天剑运动用品公司(行政人事办公制度)员工手册(编辑修改稿)

天剑运动用品公司(行政人事办公制度)员工手册(编辑修改稿)内容摘要：

(项目档案除外 )。 跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；没有批复文件的，放在请示年立卷。 (热敏纸 )，必须制成复印件后方可立卷归档。 文件材料的归档范围 、 归档的文件材料范 围 a、 反映公司发展沿革和经营活动的，对集团公司发展、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； b、 公司运营过程中形成的在维护国家、企业和职工权益等方面具有凭证价值的文件材料； c、 公司需要贯彻执行的上级机关、股东会、董事会的文件材料 、 下属企业报送 重要文件材料； d、 其他对公司工作具有参考价值的文件材料。 、 公司文件的分类 a、 公司的请示、报告、批复、批示、通知、函等。 b、 公司制定的决议、决定、办法等。 c、 公司年度工作计划、经营计划、总结报告及向上级领导部门的汇报材料。 d、 公司年度财务决算、年 度统计报表、资金回收情况报告等。 第 12 页 共 58 页 e、 上级审计部门对公司的审计结论、公司审计部门对各投资项目的审计结论等。 f、 公司对外投资项目的文件及重要的项目资料。 包括合同、章程、协议、董事会和监事会文件等 (详见公司项目档案分类标准 )； g、 公司章程、规章制度、机构设置、职责范围、人员编制、工作条例等； h、 人事任免、员工培训、录用、工资、劳动合同等文件材料； i、 外事活动、出访考察等活动形成的文字材料； j、 在重要活动中形成的音像档案材料等； k、 会 议文件 会议文件主要指公司股东会、董事会、监事会、总经理办公会议及经 营工作会议。 文件包括会议通知、与会人员名单、会议日程、会议决议 (或纪要 )、会议报告及有关的会议音像材料。 l、 公司对外投资企业的法律文件 ① 、 投资企业的合同、公司章程、股东会及董事会决议； ② 、 投资企业上报的年度工作计划、经营计划、总结报 告及重大事项的请示和批复； m、 投资企业主要高管人员的档案资料等。 ① 、 公司各类技术资质、证书、专利、版权、商标等属于知识产权范畴的法律文件等； ② 、 上级机关和其他部门印发的文件 ； 上级机关，其他部门、单位印发的与公司业务有关，需要办理的文件或已经办理的重要文件。 文件 材料的归档方法 、卷内文件目录按文件的排列顺序的内容编写，抄录的文件标题应完 第 13 页 共 58 页 整、准确。 、填写文件目录时须使用钢笔 (黑或蓝黑墨水 )，字迹工整、清晰，原件上凡是使用的圆珠笔、铅笔字迹应重新用钢笔描写后才能立卷归档。 、卷内文件凡有内容的页面用铅笔编页号 (阿拉伯数字 )，不足 16 开的单页文件应贴在 16 开的纸上，破损的文件应予修补后再编入档案卷内。 、凡属归档范围内的文件材料，各部门必须按有关规定，负责文件材料的收集和整理，定期移交档案部门集中归档，任何个人和部门不得以任何借口据为已有。 、公司档案的保管期限定为永久、定期两种。 定期一般分为 30 年、10 年。 确定档案保管期限的原则： a、凡是记述和反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司的经济建设、经营管理和历史研究有长远价值的重要文件材料，列为永久保管。 b、凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为定期 30 年保管。 c、只在短期内对公司有参考利用价值的文件材料，列为定期 10 年保管。 、永久保管的档案主要包括： a、 公司筹备、建立及重大机构调整过程中形成的文件材料； b、 公司重要的管理 规定和规章制度； c、 公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； d、 公司运营过程中形成的产权及产权变动、资本运营、股权管理、清 第 14 页 共 58 页 产核资、多种经营等重要业务文件材料； e、 公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； f、 公司机构演变、人事任免等文件材料； g、 公司房屋买卖、土地征用、重要的合同协议，产权登记等凭证性文件材料； h、 上级机关制发的属于公司主管业务的重要文件材料； i、 同级单位、公司所属企业关于重要业务问题的来函、请示与集团公司的复函、批复等文件材料 ； j、 公司所属企业的成立、合并、分立、重组、解散、破产等产权变动等重要文件材料。 、定期保管的文书档案主要包括： a、 公司运营过程中形成的一般性业务文件材料； b、 公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； c、 公司人事管理工作形成的一般性文件材料； d、 公司一般性事务管理文件材料； e、 公司一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； f、 上级机关制发的属于公司主管业务的一般性文件材料； g、 上级机关和同级单位制发的非公司主管业务但要贯彻执行的文件材料； h、 同级 单位和公司所属企业关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料； i、 公司所属企业报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报 第 15 页 共 58 页 告、重要的科技文件材料、法规性备案材料等文件材料。 、下列文件材料应在事项办理完毕后及时归档。 a、 企业章程、营业执照、税务登记、组织机构代码证书、商标注册证、国有资产产权登记证、撤消单位的印章等； b、 各类合同书、协议书、意向书、备忘录等文件材料； c、 董事会、监事会、股东会会议纪要、决议、决定等文件材料； d、 重大活动中形成的录音 (录像 )带、光盘、照片等声 像材料； e、 因公出国考察和外出参加有关重要会议所形成及带回的重要文件材料； f、 具有保存价值的荣誉证书、奖状、奖杯、纪念品、题词等实物； g、 应归档的零散文件材料； h、 企业机构改革和员工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料； i、 其他临时活动中形成的文件材料。 、 公司形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和保管期限，按国家有关规定执行。 档案的日常管理 、 根据国家档案管理有关规定，实行科学化管理档案，按各类档案的不同内容分门别类登记保管，使之系统化、条理化和标准化，逐渐达 标、升级 ，并逐步建立微机网络，达到微机化管理。 、 定期定时对档案进行检查，一般为每年核对一次，检查时以案卷目录为准，逐卷核对，掌握档案变化情况，及时发现问题并采取措施予以处理。 、 公司各种档案原则上不外借 (公司外部 )，特殊情况需借用时，须经总经理办公室批准，并办理借阅手续，借阅时间不超过 5 天。 重要 第 16 页 共 58 页 文件一律不外借。 、 本公司人员因工作需要查阅、复印档案时，可在档案室查阅并复印；查阅、复印重要档案需经总经理办公室负责人批准。 借阅公司档案，需填写登记借阅单，最长借阅期限为三天。 确因工作需要外带 ，需办理档案外借手续，经总经理办公室负责人核准后，方可带出，用毕即归还。 、 阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，禁对卷内文件折叠、撕毁和私自拆卷，阅卷时严禁吸烟更不能随意乱放，以免遗失。 、 认真贯彻执行《中华人民共和国国家保密法》，保证档案材料的安全保密，要确保档案室各种档案安全及有效使用，坚持 “以防为主，防治结合 ”的原则，按照档案管理要求，做到防火、防盗、防尘、防虫、防有害生物，安全使用电器设备，严禁档案室内吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆危险物品，确保档案 安全。 、 总经理办公室对保存各类档案要定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案，按规定清销。 、 对需要销毁的档案，根据公司档案管理分工，在《销毁清册》上登记，并写出书面情况报告，经总经理办公室审查，报经公司领导签字同意后方可销毁。 档案销毁要由 2 人以上并在指定地点监销，监销人要在销毁清册上签字。 、 做好立卷归档档案的统计工作，掌握档案总数和变化情况，对档案的收入、移出情况要及时登记。 、 公司档案立卷归档工作于每年三月初开始，三月底结束。 、 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于 业务资料的数字化处理和 第 17 页 共 58 页 保存。 对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。 、 备份盘与源盘应分开存放。 秘级档案的管理 、 秘级档案是指载有秘级标示的公司档案。 秘级档案根据秘级程度分为“秘密 ”、 “机密 ”、 “绝密 ”三种。 、 秘级档案的管理和使用按照公司《保密工作管理制度》执行。 违反处理条例 、 本制度适用于 东莞天剑运动用品科技有限公司 各员工各部门。 、 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。 、 下列行为之一，据情节轻重，给予 50~500 元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： ① 、 毁损、丢失或擅自销毁企业档案 ② 、擅自向外界提供、抄摘企业档案 ③ 、涂改、伪造档案 ④ 、未及时上报归档或管理不善的档案管理者 ⑤ 、未按手续就借阅、外带者或越级查阅者 (档案管理者同罚 ) 1 附则 本办法由总经理办公室负责解释，自下发之日起执行。 附件：《档案保管期限及档案保管期限表》 附件：档案保管期限表 一、上级机关颁发的文件材料 (1)、 上级机关颁发的命令、决定、决议、条例、计划、批复和通知 ① 针对公司主管业务工作 并要贯彻执行的重要文件 永久 第 18 页 共 58 页 ② 、 属 于 公 司 业 务 工 作 并 要 贯 彻 执 行 的 一 般 文 件30 年 ③ 、 其 它 需 要 执 行 的 文 件10 年 (2)、 上级机关召开的重要会议文件 ① 、主要文件30 年 ② 、其它文件10 年 (3)、 上级机关或有关部门对公司及所属单位检查工作形成的文件材料 ① 、 重 要 的永 久 ② 、 一 般 的30 年 ③ 、 本 单 位 汇 报 材 料30 年 二、投资企业报送的文件 (1)、 年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专期报告30 年 第 19 页 共 58 页 (2)、 年度以下的总结、统计报表，一般的专题报告和备案材料10 年 三、公司形成的文件 (1)、 公司制发的重要规章 制度、中长期规划、发展纲要等文件材料永 久 (2)、 公司的请求与上级机关的批复、批示 ① 、重要业务问题的 永 久 ② 、一般业务问题的30年 (3)、 同级单位、公司所属企业的来函、请示与集团公司的复函、批复等文件材料 ①。