某国际贸易公司财务部管理手册(编辑修改稿)

某国际贸易公司财务部管理手册(编辑修改稿)内容摘要：

部 副经理（外埠） 50/店 50/店 900 外派性质 ，同区域管理 的 补贴需平摊 区长 /组长 50/店 50/店 电话费 报 销 无 上限 ，交通费限额 300元 /月 （ 6 家店铺 ） 区长 /组长（外 派 ） 50/店 50/店 100 500 市 场 部 经理 400 300 200 出差期间报漫游费 副经理（外埠） 400 300 200 出差期间报漫游费 主管 300 300 主管（外埠） 400 300 200 出差期间报漫游费 推广部 主管 200 100 行 政 部 总经理行政助理 行政 主管 200 工程主管 200 200 100 出差期间报漫游费 维修 人员 250 50 车费含汽油费 人事部主管 200 财务部 应收会计 50 货品部 经理 主管 200 HOSO 货品主管 50 XXX 国际贸易（上海）有限公司 财务 部管理手册 第 16 页共 37 页 文件编号： SHWAC01 发行：第一版 修订：第 0 版 20xx 年 5 月 1 日 XXX 国际贸易（上海）有限公司 店铺日常费用报销的审批流程及相关的时间规定 店铺日常费用报销的审批流程： 店长填写费用申报表 组长 /区长审批 营业部主管审批 财务部主管审批 上海管理部审批 香港财务部审批（限额以上） 注：外埠办事处费用由组长 /区长统一填写 时间规定： 收报销单截止时间：每周一 5:30pm. 收内购款时间：每周一、三、五（ 9： 30am~5:30pm） 收取工作服押金时间：周一至周五 （ 9： 30am~5:30pm） 退工服押金时间：每周四（ 9： 30am~5:30pm） 报销款项支付时间：完成审批流程后，每月 15 日、 30 日予以报销，请各店铺于报销日之后 15 之内领款 急件单据（包括：公用事业费等急需支付的款项）可随时递交财务部（且需当面通知），财务部在 23 天内给予答复 注：外埠店铺的采用费用预算制度，相关的时间规定详见“外埠预算制度”。 XXX 国际贸易（上海）有限公司 财务 部管理手册 第 17 页共 37 页 文件编号： SHWAC01 发行：第一版 修订：第 0 版 20xx 年 5 月 1 日 XXX 国际贸易（上海）有限公司 店铺费用报销的各项规定 三、 报销要求 10． 报销时必须使用税务局统一印制的正式发票（带税务章，非收据）； 11． 公司不设专职贴票和填制报销单人员，由各店铺的员工自行负责贴票、申报； 12． 报销申请人必须用中文名字填列，请写清楚所在店铺； 13． 发票内容包括：抬头、日期、项目内容、数量金额（大小写）、开票人、发票专用章等，必须填写完整； 14． 报销发票必须完整，兑奖联不得自行撕下； 15． 所有费用及补贴不得提前申请报销； 16． 费用票据的有效报销期限为 1 个月； 17． 店铺费用由店长统一填写申报，并在备注栏中注明具体 申报人（如是区长代为垫付，需注明），外埠办事处费用由区长填写申报； 18． 报销款项由区长在召开区长会议时统一申报、领取（代领），区长需在领款后的 5 天内发放到具体申报人员手中，如店铺已申报 1 个月相关人员仍未领取到报销款项的，店长需及时于财务部进行核对； 10．如遇紧急突发的费用支出，必须及时和营运部主管沟通（金额在 元以上还需向总经理报备），获得上级同意后方可申请予以报销，报销时必须提供相应的书面说明； 11．店铺因申购等原因 须向公司暂支款项的，由区长将具体情况、暂支金额及款项支付时间以内部资讯方式按公 司流程申请并填写暂支单，店铺完成购买过程后，应在 15 天内将发票送交财务部销帐，前账不清，后账不借，如 1 个月后尚未清帐，则会在受款人当月工资中将暂支款直接予以扣除； XXX 国际贸易（上海）有限公司 财务 部管理手册 第 18 页共 37 页 文件编号： SHWAC01 发行：第一版 修订：第 0 版 20xx 年 5 月 1 日 凡是未按以上要求操作的单据，财务部将不予受理并退回相关部门主管。 报销实施细则 交通费：店铺的交通费原则上一律不予报销（含店铺之间因销售需要少量货品转货，区长 /组长的日常车费），但以下情况除外： 1） 团购或一次性购买超过 5 双（含 5 双）需送货时，交通费可根据实际情况报销，具体操作流程： 店长事先将送货时间、送货地点、送货店员姓名、可能发生的车费金额以内部资讯方式报区长、营业部主管批准，事后凭票报销； 2） 如店铺发生装修、维修、撤柜、盘点、进柜等情况之一且确有加班至 11： 30pm（外埠区为 10： 30pm以后）之需要的，则 11： 30pm以后（外埠区为 10： 30pm以后）的车费（含出租车费）可酌情申请全额报销。 具体操作流程： 店长将具体的人员清单、家庭地址和可能发生费用统计后报区长、营业部主管、财务部主管、总经理 批准，事后凭票报销； 3） 顾客要求将维修鞋的送货上门的车费可根据实际情况申请报销，具体操作流程： 店长事先将维修鞋的修补单编号、送货时间、送货地点、送货店员姓名、可能发生的车费金额以内部资讯方式报区长、营业部主管批准，事后凭票报销； 4） 各店铺由于货品调配（ 10 双以上，含 10 双）而发生的的调货费用可根据实际情况申请报销，具体操作流程： 区长事先将调货的时间、数量、估计的运费报营业部主管批准后，事后凭正规交通票及内部转货单报销； 随着业务的发展，运费增加后，外埠区长需根据需要在当地聘请固定的物流公司，签订运输协议，明 确运费标准和结算方式（不含上海区） ； XXX 国际贸易（上海）有限公司 财务 部管理手册 第 19 页共 37 页 文件编号： SHWAC01 发行：第一版 修订：第 0 版 20xx 年 5 月 1 日 5）新开外埠时，在店铺筹备期的前 10 天，外埠区长日常的市内出租车可申请全额报销；其后发生的市内交通费一概列入区长的日常车费补贴中，不得单独申请报销； 长途交通工具费：可以是飞机（限经理级别或长途交通工具的在途时间超过 12 小时）、火车、长途汽车，长途交通工具费原则上实报实销（含店铺至火车站 /汽车站的市内交通费）； 除 上述交通费，其他交通费（如：出租车费）原则上一概不予以报销，如遇特殊情况需及时向营业部主管报备，并需上海管理部、香港管理部（限额以上）特批，并抄送财务部。 修鞋费： 目前上海店铺及部分外埠店铺的维修鞋必须统一至售后服务部进行维修，如遇特殊情况，需就近维修的，具体的操作流程： 上海区：店长在得到售后服务部确认后，事后按费用报销流程凭票报销； 外埠：由于部分外埠店铺在当地进行维修，店长在申请报销此项费用时需提供： a． 维修鞋的清单汇总（后附具体表格） b． 维修鞋的修补单 （填写要求：需详细填写店铺名称、维修日期、维修 鞋的货号、顾客姓名、联系电话、维修项目、经手店员的签字） c． 相关收据和替代的发票； 注：外埠可以就近维修的项目包括：开胶、开线、换扣、换拉链、楦大、换天皮、 烫底不平、换松紧带、断带、钻掉落等；如条件允许，维修鞋可尽量采取在当地 XXX 国际贸易（上海）有限公司 财务 部管理手册 第 20 页共 37 页 文件编号： SHWAC01 发行：第一版 修订：第 0 版 20xx 年 5 月 1 日 进行维修，如需寄回公司维修，需事先经当地区长签字确认，如公司发现维修鞋可在当地维修仍寄回公司的，则快递费不予以报销； 店铺维修费： 目前上海店铺及部分外埠店铺的维修均统一至工程部进行维修，如遇特殊情况，需就近维修的，具体的操作流程： 店长将具体情况、维修预算金额、维修单位情况（需提供 3 家维修方及联系电话以供公司选择）以内部资讯方式报区长、营业部主管批准 抄送工程部确认，并提供参考维修价格 事后凭票报销； 物料费用： 目前上 海店铺及外埠店铺的物料采购均统一至行政部进行操作，如遇特殊情况，需就近购买的，具体的操作流程： 常规固定费用（如： POP 制作费、封箱带等）总金额 50 元以下，店长直接向区长、营业部主管口头 报备，事后店长在申请报销此项费用时需提供： e． 相关的正规发票及收据； f． 制作或购买物料的清单（ POP 需注明活动的内容，时间）； g． 店员 /店长对以上物料的签收证明； 非常规固定费用（如：装饰物、锁等）无论金额大小均需按公司的申购流程进行申请，事后凭票报销，报销时需提供： a． 相关正规发票及收据； b． 制作或购买物料的清单； c． 店员对以上物料的签收证明； 如购买价格明显不合理，财务部将根据行政部提供的市场价格予以报销，超出部 XXX 国际贸易（上海）有限公司 财务 部管理手册 第 21 页共 37 页 文件编号： SHWAC01 发 行：第一版 修订：第 0 版 20xx 年 5 月 1 日 分由经手人承担。 6．电话费：报销范围包括基本通话费、长途电话费、漫游费；各店铺及办事处的电话费报销额度为详见后附“店铺各项费用限额一览表”，超额部分由相关员工自行承担； 7．租赁费 公司外埠新开店铺或因现有宿舍条件有限等原因需申请租赁房屋时，申请人需提供 3处以上各类大小房型的报价（我司不承担相关的税金，报价即为租房的全部费用），以便于主管部门进行选择，区长还需同时提供以下资料以备报香港财务部审批： 4） 房产证复印件（经手人需签写：与原件核对一致）； 5） 房 东身份证复印件（经手人需签写：与原件核对一致）； 6） 租赁。