奥博克信息系统连锁业务流程及标准作业手册(编辑修改稿)

奥博克信息系统连锁业务流程及标准作业手册(编辑修改稿)内容摘要：

商品编码。 对没有签定采购合同的或者合同明细中没有的商品，不能开展商品进销存业务。 采购部业务组应规范填写通知单中的商品基本信息，商品部 对填写不规范的通知单应要求各业务组重新填写以确保相关基础信息的准确性。 采购合同明细中的“含税供货价”由采购部各业务组确定，“最高供货价”自动按首次含税供货价确定。 由于商品订货是严格根据合同进行的，对入库价高于“最高供货价”的业务将不能进行，须由采购业务部通知商品部上调该商品的“含税供货价”和“最高供货价”。 商品部对调整合同供价的行为应予登记并由采购业务人员签字，定期汇总上报。 商品信息的生成规则是大类码 +流水码，所以在商品录入的时候一定要严格按照商品的分类进行录入，录入的要求按照商品信息录入的要求 进行操作。 商品信息建立一定要注意是否上称商品（是否是要用电子称称重的商品），对上称商品录入的时候是定义成 5位的商品编码，其他的是定义成 8位的商品编码。 供应商信息变更流程 1）、供应商因改制重组、业务需要等原因对其基本信息（不含供应商编码）进行变更，须由供应商提出书面变更函并附变更后的相关资质证照。 采购部业务员填写‚供应商信息变更通知单‛一式 三 份报采购部负责人和商品部负责人签字同意后，交 商品部 进行 变更操作。 2）、‚供应商信息变更通知单‛第一联及其附件由商品部存档，其他联次分别由采购部、财务部 留存，商品部对供应商的相关信息作对应变更。 采购部业务组 采购部 质检部 对供应商信息变更按照上面的操作流程进行操作。 开始 更新供应商信息 结束 填写手工“供应商信息变更通知单” 并附草签合同及相关资质证照 反馈变更名称后的供应商信息给采购业务部。 对不合格的，返回修改、补充资料 N 审批 修改首营供应商和首营商品信息 N 二、商品采购订货、入库及退厂业务 商品采购订货流程 采购部 配送中心 供应商 该流程操作说明： 商品采购订货业务是指采购部向供应商发出‚采购订单‛，要求供应商送货至配送中心仓库的订货业务。 ‚采购订单‛受该供应商采购合同中的商品供货明细品种和‚最高供货价 ‛控制，对于系统产生的自动‚采购订单‛须经采购部业务员进行签字认可。 采购业务部 在确定订货数量时，应尽可能根据商品的‚包装规格‛按整件进行订货。 ‚采购订单‛生成后， 采购部业务组 可传送纸质订单以通知供应商送货，也可以电话、传真、E_mail 等方式进行通知，但须清楚表述订单编号、商品编码、数量、进价及到货时间，且供应商送货到配送中心仓库时须先调出并打印纸质‚采购订单‛。 “采购订单”供方送货联 复核并打印“采购订单” 一联 开始 确认系统产生的自动 “采购订单” 结束 备货并送货到配送中心 录入手工“采购订单” 开始 提示当前缺货商品品种，并填写手工“采购订单”。 商品入库业务流程 供应商 质检部 配送中心 财务部 该流程操作说明： 开始 供应商根据“采购订单”送货至配送中心仓库。 仓库验货、收货后，将“采购订单”转“经销入库单”。 复核后打印“经销入库单”一式三联 “经销入库单”财务记帐联 “经销入库单”供应商结算联 核查所附“采购订单”和原始送 货单据，进行“经销入库单”登帐 结束 仓库预验供应商的送货，并在‘采购订单’上盖‘预验’章。 供应商和收货人双方在“经销入库单”和厂家的送货单上签字。 “经销入库单”配送中心留存联 质检部对商品进行检查 ,将订单转成验收单 ,修改商品验收单 Y 商品返回 N 结束 商品入库业务是指供应商根据订单送货到配送中心仓库后由仓库进行验货、转单和收货入库的业务。 ‘采购订单’的 预验主要检查供应商的送货商品品种是否送达和质量是否合格。 配送中心仓库必须严格按订单收货。 遇有订单与实物不符时，应坚持以下原则： ①对订单上没有的商品品种应予拒收； ②对高于订单上商品进价的商品应予拒收； ③对多于订单上商品数量的多余商品应予拒收。 若出现验货时出现实物与‚采购订单‛不符时，配送中心仓库在转入库单时需更改‚实收数量‛为实际收货数量，并通知采购业务部。 特殊 情况下，经采购部同意也可在外地供应商已将无订单或超订单量的商品送至配送中心时，再由配送中心通知采购部对应业务组根据厂家的‚送货单。