东方百货(超市零售业)采购管理手册(编辑修改稿)

东方百货(超市零售业)采购管理手册(编辑修改稿)内容摘要：

端架陈列可配合促销活动，做广告促销标识 第六章节 采购作业标准 一、购代销货商的谈判流程 采购谈判总流程 了解→预约→第一轮谈判→初步评估→ 填写市调表→市调→ 上级评估→ 预约 第二轮谈判 基本确认→合议评估→报副总经理审批→签订合同→做商品台帐和陈列 填写基本信息表→信息处理→做订货计划→下订单→供货商送货→ 商品陈列 注：如果顺利，一般两轮谈判就可确定下来，如果评估或审批过程中不合格或达不到要求，则可能被淘汰或进行两轮以上的谈判。 采购谈判标准作业流程 东方百货 采购谈判标准作业流程 东方百货 管理手册 *采购手册 机密 第 15 页 共 119 页 商品采购作业流程 程序 文件 负责人 NO NO NO NO NO 是 注：新商品的报批流程相同，只是不用签定采购合同，但要填写《红太 阳收费单》即收到相关费用； 《新商品报告单》经财务签字后方可由信息部进行建档处理 供货商初步报价 (第一次 ) 供货商公司介绍及背景 商品目录报价单等资料 样品或图片（大件商品） 供货商业务人员 /采购经理 /采购助理 商品合乎需要 本公司采购经理 / 营运部 市调及市调报告 停止 联系 发供货商法规自查表 供货商正式报价 ,议价 供货商业务员 /助理 供货商基本资料 商品报价单（附照片） 相关各项法规文件 合同签定准备 协商商品价格及交易条件，检查商品合法性 新商品信息开发单 本公司采购助理 /采购经理 / 供货商业务员 商品交易条件协议书 供货商及商品资料系统建档 信息部录单组 /采购经理 商品陈列及台帐规划 商品陈列图 本公司采购经理 供货商按订单送货 供货商送货 采购部长评估 停止 联系 采购部长 采购合议组 会议讨论 继续谈判 采购经理 /采购部长 /副总 共同确定意向书条款 确定供货商资料及齐全性 总经理审批 继续 谈判 本公司总经理或副总经理 注：在意向书上签字，在挑选的商品的盖章 双方了解 供货商背景资料 /商品图片 、 价格 采购部长审核定价毛利率和有效证件 /合同条款 /其它条款 /费用 /单品数 总经理在合同书上签字 采购部长 /副总经理 副总经理 /总经理 审核供货商资料 /商品 资料填写是否正确 陈列和订货计划 /第一次下单 采购经理 /采购部长 /信息部录入组 合作意向书 供货商填写 签订商品购销或代销合同 供应商基本信息资料单 供货商业务员 采购经理 采购部长 东方百货 管理手册 *采购手册 机密 第 16 页 共 119 页 采购谈判过程使用的单据 东方百货 购代销谈判意向书 NO： XXXXXX 厂商名称： 联系人 /电话： 联系人直属领导 /电话： 地址： 公司电话： 日期： 采购员： 供货商品大 类或品牌 可供货 单品数 同域区正在供 货的零售商 供货品牌以及单品数 （详细见商品报价清单） 有可能引进 的品牌 预计每个品牌 可引进单品数 供应商类型 ○个体 ○厂家 ○贸易商 ○批发商 ○经销商 ○代理商 发票类型 经营方式 ○ 购销 ○ 代销 结算方式 进场条件 进场费 劳动节赞助 销售损失分摊 单品条码费 中秋节赞助 退换货条件 保证金 国庆赞助 降价成本补差 年底返利 元旦赞助 送货天数 /最小金额 货量返利 春节赞助 促销支持 首单折扣 开庆赞助 /店庆赞助 其它 注：经营分摊费用（水电费、耗材分摊费用、设备资产分摊、电子称 /及人员、防盗费用、装修要求、设备要求） 供货商签字确认： （此处签字仅代表谈判意向，不具备法律效力） 采购员条件评估：（采购填写） 可否进一步洽谈： 是，进一步进行市调（填写市调表交营运部市调） 市调情况评估： 采购部长： 进一步谈判内容： 供货商签字确认（日期）： （此处签字仅代表谈判意向，不具备法律效力） 采购员签字： 提供资料： ○样品 种 ○图片 张 ○宣传册 本 ○详细报价单 ○营业执照复印件 ○税务登记复印件 ○注册商标复印件 ○受权代理书复印件 ○卫生许可证复印件 ○质检报告复印件 份 ○特种经营许可证复印件 ○进口商品相关法规文件 ○法人代表受权委托原件 (可委托签合同 /结算业务 /相关协议文件 ) 东方百货 管理手册 *采购手册 机密 第 17 页 共 119 页 是否引进 采购部长： 副总经理： （如暂不引进，存入备用档案。 ） 总经理签字： 东方百货 购代销商品市调表 供货商名称： 制单人： 市调人： 日期： 可能经营的 商品名称 商品条形码 单 位 规格 / 型号 商场名 1 商场名 2 供应 进价 售价状态 促销价陈列排面 备注 注：灰色部分采购填写，白色部分营运市调员填写； 营运负责人签字： 采购经理签字： 法定代表人授权委托证明书 （ ）字第 号 兹授权 同志，为我方签订经济合同代理人，其权限是： 授权单位： （盖章） 法定代表人： （签名或盖章） 有效期限：至 年 月 日 签发日期： 附：代理人性别： 年龄： 职务： 工作证号： 营业执照号码： 经济性质： 主营： 兼营： 说明： 委托书内容要填写清楚，涂改无效。 委托书不得转让、买卖。 东方百货 管理手册 *采购手册 机密 第 18 页 共 119 页 将此委托书提交对方作为合同附件。 如果中途需要变更委托人，应提前半个月通知我公司，否则所发生的一切合同或经济纠纷我公司一概不负责任。 合同审批单 NO： XXXXX 供应商名称： 供应商编号： 合同编号： 该供应商信息基本资料已填好，商品信息资料已填好， 交易条件合同附件已填好，该供应商资料已准备齐备，意向书上级已签字，选定引进商品已签字，请上级审批合同。 采购员： 商品信息资料毛利率已审核，基本资料已审核。 供应商交易条款已审批，挑选引进商品已审核。 采购部长： 合符公司引进的供应商和商品的政策， 副总经理： 总经理签字： 新供应商新商品的谈判说明 一般通过以上的业务作业流程我们会在最先谈到交易条件的项目 . 首先 供货商交易说明 一 、 联系方法： 新供货商认为有合适的商品提供本公司销售，可直接与采购员或部门主管事先以电话联络，以便安排会谈时间。 由于每位采购员或部门主管的工作极为忙碌，请勿临时拜访，造成双方的不便。 二、 供货商应提供的文件资料 1． 公司简介或有关公司说明资料。 2． 制造或销售商品的目录及样品及报价（注：大件商品提供图片）。 3． 市场销售分析。 上述资料务必于 会谈时准备，以便双方在有限时间内能有效沟通了解。 三 、本公司商品采购根据供货商所提供的上列资料，以判断该商品是否合乎卖场的需要，并 进一步进行 市场调查及工厂拜访。 四、供货商于正式报价前须备妥相关执照证件。 资料文件不齐者，则将暂缓报价。 五、厂商或新品入场的其它交易条件说明 包括经营方式政策、付款条件政策、运输方式、索赔条件、入场赞助、条码费、配送费、扣折、返佣、税金、其它费用分摊办法等 第二、商品报价说明 一、 新供货商完成前项的工作后，即进行商品报价工作。 报价的商品须填写本公司所提供的 东方百货 管理手册 *采购手册 机密 第 19 页 共 119 页 新商品开发单，并附 上样品或照片。 二、 报价时，双方须就下列事项进行协商： 商品报价单的价格商议； 促销协议书； 厂商或新品入场的交易条件； 商品购销合同。 为使协商能迅速有效的完成，供货商所代表的业务人员需获得充分授权。 三、 为使商品的采购工作能公开、公正、客观、所有新商品的引进和销售，均须由采购经理提报给采购部长、副总经理审批同意后，才能进货销售。 四、 采购部长和采购副总经理对新商品的评审重点为： 商品的市场性及未来发展潜力。 商品的包装及规格。 商品的利润（进、售价的合理性及竞争性）。 供货商的商品推广计划。 供货商 以往交易配合度、服务品质。 五、新商品经审核通过后，即进行供货商及商品资料的建档以及商品台帐图和陈列规划。 六、 新商品的进货上架，第一次订货由采购（招商）部发出订单，后续的订货则由营运各 部依销售及库存状况下订单。 二、专柜招商谈判流程 招商谈判总流程 了解 预约 第一轮谈判 初步评估 填写市调表 市调 上级评估 预约 第二轮谈判 基本确认 合议评估 报总经理审批 签定合同 填写基本信息表 信息处理 做装修设计 设计纸图报批 进场装修 装修跟进 商品上架 注：如果顺，一般两轮谈判就可确定下来，如果评估或审批过程中不合格或达不到要求，则可能被淘汰或两轮以上的谈判。 专柜厂商作业流程说明 程序 说明 负责人 否 供应商初步联系 (第一 次 ) 供应商公司简介 商品目录及资料 商品样品。