excel实用技巧培训手册

excel实用技巧培训手册内容摘要：

xcel 的一些常用 功能 和相关的技巧。 下面按菜单顺序 选取常用的功能 进行介绍。 一、 设置顶端标题行 \左端标题列 操作： 【 文件 】 → 〖页面设置〗 → “工作表”选项卡 ☆ 选中“行号列 标”复选框 ， 打印行 号 列标 ； ☆ 若要在每一页上打印列标 题 ，请在“打印标题”下的“顶端标题行”框中， 选取列标志所在行，然后单击“打印”。 注： 你是否干过这样的傻事 ： 为保证打印的工作表的每一页都有表头， 每隔十几二十行复制一个顶端标题行。 我 也这样做过，嘿嘿 ：） P。 ☆ 若要在每一页上打印行标志，可在“打印标题”下的“左端标题列”框中，输入行标志所在列的列标，然后单击“打印”。 二、 选择性粘贴 操作： 【编辑】 → 〖复制〗、 【编辑】 → 〖选择性粘贴〗或点右键 → 〖选择性粘贴〗 复制就不多说了，快捷键为 Ctrl+C。 注意：不能对多重数据区域 使用复制剪切命令。 技巧： 选择要复制的单元格、图表等对象， 按住 Shift,点击【编辑】菜单 ,该菜单会出现一个 〖 复制图片 〗 的子菜单 ,点击 后 出现 “ 复制图片 ” 的对话框 （ 如下图 ， 如选“ 打印效果 ”则 不会有网格线 ），点击确定，然后“粘贴”即可将复制的对象粘贴为图片。 链接 ： 按住 Shift键 点击“文件”菜单，原来的“关闭”菜单项 就 变成“全部关闭” ，可关闭全部工作簿。 复制图片 对话框 “ 复制图片 ” 的效果 “ 照相机 ” 的效果 名称: 逸凡账务系统作者: 龙逸凡: 392028647名称: 逸凡账务系统作者: 龙逸凡: 392028647Excel 培训手册 链接 :也可使用“照相机”功能复制单元格为图片 ，两者效果差不多。 只是 “ 复制 ” 出的图片无边框， 见上图。 “ 照相机 ” 照 出的图片在 Excel里会随着源数据的变化而变化， “ 照相机 ” 不能复制图表。 关于“ 照相机 ”的使用请参见本手册的 “实用功能介绍及技巧”的“ 自定义工具栏 ”部分。 选择性粘贴是一个非常实用的功能，下面介绍常用的几个 选项： 粘贴公式 当复制公式时，单元格引用将根据所用引用类型而变化。 如要使单元格引用保证不变，请使 用绝对引用。 粘贴数值 ☆ 将单元格中的公式转换成计算后的结果，并不覆盖原有的格式 ； ☆ 仅 粘贴来源数据的 数值，不粘贴来源数据的 格式 粘贴格式 复制格式到目标单元格。 但不能粘贴单元格的有效性。 链接 1： 选择含有要复制格式的单元格或单元格区域 ，单击“常用”工具栏上的“格式刷”，也可复制单元格或区域的格式。 格式刷适合复制比较复杂的格式 ，而 F4或 Ctrl+Y只适合重复单一的格式设置。 技巧 1： 若要将选定单元格或区域中的格式复制到多个位置，请双击“格式刷”按钮。 当完成复制格式时，请再次单击该按钮 或按 Esc以关闭格式 刷。 技巧 2： 若要复制列宽，请选定要复制其列宽的列标，再单击“格式刷”按钮，然后单击要将列宽复制到的目标列标。 粘贴时运算 Excel 培训手册 可对粘 贴对象 进行加减乘除运算，如： A1 单元格数值为 2，复制 A1单元格，选定 B5：E7 区域，进行下列操作：选择性粘贴 运算 乘，则 B5： E7 单元格的数据 变成 原来的 2倍。 其余运算类推。 技巧： 如果某单元格区域的数字已设成文本格式，无法对其进行加减，可在某空白单元格输入数值 1，复制数值为 1的单元格，再选定目标区域，选择性粘贴 → 乘，即可将文本格式的数字转换为数字格式。 另： 用除 1或加减零都可 转换。 同理 ， 使用 “ 选择性粘贴 → 乘 ” 的功能将 单元格 区域 的 数字转换正负号 、将 以元为单位的报表转换为 以 千元或万元为单位 是非常方便的。 链接： 还可以在不改变数据原值的情况下把报表转换为以千元或万元为单位显示，其方法请参见本讲第十二项《设置单元格格式》中的 技巧 7： Excel中的变形术。 跳过空单元 防止用复制的空白单元格替换数据单元格。 转置 复制区域的顶行数据将显示于粘贴区域的最左列，而复制区域的最左列将显示于粘贴区域的顶行 ，很方便 哦。 有效性 粘贴单元格的有效性条件。 技巧： “全部”和“边框除外”选项也可 复制 数 据有效性设置。 三、查找 、 替换 操作： 【编辑】 → 〖查找、替换〗 可查找（替换） 某 特定格式 或某文本 ；可在整个工作簿内查找 （ 默认为 仅 在工作表内查找 ） ；可设定是否区分大小分、全角半角等。 查找 内容中 可使用“。 ”、“ *”等通配符，用法见 下 表。 通配符类型 用法 ?（问号） 任何 单个 字符 例如， sm?th 查找 “smith” 和 “smyth” *（星号） 任何字符数 例如， *east 查找 “Northeast” 和 “Southeast” 技巧 1： 查找 *或。 符号本身 在 * 和 ? 前加 ~ 即可使它们失去通配符的 作用 ，如：要查找 “ *” 那么在查找内容里输入 “ ~*”即可 ； 要查找“ lhm?88”请输入“ lhm~?88”。 Excel 培训手册 技巧 2:将工作表中 包含 某字符串 （ 如 “ 逸凡账务系统 ” ） 的 多处 单元格 一次性 设置为 某格式 方法 1: 【编辑】 → 〖替换〗，在 替换对话框点击“选项”， 查找内容和替换内容均输入“逸凡账务系统”，在 “替换为”那一行的“格式”中设置你需要的格式，再点“全部替换”。 方法 2： 【编辑】 → 〖查找 〗 →在查找栏输入 “逸凡账务系统” → 点“ 查找全部 ” → 按 Ctrl+A，再设置 需要的 格式 退出。 方法 3： 【编辑】 → 〖查找 〗 →在查找栏输入 “ 逸凡账务系统” → 点“ 查找下一个 ” →设置格式（不要退出查找对话框）→双击格式刷→ 点“ 查找全部 ” → 按 Ctrl+A→关闭 退出。 四、定位 操作： 【编辑】 → 〖定位〗 什么是定位。 定位就是 Excel 替你选定 符合你所设定位条件 的单元格。 此功能的快捷捷为 Ctrl+G， 打开 定位对话框后 单 击“定位条件”按钮可选择包含特殊字符或条目的对象、批注或单元格。 这是 一个很实用的功能， 大家一般都不太用 ，即使是 经常使用 Excel 的朋友 也不常用。 下面介绍一下它的一些 常用选项： 若要选择包含批注的单元格，请单击“批注”。 若要选择包含常 量的单元格，请单击“常量”。 若要选择包含公式的单元格，请单击“公式” 注 ： 常量和公式选项又有数字、文本、逻辑值、错误等子选项可选。 若要选择空白单元格，请单击“空值”。 Excel 培训手册 若要仅选择区域中可见的单元格，虽然该区域也跨越隐藏的行和列，请单击“可见单元格”。 若要选择 当前区域 ，如整个列表，请单击“当前区域”。 注释： 当前区域 指填写了数据的区域，该区域包括当前选定的单元格或单元格区域。 该区域向四周扩展到第一个空行或空列。 技巧： 如果要选定一个很大的 单元格 区域， 建议 使用定位功能。 如要定选 A1： D20200区域， 为避免大量滚屏，可以直接在定位对话框的 “ 引用位置 ” 直接输入 A1： D20200即可。 当然也可先选定 A1单元格，然后拖动滚动条到 20200行，然后按住 Shift选定 D20200单元格即可。 五、 插入行、列 操作： 【插入】 → 〖行、列〗 这个功能 就 不 介绍 了。 建议 ： 在【工具】→〖自定义〗 →“命令”选项卡 里将 “ 插入行 ” 、 “插入 列 ” 、“ 删除行”、“删除列” 的命令按钮拖动到工具栏 ，以方便插入 或删除 行 \列。 技巧： 插入多行 ： 选定需要插入的新行之下相邻的若干行。 选定的行数应与要插入的行数相等 ； 插入多列 选定需要插入的 新列右侧相邻的若干列。 选定的列数应与要插入的列数相等。 结合选定不连续的单元格， 也可以一次性在不同的地方插入行或列。 如选定 A2： A4以及 A11： A15单元格区域，然后使用插入行命令可在原 第 2行前插入 3行，在原第 11行数据前插入 5行。 六、 插入工作表 操作： 【插入】 → 〖工作表〗 此功能为 插入空白工作表。 也可 在工作表标签点鼠标右键，点击“插入”，然后选择“工作表”即可插入空白工作表。 也可使用下面 链接 1 的方法复制空白工作表。 链接 1： 点击工作表标签， 直接拖动工作表标签可移动工作表的顺序 ； 按住 Ctrl 拖动鼠标 可复 制工作表到本工作簿。 链接 2： 如果工作簿里工作表较多，可以 在工作表标签点鼠标右键， 点“移动或复制工作表”， 使用此方法在较多工作表时移动很方便直观。 如果 点“移动或复制工作表” 并 将“建立副本”的选项勾上，选择要移动至工作簿，即可将工作表复制到其它工作簿。 Excel 培训手册 七、 插入图表 操作： 【插入】 → 〖图表〗 选定数据区域，点击图表向导 或 【插入】 菜单 →〖图表〗 ，根据图表向导的提示，可完成简单的图表设置。 八 、插入符号 操作： 【插入】 → 〖符号〗 使用此功能 可 插入一些键盘、软键盘上没有的符号。 如 若要输入 请按住 Alt 并 在数字键盘 键入此代码 165。 0165（这是人民币 符号 哦 ，一定要记住 ，不要再用 ￥ 来代替了。 ） € 0128 另： 万分号 ‱的快捷键为 2031 Alt+x(注 ： 先 在 word文档内 输入 2031，然后按住 Alt+x，输入的 2031 自动变 为 ‱)，或 在 Excel 内 （ Word 内也行） 按以下操作 ： 【插入】菜单 〖 符号 〗子菜单 ，在 字体： Lucida Sans Unicode，子集为“广义标点” 中选取。 技巧： 如果你需要经常输入某个生僻的字符，你可以 在 【 工具 】菜单 → 〖 自动更正选项 〗 子菜单将 某字符串设置为自动替换为该字符 ，这样可大大提高效率。 链接： 如果要 经常输入某字符串，如“ 逸凡账务系统是个 Excel财务软件 ”， 既 可采用自动更正 的方法也可采用 手工造词来达到快速输入的目的。 此方法在 office其他软件里同样适用。 九 、插入分页符 操作： 【插入】 → 〖分页符〗 在要插入水平或垂直分页符的位置下边或右边选中一行或一列，单击右键，再单击“插入分页符”。 链接：删除分页符 选定 插入 的 分页符 后的那行 /列，点击 “ 插入 ” 菜单，此时的“分页符”已变成“删除分页符”，点击即可删除分页符。 Excel 培训手册 十 、插入函数 操作：【插入】→〖函数〗 函数 是 Excel 最强大最实用 最迷人的功能之一。 什么是函数呢。 函数是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。 如果你不太理解这句话，你就把函数理解为“函数就是能完成特定功能 的字符串， 这些字符串已经预设了公式。 要使用它，必须得按照既定的格式 来使用，否则它就无法完成这些特定功能”。 函数的结构以等号 (=) 开始，后面紧跟函数名称和左括号，然后以逗号分隔输入该函数的参数，最后是右括号。 函数可以嵌套使用，但 嵌套层数最多为 七级。 在使用函数时必须注意函数中的引用类型。 如果需要 多行或多列地复制 公式 ，那么请正确地 使用相对引用或混合引用。 函数中可以使用预先定义的名称或行列标志。 具体用法请参见 Excel 的联机帮助。 链接 ： 在编辑公式时选择要更改的引用，按 F4可切换引用类型。 下面 简单 介绍一下本 人认为必须掌握的函数： if、 and、 or、 sum、 sumif、 dsum、 countif、vlookup、 round。 其它常用函数拟 在 之后的课程中讲解。 双击打开下表 参看具体实例 ： i f 函数语法格式：if( 检测条件, 检测条件为值时返回的值，检测条件为假时返回的值 )注： 检测条件可以是多条件，实例请参见a n d 函数姓名 性别 工资 判断1 判断2职工A 男 低工资职工B 女 3, 高工资 高工资职工C 男 4, 高工资职工D 男 高工资 低工资职工E 女 2, 注：假设工资低于1 0 0 0 的为低工资，高于3 0 0 0 的为高工资i f 函数是公式中的智能开关, 也可以说是组合公式的指挥部, 它对数值和公式进行条件检测, 执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果 Excel 培训手册 十 一 、 插入名称 操作： 【插入】 → 〖名称〗 定义名称有如下 好 处 ： 减少输入的工作量 、使公式更简洁、 使人们更容易理解公式的含义 、 突破 Excel 对 函数的嵌套层数 仅为七层 的限制（类似于使用辅助单元格）、使用某些特殊的函数（如EVALUATE、 ） 使用方法： 【插入】→〖名称〗， 再单击“定义。