办公室基础工作管理标准大全

办公室基础工作管理标准大全内容摘要：

承办的行政事务大都具有时效性、临时性等特点，要求办公室人员具有时效意识，努力提高工作效率，使办公室工作正常运转并取得成效。 ③严格。 办公室工作头绪很多，事务庞杂，容易导致“跟着感觉走”的倾向，应当严格按照规章办事，防止发生不讲原则、亲疏有别的现象。 遇到问题多请示汇报，主动向其他部门请教和协调。 办公室的特殊地位，决定了对办公室人员的素质 要求，主要是忠诚可靠、谦虚好学、工作勤奋、廉洁奉公。 (1)忠诚可靠 办公室人员为领导工作提供辅助，是领导的助手和参谋，岗位的重要性不言而喻。 办公室人员在工作中经常接触领导、组织会议、处理公文、保管文件、对外联络及处理内部事务等等，耳闻目睹大量的机密信息，必须自觉防范失密、泄密的发生。 (2)谦虚好学 办公室是公司的窗口和门面，其人员则是领导身边的“近臣”，被人视为领导的代表或代言人，直接关系领导的形象和威信。 办公室人员应充分认识自己所处的特殊位置，尤其注重谦虚谨慎，平等待人，尊重他人，不能前倨后恭，傲气临 人，以势压人。 不因认为自己掌握情况多、接触事物早而沾沾自喜，而要自觉地向群众学习，向实际工作者学习，不断提高自身的知识素养和工作技能。 (3)工作勤奋 办公室人员工作点多面广，许多工作只能埋头苦干。 好出风头、信口开河是大忌。 不论组织会议，安排会场，还是接待来宾，管理文件，人们能看到的只是隆重的会场，印制精美的文件和资料，舒适的食宿和交通等等，而很少了解办公室人员为此所进行的紧张繁忙的工作，甚至加班加点，通宵达旦的努力。 许多细小甚至琐碎的具体事务要办公室人员承担，所以办公室人员应当发挥兢兢业业、默默无闻、埋头苦干、不计名利的优良传统。 (4)廉洁奉公 办公室人员的工作特点，经常是对上靠近领导，对下管理许多的人、财、物，如果没有廉洁奉公的基本素质和要求，不仅容易发生“近水楼台先得月”的行为，而且将严重影响领导及整个组织的对内对外 惠州 培训网 形象。 二、办公室人员个体素质结构 办公室工作头绪繁多，涉及面广，要求工作人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。 但是现代社会科学技术突飞猛进，知识更新速度加快，一个人终其毕生，所学也极为有限。 因此，怎样的知识结构，或者说怎样的知识层次和内容的构成，才能适应实际工 作的需要，就成为重要的问题。 (1)基础知识 这是办公室人员知识结构中最基本的，内容也最广泛。 具体可以分为三大部分。 ①科学文化基础知识。 包括语文、数学、物理、化学、历史、地理、生物及外语等各方面的常识，有了这样的文化基础，才能谈得上学习和掌握其他的知识。 ②政策法规基础知识。 主要指党现行的路线、方针、政策，国家的宪法和法律，各种行政法规和部门的规章制度等等。 只有熟练掌握这些知识，办公室人员才能在工作中有章可循，而不至于在庞杂的事务堆中迷失方向。 (2)专业知识 这是办公室人员知识结构的核心内容，也是有别于 其他人才知识结构的主要方面。 其中又具体分为两个部分。 ①秘书专业知识。 秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理、行政管理学、领导学、信息学、信访学、调研学、速记学等，只有掌握了这些知识，才能胜任办公室为领导服务、承办行政事务的工作。 ②办公专门知识。 主要是指除办公室工作外的针对行业和部门不同的其他事务管理知识和技能，如计划学、运筹学、统计学、财务管理、物业管理、办公物品管理等，新的形势还要求掌握计算机知识、演讲与口才，以适应无纸化办公和推广普通话的要求。 此外，针对不同的行业和部门，又有一些具体的知识要求， 例如在企业中，办公室人员应当掌握一些生产、经营方面的经济知识；在军事部门工作，就应当具有军事科学方面的知识。 (3)相关知识 这是指与专业知识密切相关而又有区别的知识，学习这些知识对于提高办公室人员的工作效率和水平，具有重要的意义。 主要有： ①方法论知识。 包括系统论、信息论、控制论、科学哲学等。 ②心理学知识。 包括普通心理学、领导心理学、管理心理学、社会心理学、秘书心理学等。 惠州 培训网 ③社交知识。 如人际关系学、公共关系学、礼仪学等。 ④其他科学知识。 有行为学、预测学、咨询学、伦理学、新闻学、编辑学、传播学、人才学、 文学艺术及书法等。 只有具备了丰富的知识，才能使办公室人员头脑充实，视野开阔，工作有效。 而且我们可以发现，随着知识结构的不断完善，反映出办公室人员学识层次的不断提高，这就表明对办公室人员的学历要求也在逐步提高，更要求办公室人员自觉地在实际工作中努力学习，更新知识。 能力，对于办公室人员而言，是指完成其承担工作的本领。 基本上可分为基础能力、一般技巧和特殊技能三个层次。 这是办公室人员知识结构和良好素质在工作中的综合体现。 (1)基础能力 办公室人员应具有基本的写作和办事能力。 对日常会议和领导指示的记录，要能领会精神，把握实质；起草文件应突出重点，观点鲜明，逻辑、层次清晰；公文处理要言简意赅，快速及时。 如果会议记录挂一漏万，甚至错误百出，起草文件事无巨细，轻重不分，词不达意，这样的办公室人员则缺乏基本的工作能力，应当考虑提高其能力或调离。 同时，办公室人员还要办事干练，具备基本的办事能力，包括办文要及时、简洁，办会要有序、有效，对于领导交办的其他事务要准确、踏实地去完成。 反应迟钝，办事拖拉，遇到困难一筹莫展的人，即便是忠诚老实，也因缺乏基本能力 ，而决不会成为一个称职的办公室人员。 (2)一般技巧 办公室人员除了必须具备基础能力，要提高工作水平和自身素质，还要掌握许多工作的技巧。 包括发挥参谋作用，学会调查研究，掌握协调技巧等等。 ①发挥参谋作用。 发挥参谋作用，首先要讲求胆略，敢于直陈己见，据理力谏。 其次要讲求技巧，看问题，想办法，要多方面，多角度，收集信息，深思熟虑。 再次要讲求艺术，选择最佳的时机场合、方式，向领导提出建议，便于其采纳，提高参谋效率。 ②学会调查研究。 当好参谋助手，办好行政事务，离不开对情况的熟悉掌握，而认识事物最有效的办法就是调查 研究。 做好这项工作的诀窍在于：一要做有心人，以敏锐的观察力去发现他人不易发现和忽视的小问题；二要深入实际，同群众交朋友，谈真心话；三要方法得当，民意测验、抽样调查、个别谈心、开会讨论等，根据具体情况选择一种，或者综合运用；四要综合分析，对调查获取的大量信息和材料，能够去粗存精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从中概括总结出事物的内在联系和规律。 ③掌握协调技巧。 办公室处于各个职能部门的中枢，要发挥其上下内外左右联系沟通的作用，办公室人员要学会良好的组织协调技巧。 明白对什么事情应当运用有关政策、法令和规章制度强 制执行；对什么事情必须使矛盾各方彼此了解情况，从而消除误解，团结协作；对有的事情则要着眼全局，又为各方 惠州 培训网 面着想，使全局和局部利益有机统一；对另一些事情则要求说服教育矛盾各方顾全大局，发挥风格，互谅互让，达到步调一致的目的。 这些都对办公室人员提出了较高的要求。 (3)特殊技能 办公室人员除了日常的工作之外，还要根据自身分工的不同和形势发展的需要，掌握一些特殊的技能。 如电脑应用、复印缩微技术、录音录像和摄影技术、速记和书法艺术、打字和编辑技能、驾驶技术、维修和保养设备的简单技能等等。 这部分技能主要是根据办公室人员 分工的不同而提出的要求，并且主要是随着形势发展和工作需要，在实践中学习、提高。 这是指办公室人员与自身工作和职业活动密切相关的行为规范。 主要是服从领导、埋头苦干、公道正派、严守机密等等。 (1)服从领导 这是由办公室人员职业性质所决定的，作为领导工作的助手和参谋，要求所作所为，举手投足，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁胡乱发挥，都是职业道德所不允许的。 个人的积极性、创造性也只能在服从领导的前提下发挥，而且更多地限于建议献策等方面。 其中要注意，不能将个人不成熟的想法甚 至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。 (2)埋头苦干 办公室工作性质，决定其人员的工作主要是实干，而不是夸夸其谈。 要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干。 不听召唤，或阳奉阴违，也是职业的大忌。 期望通过跟随领导而沽名钓誉、仗势欺人和出人头地，都是办公室人员的工作纪律所不允许的。 相反，只有抱定在具体而又繁忙的工作中，任劳任怨，脚踏实地，密切联系实际的态度，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神，才能成为合格和优秀的办公人员。 (3)公道正派 办公室人员在工作中经常接触领导，与领导相对熟悉，关系密切。 这就尤其要注意自重自强，不能将为领导服务理解为主仆关系而献媚领导，阿谀奉承，溜须拍马，这种做法是把工作中的服务关系庸俗化。 同时，也不应利用接近领导的机会，进谗言，泄私愤。 上下左右内外各方面的沟通工作中，要注意化解矛盾，消除分歧，促进团结，而不应制造矛盾，扩大分歧，以图从中渔利。 对待上级领导，不论资历职务，接待来宾及基层群众，都要一视同仁，平等相待。 切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情，只有公道正派的办公室人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。 (4)严守机密 办公室工作人员还有一个显著特点 ，是掌握和知道机密较多，并容易成为打探消息的渠道和获取情况 惠州 培训网 的对象。 因此，要求办公室人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。 以往泄密、窃密现象的发生，许多是由于办公室人员的过失造成的。 有意泄密、窃密是个人品格问题，姑且不论。 即便是无意的泄密，也大都因为吹嘘、炫耀，嘴巴不牢，这是职业道德问题。 要求办公室人员具备这一道德素质，首先要克服爱慕虚荣的心态，才能真正做到不把机密作为“吹牛”的材料和资本。 了解和掌握必要的心理知识，培养良好的心理品质，对于做好办公室工作，也具有重要意义。 这里主要介 绍记忆、思维、兴趣、性格等方面的心理知识，以便于办公室人员的了解和学习。 (1)记忆 记忆是人的头脑对以往事物的反映。 办公室人员工作头绪繁多，需要各方面的知识，又要了解各种具体情况，应当具备良好的记忆能力。 其中又要求记得快，对领导的指示、交代的任务、听取汇报的数字、接听电话的内容等等，没有较长的时间可供反复消化，必须迅速记住。 记得准，仅有快而不准的记忆是没有意义的，对人、事、物及相关的数据、材料、观点要力求记得准确无误，不能出错。 办公室工作内容较多，记东忘西不行，丢三拉四也不称职，要求头脑的储量大，多记 各种知识、资料、情况等，如果临时四处查找，就影响工作效率。 培养记忆力的方法有多种，但根本一条是工作中的认真、细心、踏实，记忆才能准确而量大。 (2)思维 思维，是人脑对所经历的事物和知识信息进行分析、概括的过程。 办公室工作人员承办事务和处理问题，首先要经过自己的头脑思考，有了指向，然后动手实干。 问题解决的过程，也就是思维完成的过程，这是思维的问题性。 思维的理解性，是指通过事物之间的联系而认识新事物的过程，面对各种材料和文件，进行阅读并力求理解，这是思维的又一特性。 思维又有概括性，能将各种不同事物的共性归并 起来，或者找出内在的联系。 思维还有间接性，就是对不能把握和不是亲历的事物，借助已有的知识经验和某种中介来认识事物。 提高思维能力的途径也有很多种，但主要是努力学习新知识，积极地独立思考，而不能唯领导之言是从，更不可人云亦云。 迷信盲从及随声附和，不仅是心理素质有缺陷的表现，也是提高思维能力的大敌。 (3)兴趣 兴趣，是指在认识活动中积极探索某种特定事物的主观倾向，也可称之为爱好兴趣对人的活动具有指向性。 兴趣具有中心性，一个人的爱好可能非常广泛，但真正热衷爱好的只应是其中一个或几个方面。 兴趣的效能性，指的是对人 的活动能够产生不同的效果，短暂的兴奋，在这里我们排除在兴趣之外，有效的 惠州 培训网 兴趣和爱好，应当是持续较长时间。 办公室人员要自觉对与工作有关的知识和技能加强学习，努力培养许多的爱好，以适应自身工作点多面广的实际需要。 (4)品格 品格，是指人对现实的稳固态度及其习惯化的行为方式。 主要表现为： ①对现实的态度。 如爱集体、爱劳动、敬业爱岗，或者自私、孤僻、好逸恶劳、妄自尊大等等，这是一个人的基本道德品质，是个人品格中的核心内容。 ②情绪特征。 主要指情感方面的强弱、持续时间长短等，人与人之间存在差异。 ③意志特征。 如行 为目标是否明确坚定，行为的自控水平，遇事镇定果断与否等，这在个体之间也是不同的。 ④理智特征。 如在想象事物的过程中，表现为理想主义还是现实主义，在感知事物的。 过程中是主动观察还是被动感知，个体之间也是存在差异的。 由于一个人的品格对工作和生活影响很大，要求办公室人员具备良好的品格，主要是严格要求自己，克服不良习惯。 三、办公室人员群体素质结构 群体是组织起来的个体，为着共同的目标，群体成员分别担任不同的角色，彼此相互影响，并遵循特定的行为规范。 素质，原本是心理学中的概念，指人的心理 状态的生理条件。 后来泛指为一个人的品质、知识、才能、体格等状态。 结构，在这里指的是群体中个体的排列组合方式。 这样，我们再来看办公室人员群体素质结构的涵义就可以比较明确，办公室群体就是若干个人按照不同的分工需要以及相关的品质、知识、才能、身体条件进行合理的组合，形成一个相互配合协作，共同为完成领导工作而服务的组织。 一个有效的办公室群体，应具备以下几项功能： (1)办公室群体必须充分了解自己的任务 办公室群体中的个体很可能对工作任务有不同的理解和思考，如果这些不同的看法和思考无法协调 ，。