旅游协会年会策划方案

旅游协会年会策划方案内容摘要：

200 签到组 Vip 客房 2500 间 15 37500 客房组 工作房 1000 间 5 5000 指挥团 演员酬薪 150000 演出组 演出舞美 20200 演出组 茶歇 1500 次 4 6000 餐饮组 客车 1000 辆 /天 2 2020 车队 欢迎晚宴 4000 桌 22 88000 餐饮组 客房 1500 间 /晚 15 22500 客房组 Vip 晚宴 5000 桌 1 5000 餐饮组 “印象西湖”演出门票 300 张 15 4500 主办方及贵宾 总计 财务负责人 张洋 财务审核 （主办方） 八、 会议接待计划： 与会者接待： 会前： 接待准备。 10 月 27 日前，在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台 (VIP、普通与会者、媒体 )、指示牌等。 未来 20 年旅游发展的趋势 —— 中国与世界的机遇 14 签到。 10月 27日 8:00— 10月 28日 12:00在黄龙饭店南门大厅安排参会人员签到。 （接待组负责将不同类别的与会者带到相应的签到处） 会议住宿。 安排已经完成签到的与会者入住酒店休息，确认房间楼层及房间号，并询问是否有特殊要求。 欢迎晚宴。 10 月 27日晚 18:00~21:00 在琉 璃宫安排欢迎晚宴。 会中： 准备工作：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 会议餐饮：根据注册时统计的与会者中的特殊客人（少数名族）的人数，在用餐时为特殊客人提供独立包间，每餐提供清真食物。 10月 27日 18:00— 20:30在琉璃宫安排欢迎晚宴 10月 28日 8:00— 8:55迎宾人员在琉璃宫外站位，引导人员引导与会者入场就坐 11:30— 13:30在自助餐厅安排与会者用餐（引导组负责引导） 15:30— 15:50在琉璃宫外的走廊安排茶歇 17:30— 21:30在自助餐厅安排自助晚餐 10月 29日 9:30— 09:50在琉璃宫外的走廊安排茶歇 11:30— 13:30在自助餐厅安排与会者在自助餐厅用餐 18:00— 20:30在琉璃宫安 排自助晚宴 10月 30日 9:30— 09:50在琉璃宫外的走廊安排茶歇 11:30— 13:30在琉璃宫安排欢送午宴 对于 VIP与会者提供额外的 VIP服务 ： 会议接送。 根据 VIP与会者的参会回执提前统计各 VIP航班抵达及离开时间，接待组提前派专车至机场接送。 10月 28日晚上 17:40~19:00 在龙吟阁（包间）安排贵宾餐。 会议娱乐： 10月 28日 19:20~21:00 安排 VIP客人观赏《印象西湖》演出。 接待组派专车接送。 未来 20 年旅游发展的趋势 —— 中国与世界的机遇 15 媒体接待 ： 会前准 备 7月 10日前向媒体发出邀请 9月 15日前与受邀的媒体进行确认，告知会议日程安排。 10月 27日 8:00— 10月 28日 8:30安排媒体在 黄龙饭店南门大厅 签到。 10月 28日 7:30— 8:50接待组将提早抵达会场的媒体人员带到媒体休息室（）休息。 用餐。 10月 27日 18:00— 20:30在琉璃宫安排欢迎晚宴 10月 28日 11:30— 13:30在自助餐厅安排与会者用餐（引导组负责引导） 17:30— 21:30在自助餐厅安排自 助晚餐 10月 29日 11:30— 13:30在自助餐厅安排媒体在自助餐厅用餐 18:00— 20:30在琉璃宫安排自助晚宴 10月 30日 11:30— 13:00在琉璃宫安排欢送午宴 会后记者招待会 10月 30日 12:00— 13:50安排到场的媒体签到 14:00— 15:00在 XX召开记者接待会 15:0015:20 后期跟踪 及时整理采访纪要、挑选图片、关注电视播出时间、报纸发稿时间。 一般报纸会在 第二天发稿，电视播出的会滞后一天到若干天，需要反复确认时间。 所有媒体活动都需存档，一般情况下，平面媒体提供样报；电视、广播媒体的报道提供视频或音频光盘，交由管理部归档。 同时，相关媒体报道需在网站、刊历和办公平台上展示通报 九、年会宣传计划 会议前期 网络宣传 2020 年 12 月 29 日开始建会议网站。 2020 年 1 月 30 日前会议网站准备完毕。 中国旅游协会、浙江省旅游局以及浙江工业大 未来 20 年旅游发展的趋势 —— 中国与世界的机遇 16 学的官网首页均有会议网站的链接。 官方微博定时更新信息 发布新闻稿（提前 10 天联系报社、网络媒体） 2020 年 2 月 1 日第一次新闻稿发布 2020 年 4 月 25 日第二次新闻稿发布 2020 年 6 月 3 日第三次新闻稿发布 2020 年 8 月 19 日第四次新闻稿发布 2020 年 10 月 4 日第五次新闻稿发布 制作会议宣传资料 与会议相关：宣传手册 与会议举办地相关：介绍杭州景点、美食的小册子 软性文章和图片 ： 7 月 10 日前联系好旅游杂志、报纸等媒体，刊登会议信息 户外 广告 ：路边广告牌、市区 LED 显示屏 会议期间 黄龙大饭店门口的 LED 显示屏、展板 会议网站信息更新 会议后期 召开记者招 待会 在新浪网、搜狐网发布会议成果 十、应急管理预案 ： （ 1）同等条件下，优先选择具有双回电路的会场； （ 2）会议召开之前，通知、监督会场负责部门进行线路检修。 （ 3）提前通知供电公司做好保电工作。 （ 4）准备好应急灯、应急音响等。 未来 20 年旅游发展的趋势 —— 中国与世界的机遇 17 （ 5）如因长时间无法恢复供电导致会议中止，应提前安排足够多的引导人员，确保与会人员有序离开。 ： （ 1）要求有关部门做好例行性检查。 （ 2）线路复杂时，必须要请专家现场指导布线。 （ 3）检查完好的电视设备、电线光缆等，年会召开前要有专人看 管，反复调试，在明显处张贴标识，防止误撞、误扯等。 ： （ 1）在会议召开前反复调试，达到最佳效果。 （ 2）在有线话筒使用正常的情况下，再准备好两只无线话筒。 （ 3）准备好两种乐曲播放器和两套相对应的音乐载体。 ： （ 1）主席台照明设备的灯管提前三分之一的寿命时进行更换。 （ 2）在会前注意观察灯光有无晃抖、昏黄的现象。 （ 3）在会议中如果主席台主灯光熄灭，采取加强侧灯光或者熄灭对应位置的主灯光进行补救。 会议结束后，及时检修、更换灯具。 ： （ 1）在会议召开前，检 查主席台上的桌椅是否牢靠，桌布是否干净。 （ 2）多准备几套桌椅放在会场附近，以防备用。 ： （ 1）及时检修线路，防止线路老化。 （ 2）正确用电，持证上岗。 （ 3）会场周围消防器械和消防设施齐全。 （ 4）遇到较大火情时，及时启动消防、交警、治安、医疗联动机制。 （ 5）快速疏导与会人员有序离开会场。 ： （ 1）会务人员劝说与会人员沉着冷静，切忽乱挤乱拥。 （ 2）躲避到桌椅下边去。 （ 3）待地震过后，指挥与会人员安全有序的离开。 ： 未来 20 年旅游发展的趋势 —— 中国与世界的机遇 18 （ 1）安排卫生防疫部 门进驻会场对就餐场所和食品进行检验检疫。 （ 2）如发生单个与会人员食品中毒，联系医疗组进行诊断； （ 3）如发生群体性食品中毒事件，立即启动公安、医疗、卫生联动机制。 ： （ 1）提前收集会议期间的天气预报，如有雨雪天气应提前准备好雨具，气温过高过低时应通知做好防暑防寒工作，如预报有有气候灾害时应建议更改路线或推迟会期。 （ 2）会议期间如遇恶劣天气，应以确保人身安全为原则，做好相关服务工作。 ： （ 1）会前通知公安、信访安排有关人员到会场值班，严禁无关人员进入会场。 （ 2）会议期间，如有上访人员在会场外吵闹，通知公安人员立即制止，交与信访局工作人员接访。 （ 3）如有上访人员闯入会场，公安人员、会务人员应立即将其拖离，按照相关规定进行处罚。 （ 4）如遇集体访在会场外围集聚，启动公安、信访、相关部门的联席工作机制，劝说、引导集体上访人员到市信访局信访大厅反映情况。 会议开始前 5分钟，如有贵宾还未到达会场，会务人员及时与有关人员联系，确定该贵宾是否有特殊情况。 因突然原因不能参加的，及时撤下座签、会议材料等，并向有关主办 方领导汇报。 十一、赞助合作计划 赞助类别及数量 赞助类别 赞助方式 赞助名额 金牌赞助商 人民币 15万元 4家 银牌赞助商 人民币 10万元 6家 铜牌赞助商 人民币 5万元 8家 未来 20 年旅游发展的趋势 —— 中国与世界的机遇 19 优质赞助商 礼品、物资 5家 回报及详细方案 （ 1） 金牌赞助商 ； ，但必须于 2020年 9月 30日前提出建议（所荐演讲人最终由年 会秘书处根据其本人能力和知名度考虑是否接受，认可后由年会主办方发出邀请 ）； ，不超过 5名，由论坛组委会核准后发出邀请。 vip资格，邀请出席年会举办的各种活动并优先安排座次；。 ； ，企业 LOGO将在论坛官方网站显要位置进行集中展示； LOGO及企业名称，并刊登企 业介绍或企业广告（ 2个版面）； ，年会专题将在其他合作网站同时推广。 : （ 1）官网首页图片推广 30天； （ 2）官网专访文字报道永久展示； （ 3）年会视频录播片前插播企业宣传片； （ 4）赞助商企业领袖人物录播专访 1次； （ 5）赞助商一年危机公关及软性传播支持。 ； ，展示企业在经营方面的成绩（尺寸、摆放地点 及方式须由秘书处统一规划，展台制作、搭建和拆除等相关费用由企业自理）； ，摆放时间为 3天（与赞 助商一起摆放），但 最晚必须在 2020年 10月 10日前提供，制作费用由企业负责； 未来 20 年旅游发展的趋势 —— 中国与世界的机遇 20 ，也可以由秘书处统一安排将资料发至代表手上 （印刷品内容及发放形式最终由主办方认可）； 、参会个人提供企业印刷品和纪念品。 如赞助企业需其他商业权利，可与组委会秘书处协商。 （ 2） 银牌赞助商 ； ，但必须于 2020年 9月 20日前提出建议（所荐演讲人最终由年 会秘书处根据其本人能力和知名度考虑是否接受，认可后由年会主办方发出邀请）； ，不超过 3名，由论坛组委会核准后发出邀请。 vip资格，邀请出席年会举办的各种活动并优先安排座次；。 ； ，企业 LOGO将在论坛官方网站显要位置进行集中展示； LOGO及企业名称，并刊登企 业介绍或企业广告（ 1个版面）； : （ 1）官网首页图片推广 20天； （ 2）官网专访文字报道永久展示； （ 3）年会视频录播片前插播企业宣传片； （ 4）赞助商半年危机公关及软性传播支持。 ； ，展示企业在经营方面的成绩（尺寸、摆放地点 及方式须由秘书处统一规划，展台制作、搭建和拆除等相关费用由企业自理）； ，摆放时间为 2天（与赞助商一起摆放），但 最晚必 须在 2020年 10月 5日前提供，制作费用由企业负责； 未来 20 年旅游发展的趋势 —— 中国与世界的机遇 21 ，也可以由秘书处统一安排将资料发至代表手上 （印刷品内容及发放形式最终由主办方认可）； 如赞助企业需其他商业权利，可与组委会秘书处协商。 （ 3） 铜牌赞助商 ； ，不超过 2名，由论坛组委会核准后发出邀请。 vip资格，邀请出席年会举办的各种活动并优先安排座次； 商资格。 ； ，企业 LOGO将在论坛官方网站显要位置进行集中展示； LOGO及企业名称，并刊登企业介绍或企业广告（半个版面）； : （ 1）官网首页图片推广 10天； （ 2）官网专访文字报道永久展示；。