中国石油西南公司其它物资采购（设备）采购管理程序

中国石油西南公司其它物资采购（设备）采购管理程序内容摘要：

1、第 1 页 共 11 页发行版本：备）采购管理程序 修改次数：0文件编号：38620051 适用范围本程序规定了物资（设备）采购管理的内容与要求。 本程序适用于公司及所属各单位。 2 术语及定义本程序采用以下定义：物资(设备) ：是指公司及所属各单位用于工程建设、生产经营、内部管理、日常办公所需的物资,包括用于生产经营的各种主要设备、设施、劳动保护用品和办公所需的各种物品。 采购：是指对物资(设备)进行采购计划、物资选型、签订合同、购买、管理以及监督审核的全过程。 工程设备 物资分为三类：类设备物资主要有电子工业产品，各种车辆及油库用各种输油泵、消防泵、防爆电机、阀门、流量计等；类设备物资主要有加油 2、机、油罐、液位仪、 计量器具、 鹤管、浮盘、 发电机、配电柜、变压器及化验仪器等；类物资主要是非标设备和其它零星物资。 3 采购计划未经过有效审批。 选择了不合格的供应商,可能导致企业损失。 商务谈判没有达到合理的采购目标，采购合同不规范，导致企业权益未得到有效保障。 中国石油西南销售分公司 20050520 发布 20050525 实施第 2 页 共 11 采购物资未经过有效验收，可能导致企业损失，采购和收货未进行适当的职权分离。 付款通知未经过有效审批。 物资采购结算资金未经过有效审批，应当支付的金额不准确，应付账款的确认、预付账款的处理不准确。 4 公司 投资计划处（工程建设管理所在部门）是物资( 设 3、备)采购计划的归口管理部门，负责建设工程所需主要物资（设备）采购的审批和监督管理，负责下达公司所有（工程建设除外）属于投资的采购实施计划， （工程建设管理所在部门）负责工程物资的采购实施。 公司 质量安全环保处负责公司工程建设以外的，用于安全生产经营项目的主要物资（设备）采购的审批和监督管理；负责利用安保基金采购物资（设备）的审批和监督管理；负责油库加油站主要防护用品采购等物资的审批和监督管理。 公司总总经理办公室负责公司办公用品的采购和监督管理。 公司信息化管理处负责办公设备及信息化设备的采购和监督管理。 公司财务处负责对物资（设备）采购计划的审批和资金使用情况的监督管理。 公司综合管理与综合管理与法 4、律事务处负责合同审查业务管理。 公司加油站管理处负责加油站采购物资（设备）技术要求的指导和质量监督。 审计监察部门负责对本单位物资采购实行审计监督。 分公司 负责（类、类设备物资除外）的类物资及其它所有物资采购计划的制定及组织实施（云南地区除外），负责编制类、类设备物资采购计划，并上报公司相关处室。 第 3 页 共 11 所属各单位相关部门具体负责所需物资（设备）采购计划的编制和实施。 云南地区各片区（中心、部）负责福利费列支的生活物资。 5 物资（设备）采购分类油库设备设施、加油站设备设施、车辆、安全消防环保设施及试剂、劳动防护用品、计算机及相关设备、办公用品以及维修材料采购等。 物资（设备）物资（设备） 5、采购申请计划a） 编制 物资（设备）使用单位根据生产消耗、基建项目、检维修、技措项目需要，按物资大类编制年、月度申请计划； 申请计划实行年度计划和零星计划相结合的形式，年度计划是对下年度全年物资（设备）需求的统一平衡，年度计划在上年 10 月中旬前上报上级主管部门，设备更新和零星设备购置实行年度计划管理。 其它按零星计划执行，需提前上报主管领导或上级主管部门； 申请计划以书面形式上报。 书面计划实行统一格式，经单位领导签字，加盖 单位公章后上报。 内容包括：物资名称、型号（牌号）、规格、计量单位、数量、使用 时间、用途、 技术标准或技术规范；非标设备应附图纸， 进口设备 、仪器配件 还需有主机型号、 6、系列号、部件号。 对于没有技术规范的采购物资，由专业主管部门负责。 b） 采购计划的申报审批要严格按采购计划申报审批程序执行，急用材料除外。 c） 要求 物资（设备）名称、型号要与技术标准或技术规范中的一致。 提供的技术标准或技术规范必须符合国家标准、行业标准或企业标准；第 4 页 共 11 页 申请计划数量要与实际需要量相符，分批使用的物资（设备）要考虑周期用量； 应该在合理的采购周期内提出申请计划； 编制申请计划必须按规定的格式， 内容齐全、完整，书写清晰工整。 d） 对生产 、大修、维护急用物资的申报，要在申请计划上注明“急用料” （按规定需 审批的必 须经上级部门同意）。 物资（设备）采购计划的审 7、批a） 油库、加油站、车队编制的采购计划表，报所属单位主管部门审核或审批。 b） 所属各单位采购计划表，报本单位领导审核，属固定资产的报公司主管部门审批。 c） 基层单位维修材料的采购应提出采购计划报主管领导或上级主管部门审批。 d） 重要 设施设备（泵、鹤管、阀门、发配电设备、化验仪器、加油机、油罐车等、 类物资）的选型和采购报公司相关部门审批。 e） 工程项目所需、类物资采购计划，报公司工程管理所在部门审批。 非工程项目设备（含、类物资）购置计划统一报公司质量安全环保处，由质 量安全环保处审批或转交相关处室审批。 评价及监控的对象和范围a） 物资供应方评价的主要对象为公司所需物资的制造商（生产厂家）及 8、相关代理商。 b） 对于市场零星采购的物资，只进行产品验证，对其供方不进行承包方评定。 c） 对于除 b）以外的物 资供方均应进行监督控制。 价的内容及标准第 5 页 共 11 页a） 评价内容一般不少于以下项目： 供方的真实合法生产经营资格的评价（营业执照、国税、地税登记证及国家规定应具有的专业生产许可证）； 供方产品技术水平及使用性能评价（执行的技术标准）； 供方产品在本公司实际使用情况评价； 供方产品质量检验情况评价； 供方履约能力评价； 供方技术服务、售后服务质量与水平评价； 供方所供产品价格水平的评价。 b） 对于安全、消防专用产品的供方评价，除 a）的规定外，还应包括供方当地政府安全、消防 9、部门的生产许可证和准销证。 c） 对于物资代理商的评价，规定外，还应包括委托代理协议及授权书。 d） 通过 准 质量体系认证或 境体系认证的供方可适当简化评价项目和内容，但实物检验及使用情况仍须作为主要评价项目。 评定程序a） 由投资计划处、质量安全环保处、加油站管理处、综合管理与综合管理与法律事务处等专业部门组织收集按 求的相关基础资料。 b） 投资计划处、质量安全环保处按照 定的项目及要求组织各相关部门成立评价小组，对供方进行全面评价，确定合格供方，形成合格供方名录并予以发布。 c） 对初次选择的承包方，投资计划处或质量安全环保处对供方进行实地调研、考察，安排 样品分析，小量 试用实验 、产品检验或 10、其它形式的验证工作，根据实际效果或结果确定其合格供方资格，列入合格供方名录。 d） 供方评价一般每年集中进行一次，平常仅对新供货方进行评第 6 页 共 11 页价和审定。 合格供方的监控a） 所有向公司供 应物 资的供方必须是合格供方名录中列入的。 b） 投资计划处和质量安全环保处对已评定的合格供方，依据其实际表现进行控制，并按具体情形做以下处理： 所供产品经检验出现一次不合格，由投资计划管理处或质量安全环保处填报产品检验不合格通知单，在其相关评价材料中记录，并向供方发出不合格通知单； 所供产品经检验出现两次不合格或使用发现一次不合格的，或在规定期限内纠正不及时，取消其合格供方资格，同时修改合格供方 11、名录； 所供产品对本公司质量健康安全与环境产生显著危害，或使用单位提出其产品超出国家或上级明令控制的危害指标，并经证实的，取消其合格供方资格，中断供货关系，同时修改合格供方名录。 c） 投资计划处和质量安全环保处动态监控供方资格，并修订合格供方名录。 物资（设备）电子采购加油站、油库建设的主要物资设备，类、 类设备物资属电子采购物资，由公司工程管理所在部门报主管领导审批后组织进行电子商务采购。 非建设 工程项目的类、类设备物资，属于电子采购的由质量安全环保处或信息化管理处报主管领导审批后组织进行电子商务采购。 招标采购 采购部门编制招标文件，经与招投标办公室共同审核并报招投标管理委员会审核确认。 采购部 12、门审查投标单位资质并向合格的投标人发招标文件。 招投标办公室接收标书、组织开标、评标并拟定中标候选人。 第 7 页 共 11 招投标办公室将中标候选人报招投标管理委员会审核并签字确认中标单位。 非招标（谈判）采购其它物资采购属传统采购的，由采购承办部门组织，但承办人员必须两人以上，并将询价纪录和谈判纪录报主管领导审批。 采购部门根据批准的采购计划按照采购物资技术标准进行采购。 采购合同的签订主要物资（设备）的采购，属于电子采购需要签订合同的，不需进行合同审查会签， 电子订单与合同等效。 非电子采购由采购部门填写合同管理三项审查登记表，经财务部门、法律部门审核后报主管领导审批后签订购销合同，合同要明确质量( 13、保证)要求、技术标准、交货地点、验收条件、违约责任等相关内容，经主管领导或部门负责人签字及加盖公章后生效。 物资（设备）外观检查验收a） 外观检查验 收的内容： 采购物资是否有供方提供的合格证，填写的内容是否符合采购技术规范或合同的有关规定； 外观质量及包装是否符合采购技术规范的规定； 随货资料是否齐全完整且与货物一致。 b） 采购的物资（设备）应经相关人员按照外观检查内容进行验收，合格后方可入库或进行安装，物资（设备）使用说明书、技术说明书、安装图纸、 维修单 （卡）等应及时存档。 c） 外观检查验收的结果应及时填入物资入库验收单中，发现不合格或异常时应立即报相关方退货或换货等处理。 实物检验a） 14、采购物资需进行理化检验时,由相关检验部门按国家规定的检验标准进行及时检验, 内容 应包括：物资名称、生 产厂家、到货时间、产品规第 8 页 共 11 页格、数量、存放地点、取样时间、联系人、联系电话等。 需送外委托 检验时，由所属单位相关部门负责联系，并组织实施。 b） 检验单位对承检物资依相应的检验方法进行检验，检验后出具准确可靠的数据或检验报告单。 c） 对于未入库工程物资，在特殊情况下，经所属单位主管领导同意后，可作让 步放行。 使用验证a） 使用单位在 实际使用 过程中进行验证；b） 对质量不合格的物资，由使用单位报所属单位主管部门鉴定处理。 物资（设备）公司及所属各单位财务部门对物资（设备）采购进行审核，确保在预算范围内。 公司及所属各单位审计监察部门根据实际情况对物资（设备）采购工作进行审计监察。 生产过程随机资料管理。 各单位设备管理部门在参加开箱检验时履行随机资料的清点、交接、复印、发放的职责。 基建项目随机资料管理基建项目购置的设备、仪器仪表等，由施工单位管理部门组织建设单位项目管理部门一起对随机资料进行清点，并将清点好的随机资料交给建设单位管理部门复印发放、原件存档，发放给施工单位的资料将随竣工资料一起交建设单位。 对开箱检验过。