梦之岛百货商场公司员工工作全套操作指导书(编辑修改稿)

梦之岛百货商场公司员工工作全套操作指导书(编辑修改稿)内容摘要：

监督 营运助理当日递交营业员填写的 POP 申请单至企划部 营运助理每日领取 POP 的时间 —— 9:00~12:00， 15:00~18:00 (POP 的正常制作 周期为 6 小时 ) 企划部人员当日完成营运助理 17： 00 点前交来的 POP 申请单，超过 17： 00 点交来的 POP 单将于次日制作，次日上午方可领取 营运助理领取 POP 时，必须在上交的申请单上注明领取时间及领取人，并在交单本上做好登记，由企划部人员进行监督 四、 合同审批流程 五、 合同资料变更收费标准及操作流程 （一）合同资料变更收费项目及收费标准： 变更项目 收费标准 备注 供应商名称、开户行、帐号等 200 供应商更名，债权债务转移 开户行、帐号 200 现金、帐扣 200 注：以上收费标准以合同为单位，多店同时变更时按合同的份数收取相应费用 （二） 合同资料变更操作流程： 商品部业务员在新OA 中录入《商品经营合同审批表》，提交分管业务部的经理 商品部经理审核，提交分管合同管理员 合同管理员审 核合同文本、资信及《商品经营合同审批表》，通过后提交本店店长室 店长室审核通过返回合同部 合同管理员在 POS 系统中录入合同信息审核生效、申请专柜销售码，并对合同文本盖章，盖章合同按流程返回相应部门人员 商品部业务员将合同返回供应商 营运助理在领取 POP 时要当场核对 POP 的内容，有错误现象应及时告知制作人，并对错误内容进行改正或重新制作 （费用由出错部门承担） 注意： 以上流程请以 OA 文件流转系统操作。 如申请部门非采购部，由申请部门填写合同资料变更申请表，通过 OA 提交采购部，按流程流转 （三）合同资料变更申请表 部门： 日期： 店别 供应商号 变更项目 变更时间 变更内容 收费标准 注：若有低于标准收取合同资料变更费的，请商品部在填报《合同资料变更申请表》的同时附专 题报告，店长室审批确认。 六、 盘点流程 （一）职责部门 责任部门：商品部，电脑部，收货处，财务部，监盘人员 （二）职责划分 ●商品部： 商品部业务员填写《合同资料变更申请表》提交部门经理 部门经理审核，发送至合同管理员 合同管理员录入合同变更单或申请 新 的 供 应 商号、合同号，审核生效 合同管理员在合同固定费用项或费用登记单中录入合同资料变更费，在当月供应货款中扣除 负责盘点的准备工作所及需监盘人员数量的核定； 负责盘点操作及现场工作安排； 对盈亏数据进行审核，盘点转盈亏后向财务部提交《盘点报告》。 ● 电脑部： 负责对相关人员进行盘点系统操作的培训； 负责盘点表的录入和打印以及盈亏表的。 负责盘点机的准备并提供盘点系统登录工号，以及盘点过程中的维护；执行盘点系统操作：冻结库存，生成盈亏数据，按盈亏冲减库 存。 ● 收货处： 在规定的时间范围内作好影响盘点的相关单据的处理工作。 ● 财务部： 制定发布标准的盘点报告及盘点盈亏报表格式，跟踪核查盘点数据的真实性和准确性，并根据盈亏数据进行相应的财务处理。 ●监盘人员： 负责对实物盘点数的核查。 （三）盘点时段和盘点周期 盘点时段：盘点尽量避开在营业时间中进行，宜在营业开始前或营业结束后。 盘点周期：一个盘点周期为 7 个工作日，时间安排如下： 内容 时间 电脑部 做盘点准备（盘点批次生成，打印盘点空白表等） 盘点前一日 电脑部 生成预盘信息（冻结库存）； 商品部组织盘点，当天 将初盘表返回 电脑部 第 1 日 电脑部 初盘表录入及生成初盘盈亏数据 第 1~3 日 商品部复盘时间段 第 3~5 日 电脑部 生成盈亏报表，商品部确认盈亏并制表 第 5 日 电脑部 按盈亏冲减电脑库存 第 6 日 电脑部 确认商品部制作的盈亏表是否与系统相符 第 7 日 电脑部 审核盘点报告后交财务部 第 8 日 （四） 盘点流程图 （五） 注意事项 信息部确定盘点的库区范围， 电脑部 作好盘点登记表。 收货处及商品部必须在盘点前两天做完并审核完毕所有影响库存数量的单据，影响库存的单据包括： 验收单、供应商退货单、报损单、报溢单、内部领用单、销售调整等。 如若上述单据没有审核完毕，将影响冻结库存后的数量，从而影响盘点结果。 电脑部必须认真核对盘点当天的日终情况是否正常，在日终正常的情况下才可以进行库存冻结操作，否则必须通知 商品部 、收货等部门暂停对影响库存的单据进行处理。 在初盘阶段电脑部必须把手工盘点单确认并录入完毕后才可以做盘点操作的第 4步。 盘点当天采用电脑机器扫描盘点及手工盘点表可在前台收银系统录入，盘点当天过后的盘点数据（包括初盘及复盘）录入必须在后台盘点管 理中录入。 复盘数据的录入是根据初盘与复盘对比产生的数量差异，通过录入正负数的方式来调整初盘录入的实盘数，不能直接按复盘数量录入电脑。 如盘点在营业时间进行且电脑部尚未生成预盘数据（冻结库存），商品数量因销售或退换货产生变化的，需在营业结束后对产生变化的商品的电脑实盘数进行相应的调整。 电脑部根据商品部盘点要求，对 盘点柜组进行登记并激活。 商品部 对商品实物进行初盘，电脑部录入电脑。 电脑部生成本次盘点的预盘信息（冻结库存）。 电脑部把前台录入的盘点数据导入后台，生成初盘的盈亏数据。 商品部 对产生盈亏的商品进行复盘并调整电脑实盘数。 电脑部生成本次盘点的盈亏数据。 电脑部经 商品部 确认，按盈亏数据冲减电脑库存。 商品部 将本次的盘点报告及盈亏报表上交财务公司审核处理。 商品部需将盘点表收齐后一次性交至电脑部进行录入，并在盘点流转表中认真记录盘点进度。 复盘表录入完毕后，商品部物统必须认真核对，并审核该复盘表，在确认盈亏信息无误后，商品部盘点负责人在盘点流转表中签字，电脑部转盈亏。 超市监盘人员，实盘后需根据实盘数量录入盘点机。 一次盘点结束后，商品部需将当前批次盘点表（初盘、复盘）装订成册，妥善保管，以利于今后查找盘点原始数据。 1各职责部门须严格按照盘点周期进行盘点工作，如未按时完成，将对负责部门相关人员处以 30 元 /次的处罚。 （六） 相关表格及说明 空白盘点表，由系统定制，电脑部打印商品部填报。 盘点盈亏表（复盘表），由系统定制 , 电脑部打印商品部填报。 盘点报告及盘点盈亏报表，由财务公司制定，商品部填报。 七、 结算流程 （一） 五万元以下代销、联营货款的申报审批 （二） 五万元以上代销、联营货款的申报审批 （三） 经销货款申报审批 采购进销部制定经销供应商月采购计划（在外网 OA 系统“经销商品进补货管理”板块申报、审核、审批经销商品进补货计划表） 注： 如果实际采购大于月进补货计划的，必须在外网 OA 系统“经销商品进补货管理”板块追加进补货计划； 当月采购额度未使用完的不许延至 下月使用。 核付经销货款 结 算 部主 任 审核 结算部会计收到增值税票和代垫费用后申请支付供应商货 款 结 算 部主 任 审核 结算部会计收到增值税票和代垫费用后申请支付供应商货款 财 务 公司 主 管审批 财 务 经理 核 付网银 财 务 部会 计 审核 结 算 部主 任 审核 结算部会计根据采购中心货到付财 务 部会 计 审核 采购中心制定供应商月采购计划 店 长 室审核 结算部结算员收到增值税票、现金费用缴款单申报供应商货款 财务经理核付网银 结算部结算员收到增值税票、现金费用缴款单后申报供应商货款 按月汇总大额付款记录报店长室 采购进销部制定供应商月采购计划 总经理 审批 结算部结算员根据采购进销部货到付款，或 预付款 情况，在当月进补货计划表的计划付款额度内申请支付供应商货款 结 算 部结 算 员录 入 网银 结算部 结算员录 入网银 财 务 公司 主 管审批 注： （ 1） 增值税发票由采购进销部统一向供应商收取 ； （ 2） 货到付款 采购进销部须凭增值税发票等资料向结算员申请货款结算 ； （ 3） 预付货款 采购中心须凭《担保书》、预付款的商品清单等资料向结算员申请货款结算 ； 其中：《担保书》必须由店长室、采购进销部经理、品牌业务员共同签署担保。 （ 4） 当月计划付款额度未使用完的不许延至下月使用，如果实际申报的付款大于当月计划付款额度，必须在外 网 OA 系统“经销商品进补货管理”板块追加付款计划。 （ 5） 超市 100%退换货的经销商品，可视同代销商品进行货款申报审批。 （四） 撤柜供应商货款的申报审批 （五） 特殊货款的申报审批流程 有合同无税票货款的申报审批流程 财务经理核付网银 店 长 室审核 结 算 部结 算 员录 入 网银 财务会计审核 财 务 公司 主 管审批 结算员 凭《撤柜 清账通知单》填写申 报货款 营运部在供应商撤柜时立即通知会计和各职能部门核查代垫费用 结 算 部主 任 审核 撤柜满三个月后，结算员填写《撤柜清账通知单》 财务经理 核 付网银 结算部会计录入网银 营运部在供应商撤柜时立即通知会计和各职能部门核 查代垫费用 供应商撤柜时，营运部立即填写《撤柜通知单》通知会计和各职能部门核查代垫费用 营运部 将供应商《撤柜清帐通知单》交供应商签章确认后交结算员 撤柜满二个月，营运部填写并流转《撤柜汇签表》向各职能部门确认代垫费用情况 按月汇总 经销货款付款记录报店长室 财务经理核付网银 注： 无税票货款不含进销先款后票的货款及预付货款 ； 结算部按应开票额的 80%抵减费用后结算货款。 提前结算货款、费用缓交货款的申报审批流程 注： （ 1） 提前结算货款指合同未签定多次结算条款的货款 ； （ 2） 结算部按 50 元 /次收取结算手续费。 无合同结算货款 注： （ 1） 采购中心递交的书面《请示》必须列明货款的基本结算条款：结算扣率、促销费扣率、收银结算手续费（水晶城）、折扣承担比例、保底情况。 （ 2） 合同过期的货款，供应商无须提交《报告》，由采购中心直接向总经理递交书面《请示》。 （六） 暂不结算货款的申请流程 供应商向结算部提交《报告》 结算员凭《报告》按代销、进销货款的申报审批流程申报货款 供应商向营运部提交《报告》 结算员凭营运经理审核同过的《报告》按代销、进销货款的申报审批流程申报货款 营运部经理审核 供应商向采购中心提交《报告》 结算员凭总经理审批的《请示》按代销、进销货款的申报审批流程申报货款 采。