20xx年中美宏凯亿投资集团公司行政管理制度手册(编辑修改稿)

20xx年中美宏凯亿投资集团公司行政管理制度手册(编辑修改稿)内容摘要：

15 （ 8） 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总裁批准。 （ 9） 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式泄露公司秘密。 （ 10） 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告行政部，行政部接到报告，应立即处理。 4. 责任与处罚： 出现下列情 况之一者，给予警告，并扣发 50 元以上 500 元以下的工资： （ 1） 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。 （ 2） 已泄露公司秘密但采取补救措施的。 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿公司经济损失的处罚，情节严重的移交司法机关处理： （ 1） 利用职权强制他人违反保密规定的。 （ 2） 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。 （ 3） 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或声音提供公司秘密的。 本制度规定的泄密是指下列行为之一： （ 1） 使公司秘密被不应知悉者知悉的。 （ 2） 使公司秘密超出了限 定的传递范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。 16 第 六 节 公司会议制度 一、 总则 1. 为了规范公司会议管理，提高会议管理工作效率，杜绝会议管理中的不合理行为，特制定本制度。 2. 适用范围 ： 本制度适用于公司各级、各类会议的组织和管理。 二、 会议的组织 1． 公司级会议：公司员工大会、公司技术人员会议以及各种代表大会应报请公司最高领导批准后，由各负责部门分别负责组织召开。 2． 专业会议：公司性的技术、业务综合会 (如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等 )，由分管公司领导批准， 主管业务部门负责组织。 3． 系统和部门工作会：各系统和部门召开的工作会，由各系统、部门领导决定召开并负责组织。 上级或外单位在公司召开的会议，一律由公司受理安排，相关部门协作做好会务工作。 4． 会议一般应安排在所有应会人员都能到会时举行 ， 如无非常特殊的情况，所有被通知人员均应准时出席。 5． 集团各公司应按公司的实际情况召开定期的工作例会，最长间隔不超过一个月，专业会议按实际情况不定期召开，工作例会和有决议的会议应有会议纪要并上报集团。 6． 工作例会时间应报集团备案。 三、 会议准备 会议主持人、召集部门及与会 人员都应分别做好有关准备工作，包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、落实会场、备好座位，通知与会人员等。 会议要求： 1． 要严格遵守会议的开始时间。 2． 要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。 3． 要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。 4． 主持人应当引导会议进程，以便在预定时间内得出结论。 5． 在必须延长会议时间时，应先取得大家的同意。 6． 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。 7． 公司会议主要由办公例会、日常工作会议组成。 8． 最高级会议通常情况下由总裁通知召开，就一定时期 内的工作事项做出研究和决策。 17 9． 所有参会人员均需签到，每次会议必须有会议纪录，记录人由组织部门安排，记录人应具备相应能力，并能严格保密 四、 会议纪要的形成与签发 1． 公司会议纪要、决议，由 指定人员 整理成文。 2． 指定人员根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作 ，工作例会为会议召开的第二天 11点前，专业会议为第三天 11 点前送达签发，并在会议召开后三天内上报集团。 3． 会议纪要和决议形成后，由与会的公司领导班子成员签字确认。 4． 会议纪要发放时应填写“文件发放记录”，并由接收人签收。 5． 会议纪 要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。 6． 会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，应发放给参加会议的全体人员，以便对照、核查、落实。 18 会 议 流 程 图各 部 门 负 责 人行 政 部 门主 持 人开 始根 据 工 作 情 况发 出 通 知协 助 会 议 设 备调 试有 需 要 时准 备 资 料按 时 参 加指 定 人 员整 理 会 议 纪 要签 发各 部 门 传 阅 ， 抄报 上 一 级 单 位 或下 发 下 一 级 单 位总 裁 办 归 档 ， 按时 上 交结 束根 据 会 议 内 容开 展 工 作 19 日期： Date: 发至： Sent to: 项目： Project: 主题： Subject 出席人员： Attendee: 地点： Address: 序 Preface 会议摘录 Abstract 发言人 Spokesman 20 第七 节 公文管理制度 一、 总则 为提高本公司的工作效率，切实减少公司文件在流通过程中的各种 拖延 ，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本制度。 二、 本公司文件种类 1． 请示：请上级指示和批准，用“请示”。 2． 报告：向上级机关汇报工作、反映情况，用“报告”。 3． 指示：对下级机关布置工作，阐明工作、活动的指导原则，用“指示”。 4． 布告、公告、通告：对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”；向国内外宣布重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵 守或周知的事件，用“通告”。 5． 批复：答复请示事项，用“批复”。 6． 通知：传达上级的指示，要求下级办理或者知悉的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。 7． 通报：表扬好人好事，批评错误行为，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。 8． 决定、决议：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 9． 函：平等的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。 10. 会议纪要： 传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。 三 、 文件等级划分 1． 机密：最高级别保密文件，由报告人直接送主管领导。 2． 秘密： 指不宜向无关人员透露内容的文件。 3． 一般：指非机密 、秘密的 文件。 4． 特急： 随到随办。 5． 紧急：指必须在二个工作日内处理完毕的文件。 6． 一般：指应当在三个工作日内处理完毕的文件。 四 、 行文规范 1． 中美宏凯亿投资（集团）有限公司简称为“ 中美集团 ”，所有公司公文由档案负责人统一规 21 范文号。 2． 集团及子公司各部门的请示、汇报等文件，对外函件、内部发文 等文件的编写。 （ 1） 文件开头须有“ 中美宏凯亿投资（集团）有限公司 ”隶书、小一号字的文头，下有上细下粗 ，或使用公司发文纸。 （ 2） 文件题目： 关于 „„„„的 ** 黑体、小三号字 （ 3） （ **的含义为：文件内容的性质，如请示、说明、汇报等） （ 4）文件正文使用宋体、小四号 字 ，行距为 ，页边距上下为 、左右为 ，页码居中。 （ 5） 文号格式： 集团 简称 +（代称） + 字 + [所在年号 ] + 第 + 第 N 次发文 +号 例 1： 中美集团（ 财 ）字 【 20xx】 第 011 号 含 义：中美宏凯亿投资（集团）有限公司 财务部在 20xx 年 发出 的第 11 份 文件。 例 2：中美集团（阀门）字【 20xx】第 3 号 含义： 中美宏凯亿投资（集团）有限公司 子公司 中美宏凯威阀门制造有限公司 在20xx 年发出的第 3 份文件。 集团及子公司简称一览表 部门名称 代称 中美宏凯亿投资 （ 集团 ） 有限公司 中美集团 集团总部 总裁办公室 总办 人事部 人 行政部 行 财务部 财 法务部 法 子公司 中美宏凯威阀门制造有限公司 阀门 中美宏凯威国 际拍卖（北京）有限公司 拍卖 中美宏凯星国际传媒（北京）有限公司 传媒 中美宏凯星网络科技（北京）有限公司 网络 中美宏凯亿国际担保有限公司 担保 中美宏凯亿国际电气有限公司 电气 注：如有新公司或新部门成立，则取最代表其性质的文字为简称，公司取两字，部门取一字；分公司则为主公司代称与地点合称，如电气公司在福建的分公司，则称之为“电气福建”。 3． 签发人：发文及会议纪要一律由集团总裁 或 相关授权领导亲手签名，各部门上报文件一律由发起部门的负责人亲手签名。 4． 文件落款应包括发起公司名称及部 门名称。 22 5． 底款：为抄报、抄送、归档三行，需要时报送另一个上级部门的，用 “抄报 ”；对同级或下级则用 “抄送 ”，归档部门应为行政管理部门。 6． 文件印章：加印在发文日期中间，采用压年盖月方式。 7． 页数：使用页脚中 “第 N 页，共 N 页 ”形式，居中。 8． 表格制作时，页边距、行距、字号等可根据内容自行设定，但应在装订或打印不出现缺失现象为准，字体仍使用文件规定字体。 9． 公文的内容要求一文一事，绝对真实，并具有较强针对性，且行文有条理、准确。 五 、 印装格式： 1． 文件均采用横书横排。 2． 单面印刷可在上端装订，双面 印刷在左面装订。 3． 装订可用线装、钉装、胶粘办法。 4． 必要时可使用专用装订机构。 六 、 文件的署名 ： 1． 对内文件，如果是一般往来文件，只需主管署名；如果是单纯的上报文件或者不涉及各部门且内容不重要的文件，只需部门署名；如果是重要文件，按责任范围由总裁、副总裁、或者署有关部门的主管姓名与职务 2． 对外文件，如责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁或总经理职务与姓名。 如果是总裁或总经理委托事项可由指名责任者署名 七 、 文件制作注意事项 ： 1． 文件必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。 2． 可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。 3． 减少联合行文，避免联合行文过程中时间延误和扯皮。 4． 行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担。 5． 不轻易越级行文。 八 、 发 文 管理 1． 发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、用印、登记、发送、原件归档等程序。 2． 拟稿： 草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确。 并应详细写明发送范围、份数和密级。 3． 发文部门拟稿后，交行政管理部门核稿，凡以集团或公司名义发出的公文、函件及用 集团或公司印章的，行政管理部门对内容和文字有权审核，并负有把关责任； 对涂改不清、文字错漏严重、 23 内容不妥、格式不符的文稿应退回重新拟稿。 4． 核稿后填写《发文审批单》，发文的密级按《保密工作条例》有关规定确定执行，如为联合发文则需要双方部门负责人签字确认，同时发文部门应注明文件传达范围。 5． 签发：有关领导审批签发，明确签署意见、姓名、日期。 集团正式文件须经总裁签发。 公司正式文件须经总经理签发，遇紧急事项，总裁、总经理均可由行政管理部门请示用印后补办审批手续。 凡涉及资金转移、联营参股、股权变化、下设机构等重要 事宜的，均须报 总裁 签发。 6. 编号： 按相关制度统一编制。 7． 用印：取得编号后可依据《发文审批单》，在核稿完毕无误、规范的文件上统一用印。 8． 印 发 ： 经领导批准签发后的文稿由行政部统一打印， 依据《发文审批单》上印制文件份数，如页数较多时，也可使用电子版文件，但需在发文编号本上注明接收人及传输方式。 9． 填写《发文编号本》：行政部门统一填写集团的《发文编号本》，如文件传达范围为全体员工，则可直接发文给部门或公司专职收文人员，如为指定传达范围，则必须由本人签字接收。 九 、 收文 管理 1． 收文办理一般包括签收登记 、分发传阅、收回存档、销毁等程序。 2． 公文签收应由专人负责，签收时须对来件严格检查，明确无误后方可签字。 3． 指名或亲启文件、密级文件原则上由责任者或当事者自行处理，其他人不得擅自启封，如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。 4． 收文拆封后应对文件进行认真清点，填写《收文处理单》。 5． 一般函、电等公文，分别由前台秘书直接分转处理。 6． 为加速文件运转，秘书应在当天或第 2 天将文件送到承办部门，如关系到 2 个以上业务部门，应按指示次序依次传阅，最迟不得超过 2 天 (特殊情况例外 )。 7． 由行 政主管负责对公文进行审阅、回答、批办以及其他必须处理，或者由其指定下属对文件进行具体处理，并将意见填写在《收文处理单》。