本公司门禁使用手册

本公司门禁使用手册内容摘要：

方法输入时间 ： 设置方格为 [√ ]状态，用鼠标单击要修改的年、月、日，然后用键盘输入年、月、日。 单击 右边的下拉键，将显示一个设置时间的窗口，选择图 图 图 图 用户操作手册文档 第 9 页 共 66 页 12/23/2020 需要设置的时间。 如图 所示。  数据排序选项键 选择要排列次序的字段（请参阅图）该键颜色为灰色时便不可使用。  树型选择列表框 ： 要全部选择时，在第一层目录空白的方格中设置为“√”状态。 要部分选择时，单击标志为“ +”的四方格，打开下一层目录，把所要设置的项目的方格设置为“√”状态即可。 第二章 系 统 出勤及管理软件除了提供出入控制管理功能，也提供其他功能，包括关于系统及退出。 关于 关于描述了系统的名称、修改时间和版本 号等信息。 也可以显示公司的基本信息。 显示的信息是一幅图片，用户可以自行修改，图片一般放在执行文件的目录下，名称为 图 图 用户操作手册文档 第 10 页 共 66 页 12/23/2020 第三章 资 料 设 置 资料设置的主要用途是记录系统用户资料、持卡人信息、出入记录管理、人事资料整理、系统管理。 编号设置 编号设置的主要用途是设定简短的编号并给予简略的资料说明，使系统用户可以更有效地处理这些资料。 休假编 号及闸门编号都可以设定。 单击“资料设置”按钮，将显示“编号设置、持卡人信息、出入记录维护、人事维护、系统管理”按钮的列表框。 单击“编号设置”按钮，便会显示“部门编号设定”窗口。  注意 ： 首先，您必须在“编号类型”中选择您要作修改的编号。 在“编号类型”的右 面 ，将显示各种“编号”和“描述”。 单击“显示详细资料”按钮后，将显示您所选编号的具体情况。 编号不能多于六个字。 “描述”显示部门名称的全写，其内容不能多于五十字。 部门设置中有一个设置部门授权问题，也就是某个部门所有人是以某中授权方式授权 的。 这些授权方式是闸门组合中设置。 当闸门组合已设置好后，在授权时，会在列表中显示闸门编号供用户选择。 闸门组合：就是把某些控制器在某种情况下都有同样的权限。 方便批量授权。 图 用户操作手册文档 第 11 页 共 66 页 12/23/2020 持卡人信息 设定持卡人信息。 持卡人是用近距离感应卡； 进入 /进出地点必须已安装了 系统。 单击“资料设置”按钮，将显示“编号设置、持卡人信息、出入记录维护、人事维护、系统管理”按钮的列表框，然后单击“持卡人信息”按钮，便会显示“持卡人信息维护”窗口（如图 ）。  注意： 在持卡人的主要窗口中，持卡人号码分为内置 卡 号和外置 卡号两种。 内置卡 码是指卡的内码，外置 卡号 是指印刷在卡片上的号码 或者是用户自定义的方便记忆的字符， 这号码必须是 20 位以内的任何字符，并且是独一无二的； 内 置卡号是 20 位以内的数字，并且是独一无二的，不含任何文字在内，通常的输入是直接刷卡输入。 用 读卡 器 输入内置卡号：打开持卡人 信息维护界面 ，系统会自动查找读卡器（在打卡持卡人界面前要设置好读卡器），找到读卡器后提示文字为蓝色，没找到文字为红色。 当提示文字为蓝色时并内置卡号为输入状态（新增或修改记录时）可以刷卡录入内置卡号。 密码是每张卡皆有的。 当系统使用 者使用这张卡时，须在读卡器上键入密码，密码是四位数字，且不含任何文字在内。 期满日期是职工出入 系统的有效日期，如您不想有任何有效日期，便不须理会此项。 员工编号：记录持卡人的姓名及所属部门等信息，员工编号必须选择；其内容在 ’添加员工信息 ’中设置。 设置闸门的出入权限：设置闸门有二种方 式。 一是选择“总体闸门组合”，二是选择部门授权。 当使用多个闸门，选择“总体闸门组合”操作方便；使用部门授权在部门下的所有员工都使用相同的组合是很方便的； 当选择某个组合时，在下面列表中会显示该组合的所有控制器信 息。 关联卡设置：当控制器使用了关联卡后，可以设置每 2 张卡之间为关联卡。 关联卡设置后不能与其他卡一起使用开门。 关联卡必须是已授权的卡，否则不能作为关联卡使用。 图 用户操作手册文档 第 12 页 共 66 页 12/23/2020 关联卡设置如 下 图 : 1． 添加双卡开门权限： 把两张卡设置为关联卡，但不传送到控制器。 设置关联卡时需要选择闸门组合。 闸门组合设置了关联卡在那些控制器上使用。 2． 传送双卡开门权限： 选择列表中的关联卡记录，按 [传送双卡开门权限 ]按钮传送到控制器中。 3． 删除双卡开门权限：不但删除关联卡记录同时也删除了控制器关联卡信息。 4． 查询双卡开门权限：查询列表中的关联卡是否在 控制器中存在。 查询后会在列表中显示查询结果。 用户操作手册文档 第 13 页 共 66 页 12/23/2020 出入记录 维护 直接输入出入记录 若持卡人忘记携带他 /她的职工证，他 /她的上班、午饭外出 /回来、下班，时间资料记录均可以直接输入系统中。 单击“资料设置”按钮， 选择“出入记录维护” ，在系统窗口的最右边会显示“直接输入出入记录、系统资料库维护”（如图 ）。 双击“直接输入出入记录”按钮，将显示“直接输入出入记录临时文件”窗口。 （如图 ）  注意： 您需要提供您要寻找的员工编号、出入日期、出入位置和出入时间的详 细情况，如果系统设置使用“进 /出”逻辑管理，您需要指定进 /出读卡器。 我们建议用户将直接输入的出入记录存盘，然后利用直接输入出入记录列表将它们打印出来核对，证实无误后，再返回屏幕并按下 [传送到主记录 ] 键，把直接输入的出入记录存储到数据库中。 有关打印“直接输入出入记录”报表，请参考“直接输入记录报表”。 图 图 直接输入出入记录表 用户操作手册文档 第 14 页 共 66 页 12/23/2020 人事维护 更期表 设置 您应该为每个员工设定一个正常的更期表和其它特别的更期表，以便协助计算薪金和制定分析报告。 在“树型列表”列中单击“资料设置”按钮，将显示“编号设置、持卡人信息、出入记录维护 、人事维护、系统管理”按钮的列表框。 单击“人事维护”按钮，在系统窗口的右边会显示“更期表设置、轮值设置、员工信息、员工休假信息”（如图 ）。 双击“更期表设置”按钮，将显示一个“更期表和迟到 /超时设置的维护”窗口（如图 ）。 设置更期表时，您需要提供以下资料： 更期表编号：更期表编号必须是独一无二且不能多于六个字。 描述：描述的内容必须等于或小于 三 十个字。 上班时间、就餐开始时间、就餐结束时间、下班时间；上班和下班时间必须要设置，有些公司在中午吃饭不刷卡，中午就餐开图 更期表设置中的二班制模式 图 用户操作手册文档 第 15 页 共 66 页 12/23/2020 始和结束时间 不设置。 当设置后又不打卡，计算考勤时会作为未刷卡处理。 上班时间计算是在上班扫描范围到下班扫描范围内的第一条记录作为上班时间，下班时间计算是在上班扫描范围到下班扫描范围内的最后一条记录作为下班时间 采纳范围在上班前和采纳范围在上班后 采纳范围是指接受出入记录的时间范围。 如果刷卡时间不在采纳范围内，系统计算员工考勤将会出现未刷卡现象。 是否包括午饭时间。 就是计算员工的工作时间是否也加上吃饭时间。 休息日：如果您设置更期表编号为休息日，请单击这选项。 设置了该记录为休息日后，上下班时间不用再设置。 在排班时，员工某天 是休息的话，将填上该记录的编号就行。 注意：必须进行更期表编号的设置，否则不能在“轮值设置”中“以星期方式设置”部份的更期表编号中选择时间。 设置迟到 /超时需要提供以下资料： 迟到限制：迟到限制是指允许员工迟到的最大限度。 系统会以两种方式计算员工的迟到状况，设置迟到限制的时数，第一种方式就是迟到小于该限制，第二种方式就是大于迟到限制。 如设置迟到限制为 15 分钟，某员工迟到 13 分钟，该员工第一种迟到为 13 分钟，第二种迟到为 0。 开始计算超时（下班后）：设置员工下班后什么时候开始计算加班 停止计算超时（下班后）： 设置员工下班后什么时候结束计算加班 超时的计算单位 早到也纳入超时。 在下班和开始超时工作的时间也包括在内。 加班单位设置 轮值设置 设置轮值表。 单击“资料设置”按钮，将显示“编号设置、持卡人信息、出入记录维护、人事维护、系统管理”按钮的列表框。 单击“人事维护”按钮，在系统窗口的右边会显示“更期表设置、轮值设置、图 用户操作手册文档 第 16 页 共 66 页 12/23/2020 员工信息、员工休假信息”（如图 ）。 双击“轮值设置”按钮， 单击 ，输入相关信息， 将显示一个 如图 的 “轮值表设 定 ”窗口。 每月您至少需要设置一个轮值表。 总体轮值表：可适 用于全体员工。 按轮值编号：它适用于设置轮值编号的员工。 您必须先在编号设置中设定轮值编号。 按个别员工编号：您能利用这个选项为个别员工设置轮值编号。  系统为用户提供两种方法设定轮值表： 以周期方式设置 此设定以月份为基本单位，并以每月一号开始计算，系统提供最多十种不同的轮值组，这是为具有多种轮值政策的公司而设计的。 例如：员工轮值组为四日上班，一日休假，您可在此处打入 5（ 4+1），在第 1 至第 4 个格中键入预先设定的轮值代码表示上班日，在第 5 个格中键入预先设定的轮值代码表示休息日，然后 按“存储”键，系统会自动编制出该月的轮值表。 以星期方式设置 此设定方法专为一些不是按正规轮值组上班的轮值方式而设定的，此方法也是以月份为基本单位，例如：您想设定星期一至五上班，星期六、星期日为休息日，先按“星期一至日默认值”，然后键入预先设定的分别表示上班日和休息日的代码，系统会自动编制出该月份的轮值表。 若您想更改该月某天为特别日，如台风、圣诞节等，可直接键入该日作更改，弹性极大。 图 图 图 图 用户操作手册文档 第 17 页 共 66 页 12/23/2020  注意： 在打印考勤报表时，系统将根据以下情况寻找记录：  程序先寻找轮值表的员工编号和年份 /月份 记录；  如果找不到，程序再寻找轮值表的轮值组合编号和年份 /月份记录；  如果再找不到，程序会寻找轮值表的年份 /月份记录。 如果选择了轮值组合编号和员工编号，员工更期表只会凭员工编号和年份 /月份记录寻找。 若选择“总体轮值表”时，轮值编号、员工编号不可用；若选择“按轮值编号”时，员工编号不可用；若选择“按个别员工编号”时，轮值编号不可用。 员工信息 记录 员工的相关信息。 员工休假信息 记录职工的所有休假事件。 单击“资料设置”按钮， 选择 “人事维护”按钮，在系统窗口的右边会显示“更期表设置、轮值设置、员工信息、员工休假信息”（如图 ）。 双击“员工休假信息”按钮，将显示一个“职工休假记录维护”窗口（如图 ）。 它 记录员工的全部休假事件。 您需要提供以下资料： 员工编号、休假、休假日期 休假类型 a) 小时休假方式：您必须选定由系统提供给您的休假时间及休息总时数。 b) 整天休假方式：当休假几天时，系统会把每一天分为一条记录。