湖北定园机械股份有限公司管理制度体系汇编

湖北定园机械股份有限公司管理制度体系汇编内容摘要：

政处罚。 凡因未按规定处理合同事宜 ,未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的 ,经办人应承担经济和行政责任。 个人假借公司名义，私用公司公章对 外签订合同的，公司将追究其责任，严重的将提交有关机关依法处理。 七、 本管理规范制定及解释由公司 综合管理部 负责。 28 第九章：公文管理制度 一、目的 为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。 二、 定义 指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。 三、 使用公文的种类 公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通启。 四、 公文格式 从格式上将公 司目前的公文分为 4 类，即红头文件、内部通启、会议纪要、工作报告。 红头文件 适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。 公司一级部门所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司综合管理部，公司二级及以下部门不得印发红头文件。 内部通启 适用范围：主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。 会议纪要 29 适用范围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。 工作报告 适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工 作情况和工作计划，提出工作建议的文件。 公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告 3 种。 五、 处理公文的表格 公司处理公文的表格为《公司公文审批表》，适用于处理各种公文。 六、 公文密级 公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。 七、 公文处理时限 除有专门规定外，公文的处理时限一般为 2 个工作日，公文每个分流环节的时限为 小时，每个审核、审批环节的时限为 1 个工作日，紧急公文需即时处理。 八、 公文处理程序 公文的处理程序一般分为公文签发、公文分送 、公文阅处、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。 公文签发 （ 1）签发权限：公司总经理可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通启等公文；各部门相关负责人在规定权限内可以签发以本部门名义发出的公文。 30 （ 2）签发方式：以公司名义行文的公文，经审签后，盖本公司公章发出，但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出。 公文分送 （ 1）公司主要采用签收、传真、电报、邮递、电子邮件等公文分送方式。 一般情况下，分送公文应采取签收方式（对公司机密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送）。 采用 其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。 （ 2）收件工作人员应对公文进行信封、文件、文号、秘字等的核定。 如其中一项不对口，应立即通知发文机构，并登记出错文件。 对封口被撕的公文应拒绝签收。 （ 3）各部门公文经综合管理部审核发现在格式或内容上存在较大错误的，退回原部门重新拟文。 （ 4）相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务，并严格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。 公文阅处 公司领导收到公文后，在公文上作出处理意见（签发或批复等）。 公文反馈与跟踪 综合管理部接到公司领导批示后， 应尽快将批示件和原件反馈给拟办部门（同时保存批示件的复印件）。 公文清理、存档和销毁 各部门文员或相关工作人员应对收发的公文每周进行一次整理，对有存档价值的公文应按公司档案管理制度的规定向档案管理部门移交。 九、 本管理规范制定及解释由公司 综合管理部 负责。 31 第十章：档案管理制度 一、目的 为了加强档案的管理，确保各类档案使用、保管的安全，特制定本规定。 二、档案分类 公司档案资料包括：综合资料、文件文函、合同协议、人力资源资料、土地开发资料、开发项目资料、财务部门资料及往来单位资料等。 三 、档案控制 公司档案除财务资料外其余均由公司综合管理部专人负责管理，要求做到：管理科学、查找方便、快速，严格执行公司的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。 使用密级档案须经总经理批准。 财务资料由财务部负责管理。 各部门（除财务部）在工作中编制的和取得有存档价值的文件资料，须及时交档案室存档（如工作需要应在每年元月底向公司综合管理部移交上年度文书档案并履行清交手续）。 管理专人应及时整理归档，并按要求登记签名并注明归档日期。 因工作需要须领用档案原件，必须办理领用手续。 归档资料必须符合下列要求： ①文件材料齐全完 整； ②根据档案内容合并整理、立卷； ③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 32 档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示 总经理。 档案原件一般不借出档案室。 如工作需要借出，借用人必须进行登记归还日期，因特殊情况需要带出公司，须经总经理批准，涉及公司利益的档案未经总经理批准任何人无权借用。 爱护档案。 不准在档案上打点、划线、折角或做其它记号，更不准涂改和撕、拆档案，档案资料要防止丢失、损坏，收回时要严格检查。 阅档案时严禁吸烟，阅档 桌上不准摆放茶杯、墨水等可能污染档案的物品。 查阅人员应确保档案不受污损。 无保存价值和保管期满不需继续保存的档案须由档案管理员写出书面申请并 由 综合管理部 领导组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的提出酌情处置意见。 经公司总经理审核批准可销毁后，方可销毁。 在挑选这类档案时， 案鉴定小组 应直接审查档案，不能只根据档案保管期限和案卷封面标注的保管期限就将档案销毁，未经批准任何员工均无权销毁任何档案。 销毁的档案，必须编制“档案销毁清册”（又称“清单”）作为日后 查考档案销毁情况的凭证，管理专人只有根据批准的档案销毁清册，才能销毁档案。 要销毁的档案应用碎纸机销毁，为了保守机密，严禁将应销毁的档案作其它用途，当档案确实已被销毁后，监销人员应在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并签上经办人、监销人姓名。 各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、 33 简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由公司综合管理部负责归档。 1加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作 ，定期检查档案保管工作。 三、违规处理 凡是违反上述规定者，给予通报或 50100 元罚款处罚；情节严重者予以辞退。 四、本管理规范制定及解释由公司 综合管理部 负责。 34 第十一章：会议管理制度 为保证公司会议正常召开， 提高会议质量和工作效率， 形成正规有序的会议秩序，特制定本制度。 一、会议管理 1） 行政会议 例会 2）工作协调会 3）经理办公会 4）经营分析会 5）员工大会 6）其它专题会议 公司级行政会议由公司综合管理部负责管理与考核工作；公司级其他会议由对口主管部 门负责管理与考核工作。 二级单位会议由本单位负责管理与考核工作。 班组会议由所在班组负责管理与考核工作。 公司例行会议，若因特殊原因不能正常召开，会议组织必须提前一个工作日提前通知，会议组织者负责会议通知的发放。 专题会议实行签到点名制度，即参会人员必须按照规定方式签到。 会议组织者负责会议记录，会后整理经会议组织者或会议主持者签字确认后存档。 会议纪要必须在会议结束 8 小时内上传主管部门，会议纪要必须进行妥善存档。 会议主管部门或会议组织者要提前作好会议服务，如会议场 35 地的水 (饮用 水 )电，其他声像设备等。 凡涉公司多个部门参加的各种会议，务必于会议召开前经部门领导批准后，分别报 行政人事部 汇总，并由公司 行政人事部 统一协调，组织会议顺利召开。 1 参会人员会后必须在会后 2 个工作日及时传达会议精神。 二、会议纪律 会议应按时召开。 对迟到、早退或中途离会及旷会者必须按规定进行考核。 与会者应将手机打到静音或者关闭。 非重要电话或未经允许不得随意接听。 会场内禁止吸烟；禁止大声争吵；禁止私下开小会或者交头接耳。 会议讲话、发言等一律讲普通话。 三、考核规定 开会迟到 、早退时间在 5 分钟及以内的，按扣款 20 元考核；5 分钟以上 30 分钟及以内的，按扣款 50 元考核；超过 30 分钟的，按旷会处理。 中途离会未向会议主持人请假的，比照迟到、早退规定考核。 对旷会者按扣款 100 元考核。 会场内发生手机响铃，按每次扣款 20 元考核；未经会议主持人允许接听电话的，按每次扣款 50 元考核。 开会时在会场吸烟，按每次扣款 20 元考核；会场内发生大声争吵扰乱会场秩序的，对争吵双方按扣款不低于 100 考核；会场内发生私下开小会或交头接耳的，对有关人员按每人扣款 20 元考核。 四、具体扣款考核 情况由相关会议管理部门书面报公司综合管理部，其考核扣款在当月工资中体现。 36 第十二章：保密工作制度 一、目的 为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。 二、要求 （一）、公司 全体员工都有保守公司秘密的义务， 认真学习保密法，增强保密意识。 在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。 (二 )、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。 公司秘密包括下列秘密事项： 公司经营发展决策中的秘密事项； 人事决策中的秘密事项； 专有技术； 招标项目的标底 、合作条件、贸易条件； 重要的合同、客户和合作渠道； 公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号； 总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。 （三）、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。 （ 四）、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。 接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。 非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。 （ 五）、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。 37 如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。 （六）、综合管理部认真做好文件、资料档案的管理，把好收发、转借和销毁关，做到注册齐全，手续完备。 复印保密文件和资料须经公司领导批准。 （七）、不得在无保密保障的场所阅读保密文件、资料和商议有关秘密事项；对加密文件，不得擅自扩大阅读范围。 （八）、不得携带秘密文件、资料参与社交活动或出入公共场所。 因工作确需随身携带密件外出，应采取必要的安全保密措施。 绝密件一般不准个人携带出外。 （九）、不得私自存留，擅自批准复制或销毁秘密文件、资料、秘密文件、资料阅读完后要按规定及时整理、归档。 （十）、 不得向客户或外 部人员谈论涉及本公司利益的事务。 一切内部文件、资料、报表、总结等，都应做到先收锁再离人。 （十一）、综合管理部 应定期检查各部门的保密情况。 三 、 违反保密制度者按《员工奖惩规定》处罚 四、 本管理规范制定及解释由公司 综合管理部 负责。 38 第十三章：办公用品管理制度 办公用品采购及领用管理制度 一、目的 为统一限量，控制办公用品的规格以及节约经费开支，并降低办公用品的消耗，减少损失和浪费，依据 “ 管用结合，合理调配，物尽其用 ” 的原则，特制定本制度。 二、 办公用品的 分类内容 本制度所指的办公用品包括员工 日常办公所用文具、办公自动化所需的耗材及其它特殊物品，分为低值易耗品、管理品及大件特殊物品三种。 为日常办公经常使用， 单位价值较低，使用年限比较短（一般在一年以内） 且易消耗的物品，如包括：签字笔及笔芯、铅笔、刀片、修正液、胶水、胶棒、胶带、大头针、回形针、订书针、图钉、复写纸、卷宗、标签、笔记本、便条纸、信纸、打印纸、橡皮擦、夹子、信封、资料袋、拉杆夹、装订夹条和封皮等。 为日常办公经常使用，单位价值相对较高， 使用年限比较长（一般在一年以上） 不易损坏的物品，包括：电池、剪刀、美工 刀、钉书机、文件夹、档案盒、笔筒、印泥、计算器、优盘、墨盒、硒鼓等。 主要为办公用设备即固定资产，包括：打孔机、装订机、碎纸机、打印机、复印机、办公桌椅、文件柜等。 三、管理办法 公司所有办公用品用具、福利物资及公关礼品的添置采购，由 39 公司 综合管理部 统一负责。 各部门要求购置办公用品，需提前做计划，填。