承誉营销策划公司行政人事管理制度(加表格)汇编(编辑修改稿)

承誉营销策划公司行政人事管理制度(加表格)汇编(编辑修改稿)内容摘要：

求，将会议内容、时间、地点等以书面或电话形式通知与会人员，并有登记记录。 例会不予另行通知。 （二） 与会人员应按会议内容、要求准备好与会发言材料及会议记录所需文具。 （三） 承办部门应于会议召开前 30 分钟，会同 总经办 准备、摆放好会议所需用品，将桌椅、桌签、白板、音响、投影仪及其它设备检查好，确保能够正常使用。 （四） 行政部安排人员做好会议室内的卫生清洁及会务服务人员工作。 （五） 除各部门例会外的其它各种会议， 总经办 需派专 人参加，同时做好记录、整理、归档工作。 第三条 会中纪律 与会人员应严格遵守以下会议纪律： （一） 与会人员应准时到会，不得迟到、早退。 （二） 会议期间，与会人员手机应设置关机或静音状态，无特殊情况禁止接打电话，如有特殊事务可到会议室外接听。 （三） 与会人员因生病、休假或公差不能按时与会者，应向会议召集人或承办部门请假，如是重要会议要委派能代表本部门意见的人员代为出席。 （四） 与会人员要认真作好会议记录，并将会议有关精神及时传达到分管部门。 第四条 会后工作 （一） 会议承办部门通知会议室管理部门（ 总经办 ）并协同清理会议室物品及卫生，关 闭门、窗、灯及有关电器等。 （二） 承办部门应于会后 24 小时内（特殊情况下除外）整理出会议记录归档备查，整理会议纪要需经会议主持人签字后归档（不宜公布的）或分发相关部门及人员。 上海承誉营销策划有限公司 9 第四章 证件管理制度 第一条 营业证件种类 （一） 总经办 留存：企业法人营业执照（正、副本）、组织机构代码证（正、副本、 IC卡）、统计登记证（正、副本）、社会保险登记证、专项资格证书及其它资格证书。 （二） 财务部留存：（国）税务登记证（正、副本）、（地）税务登记证（正、副本）、开户许可证及其它财务专项审批证书。 第二条 监管人员 （一） 公司营业执照类 由行政部监管，行政部助理为监管人。 （二） 公司税务类执照由财务部监管，主管会计为监管人。 第三条 用证程序 （一） 申请使用（借用）营业证件原件，由使用人通知监管人使用时间，监管人口头询问其它部门是否用证后借用，使用（借用）人需按要求填写《借用营业证件、印章记录单》（借用财务证件要填写《借用文件记录单》，具体流程以财务规定为准）。 记录单以年度为期进行立册存档 1 年。 （二） 外送加盖公章的营业证件复印，由使用人向监管人提出使用时间，由监管人按时准备，使用人需按要求填写《企业证件外送领用一览表》，记录单存档 1 年。 （三） 填写表格立册 存 档 1 年，在存档到期消档前需报 总经办 进行审批后才能进行销毁。 第四条 执照管理 （一） 各种执照由各监管人员负责保管，如有损坏、误用等情况，由监管人员负完全责任。 （二） 申请使用营业证件当日无法归还时，要提前向证件监管部门经理申请。 现所有证照均在总经办 上海承誉营销策划有限公司 10 （三） 监管人员工作交接时应将营业证件原件、复印件、及变更前的执照样本列册专案移交，并将现使用的营业证件复印件报送 总经办 备案。 （四） 监管人员根据公司要求进行变更时，如此证件变更涉及其它证照变更时，要填写《企业证照变更交接单》交给关联部门。 变更证照领取 2 日内，将变更证件的复印件报送 总经办 备案。 （五） 执照在外遗 失的由经办人负完全责任。 （六） 执照遗失除立即向上级报告外，并通过 总经办 依法公告作废。 第五章 印章管理制度 第一条 公章使用范围及流程 凡公司对外公函、宣传资料、办理有关工商、税务事务需上交的资料等 不涉及商业合作的文本，可使用公章； 用章部门经办人填写 用印申请表 ， 经 部门负责人、总经理或集团分管领导 审核后，由行政专员在文本上加盖公章。 总经办 须将用印单及加盖公章后的文本复印件存档。 对外公函须经法务人员审核，由法务人员持公函到 总经办 盖章，法务人员须将公函复印存档。 第二条 合同专用章使用范围及流程 凡公司对外签订的合作协议、合作意向、场租协议、委托加工合同、工程合同等涉及金额和法律责任的商业合同，均使用合同专用章； 用章部门填写 用印申请表 ， 连同合同流程单、 用章文本交法务人员评审； 必要时，法务人员须征求计划财务部及有关部门意见； 通过评审的用章文本交 总经办 盖章，未通过的文本退还经办人，并提交修改意见； 完善盖章的合同文本原件 及合同流程单 统一由 总经办 保管。 如有须付款的合同，则交一份合同文本原件至财务。 第三条 印章的保管及外借 公司印章统一由 总经办 负责保管，非 总经理 经理批准，不得委托 他人代管代办； 行政专员须在用章审批、登记手续完备的条件下，方可使用印章，严防 滥用和使用不当； 上海承誉营销策划有限公司 11 印章如有损坏、丢失等情况，须立即 上报公司 ，以便尽快采取对应措施； 员工办事需借用印章外出时，应填写《印章 /证照借用申请单》，经审批 后办理借用登记手续； 公章外带使用必须同时有两名及两名以上的经办人。 借用印章原则上应当天归还，当天不能归还者，须事前征得 总经理 同意后方可借用。 借用印章者须妥善保管和使用印章，事毕尽快归还，以免影响其他使用。 第四条 附件及相关表格 《 用印申请单 》 《印 章 /证照借用申请单》 第六章 公文管理规定 第一条 公文管理 （一） 公司的 公文是传达贯彻 公司 的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。 （二） 公司公文的收发、领取与寄送，原则上由行政部专人负责。 （三） 公司与行政机关相互传递的各种文书，工商由 总经办 专人负责，税务由财务部专人负责。 （四） 公司的 公文处理必须做到及时、准确、安全。 （五） 各分公司、驻外办事处于当年 工作中形成的 公文 ，都必须由 公司 总经办 指定人员 收集齐全 并 分类整理归档 ，以备公司派人进行监检。 （六） 重要文件 需要 移交 总经办 由专人 核对整理后，于 次 年 初 送档 案 室 归档， 各分公司、驻外办事处 不得越期自行留存应该归档的文件。 （七） 公司、各分公司、驻外办事处要 建立严格的 公文 管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，确保 公司 机密 不外泄。 （八） 没有存档价值和存查必要的公文，由 专管 人员 鉴别、登记 ，报 总经办 同意后进行销毁。 （九） 严禁将秘密 公文 带往公共场所或家中。 （十） 遇公司（或分公司、各地办事处）搬家、全国年节假日，各部门要提前 24 小时上海承誉营销策划有限公司 12 给相关业务单位发送传真通知，通知内容中要包含搬家（或放假）时间，新办公地址、邮编、电话、传真等。 第二条 公文范围和种类 （一） 本管理办法中所指公文，包括公司内部上报 下发的各种文件、 会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料 以及公司与外部公司、政府机关、团体等单位间相互传递的各种文书。 （二） 公文种类 1． 请示 适用于向 上级指示和批准。 2． 报告 适用于 向上级反映 、 汇报工作情况， 答复上级的询问。 3． 指示 适用于 对 各公司、驻外办事处 布置工作，阐明工作活动的指导原则。 4． 布告、公告、通告 对 公司员工 公布应当遵守的事项，用 “ 布告 ”。 向 公司内外 宣布重大事件，用 “ 公告 ”。 在一定范围内公布应当遵守的事件，用 “ 通告 ”。 5． 批复 适用于 答复 下级 请示事项。 6． 通知 适用于 传达上级 的指示， 任免人员， 要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文。 7． 通报 适用于 表扬好人好事 、 批评错误 、 传达重要情况以及需要所属各 公司和驻外办事处 知道的事项。 8． 决定、决议 适用于 对某些问题或者重大行动 做 出安排， 撤销各分公司及驻外办事处不适当的决定事项。 经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。 9． 函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作， 向有关主管部门 询问、请求批准和答复审批事项。 10． 会议纪要 用于记载、传达会议情况和并 要求有关 各分公司、驻外办事处共同遵守执行 的议定事项。 第三条 公文行文规定 （一） 以公司文件形式行文的，一律须经 董事长 /总经理或 授权人核准；涉及法律事务的相关公文，须经法律顾问核准。 （二） 各 分公司、驻外办事处一般 不得联合行文 ，如须联合行文的，须经 总经办 核准。 上海承誉营销策划有限公司 13 （三） 行文应逐级传递， 各 分公司、驻外办事处 一般不得越级行文。 因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的 上级 单位。 （四） 向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不 得 同时抄送下级单位；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。 （五） 发文应根据需要确定主 要 抄送单位，不得滥发。 第四条 公文效力 （一） 凡以总公司下发的公文在整个公司内部 或指定的部门内部必须执行。 （二） 公司领导对单一或几个单位下达的指示，相关部门必须执行。 其他部门可参照执行。 第五条 公文格式 （一） 公文格式一般包括：标题、正文、附件、单位印章、发文时间、主送单位、抄送 （ 抄报 ） 单位等。 （二） 公 文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。 除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。 （三） 向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。 （四） 发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。 （五） 公文字号一 般包括单位代号 、文件编号 、年号、顺序号。 几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。 （六） 秘密公文应根据秘密程度分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”、“公开”。 （七） 紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急件”、“急件”、“一般”。 （八） 会议通过的文件，应在标题之下，正文之前，居中注明通过日期和会议名称。 （九） 公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。 （十） 收、发文单位应写单位全称或规范化简称。 联合发文，应将主办单位排列在前。 （十一） 所有文件格式包括字体、字号；一律严格执行格式范例要求；可以直接套用，以求格式的统 一。 上海承誉营销策划有限公司 14 第六条 公文编号方法 （一） 文件编号方法 文件编号由行政部行政部门专人统一编制。 1. 规章制度 文件的附件，以文件编号 +两位码表示。 例如： XZ01，表示公司行政管理制度的第一份文件是“公司公文管理办法”。 XZ0101, 表示公司行政管理制度的第一份文件 —— “公司公文管理办法”的第一个子文件或附件是“公司规章制度格式”。 2. 对内发文编号： “ X 字” +两位数年度码 +3 位流水号表示，例如： X 字 04001。 3. 会议纪要 例：会字 04001，代表 20xx 年第一次会议的纪要。 4. 内部请示报告 例：内请 04001，代表 20xx 年第一份请示报告。 5. 内部协作函 例：内协 04001。 6. 对外文书 例：外字（ 20xx） 001。 7. 部门发文 以该部门简称（两个汉字） +两位数年度码 +三位数流水码，例：行政 03001。 8. 传真格式 对外加盖公章的传真须发件人部门存档，同时报行政部办公室存档。 （二） 外部来文收文登记 按收文时间顺序编列序号、存档。 （三） 文件分发号 重要文件分发时必须编列分发号，以便区分收件人责任。 （四） 版次 规章制度的修改是十分严肃的工作，所以必须实行版本管理。 上海承誉营销策划有限公司 15 第七条 公文处理程序 （一） 发文处理。 一般包括 起草 、 会稿、 审 核 、 审批、打印、 签发、 发文 、 收文、存档 等程序 ，详见（举例）： 公 司 行 文 行文流程 部 门 行 文 管理权限 管理权限 董事长 总经理 总经办 相关部 门经理 文员 承办人 步骤 内容 承办人 综合 内勤 部 门 经 理 总经办 董事长 总经理 √ 一 起草 √ √ 二 会稿 √ √ 三 审核 √ √ 四 审批 √ √ 五 打印 √ √ 六 签发 √ √ √ 七 发文 √ √ 八 收文 √ 九 存档 √ √ （二） 起草公文 的要求 1. 要。