佳程广场管理处财务部管理制度汇编(编辑修改稿)

佳程广场管理处财务部管理制度汇编(编辑修改稿)内容摘要：

续。 3) 财务部人员审核无误后，方可办理退款。 14 内部往来管理 为了统一规范项目物业管理公司与仲量联行北京总公 司财务及人事部的往来单据交接及时 ,保证各部门工作顺利进行 ,经各部门协商一致 ,特将单据的传递时间规定如下 : 考勤报送时间：项目物业管理公司需于每月 5日前将上月临时工考勤表、每月 10 日前将正式员工考勤表报送总公司人事部。 临时工工资发放时间：人事部保证物业财务部于每月 8 日前往取得临时工工资明细单，经总物业经理签字确认后及时送回，物业财务部将于每月 10 日发放临时工工资。 餐补发放时间：人事部保证物业财务部于每月 13 日前往取得误餐补明细单，经总物业经理签字确认后及时送回，物业财务部将于每月 15 日发放员工餐补。 取得、发放员工工资时间：物业财务部将于每月 26 日到总公司领取员工工资明细单，经总物业经理签字确认后及时送回，以保证员工工资于月底前发放。 取得员工保险单据的时间：总公司财务及人事部保证项目物业管理公司于每月 28 日取得员工保险明细单。 与总公司财务核对往来账时间：总公司财务保证随时传递与项目物业管理公司往来单据，每月 28 日至本月最后一天与总公司往来账核对清楚。 以上时间安排均遇节假日提前。 15 公共事业费缴款流程 公共事业费用通过开户银行直接托收划转的具体项目包括：水费、电费、燃气费或电话费。 托收的首 要前提条件为，付款单位与收取费用的相关部门签订了托收协议。 方案 A：使用发展商的银行账户作为托收的基本账户 1) 发展商与政府相关的收费部门签订费用托收协议，同意该项目发生的所有公共事业费用从发展商的银行账户划转； 2) 每月政府相关的收费部门通过银行从发展商的账户上划转每月的公共事业费用。 同时，发展商财务部确认此托收费用为应收物业管理公司款项； 3) 物业管理公司财务部依据发展商财务部提供的资料确认应付款项； 4) 物业管理公司财务部根据每月客户的读表数计算实际消耗量，乘以相应的收费标准，确认应向客户收取的公共事业费用。 发展 商代付的公共事业费用金额减去应向客户收取的金额的差额确认为公共区域的费用； 5) 物业管理公司财务部应向客户收取的公共事业费用的金额是根据工程部每月的读表数计算，每月工程部的读表日期为 10 日，在每月 12 日下午 5 时之前，将财务部设计的读表盘送交财务部。 财务部在每月 16 日 (如果遇到节假日将要适当提前 )发送公共事业账单给客户，客户自收到账单之日起的 2 周内付款； 6) 每月 13 日前，发展商将电话托收单复印件提供给物业管理公司，以便物业公司进行账单处理； 7) 财务部所称的业户包括发展商及客户等。 8) 每月月底结账时要与发展商财务部对往来 账，双方确认往来款项以后，作为付款申请或者费用抵扣的依据。 方案 B：以物业管理公司独立的银行账户作为托收的基本账户。 1) 物业管理公司与政府相关的收费部门签订费用托收协议，同意所管理项目每月的公共事业开支直接从银行账号划转； 2) 政府相关收费部门通过银行从物业公司的账号上直接划转每月的公共事业费用，同时在扣除应该向客户收取的水电费后，作为该项目的公共区域的费用； 3) 水电等公共事业费用的读表及发单方式与方案 A的第 5 项相同； 4) 此种方案不涉及应付发展商款项的问题，也不涉及发展商与政府部门之间的问题，只是物业管理公司与政 府收费部门和物业管理公司与客户之间的往来； 5) 财务部所称的业户包括发展商、及客户。 6) 以上是托收程序的两种方案，具体的有关费用催缴和处理方案，在应收账款的管理规定中有明确规定。 16 代收代缴费用管理 代收代缴电话费 1) 每月 12 日之前，必须将上月的客户电话费清单和发展商已缴纳的电话费发票复印件送交到物业管理公司财务部会计的手里。 作为物业管理公司确认应收款项的依据。 2) 每月 16 日财务部将电话费账单分别发送给客户和发展商，如果遇到节假日，账单的发送日期和第 1 项操作程序相应提前。 3) 财务部将要按照具体的付款信息确定电话费账单 发送的对象，客户使用的发送给客户；空号和发展商承诺付款的发送给发展商。 4) 电话费的付款期限与管理费和公共事业费用的付款期限相同，即客户自收到账单之日起有 2 周的付款时间。 如果超过财务部确认的付款期限而且没有合理书面的逾期付款理由，财务部将要按照应收款项管理规定，进行相应的处理和措施，对于 60 天内仍不交纳电话费或所欠电话费超过电话押金者，物业管理公司将强行切断电话，并责成欠费者垫付两个月押金，从该电话押金中抵补未收回的电话费。 5) 由于电话费用的收取行为属于替发展商收取的代收行为，每月月底物业管理公司的财务部须与发展 商的财务部进行内部往来款项的确认，具体的确认函需要双方财务负责人签字确认，同时，也可以作为付款申请或者往来账项抵扣的依据。 6) 以上的付款申请或者往来款项的抵扣是指物业财务部实际收回的电话费金额，不应包含应收而未收回款项。 7) 电话费从发展商账户划款，如需要物业管理公司立即全额划给发展商，则电话押金应放在物业管理公司；如只将收到多少电话费就划给发展商多少，则电话押金存入发展商账户。 代供应商收取的费用 为了严格遵守北京市税务局关于发票的使用和管理规定，对管理公司的各项代收款项进行有效的管理，现对管理公司的代收款 项的条件做出明确规定： 1) 收款人必须是与管理公司签订合同的分包商或者与管理公司签订正式的委托代收款合同，否则，将不予代收。 2) 必须有付款人同意付款的确认函。 3) 代收款项到达管理公司的账户后，收款人才能向管理公司申请支取款项。 收款人所提供给管理公司的发票，必须是符合北京市税务局颁布新发票使用和管理规定的正式发票（即 20xx 年 4 月 1 日起实施的新规定），而且发票必须真实有效。 管理公司将按发票上的财务章的名称作为付款支票的抬头。 4) 在收到代收款项后，管理公司将代扣代缴营业税，税率为 5%。 银行收取的手续费以及代收款项属于外 币的汇兑损益由收款人自己承担，管理处不予承担。 17 有偿服务收费管理 为提高服务质量，加强对有偿服务收费的管理，特制定本规定。 工作程序 1) 先服务后收费 a 管业部对客户所需维修项目的相关内容详细填写记录并输入电脑，根据物业管理公司的有偿服务价目表标准计费后填入维修单。 b 维修人员在客户同意服务价格后，为客户提供有偿服务，最后请客户对维修效果进行验收并在维修单上签字确认，第一联给管业部，第二联返工程部，第三联交财务部； c 各服务项目完成后，工程人员应填写维修时间、耗料情况，并签 署后交仓库管理员进行库存登记； d 当 工程维修单与工程部核对后，财务部每月 15 日前将上月的维修费用列入有关客户的缴费通知书计费收取。 其他要求 1) 维修人员对客户提供服务后，不能直接向客户收取现金，更不能接受客户的小费或其他馈赠物品。 2) 若客户要求的服务超出现服务范围时，维修人员应礼貌地给予合理解释，并尽最大能力提供协助（如资料提供等），最后将情况反映至管理部负责人； 3) 根据市场价格及实际情况的费用变化和客户服务需求，物业管理公司应及时增减服务项目或修订收费标准。 18 管理费支出管理规定 管理费的支出应体现管理费“取之于客户，用之于客户”的原则。 制定本规定，是为加强对管理费用开支的管理，确保管理费支出的合理性。 管理费主要支出项目 1) 共用设备、设施的维修及保养费； 2) 公共区域消耗的公共事业费用； 3) 公共区域绿化费及节日装饰费； 4) 公共区域清洁、杀虫费用； 5) 管理人员支出，包括工资、福利、制服及装备等； 6) 物业管理公司酬金（按管理合同规定）； 7) 大厦保险费； 8) 审计费、律师费及聘请专业人员费用； 9) 固定资产折旧费； 10) 应急及不可预测费用； 11) 税费； 12) 行政办公费用； 13) 其他为管理的合理支出。 管理费支出监管 1) 每 年度的管理费开支必须按年度预算项目执行； 2) 每月的管理费用支出应按本预算执行，如每一具体项目的费用支出超过预算金额，物业管理公司必须在季度和年度财务报表做出合理解释。 3) 每年度管理费开支原则上应按照预算项目执行； 4) 凡发生与会计制度和税法相违背的费用支出严禁在管理费中列支； 5) 财务部负责对每年度管理费支出用途进行审核和监督。 19 应急及不可预测费用管理制度 物业管理公司每月提取的应急及不可预测费用在当年支付所有不可预见事故的费用后，剩余部分以后大厦应急事件的准备金。 为规范应急及不可预测费用的使用和管理，结合实际情况，特制定本管理制度。 提取管理 1) 事故基金的计提列入年度管理费预算，属于管理预算的一部分，按月预提或者实际发生时一次性使用。 2) 应急及不可预测费用不单独设立专户储存，但账务处理时，单独列示反映。 支出管理 1) 应急及不可预测费用应专款专用。 2) 应急及不可预测费用主要用于企业正常经营不能考虑到的应急费用或者意外损失，更侧重于社会公共物品的支出，如预防 SARS 购买的各种消毒用品用具；某些恐怖活动造成的损失等。 结存管理 1) 应急及不可预测费用的结存应在 每月会计报表中反映，并在财务报告中说明其使用项目、使用情况等。 2) 应急及不可预测费用的结余部分将作为以后大厦应急事件的准备金。 20 维修基金管理制度 为规范维修基金的运作、使用及管理，根据有关法规、条例及管理公约的规定，并结合物业的实际情况，特制定本制度。 基金来源 所有同业主按照国家规定的比例缴纳的资金； 管理公司运行的盈余；物业管理公司需要使用维修基金时，须经发展商 /业主大会 /业主委员会批准和书面授权。 基金用途 维修基金仅用于支付共用设施及共用设备大型维修及更换的大型开支。 基金使用管理 维修基金的使用由物业公司提出年度计划，经发展商 /业主大会 /业主委员 会审定后实施，且使用时不能超出审批限额，如若超出需要单独向发展商 /业主大会 /业主委员会申请。 结存管理 1) 公司应根据运作情况，对基金进行合理的管理，实行专款专用，不准挪作他用。 2) 物业管理公司应及时向发展商 /业主大会 /业主委员会反映其增减变动情况，在财务报告中予以说明；其结余情况应报送发展商 /业主大会 /业主委员会，接受业主监督。 21 印章使用制度 发票数据实行填写好后再加盖发票专用章，每个项目只允许使用自己的发票编号章，不允许借用其他项目的发票印章； 支票只有填写收款人和金额后加盖印章，不得签发空白支票。 对开据的收款凭证应加盖现金收讫专用章，报销的发票应加盖现金付讫或银行支付章。 报表、账册、凭证上的制表、审核、记账等，必须根据工作程序进行盖章，保证合法性和责任性。 22 会计档案管理规定。