部门共同使用品如打孔机、大型钉书机、打码机等，部门领用物品需部门负责人签字领用。 行政人事部每月采购文具一次，各部门、管理处填写文具领用品申 18 请（每人每月控制在 10 元以内），次月一日发放。 但管理性文具的申领不受上述时间限制。 特殊文具行政人事部无法 采购时，可经行政人事部门授权各 部门、管理处 自行采购。 新进人员到职时由部门或管理处提出文具申请到行政人事部领取文具；人员离职时，应将所管文具一并退交行政人事部。 附表：《申购单》 《办公用品领用登记表》 12． 电脑设备安全使用管理 本文所说的电脑设备包括主机、显示器及其外设（如调解器、打印机等）。 电脑使用人员应遵守公司的保密规定，输入电脑的信息属公司机密，未经批准不许向任何人提供。 员工个人使用的文档可设置密码。 数据的备份，各部门应指定专人负责管理，信息载体（如软盘、光盘）必须安全存放、保养。 发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。 电脑使用人员应爱护各种设备，降低消耗费用 ，对各种设备应按规范要求操作、保养。 发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。 严禁将电脑用于与工作无关的光盘、软盘、非法软件，因工作使用公司电脑上网时，应注意网站，不得随意下载软件及文件，不得在公司内部电子邮件系统传播与工作无关的信息和图片等。 任何电脑需要装软件时，应由专业电脑人员负责安装。 除专业电脑人员外，任何人不得随意拆卸所使用的电脑或相关的电脑设备。 电脑使用人员在下班时应及时关闭主机，切断电源，关闭显示器。 19 13． 合同管理 公司合同 5000 元以上（单项）由董事长签订， 5000 元以下的由总（副总）经理负责签订，各管理处 20xx 元以下合同由管理处经理报总（副总）经理审批后由管理处经理签订。 合同签订人对所签合同的合法性、完整性和可行性负责。 合同签订后原件交财务室及行政人事部归档保存，合同项目负责人留存复印件备查用。 合同保管应做 到如下要求： 建立合同档案。 每一份合同都必须有一个编号。 每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录、变更、解除合同的协议（包括文书、电传等）均应妥善保管。 建立合同管理台帐。 各管理处必须设一个总台帐。 其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、金额、对方单位、履行情况及备注等。 台账应逐日填写，做到准确、及时、完整。 附表： 《合同管理台账》 14．印章管理 印章的种类 公司印章管理包括公司公章、公司各类业 务印章、部门印章、签字印章和其他内部印章等。 印章的刻制 根据工作的需要，若需刻制或更新各种印章，主办部门或管理处应向公司行政人事部提交刻制印章的申请，由行政人事部负责刻制并登记备案后方 20 能交由部门单位使用。 任何个人、部门，未按上述程序并获得批准者，不得擅自刻制公司的任何印章。 印章的使用 凡以公司名义发放的公文一律须加盖公司印章，加盖公司印章的文稿须经总（副总）经理签字审批方可加盖公司印章。 凡以部门名义发出的公文或便函，经部门主管核签后一律加盖部门印章。 部门 仅能向外发本部门业务权限范围的公文，不得以公司名义加盖部门印章向外发送公文。 公司原则上不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经总经理（副总经理）签字同意后方可开出，持空白介绍信外出办事归来须向公司汇报其介绍信用途，未使用者须交回。 印章的保管 公司印章由公司行政人事部保管，部门印章须指定专人负责保管，并在行政人事部登记备案，如更换保管人，需及时进行重新报备。 若印章丢失，须立即向公司主管领导递交情况报告，并及时向有关单位发出“ 终止该印章使用”的通知，必要时在有关报刊刊登遗失作废声明。 印章保管人应严格遵守印章的使用与保管规定，未经有关领导的核批，不得私自使用公司或部门的各类印章。 印章的回收和销毁 各种印章若需进行名称的更改或发生损坏，拟销毁的印章在鉴定无误后，由公司行政人事部提出销毁意见书，报公司总（副总）经理批准并履行有关手续后，按“印章的刻制”程序处理，并将原印章及时送交公司行政人事部进行登记和注销。 附表： 21 《刻制印章申请表》 15． 员工制服管理 职责 ，并负责制服款式的设计、制作、发放与控制等。 财务部负责折旧、丢失、损坏的核算和监督。 制服配制标准： 、护管人员、绿化人员春、夏季制服 2 套 /人（二件套），每二年更换一次；秋冬制服 2 套 /人（二件套 /三件套），每三年更换一次。 管理人员制服按公司规定标准量身定制，视情况更换。 维修保养人员按标准尺码统一订制工 作 服。 护管 服（包括制服、帽子、领带、腰带、肩章、臂章等 ）。 制服管理 制服的发放 1）管理人员试用期满转正后，由公司行政人事部负责定制员工制服。 如试用期间，管理人员须按规定要求穿着制服的，须先行缴纳制服保证金。 员工离职时应将制服退还公司。 2）维修、保洁、护管员入职后，即由公司库管员发放工作服。 3）管理人员由行政人事部统一编制名单交库管 员 ，库管员按行政人事部提供的名单发放制服，建立个人卡片。 着装规定 1）员工在工作时间必须着制服，非工作时间或工作时间外出原则上不得着制服。 2）员工着制服必须保持整洁、得体。 22 丢失与损坏 1）丢失制服按时间折旧、赔偿。 2）损坏制服视损坏程度酌赔。 16． 车辆管理 车辆的使用及调派 凡外出办事均需填写《派车单》，由行政人事部统一调度。 因公用车必须提前申请。 派车原则： 1）优先安排公司急需用车部门。 2）合理调配、一车办多事原则。 员工私事用车，须总。