xx版行政助理手册

xx版行政助理手册内容摘要：

前，必须让开发商先把销售人员网上操作资格证进行备案，等拿到预售 证后，需要先制作预售合同模板，然后才能签约） 行政助理工作要求及奖惩制度 一、工作要求 （一）报表 １、 每日：日报表、行政助理工作日记 要求： 上传至公司时间为每日 17： 15 分之前（如有特殊原因，一定要告知相关人员或者在备注中注明原因，但不得超过次日上午 9： 00时） ２、 每周：周报、日周分析（视案场实际情况而确定）、周统计表 负责打印：客户分析表、专案周工作计划 要求： 上传至公司时间为每周周日 17： 15 分之前 ３、 每月：个人业绩清单、月报表、签约合格完成明细表、 要求： 个人业绩清单 、 业务员本人确认后，于每月月末最后一日 17： 15 之前传送 ４、 办公用品申领明细： 要求 ：上传至公司时间为每月 20 日之前 ５、 轮休表、费用预算： 要求： 上传至公司时间为每月 25 日之前 ６、 考评表（负责发放与回笼）： 要求： 1) 专案经理与行政助理于每月 28 日之前上交公司 2) 组长与业务员于次月 1日之前上交公司 3) 填写案场考评汇总表，由专案、主委签字确认后，随考评表一起上交公司 4) 考评汇总于次月张贴于案场，不合格人员填写《考评纠偏指令报告》，次月月底由专案经理填写“纠正措施跟踪验证”，再交至公司 5) 案场所有人员考评均须专案点评及签字确认 负责打印：业绩指标确认单、月度培 训计划及记录 要求： 上传至公司时间为次月 2日之前 下情上达反馈表 要求：每月 5日前下发并投入“史姐信箱”。 晋级申请 管理层会议记录 要求：每月 25 日召开，案场管理会议、会议记录保存于案场。 1管理工作计划、开发商质量反馈表 要求：上传到公司时间为每月 28 日。 15 16 上海聚仁物业咨询有限公司行政助理手册 注意事项：  以上所有传送至公司的报表均需经过专案经理的签字确认。  附以上各类报表的统一格式  专案经理应配合公司监督各类报表的传送及上交时间，如上传不及时，则扣除《销售案场检查考评表》中相应的分数。 （二）必备记录及基本归 档要求： 必备记录： 外出登记：格式需含有日期、姓名、去向、往返时间、核准人签名 办公用品领用登记：格式需含有日期、姓名、物品、数量、行政助理签名 备用金、案场基金登记：备用金现金日记账，案场基金的使用需专案签字确认 罚单收据、安全帽领用登记、接待轮排登记：视案场情况而定 基本归档： 详见《案场文件规范归档要求》内容 （三）销控填写 小订（认购权 /贵宾卡）：用铅笔注明日期、金额、业务员姓名 大订（优选号）： 用钢笔或圆珠笔注明日期、金额、业务员姓名，萤光笔颜色区分 签约： 用钢笔或圆珠笔注明日 期、业务员姓名，萤光笔颜色区分并注明“已签”字样 退户：及时去除原始记录 内定或保留：用铅笔注明“内定”或用“”和“ /”来区分不同的保留 （四）楼盘按揭、交房手续办理及财务管理 楼盘相关费用的计算和收取，如：产证代办费、按揭代办费、公积金代办费、预售合同登记费等等。 在计算和收取相关费用过程中，如出现差错由当事人负责。 在收取相关费用过程中，必须做到帐实相符，帐帐相符。 财务费用交接工作清楚、明确或送交银行及时。 协助专案交房手续及合同交易中心登记手续的办理。 （五）项目部签字稿回收工作 ２、 开盘前一周内交齐个案归档资料； ３、 上交归档资料时需填写《项目部个案归档资料交接单》； ４、 价目表等若有更新调整及时上交公司； ５、 所有上交公司存档的资料均需发展商签字认可； ６、 各案场都需配备确认章，要求规范使用； ７、 若有归档资料未及时上交，则每月都需写一份未上交归档资料的清单及其情况说明，并由专案签字确认，直到交齐所有个案归档资为止。 （六）开发商会议记录的上传工作 行政助理需参加每周的开发商周例会，并做好会议记录； 若未召开开发商周例会需写情况说明，经专案签字确认后将情况说明，传真到项目部； 会议纪要的格 式统一用公司的表单格式； 会议纪要经开发商签字确认后于每周一传真给项目部行政助理，并做好案场存档工作。 二、奖惩制度 （一）行政助理处罚条例 处罚分类及标准  日报表即时汇总、审核、管理并及时发送无差错，每发现差错一次，每次扣 50 元。  周报表和月报表发送及时，如有延误则每次罚款 50 元。  个人业绩清单数据统计无差错发送及时，如有差错或延误，每次罚款 50 元。  月度销售综合统计表数据统计无差错，发送及时，如有差错每次罚款 50 元。  公司布置工作脱节或延误，如：轮休表、办公用品申领明细、费用预算、考评表、行政 助理工作日记、行政助理管理计划、工作表现等，每迟交一次，罚款50 元，并扣月度考评分 3 分。 17 18 上海聚仁物业咨询有限公司行政助理手册  销控登记及时、规范并核对无误，如发现差错，每处罚款 100 元。  归档符合基本要求，便于查看及检查，如归档混乱，每次罚款 50 元。  合同管理应有专人保管，实行借阅制，如不执行或无措施，罚款 50 元。  必备记录本达到基本要求，如不合规范，罚款 50 元。  案场基金管理无误（包括备用金、案场罚金等），如发现差错，罚款 50100 元。  楼盘费用计算及收取无误，如发现差错，罚款 50100 元。  案场管理面执行不利，如发现差错，罚款 100200 元，扣月度考评 5分；  工作日记质量氏，不能及时反应案场的问题，扣考评分 3分，经提醒后仍无改观，罚款 100 元，扣考评分 5分； 注：以上差错出现将扣相应的考评分。 ８、 处罚判断标准  根据各行政助理的职级不同而设定不同的罚款比例： 职级 处罚判断标准 培训期行政助理 扣以上相应罚款的 30％ 试用期行政助理 扣以上相应罚款的 50％ 正式行政助理 扣以上相应罚款的 100％ 资深行政助理 扣以上相应罚款的 100％  如果个案设有两名或两名以上的行政助理，如在工作中发现以上差错，则除了按相应比例进行扣款以外， 操作该项工作（在检查中有出现差错）的当事人的总罚款应为：以上判断标准中所占比例 + 10％。 （楼盘费用计算及收取工作出现差错由当事人负全责）  如果在检查中发现造成差错的原因，是由于该案的老员工未将正确的方式方法进行传授，在管理部核实之后，总罚款应为：以上判断标准中所占比例 + 10％。  根据个案行政助理的考评的成绩制定以下措施： 当月考评分 扣除管理工资比例 7579 分 20％ 7475 分 50％ 低于 74 分 当月全部管理工资 注：正式行政助理和资深行政助理考评合格分为 80 分  如正式、资深 行政助理月度考评分低于 80 分，则口头警告一次。  如正式、资深行政助理月度考评分连续二个月低于 80 分，则书面警告一次。  如正式、资深行政助理月度考评分连续三个月低于 80 分，则给予解聘。 （二）行政助理奖励条例 １、 对表现优秀者将给予考评分的奖励 奖励条件 奖励标准 当月各类报表统计无差错，并及时传送 当月考评分加 1 分 连续两个月保持各类报表统计无差错，并及时传送 当月考评分加 2 分 连续三个月以上保持各类报表统计无差错，并及时传送 当月考评分加 3 分 ２、 如表现一贯优秀者，还可以获得提前晋升的机会。 ３、 以上罚金 将用于奖励给在工作中表现优秀的行政助理（奖励尺度将视情况而定）。 ４、 在执行过程中，检查人开具收据作为凭证，在当月工资中扣除，不以现金方式进行。 ５、 总管理部将自2020年３月１日起，每期月会进行一次“最佳行政助理”的评选，参加评选的人员为全体正式及资深行政助理。 此奖将根据《行政助理工作检查考评表》、《行政助理月度考评表》、月度考评表中“主委考评分”连续二月达 12 分或以上得分、日常的工作表现突出者作为评选的依据，获奖者将得相应的奖励。 ６、 为了更好的体现行政助理的亲和力、工作能力及协助配合专案人员管理能力，将按19 20 上海聚仁物业咨询有限公司行政助理手册 以下标 准给予相应奖励。 奖励条件 奖励标准 月度考评表“主委考评分”达 810 分 合格 月度考评表“主委考评分”达 1114 分 有资格参选“最佳行政助理” 月度考评表“主委考评分”达 15 分 优先参选“最佳行政助理” ７、 为了加强行政助理的工作积极性，每三个月根据互访评分的总分，评出前三名工作表现良好的行政助理，并可获得主管部门 —— 管理部颁发的精美奖品，以对其各项工作完成情况表示认可。 （视情况而定） 行政助理日常工作中常犯的错误 案场行政助理工作在项目操作过程中，一直以来起着积极的协调与配合作用。 行政助理工作 性质较锁碎且繁忙，而细心、耐心、责任心是其必须具备的先绝条件：由于行政助理工作主要是与案场日常的事物、业务人员及专案经理打交道，对于处理事物是否具有一定的条理性、规范性、准确性是尤为重要 的。 以下是在日常工作当中经常出现的一些问题，请行政助理在今后工作中不断引起注意，避免事倍功半的现象发生。 一、在条理性方面出现的错误： 每天工作安排无计划性，办事拖拉，不按时上传报表； 大、小订单管理混乱或经常遗失，大、小订单与报表不一致，签约单不回收（客户尚未付款的也要将定单先收回，不能留在业务员处）； 案场基金及备用金使用无记录或不及时记录，帐实不符，无专案签名及未注明用途，无白条； 案场物品领用无记录或不及时记录，不及时按要求登记； 外出登记管理混乱，无核准人或专案、行政助理有一方不知。 二、在规范性方面出现的错误： 案场制度执行出现差错；例：考勤记录与公司不符，或请假手续不全等。 表单、文件流转出现差错； 各类表单流程出现差错； 销控登记不及时或出现差错，如客户登记错位，不及时消除已退户的记录，销控不按要求制作，不一目了然； 文件归档不规范； 三、在准确性方面出现的错误： 报表数据出现差错，如累计数不 正确，按揭资料手续与实际不同步、不一致，来人来电表不及时输入等； 业绩统计出现差错，如不按要求给予结佣，业绩统计错位，业务员与销售的房屋不匹配； 价目表制作出现差错，房号与价格登记错位或金额计算有误； 各项楼宇相关费用计算、收取、交接出现差错。 预售 /销售合同网上备案内容输入出现差错。 行政助理标准培训流程 为了适应公司发展速度，保证每个案场行政工作的出色完成。 使新进行政助理通过培训人员的正确指导及自身的努力，能够在最短的时间内掌握公司行政助理标准、规范的业务技能，且高质量独立承担起案场行政工作。 制定 从理论培训 实际培训 综合思想引导培训三个环节21 22 上海聚仁物业咨询有限公司行政助理手册 的培训流程，整个培训期为一个月时间。 鉴于在不同的案场行政助理的工作要求及在处理方法上有所不同，或即使在同一个案场也有着不同的分工，因此该培训流程具有一定的全面性，其中汇总了行政助理工作上应学习、掌握的全部内容 ,使新人能够在任何工作环境下都能够得心应手的承担起案场的各项行政工作。 故，要求培训人员的实践操作经验丰富、思想积极向上、工作态度热忱，引导性强。 望能够在新人面前起到指导、榜样二者兼顾的作用。 一、培训大纲 理论培训 第一部分 公司企业文化及房地产 基本知识的培训 第二部分 房地产销售流程的培训 第三部分 公司标准表单管理培训 实践培训 第一周 案场工作环境了解及表单理论联系实际应用的培训 第二周 案场日常行政事物掌握及处理方法的培训 第三周 配合专案及案场完成工作事项的培训 综合思想引导培训 二、理论培训 总课时： 6 小时 培训人：公司培训专员 第一部分 公司企业文化及房地产基本知识的培训 课时： 4 小时 培训人员：公司培训专员 培训内容： 公司企业文化 公司规章制度 房地产基础知识 简介 公司历年楼盘介绍 培训目的：使新人对公司基本情况及行政助理日常工作内容、职责要求有初步了解，且对公司行业性质有一定认识。 第二部分 行政助理岗位职能培训 课时： 2 个小时 培训人员：行政督导及授训行政助理 培训内容： 行政助理手册的认识及岗位职能、权限讲解。 培训目的：使新人对工作岗位有一定认识，并对今后工作内容薪酬，工作要求有初步了解。 三、实践培训 总课时：三周。