管理诊断报告（标准所）

管理诊断报告（标准所）内容摘要：

1、北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 0 中国建筑标准设计研究所发行室 管理诊断报告 北大纵横管理咨询公司 二零零二年四月 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 1 项目进程 10/4 12/4 17/4 19/4 资料搜集、 消化资料 内部研讨 内部研讨 报告框架 报告汇报 资料收集与访谈阶段 员工访谈： 14人次；中层访谈： 4人次；高层访谈：3人次，电话访谈： 2人次；外部访谈： 2人次 撰写报告 个别访谈： 6人次； 电话访谈： 2人次 汇报 25/4 个别访谈 撰写报告 24/4 报告形成 内部汇报 访谈 资料搜集 内部研讨 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 2 目录 总论 发展规划问 2、题 基础管理问题 人力资源 市场营销 财务管理 业务管理 建议 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 3 发行室业务正处于快速发展过程中 10141329159118342327251296 97 98 99 2000 20016908962001年1季度 2002年1季度增长率 =30% 年均复合增长率 =20% 最新销售增长 年度销售码洋（万元） 2002年一季度销售码洋896万元 比 2001年同期增长 30% 国标图集从 1996年销售码洋 1014万元，到2001年销售码洋达到2512万元 年度销售码洋复合增长率达 20% 资料来源：内部资料与访谈分析 北大纵横标准所发行室 管理诊断报 3、告 4 同时也面临日趋严峻的竞争，华北标销售码洋在北京超过了国标 国标 省、市标 地区标 国标图集 华北标集 品种 门市销售码洋 900余种 50余种 在 2001年和 2000年华北标在国标图门市的销售码洋已经高于国标图集 1万余元，达到160万元以上 全国建筑标准图市场 目前建筑标准图市场容量在 1亿元左右 国标、地区标和省标形成相互竞争的局面，均想提高自己的市场份额 面对诱人的市场，盗版图集纷纷出现 国标图集市场正面临严峻的市场形势 所里领导班子对发行业务的重视给发行室进一步发展提供了契机 资料来源：访谈分析 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 5 进一步的发展要求发行室具备市场化运作的 4、条件 伴随事业单位、机关改制大潮，竞争对手已经开始市场化运作 中国建筑标准设计研究所发行室必须快速脱离计划经济下的运作模式 发行室作为中国建筑标准设计研究所的一个部门实际上要求具备一个出版社的几乎全部功能，人力资源管理、市场营销等功能急需改善和加强 人力 资源 财务 管理 印刷 市场 研究 物流 公关 营销 行政 管理 客户 图集 更新 信息 系统 战略规划 人力资源管理 财务管理 行政后勤管理 市场营销 客户需求 图集编制 印刷管理 市场化运作特征 资料来源：访谈分析 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 6 但是历史沿袭下来的体制使管理中存在一系列问题，无法满足发展的需要 做为国家建设部下属 5、建筑设计研究院内部建筑标准设计研究所的一个部门，发行室受大环境的影响很大，由于院、所的改制尚未开展，发行室仍然是旧的机制，而且所里对发行室没有明确的要求 发行室人事制度不健全、市场意识淡薄，无法满足参与市场竞争的要求 94年标准图由代销改为供销，发行站在原来的 28个基础上又发展了 40余个，但是发行室的发行模式也并没有明显向市场化运作转变 由于历史上所里对发行工作的重视程度不足，发行室的各项工作开展能力相当薄弱 国家建筑标准图发行室 中国国家建设部 中国建筑设计研究院 中国建筑标准设计研究所 现状 资料来源：内部资料与访谈分析 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 7 影响发行室未来发展的两个 6、主要制约因素为发展目标不明和基础管理薄弱 人力资源职能缺失 财务管理基础薄弱 市场营销职能不足 本报告 重点 围绕这些问题展开。 基础管理薄弱 发展目标不明 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 8 目录 总论 发展规划问题 基础管理问题 人力资源 市场营销 财务管理 业务管理 建议 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 9 发行室目前各项业务开展能力都相当薄弱 没有专业性的印刷管理，图集印刷技术技术比较落后，防伪性较差 印刷计划编制的合理性不足，库存量很大 库存周转期长，发送误差较多 坐等客户定货，推广措施缺乏 市场信息了解少 客户服务能力差 门市销售服务不够灵活 主要业务 印刷管理 印刷计划 7、储运管理 批销业务 市场管理 门市销售 客户服务 评述 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 10 导致这种现象的最深层原因是标准所对发行室工作没有明确的发展规划 过去标准所没有充分重视发行室的工作 标准所没有针对发行室的发展规划和明确的年度经营责任目标 发行室缺乏从总体到各业务的详细工作计划，没有形成目标管理机制 即使有部分计划如印刷计划、销售计划也仅仅是依据经验判断 发展规划是业务发展宏图的体现及细化，是对将来的展望 发展规划必需以严谨的市场及竞争形势分析为基础 发展规划每年要进行审核及向前滚动修正，以适应市场变化的需要 发展规划可以给管理者和非管理者指明方向，当所有相关人员了解了目标和为达 8、到目标自己必须作出的贡献时，合作效率会明显提高 发展规划设立了目标和标准，便于进行控制。 现状 发展规划及其意义 资料来源：内部资料与访谈分析 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 11 因此对发行室工作业绩缺少评估标准，无从监督，发行室自身缺少工作压力 理想的模式是通过明确的目标设定，配合科学的业绩评估方法，并将业绩与激励密切联系起来，奖优罚劣，这样可以形成一个良性循环 无论是集体还是个人，一旦达不到目标，就与切身利益相关，这样便产生一定的压力，迫使努力工作，提高业绩水平 目前标准所没有关于发行室的关键业绩指标，缺乏明确的任务要求，也不能够准确核算发行室效益 发行室工作好坏不能够全面、准确的评 9、估 发行室业绩好坏对个人利益没有什么影响，没有压力自然缺少积极开拓业务的动力 没有规划、没有目标自然没有判断业绩的标准 目标设定 业绩评估 激励 集体 /个人努力 目标管理过程 所里对完成、 超额方面根本没有什么要求 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 12 所以发行室积极开展业务的动力仅仅来自于相关人员的责任心，这种状况自然难以根本提高发行室的发展后劲 工作动力源 生理需要 安全需要 社会需要 尊重需要 自我实现 目前发行室工作业绩和个人收益没有关系，薪酬水平偏低，生理需要不能满足，工作动力失去基础；除非在物质极大丰富或者是工作可以非常好的满足其他层次的需要时人们才会有动力积极的工作。 然而 10、从实际情况分析发行室的工作并不能够在其他几个层次的需求上给人创造较大满足 “更多的是依靠部分人员的责任心在维持发行室业务正常开展” 这种责任心动力难以从根本上调动工作积极性，必须解决发行室发展规划以及相应的考核激励等深层次问题 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 13 目录 总论 发展规划问题 基础管理问题 人力资源 市场营销 财务管理 业务管理 建议 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 14 岗位职责不明确导致很少有人愿意对事情的结果负责，多数事情都得负责人亲自过问 岗位职责不清，员工不清楚哪些是该做的，哪些是自己不该做的 一方面使得员工在工作中存在迷茫的感觉 另一方面因为不知自己该负什么责 11、任，导致工作的效果不尽如人意 搬书的例子：某位员工到库房搬书，结果门市要求多从楼上搬几本，该员工回答说，“多搬几本，你给我几个钱。 ” 库房管理的例子：几乎每个人都可以到库房去，库房钥匙管理不严格，没有明确到人，出现问题自然难以落实到人 这种情况下，发行室负责人不得不过问日常业务中的每一件事情 因此作为管理者便会将过多的精力投入到事务性工作中，难以提高管理效率和管理效果，从而提升发行室的整体能力 “本来安排 3、 4月到部分站了解情况，结果也因此无法成行” “市场策划没有专人负责，虽有想法，但难以实施” 资料来源：访谈分析 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 15 缺乏考核机制，不能准确及时评 12、价员工业绩 部门考核 个人考核 标准设计研究所对发行室没有经营指标以及市场开拓方面的具体、明确要求 因此标准所设计研究所对发行室没有严格意义的考核 曾经对门市有按照销售码洋提取奖金的管理办法，但并没有真正落实 发行室每个岗位的职责没有明确界定，缺少考核的依据 目前发行室没有开展过考核工作 个人的工作好坏一是没有正式的评价，凭借主观印象的判断，二是即使有也起不到应有的作用，因为考核结果不能和个人收入挂钩 “员工认为来了就不仅该发工资，而且也应该发奖金，不管工作做的如何。 ” 人好，干什么事情都好；人不好，干得再好的事情都不好 对人的评断是凭主观判断，不公平 资料来源：访谈分析 北大纵横标准所发行室 13、 管理诊断报告 16 而且薪酬没有打破大锅饭机制，很难起到激励作用 基本工资 工资结构： 奖金 其他 根据个人的职称、职务、工龄等确定基本工资 采取平均发放的方式，全年各月固定 现状： 评述： 不能够体现所在岗位的相对价值大小 不能够体现对个人工作业绩的奖惩 干少干多一样，干好干坏一样 薪酬失去了激励意义，增加了员工的不公平感觉。 以前是卖几百万，现在是卖几千万，拿的钱与工作成果一点关系都没有，都没什么积极性了 以前按照销售比例提成，现在也不提了，主要是按平均奖金进行补差， 大家都有怨言 2000年规定废止了， 没有新的规定，提成部分没有说 资料来源：内部资料与访谈分析 北大纵横标准所发行室 14、管理诊断报告 17 结果员工缺乏工作的积极性 无法对绩效优异者提供更多的机会，也无法淘汰和鞭策不合格的员工，长此下去，员工的敬业精神弱化，形成不良的组织气氛 无法针对考核结果决定薪酬，不能对绩优的员工进行充分的激励 无法通过绩效考核建立起组织目标和个人发展目标的有机联系 表现优秀的员工也会逐渐泄气或者选择离开 缺乏业绩考核评价机制 薪酬不能反映工作绩效 “忙的人很忙，闲的 人很闲，不知道在 干什么” “工作上得不到 领导的认可” “向组织汇报，意义 不大，每年表扬的话 都没有。 没有关怀， 大家感到没劲” 资料来源：访谈分析 北大纵横标准所发行室 管理诊断报告 18 培训不足，员工对专业知识了解很少，阻碍业务发展 访谈反馈 调查结果 “没有培训 ” 自从过来没有培训过 “缺乏专业知识去卖这种专业性很强的东西，有时顾客问一点东西就不知道了” 半数以上员工强烈要求培训 要求培训的内容包括标准图专业基础知识、技能培训等 “有时顾客问及书的内容就不太清楚了” 对发行市场了解不多，对发行业务不熟悉，层次不高 对员工进行必要的培训，增强员工在工作间 相互依赖关系的认识，改进和提高员工的技术技能， 增进绩效，更好地实现组织目标。