建材公司组织架构及制度汇编docu

建材公司组织架构及制度汇编docu内容摘要：

二、适用范围 本制度适用于 XXX 建材 有限公司对文书档案和声像档案的管理。 三 、控制要求 （一）文书档案管理 、人事档案、技术档案 三 类。 （ 1） 行政档案包括： ①重要会议 材料，如报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等； ②政府部门出台或发来的相关文件，包括通知、决定、纪要、决议、指示、条 19 例、规定、计划等； ③公司对外正式发文或与有关单位来往的文件，包括请示、报告、总结、计划、公函等； ④公司的各种行政文件，包括决议、总结、计划、请示、工作协调单、会议记录、统计报表及简报等； ⑤公司其他文件，包括合同、协议书等。 ⑥其它文件，包 括档案移交清册、保管清册、销毁清册、工作标准、管理标准、工会资料等。 注：公司对外盖章文件留一份存档。 公司各职能部门及内部形成的文 件，一份交综合事务部归档。 （ 2）人事档案包括： ① 员工劳动合同书、入职登记表、应聘书、员工试用期考评表； ② 员工求职自荐（推荐）材料、简历、学历证明、各类资格证明的复印件等； ③ 员工绩效考核材料、培训资料、小结材料、个人述职材料等； ④ 人事任免、职工奖惩、工资、福利、调动、离职通知书； ⑤ 公司员工花名册及其它有保存价值的文件资料等。 （ 3）技术档案包括： ① 规划类资料，如设计任务书、规划成果资料等； ② 勘察类资料，如方案、勘察报告等； ③ 设计类资料，如任务书、方案确认资料、施工图纸、审查资料等； ④ 监理类 资料，如规划、细则、月报等； ⑤ 施工类资料，如图纸会审、工程变更、工程签证、施工组织设计、专项施工 20 方案、竣工资料等； ⑥ 综合性资料，如发件、收件、会议记录等。 注：各类技术文档收到和形成当日要在本部门的“档案登记簿”上登记，以备查阅。 、立卷管理 （ 1）档案分类：依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别； （ 2）归档前将资料按类分组放置在待办卷宗内； （ 3）档案的立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内应把文件正文、底稿、附件、请示和批复按一定顺序放在一起； （ 4） 每个档案案 卷要及时整理，使之厚度适宜，一般应控制在 1cm 至 2cm 之间，材料过窄应加称边，材料过宽应折叠整齐，字迹难以辨认的，应附抄件，并为每一案卷书写端正的标题； （ 5）对所有公司档案应按一定次序排列和存放，并确定保管期限。 （ 6） 应编制档案目录（卡片），并在每年年底对档案进行一次检查，清理不必要保存的档案。 （ 7）文书档案存放的环境要求：干燥、整洁、无污染。 （二）声像档案管理 ：反映公司主要活动和其他单位形成的与本公司有关的录音、录像、照片。 、整理和归档 （ 1）各部门形成和收到的声像资料应及 时交综合事务部存档。 综合事务部应 21 对声像档案进行整理，其工作内容包括分类、组合、排列和编目。 （ 2）声像档案的分类、编号 照片档案按年代、事件分类，同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号，底片在卷宗内编流水号，格式为：卷宗号 — 流水号；录音带、录像带、摄像带按年代分类，按内容编号，同一内容分录几盘的应视为一宗卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。 （ 3）声像档案应编注与其他载体档案相联系的参照号，其格式为：（档案形态）档号 /（档案形态）档号。 ；应视其内容的重要程度、时间、名称 、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。 （ 1）文字说明的基本内容可包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。 （ 2）文字说明的要求 ① 准确揭示档案的内容，概括其全部信息，标注项目正确齐全； ② 照片的自然张（内容相似的亦可以若干张）编写文字说明； ③ 录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明；一组声像资料联系密切的也应加文字说明。 该文字应简洁，通顺，时间用阿拉伯数字表示。 （ 1）照片编制按横写格式编制，其格式为：照片 /底片 — 文字说明 — 参见号— 摄制时间 — 摄 制者；照片、底片以自然张为单元填写卷内目录。 （ 2）录像带、录音带、摄像带的格式编制参照 的要求逐项填写；录像 22 带、录音带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。 （ 1）声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。 （ 2）底片册、录音、录像带、摄像带应立放。 （ 3）存放磁带最好不用铁皮柜，对库存的照片档案，要一年检查一次。 （ 4）对有共同主题的若干声像资料组成案卷，集中编放。 （ 5）案卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理和变动情况。 ，做好声 像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等各项统计工作。 （三）档案的借阅、使用 ，必须填写文件“档案借阅单”，依据借阅权限和档案密级，经主管领导签批后方能借阅。 ，立卷的文件、资料可外借，外借的须办理登记审批手续，填写“档案借阅登记审批表”。 ，到期需归还；如需再借，应办理续借手续。 ，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁，借阅档案交还时当面查看清楚，如发现遗失或损坏应及时报告主管领导。 ，经主管领导批准后方可借阅，且不得带离档案室，其摘抄内容需经主管领导同意且审核后方能带出。 、使用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定使用范围。 23 ，如有特殊需要，经主管领导批准，备份后方可办理。 ，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、工程信息等。 （四）文书与声像档案的保管 ，确保档案的寿命，维护档案的安全。 专门地点或专用文件库以保存档案。 、防潮、防尘、防高温、防水、防火、防鼠、防强光等工作，门窗应结实牢固。 （五）文书与声像档案的鉴定 、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。 ，档案保存分永久、长期、短期三种，介于两种保管期限的，保管期限从长。 （六）文书与声像档案的销毁 对已失效的档案，要经过认真鉴定，方决定是否销毁，同时编制“档案销毁清单”，并永久保存；办理销毁手续征得归档 部门 和主管领导及 总经理 批准后方能销毁；销毁时要有二人以上 监销，并在“档案销毁清单”上签字。 会议管理规定 一、目的 为加强会议管理 ,确保会议的时效性和有序化，特制定本规定。 二、适用范围 24 本规定适用于 XXX建材 有限公司的会议管理。 三 、控制要求 （一） 会议管理原则 ：尽量压缩会议时间 ,减少会议频次，能合则合，能减则减，准备充分，发言言简意明。 ：会议中汇报内容要具体详实，措施要切实可行，研究或讨论问题不可带有个人色彩。 ：会议应确保围绕既定主题进行，不要偏离会议主题和不能形成会议决议或结果。 （二） 会议分类及其归口和协助部门 ：公司董事会安排组织的例行或临时会议，董事会是其归口部门，综合事务部按照董事会要求负责会务工作。 ：周例会、月度、季度、年度绩效考核总结会、总经理办公会、工作总结会及员工大会等。 综合事务部是其归口部门，全面负责会议组织及会议安排事项，各部门协助。 ：公司范围内组织对内或对外进行的项目讨论会、业务会、座谈会、调度会、现场会、质量分析会、新闻发布会、招投标会、文体活动等专题性质的会议。 会议牵头部门是其归口部门，全面负责会议组织及会议安排事项督办，综合事务部协助；若 不能明确归口部门或会议牵头部门不便归口负责的，则由综合事务部归口负责全面组织会议和会议安排事项督办，相关部门协助。 ：因工作需要仅限于本部门员工参加的各类会议，部门自行负责。 25 （三） 组织程序： 董事会级会议组织程序遵照《公司章程》执行；公司办公会、专题项目会组织程序为： “会议审批通知单”，确定会议时间、地点、参加人员、主持人、记录人、会议议程、其它要求等事项，经分管领导审批（重要会议需经总经理批准）后，由综合 事务 部下发各职能部门，由其负责通知 参会人员。 周例会等已形成既定制度的会议按照正常要求召开时不另行审批和通知；情况紧急时，归口部门可经主管领导口头批准或直接通知参会人员。 归口部门提前布置好会场，包括安排会议室、清理卫生、制作安放各类标示牌、检查并调试会议用设施设备等工作。 凡在公司内部举行的会议，会议地点由综合事务部按归口部门要求落实。 归口部门提前准备好会议所需材料或物品 ,并摆放到位；其它参会部门准备好所需的材料或物品。 公司办公会、周例会会议程序是先由各部门汇报上周工作完成情况、本周工作计划以及需协调事宜； 其次，主管领导总结和安排管辖范围内的事宜；最后总经理总结强调重要事项并安排总体工作。 专题项目会和其它公司办公会按主管领导批准确认后的会议议程进行；若情况变化需调整会议议程时，会议归口部门视具体情况及时上报主管领导审批后执行。 会议归口部门指定专人进行会议签到、现场会议记录、会场秩序维护，若需 26 安排食宿的则由 综合事务部负责落实。 会议归口部门负责会议茶水服务、设备操作、安全保卫和会后卫生清理等工作。 ：会议结束后一天内归口部门指定的会议记录人将整理好的“会议纪要”报会议归口部门负 责人审核，综合事务部核稿，报主管领导审批后下发相关部门。 ：根据“会议纪要”中需有关部门或个人限时限量完成的事项和部门自行计划的事项，归口部门编制“会议安排工作督办表”，派专人督办，并及时将工作进展情况向主管领导汇报反馈。 凡未按期完成和完成不达标的，按“会议安排工作督办表”的处罚措施执行。 部门内部会议可根据部门实际情况灵活组织安排；部门周例会和其它较重要部门内部会议必须形成“会议纪要”并呈报主管领导阅示；部门内部会议安排事项督办由部门自行负责。 （四） 会议纪律及处理 ，不准迟到、提前退场。 违纪一次罚款人民币 50元。 ，如吃东西、发出响声、交头接耳等。 ，违反一次罚款人民币 50元，并于会后 交到财务管理部，综合事务部督办。 ，视情况程度，按照《员工奖惩条例》执行。 27 接待管理规定 一、目的 接待工作是公司行政事务和公关活动的重要组成部分，是代表公司形象、提高公司声誉的窗口性工作，为使接待工作规范有序，体现公司良好形象，特制定本规定。 二、适用范围 本规定 适用于 XXX建 材 有限公司接待工作的管理。 三 、控制要求 （一） 接待要求 （ 1）举止大方，语言得体，热情主动； （ 2）仪表整洁，风度优雅，女士可化淡妆，男士不宜留长发、胡须； （ 3）口齿清晰，语意表达准确，讲普通话。 （ 4）指甲长度适宜，不允许涂抹有色指甲油。 （ 1）接待贵宾时要制定出“接待计划表”确定接待人员、车辆、食宿、地点、陪同人员等，并分步实施； （ 2）接待较重要客人时要到公司大门口或办公室门口迎接； （ 3）接客人时，到火车站或汽车站时提前 30分钟到达并做好联系 ,到机场时提。