20xx年金箔书业公司行政人事管理制度汇编(编辑修改稿)

20xx年金箔书业公司行政人事管理制度汇编(编辑修改稿)内容摘要：

，由秘书进行登记，统一编号后打印、校对，盖章后发出。 以部门名义发文，由文件起草部门打印、校对，盖章后发出。 复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面 复印，以节省开支。 发文要有记录，文件接收人需要在发文登记表签名。 3．公文格式 公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章（签名）、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。 发文字号格式：部门简称 + （年号） +文件编号（ **号），例如 行政人事部 发文：行政 人事 （ 20xx） 012 号，表示 行政人事部 20xx 年发的第 12 次公文。 紧急文件分别标明“特急”、“急件”。 公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类，标题举例：“关于 ******请示”（报告、通知、决定、通报）。 公文除会 议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。 公文统一简体字，题目用黑体字，正文用仿宋体。 4．行文规则 “请示”应当一文一事，只写一个主送上级，如需同时送其它上级，应当以 抄送形式，有相关联的事可以一文多事。 “报告”中不得带请示事项。 行文统一使用《签报单》并付上公文，给各级领导批示。 5．公文立卷、归档及销毁 公文收、发完毕后，各部门应及时将公文整理立卷，以便日后查阅。 没有归档和存查价值的公文，经过主管领导批准，可以定期销毁。 第六章 请示报告制度 目的： 为建立良好的工作秩序，进一步规范 公司 的办事程序，提高工 作和办事效率，特制定本制度。 1 请示或报告工作应坚持逐级请示报告的原则，非特殊情况，不得越级请示或报告工作。 2 请示工作可采取发送《签报单》及口头请示两种形式进行，重大、重要工作的请示，必须报送《签报单》。 3 《签报单》的报送，需经本部门及 有关职能部门审核后，再报 主管 副总 、 总经理 审批。 审批时间一般不超过 3 个工作日，紧急工作事宜，需及时签署审核、审批意见。 4 请示的工作事项办毕后 ，承办部门负责人（承办人）应及时向有关领导汇报办理情况，便于 领导统筹安排下一步工作。 5 涉及费用支出的事项，未经请示不得擅自决定，否则，其费用 由有关责任人自理。 6 本规定也适用使用电子办公系统的请示与报告。 第七章 资料管理 1．目的 明确公司资料管理原则，建立完善准确的资料系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。 2．定义 资料是指公司在经营活动中形成的，具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等。 3．原则 部门重要资料在项目完成前应由部门自已管理，项目完成后所有资料原件应移交给 行政人事部统一保管。 各部门上交资料，需填写 移交表。 行政人事部 按规定格式填写案卷目录。 公司对外 签订的所有合同统一由 财务部 管理。 公司所有资料实行统一管理、分级查阅（即根据行政级别的不同对查阅资料的内容加以限制）、网络化管理。 4．需要保管的档案资料及其分类 文书类：营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件；工作计划、总结、会议记要、重要文件；公司领导的重要讲话、批示；人事档案、考勤表等由 行政人事部 负责保管。 财务类：各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计帐簿（明细帐、总帐、固定资产帐等）、 会计报表等 由财务 部 负责保管。 物业 类：施工记录、 维修记录、 质 量记录、质量安全事故报告、重要的工程图表、 结算文件资料、竣工项目 总结报告等在项目完工前由 物业部 保管，项目完工后移交给 行政人事部。 策划类：市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等在项目完成前由策划部负责保管，项目完成后统一移交给 行政人事部。 销售类：客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等在项目完成前由销售部保管，项目完成后统一移交给 行政人事部 资料室。 图书资料：公司各部门所购买的图书资料统一交由 行政人事部 ，存放于阅览室，员工需要用时需办理借阅手续。 5．有关注意事项 各部门须指定专人进行文件资料管理，并做好整理、分类、立卷、归档工 作。 各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。 对借出资料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等；更不能随便 乱放，以免遗失。 6．档案目录制定 所有档案的前二级目录（公司名 +部门名）由 行政人事部 统一制定，第三级及第四级子目录由部门拟定上报 行政人事部。 7． 处理条例 有下列行为之一，据情节轻重，给予 50~500 元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： 1) 毁损、丢失或擅自销毁公司资料； 2) 擅自向外界提供、抄摘公司资料； 3) 涂改、伪造资料； 4) 未及时归还； 5) 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者 （资料管理者同罚） 第八章 名片管理 1. 公司员工的名片经 行政人事部 审核后统一印制，个人不得私自印制。 2. 印制名片要提前三天填写 《名片印刷申请表》，由 部门负责人签字后送 行政人事部。 3. 新印制名片要在 行政人事部 备案，已备案的名片，在增印时可不再备案。 4. 员工离职时，应将名片交回 行政人事部。 第九章 会议管理办法 1． 职责 /权限： 行政人事部 ：公司会议室的日常管理，会议室的统一安排。 会议的接待工作。 会议室的日常清洁。 行政 人事 文员：公司例会的接待与会后的台面整理工作。 部门文员：部门会议的接待与会后的台面整理工作。 2． 会议的组织： 公司例会由 行政人事部 负责组织， 行政 人事 文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。 部门会议由各部门自行组织，部门文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。 会议准备：会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，对会议应做 出事先安排与准备，是实现会议目的的首要条件。 拟定会议内容：决定会议目的， 归纳会议事项与要点。 确定参会者。 决定会议方式。 选择开会时间、地点。 拟定议事日程。 会场布置：会议空间安排、会议座位安排、会议用品及设备调配工作。 会议通知：通知内容包括：会议地点、时间、出席人员、主持、会议内 容、议程、注意事项等等。 会前审核：会议的一切准备工作就绪后，必须做好最后审核，以免出现重大的疏漏。 会场准备：扩音设备、投影、桌椅、资料、照明、温度、空气及噪音等问题、茶水。 会中事务：签到、会场服务、分发会议文件的资料、内外联系、传递信息、会场秩序。 会议记录。 会后工作：撰写会议记录或纪要、议定事项的检查催办。 3． 会议室使用： 会议室使用须向 行政人事部 统一提出申请，由 行政人事部 统一安排。 4． 会议纪律： 实行会议签到制，不得无故缺席，有事不能出席者必须事先向召集人请假。 按时到会，不准迟到和早退。 会议期间不得接听电话和接待客人，关掉 或消音 所有个人通讯工具。 会议室内严禁大声喧哗与来回走动。 5． 会议要领： 要严格遵守会议的开始时间。 要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。 要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。 6．注意事项： 发言内容不得偏离议题。 发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。 个人发言时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。 不可取用不正确的资料。 不要尽谈些期待性的预测。 发言不可不懂装懂，胡言乱语。 尽量不要谈到抽象论或观念论。 发言的内容应该朝着结论推进。 主持人应当引 导在预定时间内做出结论。 讨论会议发言者不可过于集中于某些人。 小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。 全体会议人员都应专心聆听发言。 不可打断他人的发言。 不可对发言者吹毛求疵。 在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。 应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。 7． 其他： 主持会议须知： 注意开会时间。 了解会议目的。 善于 引 导参与讨论、避免混乱与偏离主题、自由地表述意见、注意整理归纳、应付 和 表决、应获得结论。 参加会议须知： 研究会议的目的、宗旨、议题 及有关资料、准时出席、发言力求简要明确、要有利于企业整体利益、避免无关的话题、反驳应注意态度和语气、不能争吵不休喋喋不休、应服从多数人的决定。 会议中提问方法： 间接提问、直接提问、反问、用正确的语言、语气要亲切、提问的顺序、促人思考、重点说明、应说明所提问题的重点。 8．附公司会议名录：略。 第十章 办公用品管理办法 1．目的： 提高办公人员的工作效率，减少办公室的经费开支，增加经济效益。 2．职责 /权限： 物业部 ： 负责办公用品的统一申购、汇总、保管、分发、报损、盘点等管理。 行政 人事 部 ： 权限内办公用品申购的批准。 部门负责人： 部门办公用品的申请的审核，指导部门员工避免浪费，节约资源。 3． 规定内容： 为了统一所有办公用品的上下限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由 物业 部 统一负责。 申购手续： 公司统一于每月 25日由各部门统一汇总申购下个月部门 /个人需使用办公用品。 如平时耗量过大，每周一可补申购一次，其余时间一概不予办理。 各部门须根据各办公用品库存情况以及消耗水平，结合日常需求量，确定最终申购量。 各部门根据最终申购量填写 《物品申购表》 ，须清楚写明品名、规格、单价、数量、金额、用途及需用 日期等。 报经相关权限人审批。 获批后的《物品申购表》交 行政人事 部 办公用品管理人员分类汇总采购。 采购： 行政人事 部 严格 追踪到货时间。 行政人事 部 对到货用品必须认真核对品名、规格、数量与质量，确保无误。 行政人事 部 在对方送货单上签名后交 财务 部 核签，并登记到货日期、数量等。 行政人事 部 协助 供应商持签收的送货单 ， 凭发票到公司财务部结算货款。 如手续不符，财务部应不予结款。 用品分发： 办公用品不得重复领取， 物业 部 统一建立《办公用品部门领用登记表》和《办公用品个人领用登记表》。 部门 /个人领用物品均须登录领用 登记表。 部门用品需由部门负责人签收，个人用品由本人签收。 重复领用物品（包括有残余部分的一次性损耗品如双面胶）必须以旧换新。 负责办公用品发放的部门负责人员应每次认真填写《办公用品申购受理与发放登记表》详细记录，作为发放与盘点依据。 库存用品保管： 所有入库的办公用品，都必须一一填写台账，做好进出控管记录，建立基本库存标准。 办公用品管理人员必须清楚掌握办公用品库存情况，单品小于基本库存时须进行申购。 库存品切实履行先进先出原则。 经常整理与清扫用品仓库，必要时要实行防虫防鼠等保全措施。 办公用品盘存： 办公用品每 月 25 日盘点库存。 盘点工作由 行政人事 部 负责。 盘点工作务必做到账物一致，如果不一致必须查出原因，然后调整账目，使两者一致。 物品遗失由 负责 办公用品管理人员照价赔偿。 3． 7 价值在 100 元以上的办公用品发生故障，须报 行政人事部 联系进行 维修。 3． 8 离职回收： 员工调职 /离职时需按《办公用品个人领用登记表》记录做好物品交接，交回物品经查损坏的按原价 赔偿 ，未交回物品按原价 赔偿。 部门负责人调职 /离职时需按照 《办公用品部门领用登记表》、《办公用品个人领用登记表》记录做好物品交接，交回物品经查损 坏的按原价的扣款，未 交回物品按原价扣款。 第十一章 钥 匙管理 办法 1. 为管理办公场所物品的整洁及安全，特定本 办法。 2. 公司钥匙由 行政人事 部 统筹管理、复制，部门钥匙由部门负责人管理。 3. 如因公需使用钥匙，得向保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。 4. 部门负责人负责管理钥匙的使用，不得任意复制或允许同仁借予他人使用，否则负连带赔偿责任。 5. 钥匙保管人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办。 离职时应将钥匙缴交 行政人事部 负责人。 钥匙遗失时，应立即向 行政人事 部 报备。 非经 物业 部 同 意不得复制。 不能任 意借予外人使用。 第十二章 印 章 管理 办法 1． 印章的种类 ： 印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。 职章：刻有公司总 经理 职衔的印章。 部门章：刻有公司部门名称的印章。 其不对外单位的部门章可加注 对内专用 职衔签字章：刻有 部门 负责人。