采购系统与财务系统工作对接管理办法（国美—采—013）第一版

采购系统与财务系统工作对接管理办法（国美—采—013）第一版内容摘要：

1、国 国美电器有限公司经营管理手册采购系统分册采购系统与财务系统工作对接管理办法归属体系：国美电器有限公司经营管理手册采购系统分册文件编号：国美采 013撰写单位：国美电器采购中心版 本：第一版生效日期：2004 年 4 月 1 日机密等级： 机密 一般合计页数：21 页 正文页数：18 页附件个数：2 个制度正文目录：目 录 页次1、目的 12、范围 13、名词解释 14、职责 15、作业内容 16、注意事项 187、附件 18总裁审批管理研究室审核撰写人国美电器有限公司经营管理手册采购系统分册制度名称 采购系统与财务系统工作对接管理办法 文件编号 国美采 013生 效 日 期 2004 年 2、4 月 1 日 页次 1 /18 附件数 2 个1 目的：明确采购系统与财务系统间流程对接责任，提高工作效率，特制定本办法；2 范围：用范围：国美电器有限公司总部采购中心、财务中心；分部采购部、财务部；布范围：国美电器总部各中心、各部门；各分部；3 购系统：是对国美电器有限公司的总部采购中心与分部采购部的统称；务系统：是对国美电器有限公司的总部财务中心与分部财务部的统称；4 部采购部负责:及时提供应商结算方面信息、及相关扣款金额的义务；按公司规定协助结算人员付款计划的编制与申报；对进货申请单准确性负有责任；对于主管商品的库存控制、残次控制负有直接责任；对于税票的及时回收负有直接责任；对于存在未 3、决纠纷或清退的供应商向财务系统建议拒绝付款；部采购中心负责：审查各供应商应收款项的扣除情况；管理、审核采购员付款计划表的编制与申报；审查公司与供应商的合作情况，审核供应商款项的支付；对于分部的各项库存占压资金负有责任；对于分部的各项应收款项的及时收回负有责任；对于因下属未能按规定履行结算义务产生的损失负有连带责任；对于合作过程中出现问题的供应商负责审核并停止付款。 5 务系统对上报合同的权限的审核：对符合授权标准的且审核无误的，经授权人员签字盖章后，按流程进行备档留存；务系统对合同的管理：编制合同政策一览表并与采购部政策一览表进行对照；项费用管理的对接:购人员对合同中所涉及到的各项费用及返利的收 4、取进行监督，督促财务系统按合同付款并按期收取各项费用。 务系统督促各分部采购部，要求供应商按期核对往来帐务。 帐务内容包括：应付帐款；应收返利、降价退残、折让等应收款；应收场地使用费、空调安装费、市场推广费、促销管理费、营业场所支持费等（财务部统一下发财务确认函）。 国美电器有限公司经营管理手册采购系统分册制度名称 采购系统与财务系统工作对接管理办法 文件编号 国美采 013生 效 日 期 2004 年 4 月 1 日 页次 2 /18 附件数 2 款结算管理的对接：款结算过程中对供应商的基本要求：应商进行货款结算必须与公司签订合同。 供应商必须与公司签订合同，并具有总部统一编制的结算号才能来公司办 5、理货款结算事宜，两者缺一不可。 供应商合同期满未签订新合同的，旧合同可延期执行一个月，一个月后仍未签定新合同，则停止付款，或者按无合同付款流程向总部报批。 应商必须为一般纳税人，进行货款结算必须遵守公司的税票回收制度。 （1） 代销商品结算：必须有增值税发票才能支付货款，不开或错开增值税发票的不予结款。 （2） 经销商品同城结算：必须坚持“一手钱一手票”的原则，有特殊情况需进行支付的，由采购人员提出申请，说明理由并给出交付日，经分部总经理审批后方能支付。 （3） 经销商品异地结算：异地结算的供应商税票必须 7 天内收回，时间从货款付出后第二天算起。 有特殊情况不能按时收回税票的，由采购人员提出申请，说明理 6、由并给出交付日，必须报总部采购中心、财务中心审核批准后方能支付。 针对一个供应商只能进行一次特批，累计有两笔税票未能收回的，结算组必须立即停止对该供应商任何款项的支付，结算人员要给予严格控制。 （4） 先款后货：同城中的供应商，规定 2 天的回收期；异地的供应商，规定 7 天的回收期。 时间从货款付出后第二天算起，由采购部全权负责。 款结算后应付帐款余额不得小于残次、退货、各项应收收入及合同约定的铺底金额之和，清退的要留有足够帐面金额。 结算会计要控制供应商的结算款项，对残次、退货较多的、或欲清退的供应商要保留足够的帐面余额。 合同约定有铺底额的供应商，结款后余额不得小于铺底金额。 合同约定帐期结算，不允许 7、提前支付货款（遇特殊情况经总部采购中心和财务中心联合审批后可支付） ，结算会计结款时必须审查货款的帐期，严格按照合同规定的帐期进行结算，禁止提前支付货款。 格实行按计划付款制度，超计划拒付，或者按计划外付款流程向总部报批。 格按照公司授权权限落实审批手续，审批手续不全的拒绝付款。 国美电器有限公司经营管理手册采购系统分册制度名称 采购系统与财务系统工作对接管理办法 文件编号 国美采 013生 效 日 期 2004 年 4 月 1 日 页次 3 /18 附件数 2 于返利、降价、退残、礼金券的收回，允许帐扣。 对其它各项应交营业税项目的收入，公司可加收 17%的代缴增值税款进行帐扣。 帐扣方式结算的要求： 8、按照合同约定的方式收取，采用帐扣方式进行结算的分两种情况处理：（1） 供应商提供全额税票的，公司按净额支付，公司给供应商开具服务业发票。 （2） 供应商提供净额税票的，必须加收 17%的代缴增值税款。 实行 分部货款结算流程：本结算流程分为经销商品结算操作流程、代销商品结算操作流程、带货安装商品结算操作流程、先款后货商品结算操作流程、计划外付款流程和采购需要控制付款的报批流程。 帐时间1) 经销商品、代销商品、带货安装商品对帐时间统一为：上周五至本周三工作时间。 （经销的手机、电脑类产品周四上午也可以对帐） ；2) 代销商品、带货安装商品中结算期小于等于 7 天的供货商对帐时间统一为：每周三全天。 款 9、日期：计划内付款各分部在每周集中在两天进行支付，具体时间由各分部根据地区情况自行决定，时间一经确定不得随意更改；先款后货、现款现货、计划外临时付款可根据实际情况安排支付。 销商品结算操作1）分部配送中心每天必须将前一天所有的“进货入库凭证”结算联送交分部结算组；2）分部结算组分厂家按品类整理“进货入库凭证”结算联；3）每周供货商在我公司规定的对帐时间内，到分部财务结算组核对截止到下周四（含周四）之前到帐期的所有货款；供货商按照我公司的对帐时间，按时到各分部财务结算组核对到帐期的所有货款，帐期起始日期以“进货入库凭证”结算联日期为准，每周对帐时间只核对截止到下周四（含周四）之前所有到帐期的货款。 结 10、算会计与供货商核对往来帐款无误填制“经销商品结算单” ，签字后将“经销商品结算单”和相应的“进货入库凭证”结算联一起转交收入组。 销商品结算操作：各分部对供货商对帐时间做好合理安排并通知供货商,代销商品每月统一从 30 日起结算上月 26 日至本月 25 日的货款，各分部对本分部的所国美电器有限公司经营管理手册采购系统分册制度名称 采购系统与财务系统工作对接管理办法 文件编号 国美采 013生 效 日 期 2004 年 4 月 1 日 页次 4 /18 附件数 2 个有代销供货商的对帐时间做好合理安排并通知供货商，且必须将每日对帐供货商的时间安排表下达到所辖门店，各门店严格按照安排表执行。 款后货 11、、现款现货商品结算操作1） 采购员每周四填报“先款后货与现款现货商品周付款计划”。 各品类采购员根据市场情况和公司经营的需要于每周四填报下周各品类的“先款后货与现款现货商品周付款计划” ，报采购经理审批后送交财务部结算组。 2） 结算会计汇总编制“先款后货与现款现货商品周付款计划汇总表” ，经相关人员签字后于下班前上报总部资金管理部。 3） 结算会计根据各品类采购员填报的“先款后货与现款现货商品周付款计划” ，汇总编制“先款后货商品周付款计划汇总表” ，交结算主管审核签字，报财务经理、采购经理（采购总监） 、分部总经理签批。 所有签批手续齐全后， “先款后货商品周付款计划汇总表”必须在周四下班前上报 12、总部资金管理部。 4） 总部资金管理部在周五下班前将审批完毕的“先款后货商品周付款计划汇总表”传真给各分部结算组。 5） 总部结算会计依据公司的财务制度、结算准则、合同政策审核“先款后货商品周付款计划汇总表” ，报总部采购中心审批，并于周五下午下班前审批结果传真给各分部结算组。 6） 分部结算组将审批结果送交采购部。 分部结算会计收到总部审批的“先款后货商品周付款计划汇总表”后，复印两份，一份交采购部做付款申请，一份交结算出纳作为付款依据。 7） 采购部采购员提出付款申请。 采购员根据总部审批的“先款后货商品周付款计划汇总表” ，根据实际经营情况做“先款后货商品付款申请表”和“先款后货商品付款明细表” ， 13、提交财务结算组。 8） 财务系统审核“先款后货商品付款申请表” ，结算主管审核“先款后货商品付款申请表” ，申请额度超出计划的按计划外付款执行，收入主管核算应收款项，财务经理、采购经理、分部总经理审批后转交结算出纳进行付款。 9） 结算出纳依据总部审批的“先款后货商品周付款计划汇总表” ，核对“先款后货商品付款申请表” ，支付供货商货款。 结算出纳收到“先款后货商品付款申请表”后，依据总部审批的“先款后货商品周付款计划汇总表”进行审核，申请额度必须小于国美电器有限公司经营管理手册采购系统分册制度名称 采购系统与财务系统工作对接管理办法 文件编号 国美采 013生 效 日 期 2004 年 4 月 1 14、 日 页次 5 /18 附件数 2 个或等于计划数，超出计划的不予付款。 出纳付完款后将付款原始凭据交结算会计进行帐务处理，同时结算会计将付款数据传真配送财务做帐。 货商依据公司客户服务部的“派工单”按时送货到客户处并进行安装，同时，从客户手中收回经客户签字的“销售票”提货联。 供货商持“派工单” 、 “销售票”提货联、 “电脑预收单”定期到分部客户服务部进行回访和核对。 户服务部对供货商的安装情况回访确认完后进行签字，供货商持客服部确认的单据到门店主任处对帐，由门店主任制作“进货申请单” ，并报采购部审批。 货商持采购部审批的“进货申请单”和“电脑预收单” 、 “销售单提货联”到门店财务室办理商品入库 15、并结转预收。 结完预收后门店给供货商打印相应的结算单据，门店会计签字后交供货商带走作为结算的凭据。 部结算会计填制“代销商品结算单” ，供货商按照分部的安排，按时携带在门店打印的结算凭据到分部结算组，结算会计审核结算单据，并与财务帐核对，核对无误填制“代销商品结算单” ，签字后将“代销商品结算单”和相应的结算凭据一起转交收入组。 入组核算返利、补利及其它应收款项。 收入会计按结算会计编制的“代销商品结算单”和门店打印的结算凭据，根据合同政策核算填列应收供货商的返利、补利及其它各种应收款项，供货商签字确认（对于目前返利、补利的计算是在结算会计处的分部，可以维持原有做法不变）。 收入主管签字后将“代销商品结算单”转交结算主管。 算主管审核“代销商品结算单” ，填列本次实际支付金额。 结算主管对“代销商品结算单”进行审核，并根据收入主管提供的数据，计算填列。