索维信息技术(it)公司管理制度手册(编辑修改稿)

索维信息技术(it)公司管理制度手册(编辑修改稿)内容摘要：

门店凭支票到各区烟草公司采购烟草商品。 商品录入 各门店购进烟草后，及时填写《门店商品 验收单》，并交门店录入员。 门店录入员应立即按照《门店商品验收单》录入系统 录入员打印三联《门店商品验收单》并交实际采购人、店长签字确认 门店出纳于当天把签字后的《门店商品验收单》财务联上交财务，其余两联留作门店存档。 开具发票 每月 25 日前，各门店将购烟小票与财务部核对无误后，到烟草公司开具增值税发票，并填写付款通知单，由公司领导签字后及时送交财务部做相应财务处理。 46 三、 商品囤货管理规定 目的 为明确规定公司的门店 经理、主管知道囤货的基本原理，做好正确的囤货动作，避免节假日供应商放假、门店销售高峰期商品缺货，造成门店业绩损失，特制定本管理规定。 适用范围 公司采购部、营运部 相关文件 （无） 名词解释 （无） 职责 （无） 作业程序 囤货原因 节庆原因 国家法定假日（元旦、五一、国庆等），供应商放假不送货 中国民俗节日（端午、中秋、春节等），销售高峰，供应商无法保证送货时间、送货量 气候、运 输因素 货源的保证 囤货的时间 节日前 60 天开始进行 囤货流程 采购部在节假日前 60 日，与供应商确认供应商放假日程及送货行程，并将供应商节假日送货行程通知门店 门店根据节假日特点，确定囤货品种 门店根据需囤货商品正常销售情况、历史销售情况及市场情况，对该商品节假日销售进行预估， 各门店提前 60 天填写《要货计划表》，交给采购部。 采购根据预估销量、商品库存量、供应商送货行程，核定商品囤货量，经部门经理、财务 签字确 认后，下订单订货，并确认供应商能保证送货。 供货出现异常（到货量不足或供应商不送货），门店应及时通知采购、与采购沟通，由采购协调 解决。 对于采购无法协调解决的缺、断货商品，门店可选择替代性商品进行囤货动作。 囤货注意事项 囤货量控制 47 囤货商品预估销量应具有科学性，囤货量应尽量控制，避免囤货的盲目性，造成库存压力和损失 节假日后库存控制 检查囤货商品销售情况，对囤货商品库存情况进行检查，对库存较大商品 在节假日后 7 天内及时办理退货。 48 第三节 商品收货管理 一、 门店商品收货程序 目的 为规范供应商直送、直供及配送中心配送商品的收货流程，提高收货效率，特定本管理规定。 适用范围 公司门店全体员工收货时适用。 相关文件 《商品收货标准规范》 名词解释 直送商品：某些生鲜商品由供应商直接送到门店，门店根据实际送货数量收货的商品。 直供商品：由供应商根据订单 直接送到门店，门店根据订单来验收的商品。 配送商品：由总部配送中心统一配送的商品 职责 采购部负责向供应商发送订单 营运部各门店负责验收各类商品，并及时上架销售 配送中心负责配送商品的收货，并及时向各门店配送商品 作业程序 直送商品的收货 采购向供应商下达永续订单，只有商品的名称、规格、价格而无具体的数量 供应商按照永续订单上的商品要求，每日给各门店定时送货（通常要求早上送货） 门 店根据永续订单上的商品名称、规格、价格，验收供应同送来的商品质量，清点数量 门店要重点检查直送商品的质量，确保商品的质量关 门店主管根据实际送货商品的名称、规格、价格与数量，填写空白的《门店直送商品验收单》 门店主管将手写的《门店直送商品验收单》交给门店录入员，录入员做直送商品的收货录入，并 打印出一式四联的《门店直送商品验收单》 收货人、主管及供应商在《门店直送商品验收单》上签字，门店主管回盖门店收货章，门店及供 应商各留一联，一联交财务部，一 联交电脑部。 直供商品的收货 各门店根据本店实际情况，向总部采购提交《门店要货计划表》，采购进行汇总后，向供应商发 放各门店订单。 供应商严格按照订单上的商品名称、规格、数量、时间送货。 门店按照订单号打印与订单一一对应的《订单验收单》，严格按照订单上的商品名称、规格、数量收货，清点数量，检查质量，同时把实收商品数量填在《订单验收单》上，收货员与供应商共同签字确认。 关于商品质量：门店应严格遵守《门店收货商品标准》进行收货。 如有任何问题 ，需请示店长， 49 并与采购及时取得联系。 收货员将已签字的《订单验收单》交给门店录入员，录入员在电脑中进行收货录入，并打印出一式四联的《订单验收单》，门店收货员与供应同分别签字，门店主管加盖门店收货章，门店及供应商各留一联，余下两联由出纳分别交给电脑部和财务部，以备供应商结账时用。 配送商品的收货 根据各门店的《门店要货计划表》，配送商品由配送中心配送给各门店 新商品如属配送商品，则根据采购的《门店配送商品配送单》，配送中心将商品配送给各门店 配送中心配送的商品，门店可清点整件数量，开箱抽查 30％商品 门店收货人员根据实际配送数量，填写《门店配送商品验收单》，门店收货人员和配送中心送货人员共同签名确认。 门店收货人员将签名确认的《门店配送商品验收单》交门店录入员，门店录入员做门店配送商品收货录入，打印《门店配送商品验收单》一式四联，门店收货人员和配送中心送货人员共同签名确认，门店主管加盖门店收货章，门店和配送中心一联，余下两联由出纳分别交给电脑部和财务部。 收货汇总 每日门店录入员将当 日各类商品收货情况汇总，填写《门店每日收货情况汇总表》一式三联，一联留底，一联上交门店店长审核确认，一联由出纳于次日交给总部电脑部。 电脑部录入小组凭《门店每日收货情况汇总表》，做收货录入核查，发现问题，及时解决。 门店录入员必须每周、每月填写《门店每周 / 每月收货情况汇总表》，一式三联，一联留底，一 联上交门店店长审核确认，一联由出纳于次日交给总部电脑部。 二、 商品收货标准规范 目的 50 通过明确商品收货 标准，加强商品质量管理，维护公司形象，特制定本管理规定 适用范围 公司全体员工收货时皆适用。 相关文件 《门店商品收货程序》 《生鲜商品收货和存放管理》 名词解释 （无） 职责 门店各商品部门理货员及主管负责门店商品的收货 配送中心收货人员负责配送商品的收货。 作业程序 一般商品收货标准： 外箱需完整无损 超市包装单位需正确无误，包装牢固。 送货数 量不得多于订单数量，如果供应商送货数量超出订单范围，门店只按订单数量录入，超出部分的商品，门店可根据实际情况决定是否收下。 门店如收下超出部分的商品，则电脑系统认为多出商品属于副销售，门店通知采购根据超出数量补下订单。 门店如因库存情况，不收超出部分商品，则供应商应将超出部分商品拉走。 供应商必须在定单规定送货日期前三天或后三天送货，否则，可以拒收。 送货描述、含量、规格等，必须与超市电脑系统中的商品描述一致。 条形码：送货商 品上的条形码，必须与超市电脑系统中此商品的条形码一致。 不符合，需粘贴超市店内码，粘贴内码的位置必须符合超市的要求。 保质期限：一年保质期商品，必须具有 2/3有效时间，一年以上保质期，必须具有 1/2 有效时间，否则可拒收。 成套商品配件必须齐全。 中文标识：进口商品上必须有中文标识 防伪标识：烟、酒等特殊商品，必须粘有防伪标识。 卫生检验合格证：食品，部分洗化用品，必须有质量检验合格证或卫生检验合格证（采购收取复印件转楼面一份日常备查） 根据商品的特点或使用要求，需要标明产品规格、等级、所含主要成分的名称和含量。 食品应标明：质量、容量、净含量、生产日期、保质期等。 非食品应注明有关规格、成分、包装方法、中文标示、失效日期、产地认证等。 食品类商品不得出现以下情况 罐头、凹凸罐，外壳生锈，有刮痕，有油渍等。 腌制食品：包装破损、有液汁流出有腐臭味道及汁液浑浊或液汁太少、真空包装漏气。 调味品：罐盖不密封、有杂物渗入、包装破损潮湿、有油渍。 食用油：漏油 、包装生锈、油脂混浊不清、有沉淀物或泡沫。 饮料类：包装不完整、有漏气、有凝聚物或其他沉淀物、杂物、凹凸罐。 51 糖果饼干：包装破损或不完整、内含物破碎、受潮、有发霉、发软现象。 冲调饮品：包装不完整、有破损、凹凸罐、内含物受潮成块状、真空包装漏气。 米及面食：内含物混有杂物，内含物受潮结块状，内含物生虫或经虫蛀，内含物发芽或发霉。 洗化、百货类商品不得出现以下情况 商品有破损、断裂、划伤 外表有油渍不净 者 商品有瑕疵 生鲜商品收货标准 见《生鲜管理规范手册》 —— 生鲜商品收货标准 供应商送货商品有如下情况之一的，可拒收 商品描述、含量、条码、规格等，与订单不相符。 超过规定的保质期。 （一年保质期，超过 2/3存留时间的；一年以上保质期，超过 1/2 存留时间的） 没有按超市要求进行包装的商品 外包装破损严重，单品受压变形，外表有划痕等。 质量问题，如奶制品中沉淀物，肉类发白发黑等情况。 不予配合的供应商（该退货的商品没有退换货的）予以拒收 供应商不愿卸货，而将货拉走者 成套商品配件不全者 直供商品无订单。 “三无”产品，无中文标识商品，应有防伪标志，没有可拒收。 第四节 日常商品管理 一、 商品补货 /理货程序 目的 为明确规定公司的补货 /理货流程与原则，确保商品丰满，维护公司形象，使消费者得到充足的商品，特制定本管理规定 适用范围 公司各门店员工在补货 /理货时皆适用 相关文件 52 （无） 名词解释 （无） 职责 （无） 作业程序 商品补货 / 理货时的顺序 区域顺序：端架――地堆――其他促销区――排面――收银区 商品顺序： DM 商品――店内促销商品―― A 类商品――普通商品 所有做促销活动的商品都应该优先补货 补货的流程 补货开始前应做准备工作 检查该商品库存 清洁货架 检查价签 补货时应该： 检查订货单和临时仓库 检查商品 如有 POP，必须辅助检查是否放回原处 补货结束后，应该： 清洁货架 检查价签 回收纸箱 补货的基本原则 商品数量不足，缺货时必须补货 补货时以补满为原则 遵循先进先出的原则，把货架上原有的商品先拿出来，在把要上的商品放在货架的最里面，最后把原来的商品放在货架的最外面。 食品尤其要 确保先进先出。 补货时不能堵塞通道，不影响清洁卫生，不影响顾客中的自由购物。 补货时不能随意更换陈列位置，不允许超过陈列的范围 补货时必须清洁卫生，把零散的商品放在货架的最顶端，必须把纸箱拆箱压扁，防止漏货，并叠放整齐。 补货时，所有商品的正面必须朝外，面向顾客。 理货 当货物零乱时，要迅速理货 要随时把零星商品收回和归位。 注意易混乱的商品，如毛巾，内衣等，要随时整理。 归位应将不同货号的商品一一分开，放回原位。 量贩包装的商品，要注意包装及条形码、价签的一一对应 理货时不能随意更改商品原来的排面 理货时遵循从上到下，从左到右的顺序 在每次补货的过程中，我们要进行一次理货工作 53 在营业高峰前后，我们必须理一次货 我们每天刚开门时，要进行一次理货，并进行一次清洁工作，每天工作结束后也要进行一次理货。 二、 门店问题商品管理规范 目的 为使门店所有员工在整理问题商品时都能规范操作，及时处理，减少损失，特制定本。