中国石油西南公司润滑油采购控制程序1

中国石油西南公司润滑油采购控制程序1内容摘要：

1、第 1 页 共 10 页发行版本： 修改次数：0文件编号：46620051 适用范围本程序规定了润滑油采购管理内容及要求。 本程序适用于公司营销处、润滑油经营部和所属地区公司。 2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本细则的引用而成为本文件的条款。 凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于文件，然而，鼓励根据本细则达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。 凡是不注日期的引用文件中，其最新版本适用于本文件。 石油商字20028 号中国石油天然气股份有限公司物资采购与电子商务管理办法3 采购计划没有经过有效审批；采购计划的形成过程缺乏适当的职权分离；选择了不合 2、格的供应商,可能导致企业损失。 商 务谈判没有达到合理的采购目标，采购合同不规范，导致企业权益未得到有效保障。 油品采购结算资金未经过有效审批，应当支付的金额不准确，未能严格对入库油品验收，导致假冒伪劣油品入库。 第 2 页 共 10 页4 营销处负责润滑油采购业务的计划审批、供应商的审核、合同内容的审定，并报公司领导审批。 营销处/所属单位/润滑油经营部负责其权限范围内统配润滑油配置业务的管理。 营销处/所属单位/润滑油经营部负责润 滑油需求计划的上报、公司授权范围内的供应商选择、草拟合同、进销存明细帐务、实物等专业管理。 财务资产处负责采购资金管理和会计总账核算、财务监督；应销处/所属单位/润滑油经营 3、部负责润滑油配置计划申请表的上报，及中国石油西南润滑油销售分公司买卖合同的签定，资源配置油品入库。 综合法律事务处负责合同审查。 润滑油经营部依据中国石油西南润滑油销售分公司开具的销售发票，与买卖合同核对品名、数量、单价、金 额是否相符，如不相符及时与中石油西南润滑油销售分公司财务部决算岗联系。 5 控制内容及要求(控制)确保采购计划经过有效审批。 各所属单位/润滑油经营部门编制采购计划表，各所属单位/润滑油经营部门负责人对采购计划品种、数量进行审核，云南地区润滑油经营部报营销处审批，所属单位报主管经理审批。 采购计划的形成过程适当的职权分离。 营销处/所属单 位计划管理岗复核润 滑油经营部采购计划表、所 4、属单位上报的采购计划表；审核品种、数量、资金申请和编制人、审核人、审批人及是否加盖公章；采购计划表需连续编号。 营销处负责人审核，中 国 石 油 西 南 销 售 分 公 司 20050520 发 布 20050525 实 施第 3 页 共 10 页公司主管领导审批。 保证选择合格的供应商。 润滑油采购由营销处/各所属单位/润滑油经营部门选择供应商进行商务谈判,将确定后的供应商相关资料报相关领导审核,呈报公司主管领导审批确认。 保证商务谈判达到合理的采购目标,采购合同规范有效。 营销处 /各所属单位/润滑油经营部依据 谈判记录， 拟定采购合同，经经营部负责人、西南公司营销处和所属公司主管部门审核会签，西南 5、公司主管领导审批，西南公司合同专用章主管部门审核加盖合同章。 采购计划和单价由各地区润滑油经营部编制，负责人审核，西南公司营销处、所属单位主管领导分别对云南和其他地区润滑油经营部门进行审核，审核后报西南公司领导审批。 确保油品采购结算资金经过有效的审核、审批，应当支付的金额准确，应付帐款正确。 所属单位/润滑油 经营部结算审核岗负责审 核结算票据，根据油品发货记录和采购合同对结算票据的油品数量、品种、价格进行审核,并经与入库单数量核对无误后开具付款申请表。 营销处计划岗和所属公司主管部门依据油品发货记录和采购合同复核付款申请表，报处室领导、所属单位主管领导和公司主管领导审批。 财务处商品核算岗复核结算票 6、据、付款申请表，结算岗审核,公司主管领导审批，财务处稽核管理岗稽核后出纳岗办理结算付款。 财务处商品核算岗编制记帐凭证。 财务处往来管理岗审核与往来单位款项的支付情况，对债权人要求签认的应付账款，填制应付账款签认表，并报请财务处负责人审核签字确认后，加盖财务公章后确认债务。 结算支付的其他审批程序按“财务资产支付结算” 流程的相关控制执行。 第 4 页 共 10 油品验收入库得到有效审核。 采购计划和单价由所属单位/润滑油 经营部仓库管理员负责复核，负责人审核，公司领导审批。 散装润滑油入库每批次都必须依据购货单核实到货数量、品种、型号、产地、出厂检验报告是否齐全，质量技术指标是否符合与供货方约定的质量 7、标准和要求。 外包装 润滑油入库，必须依据到 货单核实到货数量、品种、型号，同时根据产品出厂合格证检查出厂日期是否符合要求，包装有无变形、破损、行检查,判断是否在有效期内或是否出现质量问题。 6 采购计 划表( 营销处设置，营销处、润滑油 经营部和所属单位使用，营销处、润滑油经营部和所属单位保存，保存期 2 年)。 采购合同( 营销处 /润滑油经营部/所属单 位设置， 营销处、综合法律事务处、润滑油经营部和所属单位使用，营销处、综合法律事务处、润滑油经营部和所属单位保存，保存期合同有效期内)。 付款申请表(财务资产部设置，润滑油经营部和所属单位使用，财务资产处处、润滑油经营部和所属单位保存，保存 8、期合同有效期 10 年)。 结算发票(国家税务机关设置，财务资产处、润滑油经营部和所属单位使用，财务资产处、润滑油经营部和所属单位保存，保存期合同有效期10 年)。 商品收货（入库）单(润滑油经营部和所属 单位设置， 营销处、财务资产处、润滑油经营部和所属单位使用，营销处、财务资产处、润滑油经营部和所属单位保存，保存期 10 年)出厂 检验报告(生 产厂家或供货商设置，润滑油经营部和所属单位使用，润滑油经营部和所属单位保存，保存期 2 年)商务谈判记录(所属单位设置，所属单位使用和保存，保存期 10 年)第 5 页 共 10 页7 控制证据示范(见附录)入库单采购计划表第 6 页 共 10 页编 9、写部门：中国石油西南销售分公司营销处编写人：刘乐明审核人：吴跃庆审批人：刘杰第 7 页 共 10 页附录 滑油经营部）入库单供货单位： 年 月 日 收字第 号金 额 商品损耗情况实际损耗或长溢品 名 规格 单位 件数 数量 重量 单价十 万 千 百 十 元 角 分数量 金额第一联：存 根金额： 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ￥：备 注：合计： 页 共 10 页主管： 收货： 制 单：附录 月 日申字第 号进货单位名称品名 规格 单位 件数 数量 重量 金额 备注 （入 库单号、发票号）小计 第 9 页 共 10 页总合计 审核： 复核： 制表：第 10 页 共 10 页附录 C 润滑油采购流程图附录 D 润滑油采购风险控制文档。