电力水利]超高压输电公司档案单机版使用手册

电力水利]超高压输电公司档案单机版使用手册内容摘要：

14 / 51 图 此时对浏览器的安全配置就已经完成，回到电脑桌面，双击“启动单机版服务”图标 来启动单机版。 双击桌面图标 快捷方式启动单机版，或者从“开始 所有程序 超高压输电公司档案管理系统单机版 启动单机版服务”来启动单机版。 单机版启动时，运行的是一个 DOS 窗口， 系统在使用的整个过程中，不能关闭该窗口，否则系统无法正常使用， 如图 所示 档案管理系统单机版使用手册 15 / 51 图 启动完毕后，双击桌面的 图标 自动启动 IE 并登录到单机版系统，第一次启动单机版时，如果出现网页无法显示的情况，出现这种情况属于正常现象（因为第一次运行单机版， MySQL 数据库还第一次启动， IE 的启动跑到 MySQL数据库之前，所以出现网页无法显示），只需要刷新一下网页即可（按键盘上的“ F5”键，或者单击浏览器上的刷新图标按钮）。 当单机版系统启动成功后，进入到单机版初始化界面，如图 所示 档案管理系统单机版使用手册 16 / 51 图 3. 数据录入 . 目录号管理 当单机版启动完成后，进入到初始界面，首先要做的事情是建立目录号（向全宗档案员索取），只有在建立目录号之后，才可能在相关的目录号下录入档案资料、上传电子文件等，目录号的建立是通过档案业务下的目录号管理模块，如图 所示 图 档案管理系统单机版使用手册 17 / 51 单击 “整理立卷 目录号管 理 ”，选择档案类型及工程类别，单击添加，如图 所示 图 单击“添加”按钮，填写相应项目信息，标注红星号“ *”部分为必填项，未标注部分为选填项，如图 所示 图 填写相关信息完毕后，单击“确定”按钮，弹出一个提示对话框“保存成功”，再确定即可。 档案管理系统单机版使用手册 18 / 51 找到已经建立好的目录号列表的操作列上的配置图标 第二个像齿轮的图标，单击此图标，弹出配置年度项目的配置窗口，如图 所示 图 将分类表选择为对应的“电网建设项目档案分类表”，分类表版本可以根 据项目需求来选择。 分类表层次选择为“第四层”，单击确定弹出“保存年度项目配置成功”的小提示框，再单击确定即可。 科研档案、照片档案、招投标档案和合同档案目录号的建立方法和电网建设项目档案类似。 建立好目录号后，从“ 整理立卷 收集整编”模块，进入相应的目录号进行档案资料的录入、电子文件上传、报表打印和数据导出等。 . 收集整编 不同的档案类型，其档案整理方式有所不同，如电网建设项目档案、科研档案、招投标档案、合同档案是以“件 /卷”方式进行整理，照片档案以“件 /组 /卷”的方式整理，下面分别对档案类型的整理 方式进行举例。 . 电网建设项目档案 电网建设项目档案的资料的录入，有两种方式可供选择，一种是先录入文件，再将文件组成案卷；另一种是录入案卷，再往案卷里面添加卷内文件。 . 添加文件再组案卷 档案管理系统单机版使用手册 19 / 51 从收集整编模块相应的目录号下，选择“待整理文件”选项卡，添加文件后再进行案卷。 先录入文件，再组案卷的方式，其组卷规则是：相同保管期限、相同分类号的文件被组成一个案卷，如图 所示 图 系统自动把保管箱期限、分类号一致的组成一个案卷，如果手动选择保管期限和分类号不一致的文件强行 组案卷，系统会提示错误，不允许组卷，如图 所示 图 自动组成多个案卷时，系统将案卷题名默认为“无题名”，必须修改题名并填写正确的案卷题名后，才能进行编号、打印和导出等操作。 系统根据保管期限、分类号自动组成的案卷，如图 所示 档案管理系统单机版使用手册 20 / 51 图 注：必须修改当前案卷题名“无题名”为正确的案卷题名后，才能进行下一步的操作。 . 添加案卷再添加卷内文件 在“待整理案卷”选项卡下，录入案卷，再添加卷内文件的方式，是先添加案卷，再往案卷里添加卷内文件，运用此方式进行电网建设项目档案资料的录入，比较容易理解和操作且不容易发生错误。 添加案卷、填写案卷信息，如图 所示 图 档案管理系统单机版使用手册 21 / 51 添加完成后，单击“确定”按钮返回，已经成功添加的案卷，如图 所示 图 单击操作 如 下的 文件夹 图标，再单击“添加”按钮，添加卷内文件，如图 所示 ： 图 单击添加按 钮后，进入添加卷内文件页面，文件会自动继承案卷的相关信息如保管期限、分类号等，填写文件题名、责任者等信息，并上传电子文件，如图 所示 档案管理系统单机版使用手册 22 / 51 图 如果想继续添加下一条，单击“添加”按钮，系统会自动保存当前数据，并将字段信息继承下来，继续添加下一条，添加完成后单击“确定”返回。 添加完成后，可以将数据导出到本地，或者对案卷进行编号，选择几个案卷进行编号（如果一条都不选，直接点“编号”按钮，系统会将当前目录号下的所有案卷自动进行编号），编号之后的案卷，如图 所 示 图 档案管理系统单机版使用手册 23 / 51 对已经整理好的案卷，可以进行位置调整，位置调整要求调整案卷属于同一流水号下才能调整，即保管期限、分类号一致。 选中需要调整位置的案卷，单击“位置调整”按钮，弹出案卷位置调整选择框，如图 所示 图 位置移动，是指将当前案卷移动到指定流水号的位置；位置对调，是指将当前案卷与指定流水号的案卷对换位置。 调整顺序后，打印相关报表，将数据导出到本地，拷贝给全宗档案员。 也可以将已整理案卷进行归档，归档之前可以通过归档列空 功能，检查数据的归档完整性，单击“归档列空”按钮，系统自动把归档必填字段未填写的数据条目列出来，将字段填写完整后方可归档，归档之后的数据被转到“ 存储中心 数据管理”模块下。 对归档之后的数据打印相关报表。 单击“打印”按钮，弹出报表打印选择窗口，如图 所示 图 档案管理系统单机版使用手册 24 / 51 报表的打印，每次只能选择一个报表类型进行打印，如选择了“案卷目录”报表，就不能同时选择其他报表一起打印。 科研档案、招投标档案、合同档案与电网建设项目档案操作类似，这里不再 赘述。 . 照片档案 照片档案的录入和整理与电网建设项目档案有所不同。 照片档案规定每一个条目只能上传一个电子文件，录入的文件往往需要成组，编号之后再组卷，照片档案的录入界面如图 所示 图 填写相关信息，打红星号项为必填项，填写完成之后单击“添加”按钮继续。