中海公司行政公关工作手册-好

中海公司行政公关工作手册-好内容摘要：

及文件柜、资料柜，任何员工未经允许不得擅自入内或开启。 E. 外来人员到公司联系业务，因公司办公区域为开放式，均应到会议室商谈工作。 员工在与外单位人员进行业务交往中出具公司有关资料和信息，须经部门经理同意。 F. 凡发往集团公司和系统外的传真，必须由公司分管领导签字后才能发出。 G. 凡因违反公司有关规定擅自 泄露公司机密，造成损失的，后果一律自负，情节严重的，公司将追究其法律责任。 H. 公司临时聘用的勤杂人员，在从事清扫、修理等服务工作时，须经行政公关部同意方可进行，其余无关人员一律不得随意出入办公区域。 I. 公司保密工作由行政公关部负责，各部门涉及到有关保密工作的事情，请及时知会行政公关部。 例会制度 公司总经理例会 A. 会议时间：每星期召开一次，定于每周一上午 9 点。 B. 参加人员：董事长、总经理、副总经理（列席人员另行通知） 主 持：胡 平 记 录：欧阳国欣 C. 会议内容： ⑴ 公司经营情况（包括地产和工程承包的运作情况）。 ⑵ 公司业务拓展情况。 ⑶ 公司的财务状况（资金回笼及投入情况）。 ⑷ 研究决定公司内部的人事政策及人员提升、调动及奖惩。 ⑸ 公司购置除自用房、轿车、大屏幕电视机等以外固定资产的决定。 D. 会议地点：小会议室 总经理办公会 A. 会议时间：每周一次，定于每星期六上午 9 时在公司会议室召开。 B 参加人员：总经理、副总经理、助理总经理及各部门负责人 主 持 人：胡平 记 录：行政公关部 C. 会议议题：详细内容另行通知 D. 会议地点：公司会议室 地盘例会 A. 会议时间：每月召开两次，于月中、月末进行 B. 参加人员：项目发展部、资金财务部、合约管理部、设计研究部 主 持 人：胡平 记 录：项目发展部 C. 会 议议题：提前三天通知 D. 会议地点：公司会议室 会议纪律 A. 行政公关部根据会议要求，负责会议通知。 B. 会前行政公关部人员将会议室收拾整洁，茶水准备妥当，会议中及时添加 茶水。 C. 与会人员接到会议通知后，应预先安排好工作，按会议时间、地点准时出 席会议。 D. 根据会议内容要求，与会人员应预先做好资料、文件及发言准备。 E. 会议进行中，与会人员如需要处理紧急事项，应向会议主持人请假。 F. 会议进行中，一般不允许打扰，如有紧急事项，需经行政公关部秘书通知。 G. 参加重要会议人员，要严守秘密，会外不得谈论会议内容。 H. 根据会议要求，行政公关部指定人员做好会议记录。 接待制度 A. 接待工作是公司公关工作的重要组成部分。 此项工作的效率和质量体现着我 公司的精神风貌及公司形象，在接待时要注意“热情、礼貌、周到、节俭”。 B. 公司的日常接待、宴请、馈赠工作由行政公关部负责。 C. 接待： ⑴ 凡北京市有关领导及系统 内上级领导（中国建筑工程总公司、中国海外 集团有限公司）来公司检查指导工作或洽谈业务应由公司领导接送，行 政公关部负责安排接待计划，即活动、宴请、馈赠和接送事务。 ⑵ 国内及有关公司领导来京洽谈工作、考察业务、由公司领导接送，行政 公关部负责接待事务。 ⑶ 国内及有关公司部门领导来京办理公务，应由行政公关部负责接送，公 司对口业务部门配合。 ⑷ 系统及有关单位一般人员来京公务，均由行政 公关部负责接待。 D、宴请 ⑴ 上级领导及其他公司领导来京，由公司领导宴请，原则上接风、送行各 宴请一次。 ⑵ 国内及有关公司部门领导和一般人员来京，原则上不宴请，只在公司用 餐，公司对口部门领导陪同。 E、馈赠礼品 ⑴ 因工作需要确需送礼时，公司助理总经理以上领导可本着经济、大方、 得体的原则馈赠客人礼品，其他人不得馈赠。 ⑵ 馈赠礼品应由行政公关部采购、登记。 办公用品管理 A. 公司办公用品由行政公关部统一购买，定 期下发或领取。 凡部门、项目发 展部需购买不在配发范围之内的办公用品或专业用书，应事先提出购买计 划，由行政公关部询价购买，专业用书可责成部门购买。 B. 采购来的办公用品及专业用书，应由行政公关部验收登记后，方可领用。 领取办公用品需在行政公关部登记，填写《办公用品领用登记表》（附件 4）。 行政公关部在发放办公用品时要注意控制。 员工使用办公用品应注意 节约、爱护公物，无故损坏的应予以修理或酌情赔偿。 C. 部 门、项目发展部领用的共用办公用品及专业用书，应指派专人保管，各 部门领导负责。 D. 凡所购买办公用品超过 500 元以上的，要由公司主管领导批准。 单价超过 2020 元的，应列入固定资产，需经公司总经理批准。 E. 当所领用的低值易耗品，失去使用价值时，应向行政公关部申请注销。 凡 离开本公司者，必须交回所领用的除一次性消耗品以外的一切办公用品。 电脑管理 电脑资源的合理配置和充分应用，注重电脑应用的成本效益，借助电脑科技 提高工作效 率，增强公司的竞争能力，间接提高经济效益，提升公司的管理科学 化水平和社会形象，是公司电脑管理发展的目标。 电脑硬件、软件及各种消耗品的采购 A. 各部门、项目发展部或子公司需要添置电脑硬件、软件设备时，均需先写出购置申请，部门领导签署意见交行政公关部，由行政公关部报公司主管领导审批。 经公司主管领导批准后，行政公关部电脑管理员负责进行询比价，并办理采购事宜。 B. 电脑软件由公司行政公关部电脑管理员统一购置并负责安装。 各部门如有特殊软件安装要求，报公司行政公关部备案后购买相应软件，原装软盘或光盘 及软件应用手册需在电脑管理员处留存管理，并由电脑管理员指导安装。 C. 为遵守软件版权，防止电脑病毒，未得到电脑管理员许可，各电脑使用者不得自行安装软件。 绝对不许在公司的电脑中安装游戏软件； D. 电脑消耗品由行政公关部统一购买，行政公关部本着优质低价的原则购买，各部门根据需要在行政公关部领取并在《电脑耗材登记表》登记（附件 5），不得自行采购电脑消耗品。 电脑设备的维修保养、调拨、报废 A. 行政公关部负责对公司全部电脑进行统一维修保养管理。 若电脑出现故障， 需尽快通知电脑管理员，由电脑管理员检查并确 认问题，排除故障或通知 电脑公司维修。 B. 行政公关部有权根据需要调拨公司各部门的电脑设备。 C. 各部门的电脑设备如需做报废处理，需经电脑管理员检查，确认可以报废时，由行政公关部办理报废手续。 电脑网络管理 A. 负责公司网站（页）的文字编辑，公司网址的注册，并负责与集团公司网 站联接。 B. 负责对网站（页）内容进行定期添加、更新。 C. 负责接收公司电子邮件。 D. 负责公司局域网的建立与管理。 电话及传真管理 电话 A. 公司用于办公的电话、传真机的申 请、安装、维护、保修、交费统一 由行政公关部办理。 B. 地盘电话单机的申请、安装、交费亦由行政公关部办理。 C. 公司电话除公司领导外，一般不开通国内、国际长途业务，业务部门 员工拨打长途，需经部门经理同意后，在行政公关部拨打长途电话并 在长途电话登记本上登记，通话时注意言简意赅。 D. 凡未按公司规定，擅自开通国内、国际长途的，一经查实，所发生的 费用及法律责任一概由当事人负责。 传真机 A. 公司传真机专用于接、发传真，员工不得擅自利用传真机打电话，否则费用自理。 B. 员工发送传真应先问清操作程序，避免因操作失误而损坏机器。 C. 凡上级单位发送来的传真，一律由行政公关部负责登记，送领导传阅。 D. 不得使用传真机办理私人事项。 车辆管理 A. 公司车辆主要是保证公司领导及接待有关贵宾用车。 B. 公司车辆由行政公关部统一管理并安排专人负责车辆的调度及其他事项的 处理。 C. 公司车辆一律不准外借。 若遇特殊情况 ， 需报请公司主管领导批 准后 ， 方 可办理。 D. 车辆调度原则上按照：上级单位领导、兄弟单位领导、协作单位领导及客 人、公司领导在先 ， 其次是部门正、副经理、一般工作人员顺序进行安排。 特殊情况 ， 还需根据工作的轻重缓急进行安排。 E. 部门员工因公用车应提前一天向行政公关部提出申请，并填写《汽车行驶 任务单》（见附件 6）。 《汽车行驶任务单》经部门负责人签字后 ， 交行 政公关部根据情况安排车辆。 在公司车辆少、用车地方多的现状下 ， 部门 负责人要顾全大局 ， 统 筹安排本部门工作，计划本部门用车情况 ， 能合用 一台车的尽量合用。 F. 如果行政公关部没有安排车辆 ， 事情又较紧急 ， 请示本部门负责人同意后， 方可乘坐出租车。 报销出租车票据时，需经本部门和行政公关部负责人严 格审查 ， 并填写《乘坐出租车登记表》（附表 7），由分管总经理审批。 G. 每日上班前 ， 司机必须将车擦洗干净 ， 做好出车准备：上班后，须在指定 场所待命，一旦接到出车通知，立即出车不拖延。 行车中，做到文明驾驶、 礼貌待客、服务周到。 H. 车辆使用后 ， 司机需按指定地点 (车库 )将车停放整齐 ， 并锁好车门 ， 严防 被盗或损坏。 I. 司机应在接到行政公关部的《汽车行驶任务单》后再出车。 若因公司领导 直接要车，要及时知会行政公关部，便于车辆调度。 任何司机不得擅自出 车。 否则 ， 公司将视其情况予以处罚。 J. 公司车辆实行定车定人责任制 ， 个别情况由行政公关部临时调整。 未经允 许 ， 非司机不得驾驶车辆，严禁无证驾驶。 公司实行晚班和节假日司机轮流 值班制 ， 保证公司领导及有关人员在节假日工作用车。 K. 司机不得 将车辆开回家泊车过夜。 未经允许，擅自将公司车辆开回家过夜者， 不但要受到批评，一旦发生车辆问题，责任将由当事人负责。 夜间和公休日、 节假日期间，未经公司领导或行政公关部经理同意 ， 司机不得擅自出车。 如 有违反 ， 将严肃追究责任。 L. 每位司机要听从指挥 ， 服从安排 ， 遵守交通法规和各项规章制度 ； 要随时检 修、定期保养车辆， 保证车辆技术状况良好；经常保持车容车貌清洁美观， 争做优秀驾驶员。 M. 司机要保证所配呼机电量充足，遇行政公关部传呼，要及时回电。 N. 车辆的修理由行政公关部统一安排。 司机平时 要爱车如眼，惜车如命，降低不必要的车辆损耗。 车辆出现故障后要及时报告行政公关部，填写《车辆维修申报单》（附表 8），经有关领导批准后，到指定修理厂修理。 0. 年终，对能全面遵守各项规章制度、工作积极主动，安全行驶无事故，节约 油耗、降低车辆维修费的优秀驾驶员 ， 公司将予以适当奖励。 写字楼管理 A. 写字楼是员工办公场所，严禁大声喧哗，聚众谈笑，要创造文明、舒适、清洁的环境。 B. 公司员工上班时间，必须佩戴胸卡，男士必须着西装或穿衬衫扎领带； 女士着职业装，一律不准穿 T 恤（星期六除外）。 C. 无特殊报告事项，不得打扰公司领导开会。 凡需到领导办公室，必须敲 门通报，待同意后，方可进入。 D. 办公场所要保持桌椅整齐，文件物品摆放整齐，不得乱堆乱放，不得将 公司秘密级以上文件放于桌面，注意做好个人桌面的清洁卫生工作。 E. 不应随便打断他人谈话，不准随便翻动他人桌上的文件。 F. 接听电话，要使用礼貌的小声语言，严禁电。