商洛强电线电缆公司管理制度、流程、表格汇编(编辑修改稿)

商洛强电线电缆公司管理制度、流程、表格汇编(编辑修改稿)内容摘要：

类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录 ,以备查阅。 第二条 制度规范 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人 员负责执行。 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全 ,存档备案。 半年一小清，年终一大清。 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事 第 30 页 共 178 页 主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。 第三条 文件管理流程设计 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→ 下发文件→文件存档 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁 （二） 文书管理制度 第一条 管理要点 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。 文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、 总结 汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。 第二条 制度规范 根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公 第 31 页 共 178 页 示学习。 按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均 由行政人事部分类存档备查。 行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。 根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。 办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门 报告 ，若未查明原因，则由 办公室负责承担。 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。 第三条 流程设计 起草文书→填写《发文簿》 (需要时 )→张贴→存档→更新目录 (纸质档与电子档 )→借阅→清退→审批→销毁 （三） 档案管理制度 第一条 管理要点 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。 第 32 页 共 178 页 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的 档案文件柜保管。 第二条 制度规范 应归档的文件、 材料 由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。 所有归档文书 材料 经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出 清单。 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。 第三条 流程设计 根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退 二、 办公用品管理制度 第一条 管理要点 为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。 第 33 页 共 178 页 办 公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。 第二条 制度规范 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。 办公用品购置应遵循以下程序：每月 27 号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求 计划 和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。 对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。 任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。 办公用品管理人员负责收 发入、离职人员的办公用品。 办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。 第 34 页 共 178 页 管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。 第三条 管理流程设计 编制 《 需 求计 划 表 》 审批 采购 入 库登记 发放 编 制 需 求 计 划 统 计 申 购 情 况 月 末 清 算 汇总 出库登记 三、 图书管理制度 第一条 管理要点 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。 图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。 根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。 第二条 制度规范 各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。 按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书12 次。 对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。 按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。 借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严 第 35 页 共 178 页 重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者 全额赔偿。 图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。 第三条 管理流程设计 申购流程：填写申购单→审批→采购→图书入库登记 借还流程：查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单 四、 会议管理制度 第一条 管理要点 为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。 根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。 清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。 会 议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。 第二条 制度规范 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负 第 36 页 共 178 页 责做好相应的会议记录。 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议 ，打印并张贴。 按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。 如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。 第三条 管理流程设计 会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理 五、 清洁卫生管理制度 第一条 管理要点 为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。 按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。 办公室 管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。 第二条 制度规范 清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。 按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。 第 37 页 共 178 页 清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。 值日生在规定时间内做好所有清洁项目 ，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。 未按要求清洁者，按照规定予以处罚。 第三条 流程设计 安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理 六、 日常事务管理 （一） 接待管理 第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。 第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。 按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。 第三条 接待人员问 清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。 第四条 流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁 （二） 报刊收发整理 第 38 页 共 178 页 第一条 办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。 第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。 第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。 第四条 报纸每周更换一次，所有报纸每 季度处理一次。 第五条 流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理 （三） 后勤管理 第一条 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。 第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。 第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。 第四条 根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。 第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工 作时间登记进行总的考勤汇总。 第六条 流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表 （四） 文化宣传管理 第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。 第 39 页 共 178 页 第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。 第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。 第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。 第五条 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档 （五） 其他事务 第一条 名片制作、收发传真等其他事务。 第二条 负责公司文书的打印复印工作。 第三条 负责树木花卉的养护工作。 第四条 协助其他部门工作，完成上级交代的。